Anmeldung
Navigationsleiste
2.1. News
2.2. Stammdaten
2.2.1. Bestellformular
2.2.2. Artikelkatalog
2.2.3. Lieferantenliste
2.3. eProcurement
2.3.1. Bestellmonitor
2.3.1.1. Suche
2.3.1.2. Symbole
2.3.1.3. Details
2.3.1.4. Erneut Senden/Statusänderung
2.4. Einstellung Kennwort
Abmeldung
Support 14

1. Anmeldung

Schritt 1:

Um auf den Anmeldebildschirm zu gelangen, klicken Sie auf der Seite www.hbs.eu rechts oben auf den Schriftzug „LOGIN“.

                                                       Bild 1: Login Bereich www.HBS.eu

 

Schritt 2:

Geben Sie im Anmeldefenster Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort ein, welches Sie mit der Registrierungsmail erhalten haben und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder einem Mausklick auf Login.

Bild 2: Login Fenster

WICHTIG!

Bei der Erstanmeldung erscheint die Aufforderung, Ihr Kennwort zu ändern. Folgen Sie der Menüführung.

Bild 3: Erstanmeldung-Kennwort ändern

Haben Sie Ihr Kennwort vergessen?
Kein Problem! Wenden Sie sich einfach an das Support & Service Team
und Ihnen wird ein neues Kennwort per E-Mail zugesandt.

 

 

Nach erfolgreichem Login erscheint der Startbildschirm mit den folgenden Bereichen:

• Informationen wie Benutzername, Profil-Art und Name der Einrichtung
• Die Navigationsleiste/Menüführung
• Übersicht Bestellvolumen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen (Offene/Verworfene Bestellungen)

Bild 4: Übersicht Startseite – HBS|center

                                                                                                                                                                      

2. Navigationsleiste

Über die Navigationsleiste auf der linken Seite, können Sie auf alle für Ihr Profil verfügbaren Menüpunkte per Mausklick zugreifen.

Tipp 1: bei jeder angezeigten Tabelle, können Sie mit Klick auf das gelbe Tabellensymbol             einstellen, wie vielen Zeilen pro Seite angezeigt werden sollen. Klicken Sie dazu auf das Symbol und geben in das Zahlenfeld den gewünschten Wert ein oder verändern Sie die Zeilenzahl mittels der Pfeiltasten. Die Werte werden automatisch gespeichert.

Bild 5: Tabellenleiste

Um zwischen den Seiten zu wechseln, klicken Sie auf die Seitenzahlen bzw. Pfeiltasten auf der rechten Seite.

Tipp 2: Grundsätzlich können Sie in allen Listen bzw. Tabellen die Sortierung ändern, indem Sie auf die Spaltenbezeichnung (Lieferantenname, Bestellnummer etc.) klicken:

Klick 1: aufsteigende Sortierung;

Klick 2: absteigende Sortierung;

Klick 3: ursprüngliche Sortierung.

Tipp 3:  Mit Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie zu deren Detailansicht.

2.1. News

In diesem Bereich erhalten Sie wichtige Informationen rund um das HBS|center von uns (Feiertagsdienst, Wartungsarbeiten etc.) und/oder vom angebundenen Bestellempfänger.

2.2. Stammdaten

2.2.1. Bestellformular

Das Bestellformular (1) dient zur offline Übertragung (Mail/Fax) von Bestellungen an noch nicht angebundenen Bestellempfänger und als Kontrollmedium zur online Übergabe (EDI) der Bestellung, an angebundene Bestellempfänger.

Bild 6: Bestellformulare im HBS|center

Schritt 1:

Klicken Sie unter Stammdaten auf Bestellformular, um in den Bearbeitungsbereich zu gelangen.

Schritt 2:

Um das gewünschte Formular zu bearbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten: Doppelklick auf die Zeile oder Markieren der Zeile mit einem Mausklick und anschließend Klick auf Formular bearbeiten.

Tipp: Das gleiche Prinzip gilt an allen Stellen, wo Einträge in Listenform angezeigt werden.

Schritt 3:

Nehmen Sie nun in den einzelnen Registerkarten die gewünschten Eintragungen bzw. Änderungen vor und speichern Sie diese immer mit einem Klick auf den Button „Speichern“ – dieser ändert daraufhin seine Farbe komplett in grün. Die Registerkarten in der oberen Reihe besitzen jeweils verschiedene Unter-Registerkarten.

Tipp: Wo sich der Bereich der aktuell geöffneten Registerkarte auf dem Formular befindet, wird auf dem Vorschau-Formular, auf der rechten Seite, durch eine rote Markierung angezeigt.

Bild 7: Vorschau-Formular

Unter dem Reiter Diverses können Sie über das Abhaken der gewünschten Bereiche einstellen, ob und wo führende Nullen gekürzt werden sollen.

Bild 8: Ansicht Bearbeitung Formular - Diverses

Außerdem können Sie bestimmen, ob bei den Bestellpositionen Kostenstellen und/oder interne Materialnummern mitgedruckt werden sollen.

Bild 9: Einstellungen Bestellformular – Positionen

2.2.2. Artikelkatalog

Der Artikelkatalog (1) generiert sich automatisiert aufgrund der Bestellungen für angebundene Bestellempfängern.

Bild 10: Ansicht/Navigation - Artikelkatalog

Über die Funktionalitäten Katalog anzeigen und Artikelkatalog Download (txt) können Sie sich alle Artikel zum jeweiligen Lieferanten anzeigen lassen oder als Text-Datei downloaden..

2.2.3. Lieferantenliste

Die Lieferantenliste (1) generiert sich automatisiert aufgrund der eingehenden Bestellungen.

Bild 11: Lieferantenliste Navigation

Eine Zuordnung zu Ihrem Kreditor erfolgt aus statistischen Zwecken durch das Support & Service Team zu einem Pagero Kreditor..

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich eine Liste mit ungültigen bzw. fehlenden Faxnummern (1) ihrer Kreditoren anzeigen zu lassen. Klicken Sie dafür auf das gewünschte Dateiformat (html, pdf, xml).

Bild 12: Ungültige Faxnummern

2.3. eProcurement

2.3.1. Bestellmonitor

2.3.1.1. Suche

Im Bereich eProcurement (1) - Bestellmonitor (2) bietet die Suchmaske Ihnen die Möglichkeit Ihre Bestellungen nach diversen Kriterien (3) aufzurufen.

Jede Suche wird mit einem Klick auf Suche starten ausgelöst.

Bild 13: Bestellmonitor

 

Suchmöglichkeiten (3):

1. Suche nach vorgegebenen Parametern

Über die Suche lassen sich die Bestellungen nach vorgegebenen Parametern (Lieferant, Status, Zeiträume) durchsuchen. Wählen Sie hierfür den gewünschten Eintrag im entsprechenden Feld über das Anklicken der orangefarbenen Schaltfläche (Dropdown-Liste) aus.

1. Freie Suche

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit in den Feldern Bestellnummer und Infotext nach frei wählbaren Einträgen zu suchen.

1. Suche nach Datum

In den beiden Feldern Von bzw. Bis, lassen sich Datum und Uhrzeit frei eingeben. Ein beliebiges Datum kann auch über einen Klick auf das Kalendersymbol neben dem Feld ausgewählt werden.

1. Suche zurücksetzen

Mit einem Klick auf Suche zurücksetzen werden die Einträge in allen Suchfeldern gelöscht bzw. auf die Standardeinstellung (heute) zurückgesetzt. Jede Bestellung wird mit Lieferantenname, Bestellnummer, Datum und Uhrzeit, Status sowie Infotext angezeigt. Das Statusfeld zeigt den Übermittlungsstatus der Bestellung in Ampelform (4). Alle Bestellungen werden nach folgendem Status sortiert:

ROT: Verworfen
Die Bestellung konnte nicht zugestellt werden
Mögliche Ursachen: Ungültige Faxnummer, Faxgerät des Bestellempfängers nicht erreichbar, etc.

GELB: In Bearbeitung

Die Bestellung wird aktuell verarbeitet

Ausnahme: Infotext – Bestellung von HBS weitergeleitet (Mail) à Bestellempfänger muss noch die Lesebestätigung zurückmelden

GRÜN: Zugestellt            
Bestellung wurde erfolgreich weitergeleitet

Bild 14: Statusampeln

WICHTIG!

Hat eine Bestellung den Status Rot (=Verworfen), so ist eine Reaktion Ihrerseits erforderlich,
z.B. Korrektur der Faxnummer und erneutes Versenden der Bestellung.

 

Erneut senden (5) / Status ändern (6): Siehe 2.3.1.4.

2.3.1.2. Symbole

Geht man mit der Maus über das Symbol, erscheint eine Beschreibung des Symbols.

Zeichenerklärung:

	Diese Bestellung hat Positionstexte
	Diese Bestellung enthält Artikel, die nicht im Materialstamm angelegt sind
	Diese Bestellung enthält Fehler (fehlende Artikelnummer etc.)
	Diese Bestellung hat Duplikate
	Diese Bestellung ist ein Duplikat

 Bild 15: Symbole

2.3.1.3. Details

Auf die Detailseite einer Bestellung gelangt man entweder mit einem Doppelklick auf den Eintrag oder durch Klick auf Details bei markierter Zeile..

Bild 16: Bestelldetails

Dort können alle verfügbaren Informationen zu der Bestellung über die einzelnen Registerkarten (Bestellkopf, Positionen etc.) eingesehen werden. So finden Sie unter Dokumente auch Eingangs- und Ausgangsdaten sowie das Bestellformular.

 

2.3.1.4. Erneut Senden /Statusänderung

Sollte bei der Weiterleitung Ihrer Bestellung ein Fehler aufgetreten sein, springt die Statusanzeige der Bestellung auf ROT und der Sachbearbeiter, welcher die Bestellung versendet hat, erhält per E-Mail (sofern eingestellt) eine Benachrichtigung, über die verworfene Bestellung mit Angabe des Grundes. Eine Aktion Ihrerseits ist nun erforderlich:

1. Sie haben die Möglichkeiten, eine Bestellung im HBS|center erneut zu versenden:

Setzen Sie den Haken (1) vor der fehlerhaften Bestellung und klicken Sie den Button Erneut senden (2).

Bild 17: Bestellung erneut senden

Im nächsten Fenster können Sie nun die Zielfaxnummer einmalig korrigieren und die Bestellung über den Button Erneut senden an die Industrie weiterleiten.

Bild 18: Faxnummer anpassen

Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie die Bestellung erneut versenden möchten, klicken Sie bitte auf OK. Bitte beachten Sie, dass eine Korrektur der Lieferantenstammdaten (Faxnummer) zusätzlich in Ihrer Materialwirtschaft erfolgen muss, um diesen Fehler bei einer weiteren Bestellung nicht erneut zu erhalten.

1. Sie haben die Möglichkeit, den Übermittlungsstatus einer Bestellung manuell zu ändern, sofern der aktuelle Status ROT (=VERWORFEN) ist.

Setzen Sie dazu den Haken vor der entsprechenden Bestellung und betätigen den Button Status ändern.

Bild 19: Status ändern

Im neuen Fenster können Sie im Dropdown Menü im oberen Feld den neuen Status auswählen:

Bild 20: Status ändern

Im Feld Infotext geben Sie bitte dazu einen Kommentar ein – dieser ist auch für das Support & Service Team und angebundenen Bestellempfänger sichtbar.

Bild 21: Mögliche Statusanzeigen

VERWORFEN: Der Status VERWORFEN dient dazu, die Statusampel eines Auftrags (zunächst) auf Rot stehen zu lassen, den Auftrag aber mit einem Kommentar (z.B. „morgen erneut senden“) zu versehen, sei es als Erinnerung oder Information für Sie und andere Plattformteilnehmer. Der Status bleibt veränderbar.

ZUGESTELLT: Sollte gewählt werden, wenn der Auftrag anderweitig (z.B. telefonisch) übermittelt wurde. (Kommentar z.B. „Telefonisch erledigt“). Der Auftrag wird in der Statistik berücksichtigt. Die Ampel wird grün (der Status ist nicht mehr veränderbar).

ABGESCHLOSSEN: Ist ein auf Fehler gelaufener Auftrag aus irgendeinem Grund hinfällig geworden und bedarf keiner Weiterleitung mehr, kann dieser mit dem Status ABGESCHLOSSEN versehen werden. Die Ampel wird grün (der Status ist nicht mehr veränderbar), der Auftrag geht jedoch nicht in die Statistik ein.

Anschließend mit Status ändern bestätigen.

2.4. Einstellung Kennwort

Unter Einstellungen/Kennwort ändern, können Sie das Kennwort Ihres HBS|center -Zugangs ändern, indem Sie in jedes der beiden Textfelder Ihr neues Kennwort eingeben und mit Klick auf Neues Kennwort setzen bestätigen.

Bild 22: Kennwort ändern

3. Abmeldung

Um das HBS|center zu verlassen bzw. um sich abzumelden, klicken Sie bitte auf das Symbol (orange umrandet) neben dem Wort ABMELDEN.

Bild 23: Abmelden

4. Support

Diese Kurzanleitung wird in regelmäßigen Abständen erweitert sowie an die neuen Funktionen des HBS|centers angepasst. Die jeweils aktuelle Version finden Sie unmittelbar nach dem Login zum Download. Falls Sie Fragen oder Anregungen zu dieser Anleitung haben, wenden Sie sich bitte an: