Einstellungen und Benutzer

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen verschiedene Einstellungen, die in Pagero Online geändert werden können. Hier erfahren Sie auch, wie Sie die Benutzerbasis Ihres Unternehmens verwalten. Beachten Sie, dass Sie über Administratorrechte verfügen müssen, um Änderungen an den Einstellungen auf Unternehmensebene vorzunehmen. Ebenso werden normale Benutzer diese Einstellungen in Pagero Online nicht einmal sehen können. Normale Benutzer können weiterhin ihre eigenen Einstellungen auf Benutzerebene wie Benutzername und Passwort verwalten. Diese Anleitung richtet sich hauptsächlich an Admin-Benutzer.

Inhaltsverzeichnis

Duplikatskontrolle
Pagero Benachrichtigungen
SAML-Zertifikat hochladen/ersetzen
Festlegen Ihrer E-ID für verschiedene Dienstleister
Benutzer verwaltung
Benutzeränderungsprotokoll
Zwei-Faktor-Authentifizierung
eArchive-Einstellungen

1. Duplikatskontrolle

Die Duplikatskontrolle ist eine Funktion in Pagero Online, die verhindert, dass versehentlich doppelte Rechnungen gesendet werden. Die Steuerung prüft, ob im Geschäftsjahr bereits ein Dokument mit derselben Dokumentkennung gesendet wurde und stoppt es im Fehlerzustand.

Wenn eine doppelte Rechnung gesendet wird, während die Duplikatkontrolle aktiviert ist, wird sie mit einem Fehler abgebrochen und kann in der Ansicht „Fehler-Dokumente handhaben“ in Pagero Online gefunden werden.

Wenn Sie Dokumente, die bereits einmal gesendet wurden, erneut senden müssen, muss die Einstellung zur Duplikatkontrolle deaktiviert werden.

Duplikatkontrolle deaktivierung und versandt von fehlerhaften Dokumenten

1. Gehen Sie auf Einstellungen – Einstellungen – Unternehmenseinstellungen - Ausgehend

2. Deaktivieren Sie die Duplikatkontrolle, indem Sie „Keine Steuerung“ wählen, und aktivieren Sie sie, indem Sie einen Monat auswählen, der den Beginn Ihres Geschäftsjahres angibt.

3. Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern

4. Senden Sie alle Dokumente erneut, die in der Duplikatskontrolle unter „Fehler-Dokumente handhaben“ gestoppt wurden.

Bitte beachten Sie, dass die Erkennung nur Rechnungen prüft, die erstellt wurden, nachdem die Einstellung zur Duplikatkontrolle aktiviert wurde.

2. Pagero Benachrichtigungen

Pagero-Benachrichtigungen sind Notifikationen, die an Ihr Pagero-Konto gesendet werden und Aktualisierungen zu Ihrem Konto enthalten. Um diese Nachrichten in Pagero Online anzuzeigen, wählen Sie einfach „Nachrichten“ aus dem Menü auf der linken Seite. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigungs-E-Mail, wenn in Pagero Online eine neue Nachricht eingeht.

Verschiedene Arten von Pagero-Benachrichtigungen, die man erhalten kann

Fehler-Dokumente Benachrichtigungen
Wenn Sie fehlerhafte Dokumente haben, die noch nicht bearbeitet wurden, erhalten Sie täglich Erinnerungen an diese nicht bearbeiteten fehlerhaften Dokumente, bis das Dokument gelöscht oder erfolgreich erneut gesendet wurde.

Empfangenes Dokument muss noch abgerufen werden
Wenn Sie die Einstellung „Tägliche E-Mail-Benachrichtigung“ aktiviert haben. Pagero sendet Ihnen täglich Erinnerungen, wenn Sie eingehende Dokumente (Rechnungen, Bestellungen usw.) haben, die Sie noch nicht in Ihr System abgerufen haben..

Anfragen nach Kunden- und Lieferantenverzeichnissen
Wenn Sie die Pagero-Online-Funktionen „Neuen Kunden vorschlagen“ oder „Neuen Lieferanten vorschlagen“ verwenden, um Ihren Lieferanten oder Kunden zum öffentlichen Verzeichnis von Pagero hinzuzufügen, erhalten Sie nach Bearbeitung der Anfrage eine Pagero- Benachrichtigun, die Sie darüber informiert, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. Wenn Sie über ein geschlossenes Kunden- oder Lieferantenverzeichnis verfügen, erhalten Sie außerdem Nachrichten, wenn ein Kunde oder Lieferant Sie in sein Verzeichnis in Pagero Online aufnehmen möchte.

Einstellungen für Benachrichtigungen

Sie können die Einstellungen für Pagero-Nachrichten weiter verwalten, z. B. wie oft Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu Ihren Nachrichten erhalten und an welche E-Mail-Adressen Sie Ihre Unternehmens- und Benutzereinstellungen aktualisieren können.

Um die Benachrichtigungen für Ihr eigenes Benutzerkonto auszuwählen, gehen Sie zu Einstellungen – Einstellungen – Benutzereinstellungen. Dort können Sie auswählen, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten oder nicht.

Für unternehmensweite Einstellungen müssen Sie als Firmenadministrator angemeldet sein und zu Einstellungen – Einstellungen – Firmeneinstellungen gehen.

Ausgehend von der „Allgemein“Tab können Sie die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen unter der Überschrift „E-Mail“ ändern. Hier können Sie auswählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn Sie eine neue Nachricht in Pagero Online erhalten (z. B. bei fehlerhaften Dokumenten). Sie können auch eine bestimmte E-Mail-Adresse festlegen, an die diese Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Sie können sogar mehrere Adressen platzieren, wenn Sie diese durch ein Semikolon trennen.

Im Tab „Benachrichtigungen“ können Sie verwalten, wie Ihr Unternehmen Benachrichtigungen über Dokumente erhalten soll, die noch nicht von PO in Ihr System abgerufen wurden. Hier können Sie auswählen, ob Sie diese Benachrichtigungen an eine bestimmte, separate E-Mail-Adresse erhalten möchten und ob Sie täglich Erinnerungen erhalten möchten, bis die Dokumente abgeholt wurden.

3. SAML-Zertifikat hochladen/ersetzen

Das SAML-Zertifikat ist obligatorisch, wenn Ihr Unternehmen SSO für die Anmeldung verwenden möchte, entweder bei der Einrichtung oder beim Ersetzen eines vorhandenen Zertifikats, das bald abläuft. Benutzer mit Admin-Rechten können dies direkt in Pagero Online selbst tun. Das Hochladen eines neuen SAML-Zertifikats in Pagero Online ist einfach und kann entweder über die alte oder die neue Benutzeroberfläche erfolgen:

Hochladen/Ersetzen des SAML-Zertifikats in Pagero Online

Gehen Sie zu Ihrem Firmenkonto, indem Sie links neben dem Porträt Ihres Unternehmens auf die Schaltfläche „Konto bearbeiten“ klicken oder indem Sie oben rechts auf „Firmenkonto“ klicken.
Drücken Sie auf "Sicherheit"
Klicken Sie auf Choose File, wählen Sie Ihr Zertifikat aus und klicken Sie dann auf Upload.

Hochladen/Ersetzen des SAML-Zertifikats in Pagero Online (old web)

Gehen Sie zu Einstellungen – Unternehmensinformationen – Sicherheitseinstellungen
Sie können ein neues SAML-Zertifikat im Signaturverifizierungsschlüssel hochladen, indem Sie die Datei auswählen und dann auf Hochladen klicken.

Der Vorgang ist derselbe, wenn Sie ein älteres Zertifikat ersetzen. Sie überschreiben einfach das vorherige. Über ein Zertifikat, das zum ersten Mal abläuft, werden Sie 30 Tage vor dem Ablaufdatum benachrichtigt, bei einem weiteren Zertifikat 7 Tage vor dem Ablaufdatum. Diese Benachrichtigungs-E-Mails werden an alle Administratorbenutzer Ihres Unternehmens gesendet.

4. Festlegen Ihrer E-ID für verschiedene Dienstleister

Bevor Sie E-Dokumente an einen neuen Dienstanbieter senden, müssen Sie Ihre eindeutige E-ID in den Einstellungen des Pagero Online-Dienstanbieters für diesen bestimmten Dienstanbieter definieren. Beachten Sie, dass verschiedene Dienstanbieter möglicherweise unterschiedliche E-ID-Formate akzeptieren
.

Verwaltung von Absender-E-IDs

1. Gehen Sie zu Einstellungen->Unternehmensinformationen

2. Wählen Sie Serviceanbieter-Einstellungen aus

3. Suchen Sie in der Liste den Dienstleister aus, an den Sie Dokumente senden möchten. Hier können Sie die Absender/E-ID Ihres Unternehmens hinzufügen.

Die hier in das Feld einzufügende ID variiert je nach Dienstleister, zum Beispiel Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, GLN oder Leitweg ID.

Sie können die Zahl in Klammern neben dem Namen des Dienstanbieters überprüfen und in der Liste unten auf der Seite nach der passenden Erklärung suchen. Dadurch erfahren Sie, welche Art von ID hinzugefügt werden muss.

4. Denken Sie nach dem Hinzufügen der Werte daran, unten auf der Seite auf „Speichern“ zu klicken

5. Benutzer verwaltung

Die Verwaltung der Benutzer Ihres Unternehmens in Pagero Online ist ein einfacher und unkomplizierter Vorgang. Beachten Sie, dass Sie dazu über Administratorrechte verfügen müssen. Hier gehen wir die verschiedenen Möglichkeiten durch, wie Sie die Benutzer Ihres Unternehmens sowohl in der alten als auch in der neuen Version von Pagero Online verwalten können.

Erstellung von neuen Benutzer in Pagero Online

Klicken Sie neben dem Logo Ihres Unternehmens auf Konto bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zur Seite Ihres Unternehmenskontos, wo Sie Einstellungen bearbeiten und Ihre Benutzerbasis verwalten können.
Navigieren Sie zur „Benutzer“ und wählen Sie dann „Neuen Benutzer hinzufügen“ aus.
Dadurch wird rechts ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzerinformationen eingeben können. Über die Schaltfläche „Benutzer erstellen“ wird der Aktivierungslink an die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers gesendet.
Um Benutzerrechte zu bearbeiten, können Sie einfach auf den Benutzernamen klicken und zu Benutzerrollen navigieren.

Wenn Sie nicht über genügend Benutzerlizenzen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Pagero-Verkäufer oder erwerben Sie einen zusätzlichen Benutzer im Pagero APP Store, indem Sie in der oberen Leiste auf APP Store klicken.

Klicken Sie dann auf Zusätzlicher Pagero-Netzwerkbenutzer und dann auf Angebot anfordern.

Bearbeiten und Löschen von Benutzern in Pagero Online

Klicken Sie neben dem Logo Ihres Unternehmens auf Konto bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Unternehmenskontoseite, wo Sie Einstellungen bearbeiten und Ihre Benutzerbasis verwalten können.
Navigieren Sie zur „Benutzer“ und klicken Sie auf den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten.
Dadurch wird rechts ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des Benutzers bearbeiten sowie seine Rechte in Pagero Online verwalten können. Sie können hier sogar Administratorrechte gewähren und ein gesperrtes Konto entsperren.
Denken Sie daran, auf Speichern zu klicken.
Hier können Sie auch Benutzer entfernen, indem Sie auf „Löschen“ drücken. Dadurch wird ein Bestätigungsdialogfeld geöffnet, in dem Sie erneut „Löschen“ auswählen müssen.

Erstellung von neuen Benutzer in Pagero Online (old web)

Navigieren Sie zu Einstellungen – Benutzer - Benutzter anzeigen. Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Benutzer Ihres Unternehmens
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Klicken Sie im linken Bereich auf „Neuer Benutzer“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzerinformationen hinzufügen können. Die Pflichtfelder sind mit einem roten Stern-Symbol (*) gekennzeichnet. Beachten Sie, dass Benutzernamen eindeutig sein müssen, aber mit einer einzelnen E-Mail-Adresse mehrere Pagero Online-Konten verknüpft sein können. Als Benutzername kann auch die E-Mail-Adresse selbst verwendet werden.

* Wenn Sie nicht über genügend Benutzerlizenzen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Pagero-Verkäufer oder erwerben Sie einen zusätzlichen Benutzer im Pagero Store, indem Sie links auf „Pagero Store“ drücken.

Drücken Sie dann auf Zusätzlicher Benutzer – Pagero-Netzwerk und dann auf Angebot anfordern.

Bearbeiten und Löschen von Benutzern in Pagero Online (old web)

Navigieren Sie zu Einstellungen – Benutzer - Benutzter anzeigen. Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Benutzer Ihres Unternehmens.
Whälen Sie den Benutzer aus, um ein neues Fenster zu öffnen und ihn zu verwalten. Sie können den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des Unternehmensbenutzers bearbeiten und ihm unterschiedliche Berechtigungen gewähren (Sie können sogar andere Benutzer zu Administratoren machen). Denken Sie daran, nach allen Änderungen zu speichern.
Hier können Sie Benutzer auch löschen, indem Sie auf „Löschen“ drücken. Beachten Sie, dass hierfür kein Bestätigungsfeld angezeigt wird und der Löschvorgang sofort erfolgt. Sollte dies versehentlich geschehen, können Sie einen Moment warten und dann einen neuen Benutzer mit denselben Anmeldeinformationen erstellen, um das verlorene Konto wiederherzustellen.

6. Benutzeränderungsprotokoll

Pagero Online enthält eine Funktion, mit der Administratorbenutzer des Unternehmens eine Übersicht über den Anmeldeverlauf der Benutzer anzeigen können. Natürlich werden Passwörter nicht überwacht. Stattdessen können Admin-Benutzer sehen, ob bei dem Benutzerkonto fehlgeschlagene Anmeldeversuche stattgefunden haben und ob das Konto gesperrt wurde. Diese Funktion hilft Administratorbenutzern, auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Unternehmensbenutzer auf Anmeldeprobleme stoßen.

Überprüfung des Benutzeränderungsprotokoll

1. Navigieren Sie neben dem Firmenlogo zu „Konto bearbeiten“ und wählen Sie dann die Registerkarte „Benutzer“.

2. Hier finden Sie die Liste der Benutzer Ihres Unternehmens. Um die Anmeldeaktivität eines bestimmten Benutzers anzuzeigen, klicken Sie auf den Benutzer. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet. Das Benutzeränderungsprotokoll wird unten angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet fehlgeschlagene Anmeldeversuche auf. Wenn die Anmeldung fünfmal fehlschlägt, wird das Benutzerkonto gesperrt. Admin-Benutzer können das Konto im Fenster „Benutzerstatus“ entsperren.

7. Zwei-Faktor-Authentifizierung

Pagero bietet eine optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Kunden, die Pagero Online nutzen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Benutzerkonten. Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, gibt ein Benutzer zum Anmelden zunächst seinen Benutzernamen und sein Passwort ein. Dadurch wird ein Bestätigungslink an die E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet. Erst nach dem Klicken auf den Bestätigungslink wird der Benutzer authentifiziert und kann sich bei Pagero Online anmelden.

Zwei-Faktor-Authentifizierung Aktivierung

Die Verwaltung aller Benutzerauthentifizierungseinstellungen ist auf Unternehmensadministratorbenutzer beschränkt. Beachten Sie, dass durch die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Unternehmen diese auf alle Benutzer angewendet wird.

1. Gehen Sie zu Einstellungen – Unternehmensinformationen - Sicherheitseinstellungen

3. Wählen Sie unter Unternehmensauthentifizierungsmethode die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Authentifizierungsmethode aus, die Sie verwenden möchten.

4. Speichern Sie alle änderungen

8. eArchive-Einstellungen

Die Pagero eArchive-Lösung ist ein von Pagero angebotenes Mehrwertprodukt, das Ihnen hilft, die rechtliche Archivierung Ihrer über das Pagero-Netzwerk transportierten Steuer- und Geschäftsdokumente sicherzustellen. Die Lösung ist an mehrere gesetzliche Anforderungen anpassbar und so konzipiert, dass sie sich mit minimaler Konfiguration durch Sie als Kunden an die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen anpasst.
Ohne die eArchive-Lösung werden Ihre Dokumente nur für 90 Tage lang in Pagero Online aufbewahrt.
Nur Benutzer mit Unternehmensadministratorrechten haben Zugriff auf die Konfigurationseinstellungen für das eArchive. Wenn die Option „Unternehmenseinstellungen“ im Seitenbereich nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an die Person(en), die Ihrem Unternehmen als Unternehmensadministrator zugewiesen ist/sind.

Aufbewahrungstyp Konfigurierung

Gehen Sie zu Einstellungen – Einstellungen – Unternehmenseinstellungen und navigieren Sie dann zur Archiv.

Beginnen Sie mit der Auswahl der Gerichtsbarkeit des Landes, das angewendet werden soll
1. Gehen Sie zur Einstellung Gerichtsbarkeit auswählen und wählen Sie das entsprechende Land aus der Dropdown-Liste aus.
Wählen Sie den Aufbewahrungstyp aus
1. Welche Aufbewahrungsmöglichkeiten Ihnen angezeigt werden, hängt davon ab, welches Land Sie im ersten Schritt ausgewählt haben. Die angezeigte Auswahl umfasst alle in Ihrem ausgewählten Land identifizierten Optionen.
2. Wenn in Ihrem Land nur eine Aufbewahrungsregel gilt, die für alle Dokumente gilt, steht nur der Typ „Standard“ zur Auswahl.
Speichern Sie

Benutzerdefinierte Aufbewahrungszeit festlegen