Rechnungsprüfung

• Audit Status: Wird zum Organisieren Ihrer Rechnungen verwendet und kann „Neu“ für neue Rechnungen, „Wird untersucht“ für Rechnungen, die vor der Zahlung einer weiteren Untersuchung bedürfen, „Bin“ für die Rechnungen, die Sie nicht mehr bearbeiten möchten, und „Posteingang“ für alle anderen Rechnungen sein.
  
• Fälligkeitsdatum: Das letzte Datum, an dem die Rechnung bezahlt werden kann.
  
• Lieferant: Der Lieferant der Waren und Dienstleistungen.
  
• Rechnungsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde.
  
• Rechnungsnummer
• Rechnung Status: Wird intern verwendet, um anzuzeigen, ob eine Rechnung in Ordnung ist oder Anmerkungen enthält
  
• Validierung: Zeigt an, ob eine Rechnung die in den Abschnitten „Einstellungen“ eingerichteten Validierungen besteht. Sie kann korrekt sein, wenn die Rechnung alle Validierungen besteht. Abhängig von der Art der Validierungsprobleme kann es sich jedoch auch um nicht-monetäre und monetäre Aspekte handeln.
  
• Geschäftsstatus: Status, der zum Austausch von Aktualisierungen zwischen Verkäufer und Käufer verwendet wird. Beispiele für Geschäftsstatus sind: Bestätigt, In Bearbeitung, Abgelehnt, Genehmigt oder Bezahlt. Wenn kein Geschäftsstatus ausgewählt wird, wird auf der Rechnung „Kein Status“ angezeigt.
• Kundennummer
• Lieferung: Zeigt an, ob die Rechnung in der Ansicht „Rechnungsprüfung“ zurückgestellt ist oder an Ihr ERP gesendet wurde. Für diese Funktion muss eine spezielle Integration mit Ihrem ERP eingerichtet werden.
  
• Sendemodus: Produktions, Zertifizierungs oder Testmodus. Weitere Informationen zu diesen Modi finden Sie in unserem Invoice Portal Artikel (section 11).
• Symbol zuweisen:In der letzten Spalte wird das Mitglied Ihres Teams angezeigt, das mit der Bearbeitung jeder Rechnung beauftragt wurde.
  

Wenn Sie auf eines der aufgelisteten Dokumente klicken, erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms ein neues Fenster mit detaillierteren Informationen dazu.

• Details:Zeigt Informationen aus der Hauptlistenansicht und zusätzliche Details an, wie Rechnungsbeträge und Abweichungsdetails. Außerdem können Sie hier zusätzliche Aufgaben ausführen: Überprüfen und zuweisen, Lieferung erneut validieren und ändern sowie Geschäftsstatus festlegen. Schließlich finden Sie dort auch die Rechnungsanhänge und den Rechnungsprüfungsverlauf.

Wenn Sie im Abschnitt „Abweichungsdetails“ auf „Weitere Details“ klicken, wird ein neues Fenster mit den Validierungsergebnissen geöffnet.

Wenn Sie auf Audit-Status klicken, können Sie zwischen verschiedenen Status wählen, die intern zur Organisation Ihrer Arbeit verwendet werden.

Über das Dropdown-Menü „Beauftragten auswählen“ können Sie ein Mitglied Ihres Teams auswählen, das die Bearbeitung der Rechnung übernehmen soll.

Über das Dropdown-Menü „Geschäftsstatus“ können Sie über verschiedene Status mit Ihrem Lieferanten kommunizieren und eine Nachricht an die im Feld „Senden an“ angegebene E-Mail-Adresse senden.

Schließlich können Sie über das Feld „An ERP liefern“ die Rechnung an Ihr ERP-System senden, wenn Sie eine Integration eingerichtet haben.

Mit der Funktion „Erneut validieren“ können Sie die in Ihrem Konto eingerichteten Validierungen manuell auf eine bestimmte Rechnung anwenden. Diese Option kann verwendet werden, nachdem Änderungen an den Validierungseinstellungen vorgenommen wurden.

Oberhalb der aufgelisteten Dokumente finden Sie den Filterbereich, der Ihnen das einfache Auffinden eines bestimmten Dokuments ermöglicht. Die Schnittstelle besteht aus:

1. Suche: ermöglicht es Ihnen, die Dokumentnummer oder den Namen des empfangenden/sendenden Unternehmens einzugeben, um eine bestimmte Rechnung oder alle Rechnungen dieses Unternehmens zu finden.
2. Audit status Dropdown-Menü: Ermöglicht das Filtern nach Audit-Status.
   
3. Mit der Schaltfläche „Exportieren“ können alle Informationen zu den angezeigten Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt exportiert werden. Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie den Dateityp und den Dateinamen Ihres Exports auswählen können.
   
4. Durch Klicken auf das Layout-Symbol wird ein Menü angezeigt, in dem Sie die verschiedenen im Posteingang angezeigten Spalten auswählen können.
   
   

   

5. Weitere Filter können in einem Seitenfenster angezeigt werden, indem Sie rechts auf die Schaltfläche „Alle Filter“ klicken.
   
   

   

In diesem Unterabschnitt können Sie die allgemeine Funktionsweise der Rechnungsprüfung ändern.

• Die Schaltfläche „Allgemeine Audit-Einstellungen“ öffnet ein separates Fenster, in dem Sie über die Annahme von Rechnungen und die Bedingungen entscheiden können, die sich auf die Rechnungen auswirken, die auf der Registerkarte „Posteingang“ angezeigt werden. Alle Einstellungen können mit den Schaltflächen oben rechts in jedem Abschnitt ein- und ausgeschaltet werden.
  
• Im Menü „Ausgewählte Lieferanten“ können Sie die Lieferanten der im Abschnitt „Posteingang“ angezeigten Rechnungen auswählen
• Auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ werden die von der Rechnungsprüfung generierten Benachrichtigungen konfiguriert.

Dieser Abschnitt enthält vier Grundeinstellungen, mit denen Sie auf häufige Probleme wie Rechnungsduplikate und Summierungsfehler prüfen können.

Diese Einstellungen werden verwendet, um Artikelpreise mit den letzten bekannten Preisen oder den Preislisten zu vergleichen, die für jeden ausgewählten Lieferanten manuell hochgeladen werden können.

• Die Validierungseinstellung enthält die verschiedenen Preisvalidierungseinstellungen, die aktiviert werden können.
• Mit „Ausgewählte Lieferanten“ können Sie die Lieferanten auswählen, die von den vorhandenen Preisvalidierungen betroffen sind.
• Artikelpreisliste wird zum Hochladen von Preislisten verwendet (derzeit in Entwicklung)

• In der Suchleiste können Sie die Dokumentnummer eingeben, um eine bestimmte Rechnung zu finden.
• Nur Dokumente anzeigen, die eine Interaktion erfordern. Wenn Sie diese Option auswählen, werden nur Dokumente mit dem Status „Warten auf Interaktion“ angezeigt.

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Entwicklung. Wir werden diesen Leitfaden erweitern, sobald diese verfügbar ist. Bleiben Sie gespannt!