Clearance

Bei Clearance-Modellen muss der Lieferant seine Transaktionen genehmigen lassen, damit sie gültig sind. Wenn das Dokument eingeht, validiert der Empfänger es mit der vorgeschriebenen Infrastruktur, um zu prüfen, ob das Dokument vom Verkäufer freigegeben wurde. Diese Validierung sollte vor der Zahlung erfolgen, wenn es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt.

In Pagero beginnt der Prozess, wenn eine Rechnung in Pagero Online hochgeladen wird. Dann senden wir sie an die entsprechende Clearingstelle, die sie prüft und die Antragsantwort mit der Genehmigung oder Ablehnung des Dokuments an Pagero zurücksendet. Danach werden die genehmigten Dokumente an den entsprechenden Empfänger geliefert.

Mit der Pagero's Clearance-Ansicht können Sie den Status all Ihrer an die Genehmigungsbehörden gesendeten Dokumente leicht verfolgen, sodass Sie überprüfen können, ob die Genehmigung eingegangen ist und welche Warnungen oder Fehler diese Dokumente möglicherweise enthalten.

1. Zugriff auf die Clearance-Ansicht

Die Clearance-Ansicht ist im oberen Menü verfügbar, sobald Sie sich bei Pagero Online angemeldet haben. Bei einigen Geräten wird sie aufgrund von Beschränkungen der Bildschirmgröße unter der Registerkarte „Mehr“ eingeordnet.

Wenn Sie die alte Pagero-Schnittstelle verwenden, finden Sie die Freigabeansicht unter Meine Dokumente - Freigabe.
Wenn Sie das alte Pagero-Interface verwenden, finden Sie die Freigabeansicht unter Meine Dokumente - Freigabe.

2. Clearance-Ansicht Interface

Sobald Sie auf die Clearance-Ansicht zugreifen, werden Ihnen die folgenden Spalten angezeigt:

Document ID: die Rechnungsnummer Ihres Dokuments.
Sender: der Name Ihres Unternehmens.
Authority: Clearance-Autorität, die für die Genehmigung oder Ablehnung des Dokuments zuständig ist.
Process Status: den aktuellen Stand der Genehmigung.
- New: das Dokument wurde erfolgreich auf Pagero Online hochgeladen und wird demnächst an die Clearance-Autorität gesendet.
- Delivered: Das Dokument wurde der Clearance-Autorität zugestellt und sie wartet derzeit auf die Antwort auf ihren Antrag.
- Warning: das Dokument wurde genehmigt, enthält aber nicht schwerwiegende Fehler. Es wird empfohlen, auf das Dokument zu klicken und die Fehlermeldung zu überprüfen, damit Sie sie für künftige Dokumente korrigieren können.
- Rejected: das Dokument wurde abgelehnt, weil es schwerwiegende Fehler enthält. Sie können auf das Dokument klicken, um die Fehlermeldung zu überprüfen und sie zu korrigieren, bevor Sie es erneut senden.
- Approved: das Dokument genehmigt wurde und keine Fehler enthält.

Send Type: den Sendemodus. Es ist wichtig zu beachten, dass nur Prod- und Test-Dokumente in der Lage sind, Antragsantworten von der Clearance-Autorität zu erhalten.
- Weitere Informationen über Sendemodi finden Sie auf unserer Leitfaden für das Rechnungsportal.
Type: das Clearance Modell für die entsprechende Clearance-Autorität.
Created: das Datum und die Uhrzeit, zu der die Rechnung auf Pagero Online hochgeladen wurde.
- Wenn ein Dokument mehrere Stunden nach der unter Created angezeigten Zeit im Status Delivered verbleibt, liegt möglicherweise ein Zwischenfall mit diesem Freigabefluss vor. Sie können unsere Statusseite überprüfen oder den Support für weitere Informationen kontaktieren.

3. Dokument Details

Sie können auf ein beliebiges Dokument in der Übersicht klicken, um weitere Details zu prüfen, z. B. die Art des Dokuments, das Rechnungsdatum, den Gesamtbetrag oder die empfangende Firma.

Zu den wichtigsten Merkmalen dieser Ansicht gehören:

Status details: Wenn Sie auf den Pfeil rechts neben dem Status klicken, erhalten Sie weitere Informationen zu diesem Status. Dies ist wichtig für Dokumente mit dem Status „Warnung“ oder „Abgelehnt“, da an dieser Stelle die Fehlermeldung angezeigt wird.

Invoice PDF: können Sie die Rechnung im PDF-Format herunterladen, indem Sie auf Rechnung anzeigen klicken.
Document history: Wenn Sie auf den Pfeil rechts neben der Kopfzeile der Historie klicken, sehen Sie die verschiedenen Status, die das Dokument durchläuft, sowie die Zeitstempel für jede der Statusänderungen. Sie können auch die Anforderung, d. h. die Rechnung im Format der Clearance-Autorität, sowie die Antwort, die Autorität herunterladen, falls erforderlich.

4. Suchen & Filtern

Wenn Sie nach bestimmten Rechnungsabschlussdokumenten suchen möchten, können Sie die Filterleiste verwenden, die oben in der Dokumentenliste angezeigt wird.

Dies ermöglicht Ihnen die Suche nach:

Invoice number.
- Sie können mehrere Dokumente suchen, indem Sie die Rechnungsnummern durch Kommas trennen.
Document Status. Neben den grundlegenden Status (Genehmigt, Warnung, Abgelehnt, Zugestellt) enthält der Filter einige zusätzliche Filter:
- Processed: Dies gilt für Dokumente, die im Zertifizierungsmodus versandt werden, und zeigt an, dass die Clearance-Autorität erreicht werden konnte, obwohl sie keine Antwort von ihr erhält. Zu diesem Zweck muss der Testmodus verwendet werden.
- Pending: zeigt alle Dokumente im Status New an.
Clearance Authority.
Send Type.
Date. Sie können den Datumsbereich manuell auswählen oder eine der Voreinstellungen wählen (Diese Woche, letzter Monat usw.).

5. Erstellung von Exporten

In der Clearance-Ansicht können Sie auch alle aufgelisteten Dokumente in ein CSV- oder Excel-Dokument exportieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben den Dokumentendetails.

Es erscheint das Fenster Daten exportieren, das zwei Registerkarten enthält: Exportieren und Herunterladen.

Unter Export, können Sie das Format der resultierenden Datei sowie ihren Namen auswählen. Sobald Sie die gewünschten Werte für beides ausgewählt haben, können Sie auf Exportieren klicken, um die Verarbeitung zu starten.

Es wird einige Sekunden dauern, bis die Datei erstellt ist. Danach können Sie auf die Registerkarte Download zugreifen und den Export herunterladen. Sie werden auf dieser Registerkarte für die nächsten 40 Stunden zugänglich sein.

Beim Öffnen des Exports werden dieselben Informationen wie in den Spalten des Abschnitts Clearance Ansicht Interface angezeigt, einschließlich der Fehlermeldungen, die nur in den Dokumentendetails in der Spalte Beschreibung erscheinen.