In jedem Dokument können dem beabsichtigten Empfänger der Datei mehrere Kennungen zugeordnet sein. Wie priorisiert Pagero also, welche Informationen beim Versenden Ihrer Rechnungen verwendet werden sollen? In diesem Artikel werden wir versuchen, diese Informationen zu klären.
Wie leitet Pagero eine Rechnung mit mehreren verfügbaren IDs weiter?
Sobald ein Dokument auf Pagero hochgeladen wird, werden wir immer versuchen, eine ID in Ihrem Sourceformat zu finden, anhand derer wir bestätigen können, ob dieser Empfänger bereits Teil Ihrem Kundenverzeichnis ist, unter Berücksichtigung der folgenden Priorität:
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Kundenummer
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e-Rechnungs-ID
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OVT-Nummer
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IBAN-Nummmer
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GLN-Nummer
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Leitweg ID
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Umsatzsteuer-ID
Wenn bei der Validierung mit diesen IDs eine Übereinstimmung erzielt wird, kann jede andere Kennung verwendet werden, mit niedrigerer Priorität werden nicht verwendet berücksichtigt und die Rechnung wird elektronisch an den Matching-Dienst übermittelt Dienstleister des Empfängers.
Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, sicherzustellen, dass alle in einem Dokument verfügbaren Identifikatoren korrekt sind, da Ihre Rechnung sonst möglicherweise an ein anderes Unternehmen weitergeleitet wird.
Bitte beachten Sie, dass der E-Mail- und Druckversand Ihrer Dokumente strukturiert ist als Fallback-Optionen. Dies bedeutet, dass Dokumente immer versuchen, eine Übereinstimmung mit den Empfängern herzustellen für E-Dokumente vor dem Versand per E-Mail- oder Druckdiensten.
Was passiert, wenn keine Übereinstimmung mit den in Ihrem Dokument angegebenen IDs gefunden wird?
- Wenn Ihr Unternehmen die E-Mail-Versandvereinbarung aktiviert hat, überprüft unser System, ob eine E-Mail-Adresse/Kundennummer für den E-Mail-Versand vorhanden ist, für den Empfänger wurde ein Verzeichnis bereitgestellt. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung per E-Mail verschickt.
- Per E-Mail wird lediglich die PDF-Präsentation verschickt, also an Ihren Kunden erhält das zugehörige XML nicht auf dessen Inhalt, wenn das Dokument auf diese Weise zugestellt wird.
- Die Kundennummer für den E-Mail-Versand weicht von der Kundenummer des Kundenverzeichnisses Ihres Unternehmens ab. Der E-Mail-Versand erfolgt ausschließlich, nach den jeder anderen ID nicht übereinstimmen sollte.
- Wenn Ihr Unternehmen entweder keine E-Mail-Verteilungsvereinbarung hat, oder keine Daten für die Aktivierung dieses Dienstes angegeben wurden, werden wir dies bestätigen, wenn Ihr Unternehmen über einen externen Druckvertrag verfügt. Sofern diese Vereinbarung besteht, wir werden versuchen, Ihre Rechnung über unsere Druckpartner, damit das Dokument Ihrem Kunden in physischer Form zur Verfügung steht.
- Wenn es nicht möglich war, das Dokument per E-Mail-Versand/ Druckversand zu versenden, sei es, weil Ihr Unternehmen nicht über die notwendigen Vereinbarungen verfügt, oder die Rechnungen nicht die notwendigen Informationen enthalten. Werden diese Rechnungen mit einem Fehler gestoppt und so, das Dokument, nicht zugestellt wird.
Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen IDs verwenden?
Wie bereits erwähnt, ist es äußerst wichtig, falsche Angaben zu vermeiden Informationen in Ihren Dokumenten, falls Sie jemals Zweifel haben, welche IDs es sind mit dem Unternehmen verbunden, an den Sie Rechnung stellen möchten, können Sie jederzeit noch einmal diese Informationen überprüfen in Ihrem Kundenverzeichnis.
Wenn Ihnen einige Informationen fehlen, die Ihnen bei der Routing Ihrer Dokumente helfen würden, sollten Sie zunächst die darin verfügbaren Identifikatoren prüfen in Ihrem Kundenverzeichnis. Wenn Sie noch nichts finden können, ist es immer besser, diese Daten leer zu lassen, sodass das Dokument auf unterschiedliche Weise verarbeitet werden kann, wenn möglich - anstatt einen Zufallswert anzugeben.