E-Mail-Verteilung

Wenn Sie auf „Empfänger hinzufügen“ klicken, wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie die Informationen eingeben können, die zum Hinzufügen eines neuen Empfängers zu Ihrer E-Mail-Liste erforderlich sind. Die mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

• Kundennummer - Dies dient dazu, die Dokumente dem richtigen Empfänger zuzuordnen. Daher sollte diese Nummer auch in Ihrer Dokumentenakte enthalten sein.
  
• Email - Hier geben Sie an, an welche E-Mail-Adresse die Dokumente gesendet werden sollen.
  
• E-Mail-Kopie - Hier können Sie zusätzliche Adressen hinzufügen, an die die Dokumente als CC  gesendet werden sollen.
  
• Dokument typ - Diese Einstellung bestimmt, welche Art von Dokument gesendet wird. Wählen Sie für jedes Rechnungsdokument (z. B. Ausgangs oder Gutschriften) „Rechnung“ aus.
  
• Auf der Registerkarte „Erweitert“ können Sie auswählen, in welchem ​​Format das E-Mail-Dokument gesendet werden soll, wobei PDF die Standardeinstellung ist. Beachten Sie, dass Sie die erweiterte E-Mail-Verteilungsfunktion erworben haben müssen, um diese anzuzeigen.

Wenn Sie alle erforderlichen obligatorischen Informationen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Empfänger hinzufügen, um den neuen Empfänger in Ihrer E-Mail-Liste zu speichern. Dieser neue Empfänger kann in Zukunft schnell bearbeitet werden, indem Sie einfach in Ihrer E-Mail-Liste darauf klicken. Dadurch wird auf der rechten Seite der Seite das gleiche Menü wie zuvor angezeigt. Hier können Sie den Empfänger auch löschen, indem Sie auf die rote Schaltfläche „Löschen“ klicken.

Wenn Sie über eine Email Distribution Advanced-Lizenz verfügen, können Sie eine Liste Ihrer Kunden hochladen, anstatt sie manuell hinzuzufügen. Wenn Sie auf Empfängerliste importieren klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Kundenliste importieren können.

Damit diese Listen funktionieren, müssen sie in einer bestimmten Weise im Excel-Format strukturiert sein. Sie können eine Beispieldatei für die Importliste herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche „Beispieldatei herunterladen“ klicken.

Mit dieser Datei können Sie Ihre eigene Liste erstellen, indem Sie den darin gezeigten Beispielen folgen. Denken Sie daran, alle Kommentarzeichen in der Datei zu löschen (diesen ist ein Hashtag-Zeichen (#) vorangestellt), bevor Sie versuchen, sie hochzuladen. Wenn Sie Ihre Datei fertiggestellt haben, wählen Sie den richtigen Dokumenttyp für die Empfänger aus. Pro Datei darf nur ein Dokumenttyp verwendet werden. Wenn Sie also Empfänger haben, die unterschiedliche Dokumenttypen benötigen, benötigen diese ihre eigene separate Importliste.

Klicken Sie auf Datei auswählen. Suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie sie aus. Anschließend können Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ klicken, um die Datei in Ihre E-Mail-Liste zu importieren. Sie sollten Ihre neuen Empfänger in Kürze sehen können.

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Einstellungen im E-Mail-Dienst erläutert. Diese können verwendet werden, um die Darstellung der E-Mails selbst zu ändern, z. B. den Betreff und die E-Mail-Adresse, von der sie gesendet werden. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte „Einstellungen“.

Allgemeine Einstellungen

Mit diesen Einstellungen werden die verschiedenen Arten des E-Mail-Versands aktiviert. Hier können Sie die E-Mail-Verteilung aktivieren und außerdem die Einstellung aktivieren, Dokumente über eine in Ihren Dokumentdateien eingebettete E-Mail-Adresse an Empfänger zu senden.

• E-Mail Verteilung Aktivierung: ermöglicht Ihrem Unternehmen den Versand von Dokumenten per E-Mail an Kunden, die Sie in Ihrem Kundenverzeichnis pflegen.
  
• Durch „An E-Mail-Adresse im Dokument senden“ kann die Weiterleitung an die E-Mail-Adresse des Empfängers direkt in der Dokumentdatei selbst identifiziert werden.

Navigieren Sie zu Kundenverzeichnis – E-Mail-Versendung und klicken Sie auf E-Mail-Adresse hinzufügen.

• Kundennummer - Dies dient dazu, die Dokumente dem richtigen Empfänger zuzuordnen. Daher sollte diese Nummer auch in Ihrer Dokumentenakte enthalten sein.
  
• Email - Hier geben Sie an, an welche E-Mail-Adresse die Dokumente gesendet werden sollen.
  
• E-Mail-Kopie -Hier können Sie zusätzliche Adressen hinzufügen, an die die Dokumente als CC gesendet werden sollen.
  

Sie können nun sehen, dass die Kundennummer und E-Mail-Adresse in Ihrer Liste gespeichert wurden. Jetzt können Sie den bestehenden Kunden bearbeiten oder löschen.

Wenn Sie mehrere Empfänger hinzufügen oder bearbeiten müssen, ist es am schnellsten, eine Excel-Liste mit den Informationen Ihrer Kunden hochzuladen. Navigieren Sie zunächst zu Kundenverzeichnis – E-Mail-Versendung– E-Mail-Adressen importieren.

Wenn Sie auf „Hilfe“ klicken, wird ein neues Fenster mit Anweisungen und einer Beispieldatei geöffnet, die Sie zum Erstellen Ihrer Kundenliste verwenden können. Drücken Sie exampleFileXlsx, um die Vorlage herunterzuladen.

Die Liste besteht aus Spalten für Kundennummern und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Spalte C muss entfernt werden, bevor die Datei auf Pagero Online hochgeladen wird.

Nachdem Ihre Liste fertig ist, navigieren Sie zurück zu E-Mail-Verteilung und wählen Sie E-Mail-Adressen importieren. Wählen Sie Ihre Kundenliste mit Datei auswählen und klicken Sie auf Datei hochladen. Wenn Ihre Datei Fehler enthält, gibt das System eine Warnung aus, andernfalls wird die Kundenliste hinzugefügt.

Über„Versenden“ auf der linken Seite gelangen Sie zu den weiteren Einstellungen zum Versenden Ihrer Dokumente per E-Mail. Beachten Sie, dass Sie über die erweiterte E-Mail-Verteilungsfunktion verfügen müssen, um diese Einstellungen bearbeiten zu können.

• E-Mail-Präfix des Absenders- Mit diesen Einstellungen können Sie einen eindeutigen Text hinzufügen, der Teil der Absenderadresse sein wird. Aus Gründen der Domainsicherheit erlauben wir nur die Verwendung der Domain @pageroonline.com.
• Absendername- Hier können Sie ändern, welcher Name in den E-Mail-Clients (wie Outlook, Gmail usw.) beim Senden einer E-Mail-Nachricht angezeigt wird.
• An Adresse antworten- Diese Einstellung ändert die Standard-Antwortadresse. Es wird verwendet, wenn Sie möchten, dass E-Mail-Clients an eine andere Adresse als die Absenderadresse antworten.

• Dokumentspezifische Konfiguration- Dokumentspezifische Konfiguration verwalten
  - Hier können Sie die Standardeinstellungen pro Dokumenttyp auswählen. Unter Format können Sie das Format auswählen, das als Standardformat auf die Zeile für den entsprechenden Dokumenttyp angewendet werden soll.
  

Beachten Sie, dass für Email Distribution Advanced zusätzliche Kosten anfallen. Die konkreten Details finden Sie in unserem Pagero Store.