In diesem Leitfaden wird beschrieben, wie Sie mit Pagero Online Rechnungen manuell erstellen und an Ihre Kunden senden können. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie einfach im oberen Menü auf „Dokument erstellen“. Alternativ können Sie über den Abschnitt „Verknüpfungen“ unten links auf der Startseite darauf zugreifen.
Inhaltsverzeichnis
1. Rechnung erstellen
Mit der Funktion „Dokument erstellen“ können Sie entweder eine neue Rechnung erstellen oder eine Rechnung aus einer Vorlage erstellen, zum Versenden an Ihre Kunden. Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese als Vorlage speichern, um sie später erneut zu verwenden.
Durch die Verwendung einer zuvor erstellten Vorlage können Sie nur die Daten anpassen, die für diese Rechnung abweichen, anstatt jedes Detail erneut einzugeben. Bitte beachten Sie, dass die Vorlagen für jeden Empfänger spezifisch sind.
Um eine Vorlage zu verwenden, markieren Sie einfach die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Rechnung aus Vorlage erstellen.
Um eine neue Rechnung zu erstellen, müssen Sie zunächst den Empfänger und die Rechnungsart auswählen. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Ihre Optionen anzuzeigen. Wenn Sie den gewünschten Empfänger nicht im Dropdown-Menü finden, müssen Sie ihn zunächst zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen.
Sie sehen nun die verschiedenen Felder, die für Ihre Rechnung verfügbar sind. Einige Felder werden basierend auf den Informationen im System automatisch ausgefüllt, andere müssen Sie selbst hinzufügen.
Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet, wie im Screenshot unten. Diese müssen Sie ausfüllen, um Ihre Rechnung zu speichern oder zu versenden.
Jedes Feld, das nicht mit dem roten Sternchen markiert ist, ist optional, obwohl für einige Empfänger oder Formate möglicherweise zusätzliche Anforderungen gelten.
In der rechten Spalte der Seite sehen Sie die Rechnungszusammenfassung. Dies wird aktualisiert, wenn Sie Ihre Rechnung ausfüllen.
Empfängerdetails
Die Empfängerdaten werden automatisch anhand der Informationen im Kundenverzeichnis ausgefüllt. Sie können einige dieser Details bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem Feld klicken.
Bitte beachten Sie, dass die hier vorgenommenen Änderungen nur für die Rechnung selbst gelten und nicht in der Kundenverzeichnis in Ihrem Netzwerk in Pagero Online widergespiegelt werden.
Rechnungsdetails
Hier aktualisieren Sie die Rechnungsdetails. In diesem Abschnitt werden standardmäßig einige Felder angezeigt, bei Bedarf können jedoch weitere hinzugefügt werden.
Die allgemeinen Anforderungen bestehen darin, dass Sie eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum sowie ein Fälligkeitsdatum angeben müssen.
Für zusätzliche Felder können Sie auf „Felder hinzufügen“ klicken. Dadurch wird in der rechten Spalte ein Menü mit weiteren hinzuzufügenden Details geöffnet. Markieren Sie diejenigen, die Sie in Ihre Rechnung aufnehmen möchten, indem Sie das Kästchen daneben ankreuzen. Dadurch wird ein zusätzliches Feld hinzugefügt, das Sie bearbeiten können.
Artikel
Hier fügen Sie die Rechnungszeilen mit Artikelinformationen hinzu.
Die allgemeine Anforderung für diesen Abschnitt besteht darin, dass jede Rechnung mindestens eine Rechnungszeile mit einem Artikelnamen, einer Menge, einer Einheit, einem Einzelpreis und einem Mehrwertsteuersatz enthalten muss. Der Nettobetrag wird dann von Pagero Online berechnet und automatisch addiert.
Wenn Ihr Artikel von der Mehrwertsteuer ausgeschlossen ist, müssen Sie dennoch den Mehrwertsteuersatz angeben und das Feld „Mehrwertsteuerbefreiung“ hinzufügen.
Um weitere Zeilen hinzuzufügen, klicken Sie einfach so oft wie nötig auf „Zeile hinzufügen“.
Um eine Zeile zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol hinter der Zeile.
Beachten Sie, dass Sie zum Verarbeiten der Rechnung keine leere Artikelzeile haben dürfen. Wenn Sie also mehr Zeilen als nötig hinzugefügt haben, müssen Sie den Überlauf entfernen.Um einer einzelnen Zeile ein zusätzliches Feld hinzuzufügen, können Sie auf das "+" Symbol am Ende der Zeile klicken.
Um ein zusätzliches Feld zu allen Zeilen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder zu allen Zeilen hinzufügen“.
Daraufhin werden rechts die verfügbaren Zusatzfelder angezeigt.
Wenn Sie Ihren Artikelzeilen weitere Felder hinzugefügt haben, können Sie auf „Alle erweitern“ klicken, um alle Felder in jeder Zeile anzuzeigen, oder auf „Alle reduzieren“, um nur die Standardfelder anzuzeigen. Sie können auch auf die Pfeilmarkierung links neben der Zeile klicken, um eine bestimmte Zeile zu erweitern oder zu reduzieren.
Rabatte und Gebühren
Wenn Ihr Dokument Rabatte oder Gebühren auf Dokumentebene enthält, können Sie diese hier hinzufügen, indem Sie auf die entsprechende Option klicken.
Daraufhin werden weitere Felder angezeigt, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen ausfüllen können. Diese funktionieren auf die gleiche Weise wie die Artikelzeilen, sodass Sie bei Bedarf zusätzliche Felder oder Zeilen hinzufügen können.
Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag zeigt die Rechnungszusammenfassung, wie sie gemäß den in den vorherigen Abschnitten hinzugefügten Informationen berechnet wurde.
Verwenden Sie das Währungs-Dropdown-Menü, um die Währung auszuwählen.
Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um ggf. die Rundung zu aktivieren.
Klicken Sie auf „Felder hinzufügen“, um bei Bedarf die Mehrwertsteuer in einer anderen Währung einzubeziehen.
Absenderangaben
Einige Absenderdaten werden basierend auf den Informationen in Ihrem Firmenkonto ausgefüllt. Sie können einige davon bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken.
Um Ihre Rechnung zu versenden, muss unter den Absenderdetails mindestens ein Konto angegeben sein.
Klicken Sie auf Konto hinzufügen und geben Sie die relevanten Informationen ein. Um weitere Konten hinzuzufügen, klicken Sie einfach so oft wie nötig auf Konto hinzufügen.
Um die Rechnung zu bearbeiten, muss jede Kontozeile ausgefüllt werden. Wenn zu viele Zeilen hinzugefügt wurden, entfernen Sie einfach die überflüssigen Zeilen, indem Sie auf das Papierkorbsymbol klicken.
Anhänge
Wenn Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzufügen möchten, können Sie dies hier tun.
Wählen Sie „Anhang hinzufügen“, um eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Sie können jeweils nur eine Datei hochladen, Sie können jedoch mehrere Anhänge nacheinander hinzufügen.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihren Datei-Explorer zu öffnen und die hochzuladende Datei auszuwählen.
Beachten Sie, dass Sie alle überflüssigen Zeilen entfernen müssen, bevor Sie Ihre Rechnung versenden können. Wenn Sie zu viele Zeilen hinzugefügt haben, klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol, um diese zu entfernen.
Sobald Sie die Informationen in jedem Abschnitt ausgefüllt haben, ist Ihre Rechnung fertig. Wählen Sie im unteren Menü aus, wie Sie fortfahren möchten.
Mit „Rechnung abbrechen“ können Sie den von Ihnen erstellten Entwurf löschen.
Mit „Als Vorlage speichern“ können Sie diese Rechnung als Vorlage für diesen Empfänger speichern. Sie können dies dann für zukünftige Rechnungen verwenden und nur die geänderten Daten bearbeiten, anstatt die Rechnung jedes Mal neu zu erstellen. Zum Speichern als Vorlage werden Sie aufgefordert, eine Vorlagenbeschreibung einzugeben.
Mit der Vorschau können Sie die PDF-Präsentation als Vorschau dieser Rechnung ansehen. Das PDF wird dann auf Ihren Computer heruntergeladen.
Senden (Produktion) verarbeitet Ihre Rechnung und sendet sie an den Empfänger. Wenn Sie die Rechnung als Test senden möchten, können Sie auf die Pfeilschaltfläche klicken, um ein Dropdown-Menü mit den verschiedenen Modi und Beschreibungen zu öffnen.
Wenn in Ihrer Rechnung erforderliche Informationen fehlen, wenn Sie auf „Senden“ klicken, wird in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms eine Benachrichtigung eingeblendet.
Whatever field is missing will then be highlighted with a red line and an x symbol.
Sobald die Rechnung gesendet wurde, wird in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms eine Benachrichtigung angezeigt.
Anschließend können Sie Ihre gesendeten Dokumente einsehen, um den Status der Rechnung zu überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente.
Beachten Sie, dass Dokumente in Pagero Online nur 90 Tage lang verfügbar sind, es sei denn, Sie haben die Archivierungsvereinbarung.
2. Hochladen
Hier können Sie ein Dokument manuell von Ihrem System zur Bearbeitung auf Pagero Online hochladen.
Für diese Funktion ist eine zusätzliche Vereinbarung mit Pagero Online erforderlich. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Vertriebskontakt oder nutzen Sie den Pagero Store.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um eine Datei von Ihrem Computer auf Pagero Online hochzuladen.
Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um den entsprechenden Dokumenttyp auszuwählen.
Um das Dokument zu senden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Senden (Produktion)“. Um zunächst andere Sendemodi und Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
3. Einstellungen
Hier können Sie rechnungsportalspezifische Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten dann für alle neuen Rechnungen, die Sie im Portal erstellen. Bitte beachten Sie, dass hier vorgenommene Änderungen jedoch nicht auf gespeicherte Vorlagen angewendet werden.
Unter Allgemein können Sie ein Standardfälligkeitsdatum festlegen, indem Sie unter Tage bis zur Fälligkeit einen numerischen Wert eingeben.
Unter Konten können Sie Ihre Bankkonten konfigurieren.
Klicken Sie auf Konto hinzufügen, um ein neues Konto hinzuzufügen, und geben Sie dann die entsprechenden Informationen ein.
Sobald eine Änderung vorgenommen wurde, wird am unteren Bildschirmrand eine Leiste angezeigt, die Sie zum Speichern Ihrer Änderungen auffordert.
