Dies ist eine Anleitung, die alle Informationen zur Verwaltung Ihrer Empfänger und zum Versenden von Dokumenten an diese zusammenfasst. Es beschreibt Aktionen, die Sie in der alten Pagero Online-Benutzeroberfläche durchführen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Kundenverzeichnis verwaltung
2. Offenes und geschlossenes Kundenverzeichnis
3. Offenes und geschlossenes Lieferantenverzeichnis
4. Überprüfung der E-Adresse und des Dienstleisters des Empfängers
1. Kundenverzeichnis verwaltung
Die Verwaltung Ihres Kundenverzeichnisses in Pagero Online ist einfach. Die Nutzung des Kundenverzeichnisses ermöglicht eine bessere Kontrolle darüber, wohin Ihre Rechnungen weitergeleitet werden. Durch die Verknüpfung einer Kundennummer mit einer bestimmten E-Adresse im Pagero-Netzwerk entfällt die Notwendigkeit, E-Adressen oder andere elektronische Identifikatoren in Ihren Rechnungen zu verwenden.
Kunden hinzufügen
1. Klicken Sie entweder im Menü links auf „Kundenverzeichnis – Kunden hinzufügen und suchen“ oder klicken Sie auf der Startseite auf die Verknüpfung „Kunde hinzufügen“.
2. Im Suchfeld können Sie nach dem Empfänger suchen, indem Sie den Firmennamen, die Unternehmensidentifikationsnummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und/oder den EAN-Code eingeben. Wir empfehlen Ihnen dringend, mit Hilfe der ID-Suchleiste nach einem Empfänger zu suchen, um sicherzustellen, dass der richtige Kunde hinzugefügt wird.
3. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Unternehmen oder die Organisation im Suchergebnis der Empfänger ist, den Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Namen in der Liste, um detaillierte Informationen zu erhalten.
4. Wenn Sie den gesuchten Empfänger gefunden haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Empfänger zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzuzufügen.
5. Wenn Sie den Empfänger zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen, können Sie dem Empfänger auf Wunsch auch eine Kundennummer hinzufügen, diese wird zur Identifizierung Ihres Empfängers verwendet. Wenn Sie die Kundennummer eingegeben haben, klicken Sie bitte auf Weiter und bestätigen Sie anschließend. Sie können die Kundennummer auch später oder gar nicht hinzufügen.
Einen separate Anleitung zur Pflege Ihres Kundenverzeichnisses finden Sie hier (Zurzeit nur auf Englisch):
: https://support.pagero.com/hc/en-us/articles/11730704047378-Managing-your-customer-directory
6. Wenn der Kunde Ihre Anfrage akzeptieren muss, erhalten Sie in Pagero Online eine Nachricht, wenn der Empfänger bereit ist, E-Rechnungen zu erhalten. Sie können den Status Ihrer hinzugefügten Empfänger jederzeit in Pagero Online einsehen. Gehen Sie dazu zu Kundenverzeichnis -> Anfragen anzeigen -> Gesendete Anfragen. In diesem Fall verwendet der Empfänger auch Pagero.
Einige E-Rechnungsempfänger bei anderen Dienstleistern benötigen eine Routing-Einrichtung auf ihrer Seite, bevor Sie mit dem Versenden von E-Rechnungen an sie beginnen können. In diesem Fall müssen Sie eine Anfrage senden und nach Erhalt einer Antwort die Weiterleitung manuell aktivieren.
Normalerweise ist es Sache des empfangenden Dienstanbieters, ob Ihr Empfänger eine Einrichtung benötigt. Wenn dies der Fall ist, lesen Sie bitte, wie Sie das Routing aktivieren
Here. (Zurzeit nur auf Englisch)
Kunden bearbeiten und löschen
1. Gehen Sie zum Kundenverzeichnis – Meine Kunden
2. Suchen Sie nach dem Kunden, den Sie bearbeiten möchten, indem Sie ein Suchwort in das Suchfeld eingeben. Sie können nach Firmenname, Organisationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, GLN-Nummer, OVT-Nummer, IBAN-Nummer, elektronischem Ausweis oder Dienstleister suchen. Wenn Sie nach Firmennamen suchen, können Sie einen Teil oder den gesamten Namen zwischen Sternchen (*) einfügen, um Ihre Ergebnisse zu verbessern. Im Suchfeld wird die Groß-/Kleinschreibung beachtet.
3. Sobald Sie die gewünschten Ergebnisse erzielt haben, können Sie weitere Informationen über Ihren Kunden anzeigen, indem Sie auf seinen Namen klicken. Die Ergebnisse zeigen auch sofort an, bei welchem Dienstleister sie aktuell im Pagero Network eingerichtet sind und welche Kundennummer Sie für sie verwenden. Wenn neben dem Namen Ihres Kunden ein roter Text mit der Aufschrift „Nicht vorhanden“ angezeigt wird, wurde der Kunde aus dem Netzwerk deaktiviert. In diesen Fällen sollten Sie Ihren Kunden kontaktieren und sich nach dessen aktuellen E-Adressinformationen erkundigen.
4. Um den Kunden zu bearbeiten, klicken Sie auf Einstellungen. Dadurch wird ein neues Fenster mit den folgenden Registerkarten geöffnet: Grundeinstellungen und Erweitert. Um Kundennummern zu bearbeiten oder hinzuzufügen, können Sie auf die Schaltfläche „Kundennummer bearbeiten“ klicken oder einfach die neue Nummer in das Feld eingeben und auf „Speichern“ klicken. Sie können für Ihre Kunden auch mehr als eine Kundennummer haben. Sie können sie einfach durch ein Komma (,) trennen. Bei mehreren Kundennummern empfiehlt es sich, diese über die Schaltfläche Kundennummer bearbeiten zu bearbeiten.
In bestimmten Fällen kann ein Empfänger innerhalb des Pagero-Netzwerks mehr als einen Dienstanbieter haben. Wenn dies auf Ihren Kunden zutrifft, sehen Sie in Ihren Empfängereinstellungen ein zusätzliches Feld mit der Bezeichnung „Serviceanbieter auswählen“. Hier können Sie ändern, wohin Ihre Rechnung weitergeleitet wird.
Weitere Einstellungen finden Sie hinter Erweitert. Hier können Sie den Kunden auch aus Ihrem Verzeichnis löschen, aktivieren oder deaktivieren. Beim Deaktivieren des Kunden bleibt der Kunde im Gegensatz zum Löschen des Kunden erhalten, wenn Sie den Kunden in Zukunft aktivieren möchten. Höchstwahrscheinlich gibt es keinen Grund, die erweiterten Einstellungen zu berühren. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, können Sie sich an den Support von Pagero wenden.
Wenn Sie die bestehende Kundennummer zu einem anderen Empfänger verschieben müssen, müssen Sie zunächst den alten Kunden aus Ihrem Verzeichnis entfernen. Dadurch wird die Kundennummer freigegeben, sodass Sie sie für einen anderen Ihrer Kunden verwenden können.
Problemsituationen
Ihre Rechnung wurde mit der folgenden Fehlermeldung gestoppt und Sie können Ihren Empfänger im öffentlichen Verzeichnis von Pagero finden: „Der Empfänger von Dokument Kundenverzeichnis"
Überprüfen Sie in diesem Fall, ob die auf Ihrer Rechnung angegebene Kundennummer mit der Kundennummer in Ihrem Kundenverzeichnis übereinstimmt. Danach können Sie Ihre Rechnung erneut senden.
2. Offenes und geschlossenes Kundenverzeichnis
In Pagero Online können Sie wählen, ob Sie ein offenes oder geschlossenes Kundenverzeichnis haben möchten. Wenn Ihr Kundenverzeichnis geschlossen ist, müssen Sie alle E-Rechnungsempfänger, an die Sie Rechnungen senden möchten, zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen.
Wenn Sie nicht jeden E-Rechnungsempfänger zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen möchten, können Sie sich für ein offenes Kundenverzeichnis entscheiden und das System sucht den Empfänger direkt in unserem öffentlichen Verzeichnis. Bitte beachten Sie, dass die folgenden Änderungen nur von einem Kontoadministrator vorgenommen werden können. Wenn Sie kein Kontoadministrator sind, bitten Sie einen Administrator, diese Änderungen für Sie vorzunehmen.
Sie können zwischen offenem und geschlossenem Kundenverzeichnis wechseln, indem Sie die Einstellung Bereitgestellte Routing-Informationen verwenden ändern.
Offenes/geschlossenes Kundenverzeichnis aktivieren
1. Gehen Sie zu Einstellungen – Einstellungen –Unternehmenseinstellungen und klicken Sie auf „Ausgehend“:
2. Scrollen Sie nach unten zu Routing und zum Abschnitt Bereitgestellte Routing-Daten verwenden
.
3. When this section is Off, the customer directory is closed, when this section is On, the customer directory is open:
Wenn Sie Fragen haben, finden Sie jederzeit Kontaktinformationen zu unserem Support-Team in Pagero Online, indem Sie über das Menü oben eine Anfrage senden.
3. Offenes und geschlossenes Lieferantenverzeichnis
In Pagero Online können Sie wählen, ob Sie ein offenes oder geschlossenes Lieferantenverzeichnis haben möchten. Wenn Ihr Lieferantenverzeichnis geschlossen ist, müssen Sie neue Lieferanten manuell genehmigen, indem Sie sie Ihrem Lieferantenverzeichnis hinzufügen. Sie können sich für ein offenes Lieferantenverzeichnis entscheiden, indem Sie die Einstellung Lieferanten manuell autorisieren auf Aus ändern. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können alle Lieferanten, die Ihnen eine E-Rechnung senden möchten, dies tun, ohne dass Sie diese akzeptieren müssen.
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Änderungen nur von einem Kontoadministrator vorgenommen werden können. Wenn Sie kein Kontoadministrator sind, bitten Sie einen Administrator, diese Änderungen für Sie vorzunehmen.
Offenes/geschlossenes Lieferantenverzeichnis aktivieren
1. Gehen Sie zu Einstellungen – Einstellungen – Unternehmenseinstellungen und klicken Sie auf Allgemein:
2. Scrollen Sie nach unten zu „Autorisierung des Dokumentausstellers“ und zum Abschnitt „Rechnungsaussteller manuell autorisieren“:
3. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, ist Ihr Lieferantenverzeichnis geschlossen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist Ihr Lieferantenverzeichnis geöffnet.
Wenn Sie Fragen haben, finden Sie jederzeit Kontaktinformationen zu unserem Support-Team in Pagero Online, indem Sie über das Menü oben eine Anfrage senden.
4. Überprüfung der E-Adresse und des Dienstleisters des Empfängers
Wenn Sie sich über die E-Adresse und den Dienstanbieter Ihres Kunden nicht sicher sind oder nicht sicher sind, ob dieser in dem von Pagero angebotenen Netzwerk vorhanden ist, können Sie diese mit diesen einfachen Schritten überprüfen.
Überprüfung der Empfängerinformationen
1. Melden Sie sich bei Pagero Online an
2. Gehen Sie zum Kundenverzeichnis – Kunden suchen und hinzufügen
3. Sie können mit drei Methoden alle möglichen Empfänger durchsuchen, die mit dem Pagero-Netzwerk verbunden sind. Sie können nach dem Namen Ihres Kunden, seiner elektronischen Kennung (z. B. Organisation oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) oder seinem Dienstleister suchen. Die Verwendung einer elektronischen Kennung ist die bevorzugte Methode. Wenn Sie Ihren Kunden nach Namen suchen möchten, können Sie Ihr Suchwort zwischen Sternchen (*) platzieren, um Ihre Chancen auf ein Ergebnis zu erhöhen. Dies liegt daran, dass im Feld „Firmenname“ die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird.
4. Über die Schaltfläche „Suchen“ wird basierend auf Ihren Suchbegriffen eine Liste aller Unternehmen angezeigt, die im Pagero-Netzwerk vorhanden sind. Durch Klicken auf den Namen Ihres Kunden können Sie ein Fenster mit weiteren Informationen über ihn öffnen, z. B. seiner Organisationsnummer, seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und seiner E-Rechnung sowie seinem Dienstleister. Pagero nutzt alle diese Felder, um Ihre Rechnungen an den richtigen Ort weiterzuleiten. Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ können Sie Ihren Kunden zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen.
5. Wenn Sie den Kunden mit Ihrer Suche nicht finden können, ist es möglich, dass er noch nicht im Netzwerk hinzugefügt wurde. Hier können Sie neue Empfänger vorschlagen: Kundenverzeichnis – Neue Kunden vorschlagen