Erste Schritte in Pagero Online

1. Wenn sich Ihr Unternehmen registriert, wird eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse gesendet. In der E-Mail finden Sie einen Link zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos in Pagero Online.
2. Klicken Sie auf den Link. Sie müssen die Benutzervereinbarung lesen und genehmigen. Wählen Sie dann ein Passwort und fahren Sie dann mit Pagero Online fort.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem gewählten Passwort bei Pagero Online an. Sie können von der Startseite aus auf Ihre Benutzerinformationen zugreifen, indem Sie links neben Ihrem Benutzernamen auf die Schaltfläche „Konto bearbeiten“ klicken.
   
   
   
   
4. Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort bearbeiten. Denken Sie daran, in den entsprechenden Feldern auf „Speichern“ zu klicken.
   
   Darüber hinaus können Administratorbenutzer auch die Rollen von Unternehmensbenutzern bearbeiten.
5. Administratoren können auch unternehmensweite Einstellungen bearbeiten, indem sie auf der Startseite neben dem Firmenlogo auf Konto bearbeiten klicken.
   
   

1. Wenn sich Ihr Unternehmen registriert, wird eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse gesendet. In der E-Mail finden Sie einen Link zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos in Pagero Online.
2. Klicken Sie auf den Link. Sie müssen die Benutzervereinbarung lesen und genehmigen. Wählen Sie dann ein Passwort und fahren Sie dann mit Pagero Online fort.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und dem gewählten Passwort bei Pagero Online an. Sie können auf Ihre Benutzerinformationen unter Einstellungen – Benutzterdaten zugreifen
   
   
4. Um Ihre Unternehmenseinstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu Einstellungen – Unternehmensinformationen. Es wird empfohlen, so viele Informationen wie möglich hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie über Administratorrechte verfügen müssen, um unternehmensweite Einstellungen bearbeiten zu können.
   
   

1. Klicken Sie neben dem Logo Ihres Unternehmens auf Konto bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Unternehmensinformationseite, wo Sie Einstellungen bearbeiten und Ihre Benutzerbasis verwalten können.
   
   
2. Navigieren Sie zur „Benutzer“ und wählen Sie dann „Neuen Benutzer hinzufügen“ aus.
3. Dadurch wird rechts ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzerinformationen eingeben können. Über die Schaltfläche „Benutzer erstellen“ wird der Aktivierungslink an die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers gesendet.
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4. Um Benutzerrechte zu bearbeiten, können Sie einfach auf den Benutzernamen klicken und zu Benutzerrollen navigieren.

Wenn Sie nicht über genügend Benutzerlizenzen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Pagero-Verkäufer oder erwerben Sie einen zusätzlichen Benutzer im Pagero Store, indem Sie in der oberen Leiste auf APP-Store klicken.    

Klicken Sie dann auf Zusätzlicher Pagero-Netzwerkbenutzer und dann auf Angebot anfordern.

1. Klicken Sie neben dem Logo Ihres Unternehmens auf Konto bearbeiten. Dadurch gelangen Sie zu Ihrer Unternehmenskontoseite, wo Sie Einstellungen bearbeiten und Ihre Benutzerbasis verwalten können.
   
   
   
2. Navigieren Sie zur „Benutzer“ und klicken Sie auf den Benutzer, den Sie bearbeiten möchten.
3. Dadurch wird rechts ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des Benutzers bearbeiten sowie seine Rechte in Pagero Online verwalten können. Sie können hier sogar Admin-Benutzerrechte gewähren.
   
4. Denken Sie daran, auf Änderungen Speichern zu klicken.
5. Hier können Sie auch Benutzer entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken. Dadurch wird ein Bestätigungsdialogfeld geöffnet, in dem Sie erneut „Löschen“ auswählen müssen.
   

1. Navigieren Sie zu Einstellungen – Benutzer. Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Benutzer Ihres Unternehmens.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf „Neuer Benutzer“. Dadurch wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Benutzerinformationen hinzufügen können. Die Pflichtfelder sind mit einem roten Asterix-Symbol (*) gekennzeichnet. Beachten Sie, dass Benutzernamen eindeutig sein müssen, aber mit einer einzelnen E-Mail-Adresse mehrere Pagero Online-Konten verknüpft sein können. Als Benutzername kann auch die E-Mail-Adresse selbst verwendet werden.

* Wenn Sie nicht über genügend Benutzerlizenzen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Pagero-Verkäufer oder erwerben Sie einen zusätzlichen Benutzer im Pagero Store, indem Sie links auf „Pagero Store“ klicken.

Klicken Sie dann auf Zusätzlicher Benutzer – Pagero-Netzwerk und dann auf Angebot anfordern.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen – Benutzer. Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Benutzer Ihres Unternehmens.
2. Klicken Sie auf einen Benutzer, um ein neues Fenster zu öffnen und ihn zu verwalten. Sie können den Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des Unternehmensbenutzers bearbeiten und ihm unterschiedliche Berechtigungen gewähren (Sie können sogar andere Benutzer zu Administratoren machen). Denken Sie daran, nach allen Änderungen zu speichern.
   

   

3. Hier können Sie Benutzer auch löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken. Beachten Sie, dass hierfür kein Bestätigungsfeld angezeigt wird und der Löschvorgang sofort erfolgt. Sollte dies versehentlich geschehen, können Sie einen Moment warten und dann einen neuen Benutzer mit denselben Anmeldeinformationen erstellen, um das verlorene Konto wiederherzustellen.

   

1. Gehen Sie zu Netzwerk – Suchen. Sie können Ihren Kunden anhand seines Firmennamens, der Unternehmensidentifikationsnummer, Leitweg ID, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und/oder des EAN-Codes suchen. Anschließend erhalten Sie eine Liste aller gefundenen Treffer zu Ihren Suchbegriffen.

2. Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, klicken Sie auf die Entität, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Verbinden“.

3. Dadurch gelangen Sie zu einer neuen Seite, auf der Sie die Empfängerfunktionen finden, aus denen Sie den gewünschten Verbindungstyp auswählen können.

Wenn der Empfänger bestimmte Anforderungen hat oder einfach nicht jeden Lieferanten automatisch freigibt, öffnet sich unten ein neues Fenster, in dem Sie eine Verbindungsanfrage an ihn senden können.

Danach finden Sie diese ausstehende Anfrage unter Netzwerk – Anfragen. Sobald Ihr Kunde Ihre Verbindungsanfrage angenommen hat, können Sie mit der Rechnungsstellung beginnen.

1. Klicken Sie entweder im Menü links auf Kundenverzeichnis – Kunden hinzugügen & suchen oder klicken Sie auf der Startseite auf die Verknüpfung Kunde hinzufügen. 

2. Im Suchfeld können Sie nach dem Empfänger suchen, indem Sie den Firmennamen, die Unternehmensidentifikationsnummer, Leitweg ID, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und/oder den EAN-Code eingeben. Wir empfehlen Ihnen dringend, mithilfe der ID-Suchleiste nach einem Empfänger zu suchen, um sicherzustellen, dass der richtige Kunde hinzugefügt wird.

3. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Unternehmen oder die Organisation im Suchergebnis der Empfänger ist, den Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Namen in der Liste, um detaillierte Informationen zu erhalten.

4. Wenn Sie den gesuchten Empfänger gefunden haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Empfänger zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzuzufügen.

5. Wenn Sie den Empfänger zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen, können Sie dem Empfänger auf Wunsch auch eine Kundennummer hinterlegen, diese wird zur Identifizierung Ihres Empfängers verwendet. Wenn Sie die Kundennummer eingegeben haben, klicken Sie bitte auf Weiter und bestätigen Sie anschließend. Sie können die Kundennummer auch später oder gar nicht hinzufügen.

6. Einige Empfänger von E-Rechnungen bei anderen Dienstleistern benötigen eine Routing-Einrichtung auf ihrer Seite, bevor Sie mit dem Versenden von E-Rechnungen an sie beginnen können. In diesem Fall müssen Sie eine Anfrage senden und nach Erhalt einer Antwort die Weiterleitung manuell aktivieren.

Normalerweise ist es Sache des empfangenden Dienstanbieters, ob Ihr Empfänger eine Einrichtung benötigt. 

Wenn der Kunde Ihre Anfrage akzeptieren muss, erhalten Sie in Pagero Online eine Nachricht, wenn der Empfänger bereit ist, E-Rechnungen zu erhalten. Sie können den Status Ihrer hinzugefügten Empfänger jederzeit in Pagero Online einsehen. Gehen Sie dazu zu Kundenverzeichnis – Anfragen anzeigen – Gesendete Anfragen. In diesem Fall verwendet der Empfänger auch Pagero.

Wenn Sie im Begriff sind, einen Empfänger zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzuzufügen, für den eine Weiterleitung eingerichtet werden muss, befolgen Sie bitte zunächst die normale Routine zum Hinzufügen von Empfängern zu Ihrem Kundenverzeichnis. 

Wenn der Kunde dann die Einrichtung einer Weiterleitung benötigt, werden Sie beim Hinzufügen des Kunden zu Ihrem Verzeichnis zur Registerkarte weitergeleitet. Hier können Sie eine E-Mail senden, die Informationen enthält, die vom Absender und Empfänger in Pagero Online gesammelt wurden. Es ist nicht zwingend erforderlich, eine E-Mail über Pagero Online zu versenden.

Nachdem Sie von Ihrem Kunden eine Antwort erhalten haben, dass das Routing eingerichtet wurde, müssen Sie die Routing-Anfrage manuell von Pagero Online aus aktivieren. So können Sie das Routing für den Empfänger aktivieren.

1. Gehen Sie in Pagero Online zu Kundenverzeichnis – Anfragen anzeigen – Routing Anfragen

2. Sie können alle Routing-Anfragen mit dem Status „Warten auf Antwort“ in der Liste sehen oder indem Sie das Unternehmen nach Namen durchsuchen. Durch Auswahl der gewünschten Zeile können Sie die Anfrage entweder abbrechen oder aktivieren.

Notiz! Der Status „Warten auf Antwort“ in Pagero Online aktualisiert sich nicht selbst, er kann nur von Ihnen aktiviert werden.

1. Um auf dieses Portal zugreifen zu können, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Pagero Online an und klicken Sie auf Rechnung erstellen

2. Wählen Sie den Empfänger und die Art der Rechnung aus, die Sie erstellen möchten:

• Ausgangsrechnung: Eine Ausgangsrechnung ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer den Käufer über aktuelle Schuldenverpflichtungen informiert. Sie können es als den standardmäßig zu verwendenden Rechnungstyp betrachten.
• Gutschrift: Eine Gutschriftsrechnung ist ein Dokument, das unter anderem dazu dient, eine Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren, die erfolgreich verarbeitet und versendet wurde.

Wenn Sie den Empfänger nicht im Dropdown-Menü finden können, müssen Sie ihn zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen. 

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Rechnung erstellen

Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, diese als Vorlage zu speichern. So können Sie es in diesem Schritt auswählen und nur die Daten anpassen, die von Ihrer Vorlage abweichen. Bitte beachten Sie, dass Vorlagen nicht zwischen verschiedenen Empfängern geteilt werden.

Wenn verfügbar, klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Rechnung aus Vorlage erstellen.Weitere Informationen zum Speichern einer Vorlage finden Sie in Schritt 11. 

3. Informationen zum Empfänger werden basierend auf den in Ihrem Verzeichnis verfügbaren Informationen vorab ausgefüllt. Einige Daten (Kundennummer, Liefer- und Rechnungsadresse) können bei Bedarf durch Klicken auf Bearbeiten aktualisiert werden

4. Geben Sie die Rechnungsdetails ein. Bei Bedarf können zusätzliche Felder hinzugefügt werden, indem Sie auf „Felder hinzufügen“ klicken und eine der Optionen auswählen, die auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt werden (Rechnungsdetails).

Beachten Sie, dass alle Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind. Wenn diese Informationen nicht angegeben werden, ist eine Bearbeitung/Versendung der Rechnung nicht möglich.

5. Artikel – Fügen Sie Informationen zu den Artikeln der Rechnung hinzu.
  a. Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken.
  b. Bei Bedarf können Sie allen Zeilen zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie unten links auf Feld zu allen Zeilen hinzufügen klicken. Wenn Sie ein Feld nur zu einer bestimmten Zeile hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen in dieser Zeile. Wählen Sie aus der Liste auf der rechten Seite die zusätzlichen Felder aus, die Sie hinzufügen möchten
  c. Um alle hinzugefügten zusätzlichen Felder anzuzeigen, klicken Sie auf „Alle erweitern“ und „Alle reduzieren“, um die Felder auszublenden (die zusätzlichen Felder werden weiterhin zur Rechnung hinzugefügt).

Beachten Sie, dass einige Kunden möglicherweise zusätzliche verbindliche Anforderungen oder strenge Wertebereiche haben, die in diesem Leitfaden nicht aufgeführt sind. Wenn Sie direkt von Ihrem Kunden einen Registrierungslink für Pagero erhalten haben, können Sie alle zusätzlichen Rechnungsanforderungen auf dessen Onboardingseite überprüfen (der Link zu dieser Seite sollte in der Registrierungs-E-Mail verfügbar sein, Sie können ihn aber auch bei unserem Support-Team anfordern).

Wenn Ihre Rechnung von der Mehrwertsteuer befreit sein soll, lesen Sie bitte weiter. Andernfalls können Sie direkt mit Schritt 6 fortfahren.

Sie müssten die Mehrwertsteuerbefreiung für Ihre Artikelzeilen hinzufügen, indem Sie auf „Feld zu allen Zeilen hinzufügen“ klicken und dann auf „Mehrwertsteuerbefreiung“ klicken, sodass dort ein Kontrollkästchen angezeigt wird.

Anschließend können Sie unter „Mehrwertsteuerart“ den konkreten Grund für die Befreiung auswählen

Wenn der Mehrwertsteuertyp ausgewählt wurde, können Sie einen Text hinzufügen, der weiteren Kontext bietet, indem Sie auf Mehrwertsteuerbefreiung klicken

Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer in der Artikelzeile auch dann eine Null sein muss, wenn Sie auf „Mehrwertsteuerbefreiung“ geklickt haben, da es sich bei diesem Wert um ein Pflichtfeld handelt.

6. Fügen Sie gegebenenfalls Rabatte oder Gebühren hinzu, indem Sie auf Rabatt hinzufügen oder Gebühr hinzufügen klicken und die erforderlichen Informationen eingeben.

7. Wenn ein Rabatt oder eine Gebühr steuerfrei sein soll, klicken Sie auf das +, um diese Informationen hinzuzufügen.

8. Bei Bedarf können Sie die Währung der Rechnung oder die Mehrwertsteuer ändern, indem Sie auf „Felder hinzufügen“ klicken und auswählen, ob Sie den Rechnungsgesamtbetrag runden möchten:

9. Zahlungsmethode hinzufügen oder Zahlungsmethode ändern, klicken Sie auf die Dropdown-Liste.
Sie können mehrere Zahlungsmethoden hinzufügen, indem Sie auf Konto hinzufügen klicken und aus der Dropdown-Liste den Kontotyp auswählen, den Sie hinzufügen möchten:

Diese Informationen können automatisch zu allen Rechnungen hinzugefügt werden, indem Sie zu Einstellungen – Konten – Konto hinzufügen navigieren.

10.Sie können Dateien an Ihre Rechnung anhängen, indem Sie auf Datei auswählen klicken. Wenn Sie zusätzliche Anhänge hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Anhänge hinzufügen“, um den Anhang hinzuzufügen, und wählen Sie dann „Anhangstyp“ aus.

11. Sobald die Rechnung vollständig ist, können Sie fortfahren und den Sendemodus auswählen, indem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Rechnung senden“ klicken. Hier finden Sie drei Optionen:

• Produktion- Im Produktion Sendemodus wird dieses Dokument normal verarbeitet
• Test -Das Dokument wird im Testmodus verarbeitet, hat also keine Auswirkungen auf die Produktionsumgebung und ist daher kein rechtsverbindliches Dokument. Nicht alle Empfänger sind für den Empfang von Testrechnungen eingerichtet und werden am häufigsten verwendet, um sicherzustellen, dass der gesamte Ablauf funktioniert, bevor er in Produktion geht
• Zertifizierung-Der Zertifizierungsmodus dient zur Bestätigung technischer Setups, Testformate und Testvereinbarungen. Routing von Verbindungen, Fehlerbehebung usw. Im Zertifizierungsmodus gesendete Dateien werden nicht an Empfänger weitergeleitet, führen jedoch alle Aktionen im Pagero Online-Dokumentenfluss aus, was für Flexibilität sorgt. Im Grunde handelt es sich um eine Testrechnung, die den Empfänger nicht erreichen kann.

Sie können Ihre Rechnung auch als Vorlage speichern. Die Vorlage kann verwendet werden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung an diesen Empfänger senden möchten. Alle in der Vorlage gespeicherten Informationen werden der Rechnung hinzugefügt, wenn Sie diese Vorlage das nächste Mal auswählen. Die Auswahl der Vorlagen erfolgt im ersten Schritt, wenn Sie den Empfänger auswählen. Alle gespeicherten Vorlagen werden angezeigt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, vor dem Versenden eine Vorschau der Rechnung anzuzeigen. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, sicherzustellen, dass Felder korrekt ausgefüllt wurden.