Das Netzwerk ist der Ausgangspunkt für Ihre Reise durch die neue Schnittstelle. Sie sollten jede Registerkarte überprüfen (mit Ihrem Profil anfangen) und fügen Sie so viele Informationen wie möglich hinzu, um später einen reibungslosen Betrieb Ihres Kontos zu gewährleisten. Hier verwalten Sie nicht nur Ihr eigenes Profil, sondern auch alle Verbindungen zu Ihren Kunden und Lieferanten.
Diese Funktion ersetzt die Kunden- und Lieferantenkataloge mit all ihren Optionen, die Sie vielleicht von der vorherigen Oberfläche kennen.
Inhaltsverzeichnis
1. Suche
2. Verbindungen
3. Anfragen
4. Profil
5. Monitor
6. Identifizieren
7. Einladen
1. Suche
Die Suchfunktion hilft Ihnen bei der Suche nach Handelspartnern, mit denen Sie eine Verbindung herstellen können. Sie können hier Unternehmen anhand ihrer Namen und Geschäfts-IDs finden. Dies ist die beste Option, um Partner in unserem Netzwerk zu finden.
Verbindung mit einem Handelspartner aufnehmen
- Fügen Sie den Namen eines Unternehmens oder dessen Unternehmens-ID in das Feld Netzwerk suchen in der oberen linken Ecke ein. Sie können auch nach der Art des Dokuments oder der Richtung des Versands filtern. Drücken Sie dann auf das Suchsymbol.
- Eine Liste der Unternehmen, die Ihrer Suche entsprechen, wird unten angezeigt. Klicken Sie auf das Unternehmen, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, und dann auf die Schaltfläche Profil anzeigen im rechten Menü, um das vollständige Profil anzuzeigen. Wenn dies das Unternehmen ist, das Sie suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden auf der rechten Seite.
- Wählen Sie aus, ob Sie Dokumente von diesem Unternehmen empfangen oder an dieses Unternehmen senden möchten, und wählen Sie die verfügbaren Dokumenttypen. Für jede der Optionen wird ein zusätzlicher Abschnitt geöffnet.
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand sind, bevor Sie auf die Schaltfläche „Anfrage senden“ klicken. Sie können auch eine optionale Nachricht hinterlassen.
- Es kann vorkommen, dass Sie bei bestimmten Dienstanbietern Ihre elektronische ID angeben müssen. Beachten Sie, dass verschiedene Dienstleister unterschiedliche Standards haben, was sie als e-ID klassifizieren. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist bei den meisten Anbietern ausreichend.
Fügen Sie Ihre e-ID hinzu und drücken Sie auf Senden. Danach können Sie auf die Schaltfläche Anfrage senden klicken. - Je nach den Einstellungen Ihres Handelspartners kann Ihre Anfrage entweder sofort angenommen werden oder Sie können warten, bis Ihr Handelspartner die Anfrage akzeptiert. Der Status Ihrer Anfragen wird dann im Abschnitt Anfragen angezeigt.
2. Verbindungen
Diese Funktion bietet Ihnen einen guten Überblick über alle Ihre aktuellen Verbindungen. Sie können über das Suchfeld oben nach einem verbundenen Unternehmen suchen und die Ergebnisse auch durch Auswahl der Dokumentenart und der Versandrichtung filtern.
Wenn für die Handelspartner, mit denen Sie bereits verbunden sind, zusätzliche Verbindungsarten verfügbar sind, wird die Schaltfläche Verbinden im rechten Menü nach dem Anklicken des Unternehmens aktiv und Sie können mit den im Abschnitt Suchen beschriebenen Schritten fortfahren.
Verwaltung von Kundennummern für Handelspartner
Verbindungen in Pagero Online werden mit den elektronischen Rechnungsadressen und Kundennummern der Handelspartner gehandhabt. Die Verbindung zu einem Handelspartner mit einer bestimmten Kundennummer kann dazu beitragen, dass Ihre Dokumente korrekt weitergeleitet werden. Sie können Ihre Kundennummern direkt in Netzwerk - Verbindungen hinzufügen, bearbeiten und löschen.
- Gehen Sie zu Netzwerk - Verbindungen.
- Suchen Sie den Handelspartner, den Sie bearbeiten möchten, entweder über die Liste oder die Suchleiste.
- Klicken Sie auf den Handelspartner. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf Profil anzeigen.
- Navigieren Sie zu Bearbeiten Sie Ihre Käufer- und Lieferantenkennungen für und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Make your changes and press Save. Note, that you can have multiple customer numbers for a trading partner. In order to do so, separate the customer numbers with a comma (,).
Deaktivieren vs. Löschen einer Verbindung
Sie haben zwei Möglichkeiten, den Belegfluss mit Ihren Handelspartnern in Pagero Online zu stoppen: Deaktivieren und Löschen.
Durch Deaktivieren werden Ihre Verbindungen vorübergehend ausgeschaltet. Sie können die Verbindung wiederherstellen, indem Sie die Verbindungsart einfach wieder aktivieren.
Durch das Löschen einer Verbindung wird der Datenfluss unterbrochen. Um den Austausch von Belegen wieder aufzunehmen, müssen Sie sich erneut mit dem Handelspartner verbinden. Beachten Sie, dass das Löschen eines Handelspartners die aufgelisteten Verbindungen nicht entfernt.
Um eine Verbindung zu deaktivieren oder zu löschen, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen:
- Gehen Sie zu Netzwerk - Verbindungen.
- Suchen Sie den Handelspartner, den Sie bearbeiten möchten, entweder über die Liste oder die Suchleiste.
- Klicken Sie auf den Handelspartner. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf Profil anzeigen.
- Navigieren Sie zu Handelspartnerbeziehung und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Hier können Sie Ihre Verbindungen aktivieren und deaktivieren oder auch ganz löschen. Beachten Sie, dass selbst wenn alle Verbindungen deaktiviert oder gelöscht werden, der Handelspartner in Ihren Verbindungen verbleibt, so dass er leicht zu finden ist, wenn Sie jemals wieder eine Verbindung zu ihm herstellen müssen.
3. Anfragen
Mit dieser Funktion können Sie eingehende und ausgehende Anfragen Ihrer Handelspartner verfolgen. Die Liste kann mit Hilfe des Suchfelds und zusätzlicher Filter für Status, Dokumenttyp und Richtung durchsucht und gefiltert werden.
- Status die Spalte zeigt Ihnen das aktuelle Stadium der Anfrage an.
- Last updated die Spalte informiert Sie darüber, wie lange die Änderung her ist
-
Document Spalte wird Ihnen sowohl die gewünschte Richtung (Senden/Empfangen) als auch die Art des Dokuments angezeigt, das für den Versand genehmigt werden muss.
Wenn Sie auf einen Unternehmensnamen klicken, wird auf der rechten Seite ein Fenster mit den Kontaktdaten des Unternehmens und dem Aktivitätsprotokoll angezeigt.
4. Profil
Dies ist die Funktion, die aktualisiert werden muss, wenn Sie die Netzwerkfunktionalität zum ersten Mal nutzen.
Oben in der Ansicht können Sie Ihr Firmenlogo und ein Hintergrundbild bearbeiten und hinzufügen, indem Sie auf die Stiftsymbole in den unteren rechten Ecken klicken.
In den Feldern darunter oder über die Verknüpfungen links neben den Bildern können Sie die folgenden Informationen ändern. Klicken Sie auf die Option „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke des jeweiligen Feldes, um die Änderungen vorzunehmen, und dann auf die Option „Speichern“ an derselben Stelle, wenn Sie fertig sind, oder auf „Abbrechen“, wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen.
Unterstützung für die Dokumente
Klicken Sie in der Spalte Status auf die Quadrate neben allen Dokumenttypen, die Sie beim Senden und Empfangen unterstützen. Es ist ratsam, den Pagero-Support zu kontaktieren, bevor Sie hier übereilte Änderungen vornehme.
Requirements
Hier können Sie spezifische Dokumentanforderungen hinzufügen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten.
ID bei Dienstleistern
Bevor Sie E-Dokumente an einen neuen Dienstanbieter senden, müssen Sie Ihre eindeutige E-ID in den Pagero Online Service Provider-Einstellungen für diesen speziellen Dienstanbieter festlegen. Beachten Sie, dass verschiedene Dienstanbieter unterschiedliche Formate der e-id akzeptieren können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Format Sie verwenden sollten, wenden Sie sich an den Pagero Support hier.
- Navigieren Sie zu Netzwerk - Profil - ID bei Dienstanbietern und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Hier können Sie die elektronische Kennung Ihres Unternehmens bearbeiten und neuen Dienstleistern hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen+ klicken.
- Sie sollten immer sowohl die Empfangs- als auch die Sende-ID hinzufügen, die fast immer identisch sind (alternative Szenarien, wenn Sie mehrere Unternehmen und/oder elektronische Rechnungsadressen verwenden).
Beachten Sie, dass verschiedene Dienstleistungsanbieter unterschiedliche Anforderungen an die von ihnen akzeptierten elektronischen Identifikatoren stellen können. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer funktioniert bei den meisten Dienstleistern weltweit.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Wert Sie verwenden sollten, wenden Sie sich an den Pagero Support - hier.
Automatische Genehmigung
Wenn diese Einstellung auf EIN (grün) steht, werden alle eingehenden Verbindungsanfragen von Ihren Lieferanten automatisch akzeptiert. Wenn die Einstellung AUS ist, müssen Sie manuell zur Ansicht „Anfragen“ gehen und jede Anfrage einzeln annehmen.
Konto
Hier können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, z. B. Ihre Postanschrift, Kontaktdaten und relevante IDs, die von Ihren Handelspartnern eingesehen werden können.
5. Monitor
Mit den Monitor können Sie Ihre Lieferanten- und Kundenliste hochladen und mit unserem Netzwerk vergleichen. Unter der Rubrik Import finden Sie eine Vorlage für Ihre Liste. Fügen Sie die erforderlichen Daten hinzu und laden Sie sie hier hoch. Dies wird Ihnen vor allem bei der Ersteinrichtung Ihres Kontos und Ihrer Verbindungen helfen.
Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Hochladen Ihrer Liste
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren in der oberen linken Ecke der Ansicht.
- Wenn Sie die Datei erstellen müssen, empfiehlt es sich, zunächst die Vorlage im Excel- oder CSV-Format herunterzuladen und sie auf der Grundlage dieser Datei zu erstellen. Die Pflichtfelder sind der Firmenname, der Ländercode und eine oder mehrere der elektronischen IDs (OrgNo, GLN, EID, IBAN, VAT, OVT), die dann für die Suche nach einer Übereinstimmung im Pagero Netzwerk verwendet werden.
- Wählen Sie den Typ Ihrer Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, wählen Sie die fertige Datei von Ihrem Computer und klicken Sie auf Öffnen in der unteren rechten Ecke des Fensters.
- Die Datei wird hochgeladen und der Status des Uploads wird im Abschnitt Importfortschritt des rechten Menüs angezeigt.
Alle hochgeladenen Dateien werden dann in den Quellen aufgelistet.
Sie können die Handelspartner auch einzeln hochladen, indem Sie die Schaltfläche Hinzufügen am oberen Rand der Tabelle verwenden.
Jetzt können Sie Ihre Handelspartner überwachen. Die Tabelle zeigt Ihnen alle gefundenen Übereinstimmungen in unserem Netzwerk an.
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, können Sie auf einen Handelspartner klicken und mit den Verbindungsschritten fortfahren, wie im Abschnitt Suche beschrieben. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, können Sie den Handelspartner einladen, unserem Netzwerk beizutreten. Diese Aktion ist im Abschnitt Einladen verfügbar, den Sie im oberen Menü des Netzwerks auswählen können.
6. Identifizieren
Identifizieren ist eine intelligente Funktion, die die in der Monitor-Ansicht verfügbaren Einträge wie historische Transaktionsdaten und die hochgeladenen Handelspartnerlisten verwendet und Sie darüber informiert, ob es potenzielle Unternehmen gibt, mit denen Sie eine Verbindung herstellen könnten. Neue Handelsunternehmen werden hier auch angezeigt, wenn sie dem Pagero Netzwerk beitreten - diese werden dann auch in der Monitor-Ansicht sichtbar.
Die vielversprechendsten Übereinstimmungen werden im oberen Abschnitt „Hervorgehobene identifizierte Verbindungen“ angezeigt, wo Sie sofort auf die Schaltfläche „Verbinden“ unter dem von Ihnen erkannten Handelspartner klicken können. Alle anderen Verbindungen werden in einer Tabelle darunter angezeigt, auf die Sie ebenfalls klicken können und deren Details Sie in einem Menü auf der rechten Seite sehen. Dann können Sie mit den Verbindungsschritten fortfahren, wie im Abschnitt Suche beschrieben.
7. Einladen
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, neue Handelspartner in unser Netzwerk einzuladen. Das sind auch die Partner, für die es keine Übereinstimmung gab, als Sie im Bereich Monitor nach ihnen gesucht haben.
So können Sie einen neuen Handelspartner einladen
- Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen. Es wird eine rechte Seitenleiste angezeigt, in der Sie den Firmennamen und die E-Mail-Adresse hinzufügen können. Sie können auch eine Datei mit diesen Informationen hochladen. Es gibt eine Nachrichtenvorlage, an der Sie erkennen können, wie die Datei aussehen sollte.
- Der Empfänger wird hinzugefügt und seine Details werden in der Hauptansicht angezeigt. Anschließend können Sie eine Einladungsvorlage erstellen oder eine vorhandene auswählen und nach Bedarf ändern. Eine neue Vorlage kann gespeichert werden, indem Sie ihr einen Vorlagennamen geben und auf die Schaltfläche Speichern klicken. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen werden alle in diesem Schritt vorgenommenen Änderungen gelöscht.
- Wenn Sie alle erforderlichen Informationen und Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben, drücken Sie auf Einladung senden. Dadurch wird die Nachricht an den Empfänger gesendet.
Sie können alle Ihre gesendeten Einladungen sehen, indem Sie die Option Einladungsverlauf anzeigen - klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Verlauf in der oberen linken Ecke.