Hospitalshop – der Anforderungsprozess
Allgemeine Informationen zum Programm
2.1. Der Aufruf des Systems
2.2. Die Benutzer-Anmeldung
2.3. Die Startseite (Übersicht)
2.3.1. Die Kopfleiste
2.4. Funktionen
2.5. Die Navigationsleiste
Bedienung der Software
3.1. Die Suchfunktion
3.2. Das Anforderungen-Menü
3.2.1. Aufbau der Seite
3.2.2. Filterfunktionen
3.2.3. Die Blätterfunktion und die Veränderung der Zeilenanzahl pro Seite
3.2.4. Ansicht der Details einer Anforderung
3.2.5 Offene Anforderungen
3.3 Das Menü Hauskatalog
3.4 Das Menü Stationskatalog
3.5 Das Menü Hitlisten
3.6 Das Menü Warenkorb
3.7 Das Menü Auswertungen
3.8 Das Menü Budgets
3.9 Das Menü Reklamationen
3.10 Das Menü Schrankverwaltung
3.10.1 Batch-Warenkorb
3.10.2 Etiketten
3.10.3 Körbe
3.10.4 Lagerorte
3.10.5 Bestandsübersicht
3.11 Das Menü Produktetiketten
3.12 Das Menü Anfragen
3.12.1 Neue Anfrage
3.12.2 Übersicht

 

1. Hospitalshop – der Anforderungsprozess

Ein Stationsmitarbeiter füllt im Rahmen einer Bestellanforderung einen sogenannten „elektronischen Warenkorb“ mit auf seiner Station benötigten Artikeln und generiert aus dem Inhalt des Warenkorbes ebenfalls elektronisch eine „Offene Anforderung“.

Zur Artikelauswahl dienen sowohl die kostenstelleneigenen Stationskataloge (eine Auflistung der von der jeweiligen Kostenstelle häufig angeforderten Artikel) und der Hauskatalog (ein Abbild des Materialstammes aus dem Materialwirtschaftssystem).

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine sogenannte Freie Anforderung zu erfassen, in die eine freitextliche Artikelbezeichnung, optional die Artikelnummer sowie eine Mengenangabe eingetragen und die ebenfalls als „Offene Anforderung“ versendet wird.

Als „Anforderungs-Spezialfall“ gilt die Bestellanforderung per Barcode-Scanner, bei der die anzufordernden Artikel, die per Scan erfasst wurden, zusätzlich als offene Anforderung zur Anzeige in der Stationsanforderung kommen.

Im Rahmen der Integration mit einem Materialwirtschaftssystem werden die Anforderungen aus der Stationsanforderung von dazu autorisierten Mitarbeitern genehmigt und per Freigabe in die MAWI übertragen.

2. Allgemeine Informationen zum Programm

2.1. Der Aufruf des Systems

Der Aufruf erfolgt über einen Internetzugang durch die Eingabe der individuellen URL -Adresse.

Da viele Ansichten und Funktionen auf Benutzerebene explizit zugewiesen werden müssen, können die hier gezeigten Darstellungen und Beschreibungen von Ihrer Ansicht abweichen.

Hinweis: Die in diesem Handbuch gezeigte Darstellung der Software kann, von der Ihres Systems abweichen, da je nach Wunsch des Kunden individuelle Logos oder Konfigurationen zur Anzeige von Informationen in die Software eingebunden werden können.

2.2. Die Benutzer-Anmeldung

Bild 1: Anmeldefenster

Jeder autorisierte Benutzer des HBS|hospitalshop erhält einen Benutzernamen und ein Passwort.
Damit ist er in der Lage, sich im System anzumelden.

Wird ein falscher Benutzername, ein falsches oder kein Passwort eingegeben, erscheint die folgende Meldung:

Bild 2: Anmeldefehler

Nach der erfolgreichen Erstanmeldung wird jeder Benutzer dazu aufgefordert, für sich ein eigenes Passwort zu vergeben:

Bild 3: Aufforderung für neues Passwort

2.3. Die Startseite (Übersicht)

Bild 4: Startseite

Die Startseite wird innerhalb der Software Übersicht genannt und zeigt die verschiedenen Programmbereiche (Menüs), die dem Benutzer aufgrund seiner Berechtigungen zur Verfügung stehen. Dabei erscheinen die Menüs im mittleren Bereich der Ansicht (im Bild umrandet). Alle Menüs werden zusätzlich nochmals in Form einer Navigationsleiste im linken Bereich der Ansicht angezeigt (im Bild ebenfalls umrandet). Hierzu beachten Sie auch bitte den Punkt 2.5).

2.3.1. Die Kopfleiste

Die Übersicht enthält – wie jedes andere Menü auch – eine Kopfleiste, die die folgenden Informationen enthält:

Bild 5: Kopfleiste

1. Name der Software (links) (ggf. durch ein individuelles Unternehmenslogo ersetzt)
2. Die eigenen Anmeldeinformationen wie Benutzername und Anfordernde Stelle (rechts).
   Dabei stellt die vorgeblendete Stelle das Haus (in seiner Kurzbezeichnung) sowie die
   (Kosten-) Stelle dar, auf der der jeweilige Benutzer hauptsächlich arbeitet.
3. Sofern der Benutzer mehreren Kostenstellen zugeordnet ist, für die er Bestellanforderungen generieren darf, kann er mittels des im folgenden Bild gezeigten Pop-Up-Menüs die Kostenstelle auswählen, für die er eine Anforderung erstellen möchte (im folgenden Bild mittig markiert). Das Pop-Up-Menü können Sie über die Lupe ( ) neben der Kostenstelle aufrufen.

Bild 5: Kostenstelle auswählen

1. Abmelden: Ein Benutzer kann sich über den Button „Abmelden“ ( ) jederzeit vom System abmelden. Dabei bleiben seine Artikel, die er bereits in den Warenkorb gelegt hat, gespeichert
   ().
2. Warenkorb: Für einen schnellen Wechsel zum Menü Warenkorb existiert ein weiterer Button in der Kopfzeile (im folgenden Bild rechts markiert)
   

2.4. Funktionen

Unterhalb der Kopfleiste befindet sich in jedem Menü ein Bereich, in dem jeweils Buttons abgebildet werden, die Aktionen auslösen. Beispielsweise die Übernahme von Artikeln in den Warenkorb oder die Erstellung von Anforderungen. Zudem befindet sich in diesem Bereich jeweils ein Button mit der Aufschrift zurück, mit dem man in die Übersicht zurückwechseln kann. Am Beispiel des Warenkorbs stellt sich dies folgendermaßen dar:

Bild 6: Darstellung der Buttons

 

2.5. Die Navigationsleiste

Darüber hinaus enthält jedes Menü eine sogenannte Navigationsleiste, über die eine direkte
Navigation zwischen den einzelnen Menüs ermöglicht wird (ohne zwischendurch über den Zurück-Button in die Übersicht wechseln zu müssen).

Bild 7: Navigationsleiste ausblenden

Wichtig! Die Navigationsleiste lässt sich über den obersten Aktenreiter aus- und wieder einblenden. Dies kann von Nutzen sein, wenn Ihr Monitor nicht das gesamte Bild anzeigen kann. So lässt sich die Leiste über das im vorangegangenen und folgenden Bild markierte Zeichen ausblenden (bei einem Wechsel des Menüs wird die Navigationsleiste automatisch wieder eingeblendet):

Bild 8: Navigationsleiste einblenden

3. Bedienung der Software

3.1. Die Suchfunktion

Mit der Suchfunktion können Sie Katalogartikel schnell suchen und finden. Sie befindet sich über den einzelnen Navigationspunkten der Navigationsleiste.

 

Bild 9: Suchfunktion

Um zu suchen, geben Sie einfach die Artikelbezeichnung, die Artikelnummer oder die Artikelnummer des Lieferanten in das Suchfeld ein und bestätigen mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur. Die Ergebnisse werden im Programmbereich Suchergebnisse angezeigt.

Bild 10: Suchergebnisse

Sie können direkt aus den Suchergebnissen Artikel in den Warenkorb legen, indem Sie bei dem gewünschten Artikel die benötigte Menge in das dafür vorgesehene Textfeld eintragen und anschließend auf das Einkaufswagen-Symbol klicken. Daraufhin erscheint Ihre Bestellung im Warenkorb.

Bild 11: Bestellung im Warenkorb

 

3.2. Das Anforderungen-Menü

Vom Zeitpunkt Ihrer Erstellung an durchläuft jede Anforderung einen im jeweiligen Krankenhaus festgelegten Genehmigungs- und Freigabeprozess. Bevor also eine Anforderung das Materialwirtschaftssystem erreicht, wird sie durch dafür autorisierte Mitarbeiter kontrolliert, ggf. bearbeitet, genehmigt oder abgelehnt.

Im Falle einer Genehmigung wird die Anforderung an die Materialwirtschaft übergeben. Dabei steht es den Einkaufsmitarbeitern frei, die angeforderten Artikel in der Webapplikation zu kontrollieren, bevor sie freigegeben werden.

Sowohl die Genehmigung als auch die Freigabe kann auch dem anfordernden Personal überlassen werden, falls sich die Einkaufsmitarbeiter auf die Arbeit in der Materialwirtschaft beschränken möchten.

Die genannten Tätigkeiten finden im Menü Anforderungen statt, in dem alle Anforderungen nach ihrer Erstellung zunächst mit dem Status neu angezeigt werden.

Dabei werden sie in chronologischer Reihenfolge geordnet: Die neuesten Anforderungen stehen immer ganz oben in der Liste.

Nach Aufruf des entsprechenden Menüs erscheint die folgende Ansicht:

Bild 12: Anforderungen

3.2.1. Aufbau der Seite

Der Aufbau des Menüs „Anforderungen“ besteht pro Anforderung aus den folgenden Informationen:

1. Anforderungs-ID (eine vom System vergebene Kennzahl)
2. Bildliche Kennzeichnung; freie Anforderung (), Arzneimittel-Anforderung (), Scanner-Anforderung (), Anforderung aus der Schrankversorgung (), Konsignationsartikel () und Anforderung aus der Falldokumentation .
3. Text-Link mit Hilfe dessen man die Details einer Anforderung einsehen kann
4. Name des anfordernden Mitarbeiters
5. Bezeichnung des anfordernden Hauses/der anfordernden Kostenstelle
6. Bezeichnung des Lieferanten (bei lieferantenbezogener Trennung von Anforderungen) bzw. Anzeige der Anzahl von Lieferanten, auf die sich eine Anforderung bezieht
7. Aktueller Anforderungs-Status (Status-Text)
8. Aktueller Übertragungs-Status (Ampelfunktion)
9. Datum/Uhrzeit der Anforderung
10. Anzahl der Anforderungspositionen pro Anforderung
11. Wert der jeweiligen Anforderungsposition

Hinweis: Ein Mitarbeiter kann nur Anforderungen der Kostenstellen einsehen, denen er selbst zugeordnet ist!

3.2.2. Filterfunktionen

Im Rahmen der Filterfunktionen bietet das Programm auch in diesem Menü verschiedene Optionen an:

1. Suche nach dem Namen des anfordernden Mitarbeiters (Besteller)
2. Suche nach einem bestimmten Anforderungsstatus (neu, genehmigt, abgelehnt, freigegeben, storniert, in Freigabe, übermittelt, geändert)
3. Suche nach dem Haus, aus dem die Anforderung stammt (für Krankenhaus-Verbünde mit mehreren Einrichtungen)
4. Suche nach dem Lieferanten
5. Suche nach dem Anforderungs-Datum (z.B. 30.01.2019)
6. Suche nach der (Anforderungs)-Art (Normale, Freie Anforderung, Via Scanner, Arzneimittel, Schrankverwaltung, Nacherfassung, Eilbestellung)
7. Suche nach der (anfordernden) Kostenstelle
8. Suche nach bestimmten Artikel-Kennzeichen
9. Suche nach der (Anforderungs-)-ID
10. Suche nach der Kostenstellen-Nr.
11. Suche nach der Anforderungs-Nummer
12. Suche nach Artikel-Nummer
13. Suche nach Lieferanten-Artikel-Nummer
14. Suche nach Artikelbezeichnung
15. Suche nach verschiedenen Zeiträumen

Um zu der Ansicht ohne Filter zurückzukehren klicken Sie bitte auf Zurücksetzen und dann Suche.

3.2.3. Die Blätterfunktion und die Veränderung der Zeilenanzahl pro Seite

Rechts unten befindet sich in jeder Maske eine Blätterfunktion, mit der Sie zwischen den Seiten der Anforderungslisten hin- und her blättern und auch mit einem Klick die erste bzw. letzte Seite aufrufen können. Zusätzlich wird die Anzahl der insgesamt vorhandenen Anforderungen angezeigt.

Links unten befindet sich in jeder Maske eine Einstellungsmöglichkeit, die Anzahl der Zeilen pro Seite nach Belieben festzulegen. Dazu tragen Sie nur die gewünschte Anzahl der Zeilen ein und bestätigen mit der Enter-Taste auf der Tastatur.

Bild 13: Die Blätterfunktion

Hinweis: Die Einstellung der Zeilenanzahl wird für jeden Benutzer dauerhaft (auch über seine Abmeldung vom System hinaus) gespeichert, bis er dahingehend eine neue Einstellung vornimmt.

3.2.4. Ansicht der Details einer Anforderung

Über den Textlink Details können Sie sich die einzelnen Positionen einer Anforderung inkl. weiterer Informationen ansehen.

Bild 14: Aufrufen der Details

Bild 15: Detailansicht

In den Anforderungsdetails finden auch die weiterführenden Tätigkeiten wie die Sicht auf die Anforderungs-Historie, das Stornieren, die Genehmigung, die Ablehnung, die Bearbeitung und die Freigabe einer Anforderung statt. Zusätzlich können Sie die Bestellung ausdrucken und Ihre Nachrichten beifügen, die andere Benutzer, die diese Bestellung verarbeiten, einsehen können.

Die Funktionen werden im folgenden Unterkapitel näher beschrieben.

3.2.4.1. Die Historie einer Anforderung einsehen

In der Anforderungshistorie werden alle Statusänderungen inkl. des jeweils dazugehörigen Änderungsdatums sowie des Mitarbeiters angezeigt, der die Änderung durchgeführt hat.

Somit haben alle an einer Anforderung beteiligten Mitarbeiter die volle Kontrolle über den „Werdegang“ einer Anforderung.

Über den Button Historie in den Anforderungs-Details gelangen Sie in die folgende Ansicht.

Hier das Beispiel einer genehmigten und freigegebenen Anforderung (ohne Kommentare):

Bild 16: Genehmigte und freigegebene Anforderung

Und hier das Beispiel einer abgelehnten Anforderung:

Bild 17: Anforderungsdetails

Bild 17: Zur Anforderung gehörende Historie

Hinweis: Eine Ablehnung kann grundsätzlich nur mit einem Kommentar erfolgen, in dem die Ablehnung begründet wird!

3.2.4.2. Die Genehmigung von Anforderungen

Die vom Krankenhaus ausersehenen Mitarbeiter, die für die Genehmigung beziehungsweise Ablehnung von Anforderungen zuständig sind, finden die beiden Buttons, die für die entsprechende Statusänderung sorgen, in den jeweiligen Details der Anforderung.

Bild 18: Genehmigung einer Anforderung

Hinweis: Jeder Mitarbeiter darf hierbei nur die Anforderungen von den Kostenstellen sehen und bearbeiten, denen er selbst zugeordnet ist.

Im Falle der Genehmigung klicken Sie somit mit der linken Maustaste auf den Button Genehmigen. Damit erhalten Sie die folgende Ansicht:

Bild 19: Der Button Genehmigen

Um zu „bekräftigen“, dass Sie die Anforderung tatsächlich genehmigen möchten (und sich nicht versehentlich „verklickt“ haben, weil Sie diese eigentlich ablehnen wollten), werden Sie hier aufgefordert, Ihre Entscheidung nochmals zu bestätigen. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Button. Wenn Sie möchten, können Sie vorweg einen Kommentar zu Ihrer Genehmigung eingeben, dies ist jedoch nicht zwingend notwendig!

Als Ergebnis Ihrer Bestätigung wechselt der Status der bearbeiteten Anforderung von neu auf
genehmigt:

Bild 20: Genehmigte Anforderung

3.2.4.3. Die Bearbeitung von Anforderungsinhalten

Für den Fall, dass eine Anforderung nur teilweise genehmigt werden kann (also Artikel oder Mengeneingaben enthält, die nicht wie angefordert genehmigt werden können), kann diese durch Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind, bearbeitet werden.

Im folgenden Beispiel hat sich der anfordernde Mitarbeiter z.B. bei der Mengenangabe für den Artikel „Sprechventil…302“ vertippt und hat statt 3 (Stück) lediglich 1 Stück angefordert. Nach Rücksprache mit dem Anforderer kann diese Eingabe korrigiert werden.

Hierzu kann in den Details einer Anforderung der Button Bearbeiten genutzt werden:

Bild 21: Bearbeitung einer Anforderung

Daraufhin werden die zu bearbeitenden Artikel im Menü Warenkorb angezeigt, wo die Funktionalitäten des Löschens von Artikeln sowie der Mengenänderungen zur Verfügung stehen. Zudem werden Sie über einen Hinweis darüber informiert, welche ursprüngliche Anforderungsnummer Sie gerade bearbeiten.

Sollten Sie einmal versehentlich in den Bearbeitungsmodus gelangt sein, lässt sich dieser über den Button Bearbeitung abbrechen ()wieder beenden.

Bild 22: Abbrechen der Bearbeitung einer Anforderung

In unserem Beispiel kann nun die falsche Mengenangabe auf z.B. 3 Stück korrigiert werden.

Bild 23: Korrektur einer Anforderung

Geänderte Anforderungen werden erneut erstellt und erhalten wieder den Status neu. In der nächsten Darstellung sehen Sie eine ursprüngliche Anforderung im Status „geändert“ (bleibt für spätere Rückfragen der Anforderer sowie für Auswertungen bestehen) und eine durch die Bearbeitung entstandene neue Anforderung.

Bild 24: Korrektur einer Anforderung

In den Anforderungs-Details ist die Veränderung klar nachvollziehbar. Zudem verweist die genehmigte Anforderung in ihrer Historie nochmals auf die ursprüngliche:

Bild 25: Historie der Anforderung

3.2.4.3.1 Zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten von freien Anforderungen

Freie Anforderungen enthalten häufig nicht alle erforderlichen Daten, um daraus eine Direktbestellung generieren zu können oder sie enthalten u.U. Informationen, mit denen der Lieferant nichts anfangen kann.

Somit können die freien Anforderungen hinsichtlich aller Datenfelder manuell nachbearbeitet werden:

Bild 26: Freie Anforderung

3.2.4.4. Die Ablehnung von Anforderungen

Das Ablehnen einer Anforderung funktioniert auf einem ähnlichen Weg wie eine Genehmigung, wobei der wesentliche Unterschied darin besteht, dass eine Ablehnung nur in Zusammenhang mit einer Begründung durchgeführt werden kann.

Bild 27: Anforderung ablehnen

Bild 28: Begründung für Ablehnung

3.2.4.5 Die Freigabe von Anforderungen

Mittels einer Freigabe wird die Anforderung in das Materialwirtschaftssystem übermittelt, wo daraufhin von den Einkaufsmitarbeitern entschieden werden kann, welche Artikel vom Lager ausgeliefert werden können und welche neu bestellt werden müssen. Die Freigabe einer Anforderung kann nur erfolgen, wenn sie zuvor genehmigt wurde oder mit der Freigabe die inhaltliche Genehmigung vorausgesetzt wird.

3.2.4.5.1 Freigabe einzelner Anforderungen

Am Beispiel der unter Punkt 3.2.2 genehmigten Anforderung erscheint in den Details der Anforderung der Button Freigeben, den Sie mit der linken Maustaste betätigen. Und auch hier müssen Sie den Vorgang noch einmal bestätigen (allerdings ohne einen Kommentar eingeben zu müssen):

Bild 29: Freigabe einzelner Anforderungen

Sobald die Anforderung auf der Pagero HBS-Plattform angekommen ist – von der aus sie an das Materialwirtschaftssystem weitergeleitet wird – wechselt der Status der Anforderung auf den Status gesendet. Somit wurde bestätigt, dass die Anforderung in der Materialwirtschaft angekommen ist.

Bild 30: Gesendete Anforderung

3.2.4.5.2 Die gleichzeitige Freigabe mehrerer Anforderungen

Neue und bereits genehmigte Anforderungen können über eine Funktion im Stapel freigegeben werden, so dass nicht unbedingt jede Anforderung geöffnet werden muss, bevor sie freigegeben werden kann.

Zur Freigabe mehrerer Anforderungen markieren Sie bitte die Checkboxen vor den Anforderungen und klicken mit der linken Maustaste auf den Button Ausgewählte freigeben:

Bild 31: Gleichzeitige Freigabe mehrerer Anforderungen

Daraufhin ändert sich der Anforderungs-Status zunächst auf freigegeben und dann auf gesendet. Durch eine Statusmeldung im unteren Bereich der Maske werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass die ausgewählten Anforderungen freigegeben wurden.

Bild 32: Freigegebene Anforderungen

Gleichzeitig werden die Checkboxen vor den freigegebenen Anforderungen gelöscht.

Die Ampelfunktion sollte nach ein paar Sekunden „grünes Licht“ anzeigen.

Bild 32: Grüner Status der Anforderung

Hinweis: Die gleichzeitige Freigabe mehrerer Anforderungen enthält KEINE Bestätigungsabfrage und sollte somit nur mit äußerster Sorgfalt genutzt werden.

Da es sich bei dem Pagero HBS|hospitalshop um eine Internet-Anwendung handelt, muss darauf geachtet werden, dass die Markierung der Checkboxen nur unmittelbar vor Freigabe erfolgen sollte. Markierungen von Anforderungen können nicht gespeichert werden, sofern danach z.B. in die Details derselben oder einer anderen Anforderung gewechselt wird!

3.2.4.5.3 Freigabe-Variante: Direktfreigabe aus dem Warenkorb

Hierbei handelt es sich um einen speziellen Genehmigungs- und Freigabe-Ablauf, bei dem die Anforderungsdaten von einem Stationsmitarbeiter im Warenkorb zusammengestellt werden und diese, bevor sie an das Materialwirtschaftssystem gesendet werden, von einem Vorgesetzten noch im Warenkorb genehmigt bzw. freigegeben werden. Diese Vorgehensweise ist insbesondere für Stationen geeignet, die mit einem einheitlichen Stations-Benutzer arbeiten möchten und bei denen nur der genannte Vorgesetzte persönliche Anmeldedaten (die ihn zur Direkt-Freigabe berechtigen) zugewiesen bekommt.

Das Prozedere kann entweder so ablaufen, dass die anfordernde Person den jeweiligen „Genehmiger“ nach Zusammenstellung der Anforderungsdaten direkt dazu holt, damit dieser die Freigabe (und eventuelle Korrektur) aus dem Warenkorb durchführen kann. Alternativ dazu kann sich der Genehmiger u. Freigeber zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Stations-Benutzer anmelden und dann die Freigabe durchführen.

3.2.4.5.3.1 Die Korrektur von Anforderungsdaten durch den Freigeber

Aufgrund seiner Anmeldung mit dem einheitlichen Stations-Benutzer hat der Genehmiger u. Freigeber über den Warenkorb die Möglichkeit, auf die zuletzt zusammengestellten Anforderungsdaten seiner Station zuzugreifen:

Bild 33: Anforderungsansicht der Station

Hier hat er alle Bearbeitungsmöglichkeiten, die zuvor auch der anfordernden Person zur Verfügung gestanden haben (Einzelheiten dazu entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.1.5):

1. Hinzufügen weiterer Artikel durch den direkten Wechsel in Stations- oder Hauskatalog
2. Löschen von Artikeln über das Löschkennzeichen
3. Änderung der ursprünglichen Mengenangaben in dem dazugehörigen Eingabefeld
4. Vollständige Leerung des Warenkorb-Inhaltes inkl. der Erstellung einer neuen Anforderung

Hinweis: Bei Änderungen innerhalb des Warenkorbes sollte anschließend immer der Button Aktualisieren gedrückt werden, damit die Änderungen gespeichert werden.

3.2.4.5.3.2 Die Direktfreigabe

Sobald die eventuell notwendigen Korrekturen durch den Genehmiger u. Freigeber durchgeführt sind, kann die Anforderung freigegeben werden. Mittels der Freigabe wird die Anforderung in das Materialwirtschaftssystem übermittelt, woraufhin von den Einkaufsmitarbeitern entschieden werden kann, welche Artikel vom Lager ausgeliefert werden können und welche neu bestellt werden müssen.

Die Freigabe erfolgt über den Button Direktfreigabe…

Bild 34: Direktfreigabe

…und hat in der Ansicht zur Folge, dass der Benutzer, der den entsprechenden Button gedrückt hat, aufgefordert wird, seine Benutzerdaten einzugeben:

Bild 35: Direktfreigabe über Eingabe der Benutzerdaten

Hinweis: Die Benutzerdaten der Genehmiger u. Freigeber werden ausschließlich den zur Freigabe ausersehenen Personen zur Verfügung gestellt und im Rahmen der Direktfreigabe vom System überprüft!

Versucht ein Mitarbeiter, der die entsprechende Berechtigung nicht besitzt, die Direktfreigabe mit seinen Benutzerdaten durchzuführen, wird er von Seiten des Systems darauf aufmerksam gemacht, dass seine eigene Berechtigung dazu nicht ausreicht:

„Berechtigung nicht ausreichend.“

Bild 36: Nicht ausreichende Berechtigung für Direktfreigabe

Für den Fall, dass ein Anwender versehentlich auf den Button Direktfreigabe drückt, kann die Aktion der Freigabe wieder abgebrochen werden, bevor die Benutzerdaten eingegeben werden.

Bild 37: Abbruch der Direktfreigabe

Im Falle einer beabsichtigten Freigabe muss der Genehmiger u. Freigeber nach Eingabe seiner Benutzerdaten den Vorgang bestätigen:

Bild 38: Bestätigung der Direktfreigabe

Durch die Bestätigung wird die Übertragung der Daten an die Materialwirtschaft ausgelöst. Sind die Daten angekommen, werden Sie mit dem Status „Anforderung wurde gesendet“ darauf aufmerksam gemacht.

Sollte es während der Versendung zu Fehlern kommen, wird der für Sie sichtbare Sendevorgang nach ca. 30 Sekunden abgebrochen und der Fehler anhand einer Statusmeldung („Anforderung konnte bisher nicht versendet werden. Bitte melden Sie sich bei unserem Customer Care unter der Tel. Nr. +49 (0) 208 6798-0001“) angezeigt:

Hinweis: Ihre Anforderung geht aufgrund des angezeigten Zustandes nicht verloren, sondern das System wiederholt die Versendung im Hintergrund permanent. Für Sie bietet der Abbruch der Darstellung des Sendevorganges jedoch die Möglichkeit, während der Fehlerbehebung im Programm weiterzuarbeiten, so dass Sie nicht gezwungen sind, unnötig zu warten.

Der Vorgang der Übertragung einer Anforderung wird in der Regel nicht länger als 30 Sek. Zeit in Anspruch nehmen. Sollte dieser Vorgang jedoch einmal länger als 1 Minute dauern, wenden Sie sich bitte an die Pagero GmbH..

3.2.4.5.3.3 Freigabe-Variante: Berücksichtigung von Freigabegrenzen

Hierbei handelt es sich um einen Sonderfall des Freigabe-Ablaufes, bei dem die Artikelpreise und die damit verbundenen Anforderungssummen eine maßgebliche Rolle spielen. Freigabegrenzen können bei jeglicher Form der Freigabe einzelner Anforderungen genutzt werden.

Die Berechtigung, Anforderungen freizugeben, ermöglicht optional die Festlegung eines Höchstbetrages (Freigabegrenze), bis zu den Anforderungen durch den jeweiligen Genehmiger und Freigeber freigegeben werden dürfen.

Im folgenden Beispiel darf der Benutzer lediglich Anforderungen bis zu einem Wert von 200€ freigeben. Übersteigt der Anforderungswert diese Summe, kann die Anforderung nur durch einen weiteren Genehmiger u. Freigeber (mit entsprechend höherer oder keiner Freigabegrenze) freigegeben werden.

Bild 39: Freigabegrenze

Die Gesamtsumme der gezeigten Anforderung beläuft sich auf 550€. Im Rahmen der Freigabe durch einen Benutzer mit einer Freigabegrenze von 200€ erhält dieser den Hinweis: Fehler: Keine Berechtigung für Genehmigung.

3.2.5 Offene Anforderungen

Bestellungen die genehmigt bzw. freigegeben und somit versendet wurden, werden im Menü Offene Anforderungen aufgeführt.

Bild 40: Offene Anforderungen

Die Ampel in der Tabelle zeigt den Status der Bestellung an. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Offen (rot): Die Bestellung ist noch nicht eingegangen. Der Status offen wird angezeigt, wenn eine Bestellung noch nicht eingetroffen ist
• Vollständig (grün): Die Bestellung ist vollständig eingetroffen. Die freigegebenen Wareneingänge wurden an die Lagerverwaltung gesendet. Die Bestellung taucht dort in dem Menü Auffüllungen
• Teilweise oder unvollständig (gelb): Die Bestellung ist teilweise geliefert oder unvollständig beliefert worden.

Details der offenen Anforderung

In die Details einer offenen Anforderung gelangen Sie, indem Sie bei der jeweiligen Bestellung auf Details klicken.

Bild 41: Details der offenen Anforderungen

3.3 Das Menü Hauskatalog

Im Hauskatalog finden Sie alle dem Haus zugeordneten Artikel, die Sie bestellen können. Der Hauskatalog ist ein Abbild des Materialstammes aus dem Materialwirtschaftssystem, in dem Sie die Artikel mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Lieferanten-Artikelnummer und dem Preis angezeigt bekommen. (Die dargestellten Informationen in den Spalten können je nach Konfiguration variieren)

Bild 42: Übersicht Hauskatalog

Auch hier haben Sie, wie in den meisten Menüs, die Möglichkeit der Suche und Sortierung. Sie können nach der Artikelnummer, der Artikelbezeichnung, dem Lieferanten, der Lieferanten-Artikelnummer und nach Kennzeichen suchen. Bei der Sortierung können Sie noch zusätzlich die Kombination ´Lieferant und Artikelbezeichnung´ und Preis auswählen.

Bild 43: Bestellung aus dem Hauskatalog

Um einen Artikel direkt aus dem Hauskatalog zu bestellen, tragen Sie die gewünschte Menge in das Textfeld ein und klicken anschließend auf das Warenkorb-Symbol rechts. Kurz darauf erscheint der Artikel oben rechts in Ihrem Warenkorb. Über den Button Alle hinzufügen können Sie alle Artikel aus dem Hauskatalog, für die Sie eine Menge eingetragen haben, in den Warenkorb legen.

Auch diese Artikel erscheinen kurz darauf oben rechts in Ihrem Warenkorb.

Bild 44: Freie Eingabe im Menü Hauskatalog

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit über den Button Freie Eingabe einen Artikel, der nicht im Hauskatalog vorhanden ist, in den Warenkorb zu legen. Hierzu tragen Sie die Artikelnummer und Bezeichnung ein, wählen den Lieferanten aus dem Dropdown-Menü, tragen die gewünschte Menge ein und klicken anschließend auf das Warenkorbsymbol.

3.4 Das Menü Stationskatalog

Im Stationskatalog finden Sie alle Artikel, die Ihrer Station zugeordnet sind und die Sie bestellen können. Dabei handelt es sich um eine Auflistung der von der jeweiligen Kostenstelle häufig angeforderten Artikel. Die Artikel werden hier mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Lieferanten-Artikelnummer und dem Preis angezeigt.

Bild 45: Menü Stationskatalog

Für die Suche im Stationskatalog stehen Ihnen die Felder Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Lieferant, Lieferanten-Artikel-Nummer und die Auswahl des Teilsortiments zur Verfügung.
Bei der Sortierung können Sie noch zusätzlich die Kombinationen ´Lieferant und Lieferanten-Artikel-Nummer´, ´Lieferant und Artikelbezeichnung´ und Preis auswählen. Weiterhin kann die Suche auf Teilsortiment-Gruppen bzw. Artikelkennzeichen eingegrenzt werden.

Bild 46: Warenkorb im Stationskatalog

Über den Stationskatalog können Sie Artikel direkt zum Warenkorb hinzufügen, indem Sie die gewünschte Menge in das Textfeld eintragen und auf das Warenkorb-Symbol klicken. Kurz darauf wird der Artikel oben rechts in Ihrem Warenkorb angezeigt.

Bild 46: Freie Eingabe im Stationskatalog

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit über den Button Freie Eingabe einen Artikel, der nicht im Stationskatalog vorhanden ist, in den Warenkorb zu legen. Hierzu tragen Sie die Artikelnummer und Bezeichnung ein, wählen den Lieferanten aus dem Dropdown-Menü, tragen die gewünschte Menge ein und klicken anschließend auf das Warenkorbsymbol.

Über den Button Alle hinzufügen werden alle Artikel aus dem Stationskatalog, für die Sie eine Menge eingetragen haben, in den Warenkorb gelegt.

Auch diese Artikel erscheinen daraufhin oben rechts in Ihrem Warenkorb.

Bild 47: Anforderungsschein drucken im Stationskatalog

Über den Button Anforderungsschein drucken (falls vorhanden) können Sie sich die aktuell angezeigte Liste (komplett oder durch Filter eingeschränkt) als Anforderungsschein ausdrucken.
Die Buttons Produktetiketten für komplettes Teilsortiment und Produktetiketten für aktuelle Auswahl bieten Ihnen die Möglichkeit die Produktetiketten für das ausgewählte Teilsortiment bzw. die Produktetiketten für die angezeigten Suchergebnisse auszudrucken. Des Weiteren können Sie sich eine Liste mit vollständigen Artikeldetails über die Dropdown-Liste Export erzeugen generieren (PDF, CSV oder Excel-XML).

3.5 Das Menü Hitlisten

Der Bereich Hitlisten ist eine Auflistung von Artikeln, die in einem bestimmten Zeitraum häufig bestellt wurden. Im oberen Bereich befinden sich die Filter- und die Sortierfunktion.

Bild 48: Hitlisten

Mit Hilfe der Sortierfunktion können Sie Ihre Suche soweit einschränken wie Sie möchten. Rechts neben den Filtern finden Sie Ihren aktuellen Warenkorb inklusive einer Auflistung der darin befindlichen Artikel.

Bild 49: Warenkorb in den Hitlisten

Sie können direkt aus den Hitlisten bestellen, indem Sie die gewünschte Menge des Artikels in das Textfeld eingeben und dann das Warenkorb-Symbol klicken. Daraufhin wird der Artikel dem Warenkorb hinzugefügt.

Bild 50: Warenkorb in den Hitlisten

3.6 Das Menü Warenkorb

Im Warenkorb können Sie alle aus dem Katalog oder per freier Eingabe hinzugefügten Artikel erneut überprüfen und ggf. korrigieren.

Falls Ihnen z. B. bei der Eingabe der Menge ein Fehler unterlaufen ist können Sie hier die Menge im Textfeld (Spalte „Menge“) ändern oder einen versehentlich erfassten Artikel durch einen Klick auf das „X“ () links vor dem Artikel wieder aus dem Warenkorb entfernen.

Über den Button Warenkorb leeren können Sie darüber hinaus den kompletten Warenkorb auf einmal löschen.

Bild 51: Warenkorb leeren

Wenn Sie Änderungen am Warenkorb vorgenommen haben klicken Sie bitte immer auf Warenkorb aktualisieren, damit der Warenkorb aktualisiert und gespeichert wird.

Bild 51: Warenkorb aktualisieren

Neben den zu bestellenden Artikeln können Sie im Warenkorb die hinterlegte Liefer- und Rechnungsadresse überprüfen. Falls Sie hier Änderungen vornehmen wollen klicken Sie bitte auf die Lupe () links neben der entsprechenden Adresse und wählen im nächsten Fenster die gewünschte Adresse aus, indem Sie auf das Häkchen-Symbol klicken ().

Bild 52: Adressen überprüfen

Bild 52: Auswahl der gewünschten Adresse

Folgende weitere Funktionen bietet Ihnen der Warenkorb:

Durch Klick auf den Button Info an Lieferanten öffnet sich ein Feld in dem Sie eine freitextliche Information für den Lieferanten eintragen können.

Bild 53: Info an Lieferanten

Der Button Scannereingabe ermöglicht es Ihnen, Produktetiketten aus dem Hospitalshop mit einem Scanner zu erfassen und direkt an den Warenkorb zu senden.

Bild 53: Scannereingabe

Durch einen Klick auf Eilbestellung (Ein/Aus) können Sie für Ihre Bestellung ein gewünschtes Lieferdatum mit Uhrzeit hinterlegen. Mit einem Klick auf das Kalendersymbol () bestimmen Sie Datum und Uhrzeit.

Bild 53: Eilbestellung (Ein/Aus)

Wenn Sie die Überprüfung des Warenkorbes abgeschlossen und alle notwendigen zusätzlichen Einstellungen vorgenommen haben können Sie über den Button Anforderung abschicken Ihre Anforderung an die Materialwirtschaft weiterleiten.

Bild 54: Anforderung abschicken

3.7 Das Menü Auswertungen

In dem Programmbereich Auswertungen haben Sie die Möglichkeit, sich Lieferanten- und Kostenstellenauswertungen zu erstellen.

Bild 55: Auswertungen

Um einen Bericht zu erzeugen geben Sie oben links den gewünschten Zeitraum ein. Danach wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Bericht (Lieferanten- oder Kostenstellenauswertung). Je nach Auswahl haben Sie dann die Möglichkeit die Auswertung für alle Lieferanten bzw. Kostenstellen oder einzeln gewählte zu erstellen. Möchten Sie den Bericht nur für ausgewählte Lieferanten/Kostenstellen erstellen markieren Sie den Punkt Nur ausgewählte Kostenstellen bzw. Nur ausgewählter Lieferant. Danach können Sie über Checkboxen alle gewünschten Kostenstellen bzw. Lieferanten auswählen und über Klick auf einen der drei Buttons unterhalb des Auswahlfensters den Bericht in dem gewünschten Format (HTML, PDF, CSV) erzeugen.

3.8 Das Menü Budgets

Im Menü Budgets können Sie allen angelegten Kostenstellen einzelne Budgets zuteilen. In der Übersicht werden Ihnen die ID, das Haus, die Kostenstellennummer, der Name und das monatliche und jährliche Budget angezeigt. Sind die Zeile bei Budget Monat und Budget Jahr leer, ist für diese Kostenstelle kein Budget eingetragen.

Bild 56: Budgets

 

Für die Suche stehen Ihnen im Menü Budgets das Haus, der Kostenstellenname und die Kostenstellennummer zur Verfügung.

Um das Budget einer Kostenstelle zu bearbeiten klicken Sie auf den Text-Link der Kostenstelle.

Bild 57: Budget einer Kostenstelle

Hier können Sie das monatlichen Budget eintragen. Das jährliche Budget wir automatisch ergänzt.

Bild 58: Übersicht des Budgets

In der Übersicht Budgets wird Ihnen jeweils links neben dem monatlichen und jährlichen Budget der schon verbrauchte Betrag in Euro angezeigt. Auf der rechten Seite wird Ihnen der Verbrauch prozentual angezeigt.

3.9 Das Menü Reklamationen

In diesem Menü können Sie sich eine Übersicht über alle Reklamationen verschaffen.

Bild 59: Übersicht der Reklamationen

Sie können nach bestimmten Reklamationen suchen indem Sie Filter für die Lieferscheinnummer, den Lieferanten, die Bestellnummer, den Status (z.B. neu, erfasst, freigeben, gesendet), das Datum der Reklamation und den Namen des Bearbeiters setzen.

Auch hier gibt Ihnen das Ampelsymbol Aufschluss über den aktuellen Status der Reklamation. Das rote Symbol sagt aus, dass die Reklamation erfasst wurde und auf Freigabe wartet. Das gelbe Symbol zeigt an, dass die Reklamation freigegeben, aber noch nicht übermittelt wurde. Das grüne Symbol steht für die an das Pagero HBS Network übermittelten Aufträge. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Ampelsymbol gehen bekommen Sie ein kleines Textfeld mit dem jeweiligen Status angezeigt.

Durch einen Klick auf Details einer Reklamation bekommen Sie die Detailansicht der Reklamation angezeigt.

Bild 60: Hinzufügen von Positionen der Reklamation

In der Detailansicht bekommen Sie im oberen Bereich genauere Informationen zur ausgewählten Reklamation angezeigt. Falls Sie der Reklamation weitere Positionen hinzufügen möchten, können Sie dieses über das +-Zeichen unten links tun. Danach füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und wählen aus dem Dropdown-Menü einen Grund (z.B. falscher Artikel, zu viel bestellt) für die Reklamation.

Bild 61: Löschen der Reklamation

Falls die Reklamation falsche Positionen enthält können Sie durch einen Klick auf das X vor der jeweiligen Position diese löschen. Um die komplette Reklamation zu löschen, klicken Sie bitte rechts auf Löschen. Beide Abfragen müssen in einem zweiten Fenster erneut bestätigt werden.

Bild 62: Weitere Möglichkeiten bei der Reklamation

Folgende weitere Buttons können Sie in der Detailansicht der Reklamation benutzen. Über den Button Abbruch verwerfen Sie alle getätigten Änderungen und gelangen zurück in die Übersicht der Reklamationen. Der Button Retoureschein drucken erzeugt Ihnen den voll ausgefüllten Retoureschein für die ausgewählte Reklamation. Über den Button Freigeben kann die Reklamation zur Übermittlung freigegeben werden. Haben Sie Änderung an der Reklamation vorgenommen bestätigen Sie Ihre Eingaben bitte mit Speichern.

3.10 Das Menü Schrankverwaltung

Das Menü Schrankverwaltung gliedert sich in folgende Untermenüs:

1. Batch-Warenkorb
2. Etiketten
3. Körbe
4. Lagerorte
5. Bestandsübersicht

Bild 63: Untermenüs der Schrankverwaltung

3.10.1 Batch-Warenkorb

Der Batch-Warenkorb ist ein speziell für Offline-Scanner angelegter Warenkorb. Hier können sie die mit dem Scanner erfassten Artikel hochladen.

Bild 64: Batch-Warenkorb

 

Über den Button Scannereingabe wird die im System aktiviert. Wenn Sie nun den Barcode Daten senden mit Ihrem Scanner ab-/einscannen, werden die im Scanner Artikelbarcodes in den Batch-Warenkorb übertragen.

Bild 65: Barcode zum Daten senden

Bild 66: Anforderungen senden / Warenkorb leeren

Über den Button Anforderung senden können sie nun Ihre Anforderung übermitteln. Sind Ihnen im Warenkorb Fehler aufgefallen, können sie über Warenkorb leeren den kompletten Inhalt des Warenkorbes löschen.

3.10.2 Etiketten

Im Menü Etiketten haben Sie die Möglichkeit, alle schon vorhandenen Etiketten zu verwalten, zu drucken und neue Etiketten zu erstellen.

Bild 67: Etiketten

Um nach bestimmten Etiketten zu suchen können Sie die Ergebnisliste nach Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Kostenstelle, Datum Änderung, Raum, Schrank, Fach, Korbgröße, Korbmaß, Teilfach, Haus, Kostenstellen-Nummer und Lieferanten-Artikel-Nummer filtern. Wird hier die Checkbox Nur Druckliste anzeigen aktiviert, werden Ihnen alle zum Drucken markierten Etiketten angezeigt.

Die Detailansicht der einzelnen Etiketten rufen Sie über einen Klick links auf Details des jeweiligen Etiketts auf.

Bild 68: Änderungen eingeben und speichern

In der Detailansicht können Sie Änderungen an den bestehenden Einstellungen vornehmen und diese als das bereits bestehende Etikett Speichern. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit das Etikett mit den geänderten Einstellungen als neues Etikett zu speichern indem Sie auf Speichern als Neu klicken. Falls Sie das bestehende Etikett löschen möchten klicken sie hier auf Löschen.

Um ein komplett neues Etikett zu erstellen klicken sie im Menü Etiketten auf Neues Etikett.

Bild 69: Neues Etikett

Einen Artikel für das neue Etikett wählen Sie aus, indem Sie auf die Lupe ( ) rechts neben der Zeile Artikelnummer klicken.

Bild 70: Artikelnummer auswählen

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, mit dem Sie auf ihren Hauskatalog zugreifen können. In diesem Fenster können sie oben nach dem gewünschten Artikel durch Eingabe der Artikelnummer, des
Namens oder des Lieferanten suchen lassen. Sobald sie den gesuchten Artikel gefunden haben können Sie diesen durch einen Klick auf das Häkchensymbol () übernehmen.

Um einen Lagerort auszuwählen klicken Sie ebenfalls auf das Lupensymbol ().

Bild 71: Lagerort auswählen

In diesem Fenster können Sie auf alle angelegten Lagerorte zugreifen. Auch hier können Sie wieder einen Filter setzen, um den gewünschten Lagerort zu suchen. Um einen Lagerort für das Etikett zu übernehmen, klicken Sie wieder auf das Häkchensymbol .

Die Artikel- und Lagerortdaten wurden nun vom System automatisch eingetragen.

Bild 71: Etiketten-Details ausfüllen

Zusätzlich können Sie nun alle weiteren weißen Textfelder ausfüllen und Ihre Eingaben danach Speichern.

Daraufhin sollte Ihr neu erstelltes Etikett in der Etiketten-Übersicht auftauchen.

Bild 72: Etiketten ausdrucken

Um einzelne oder mehrere Etiketten zu drucken, setzten Sie bitte den Haken in die Checkbox vor dem jeweiligen Etikett und klicken oben auf den Button (z.B. Einzel 51x19mm) mit dem gewünschten Etikettenformat.

Bild 72: Liste leeren

Im oberen Bereich wird Ihnen in der Druckliste die Anzahl der zum Drucken ausgewählten Etiketten gezeigt. Um Ihre komplette Auswahl zu verwerfen klicken sie hier bitte auf Liste leeren.

3.10.3 Körbe

Im Menü Körbe können Sie alle bisher erstellten Körbe einsehen und neue Körbe anlegen.

Bild 73: Übersicht Körbe

Zur Filterung stehen Ihnen hier die Korbgröße, das Korbmaß und das Haus zur Verfügung. Um in die Detailansicht zu gelangen klicken Sie bitte auf Details links neben dem gewünschten Korb.
In der Detailansicht eines Korbes haben Sie die Möglichkeit einen nicht benötigten Korb zu löschen.

Bild 74: Neuer Korb

Um einen neuen Korb zu erstellen benutzen Sie den Button Neuer Korb.

Bild 75: Anlage neuer Korb

Hier wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Haus aus und tragen die Korbgröße und das Korbmaß ein und bestätigen alles mit Speichern.

3.10.4 Lagerorte

Im Menü Lagerorte können Sie alle bisher erstellten Lagerorte einsehen und neue Lagerorte anlegen.

Bild 76: Menü Lagerorte

Um einen Lagerort zu suchen können Sie in diesem Menü Filter für die Kostenstellennummer, die Kostenstelle, den Raum, den Schrank, das Fach, das Haus und das Teilfach setzen. Die komplette oder eine gefilterte Liste können Sie über den Button Drucken ausdrucken.

Die Detailansicht eines Lagerortes rufen Sie auf, indem Sie links auf Details klicken. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, den angelegten Lagerort wieder zu löschen.

Um einen neuen Lagerort anzulegen klicken Sie in der Übersicht auf Neuer Lagerort.

Bild 77: Detailansicht Lagerorte

Die Kostenstellen können Sie wahlweise über das Dropdown-Menü oder über einen Klick auf das Lupensymbol () auswählen. Wenn Sie das Lupensymbol benutzen, öffnet sich ein neues Fenster zur Suche nach der gewünschten Kostenstelle.

Bild 78: Suche nach Kostenstelle

In diesem Fenster können Sie über den Filter nach der gewünschten Kostenstelle suchen lassen. Als Filterbegriff kann hier die Nummer, der Name oder das Haus eintragen werden. Sobald Sie die korrekte Kostenstelle gefunden haben können Sie diese über einen Klick auf auswählen.

Bild 79: Speichern des neuen Lagerortes

Als nächstes füllen Sie alle weiteren Felder aus und bestätigen Ihre Eingaben mit Speichern. Der neue Lagerort wurde nun angelegt wird Ihnen in der Übersicht angezeigt.

3.10.5 Bestandsübersicht

In der Bestandsübersicht können Sie sich Berichte über den Artikelbestand, Artikelwert und dem höchsten Artikelwert erstellen.

Bild 80: Menü Bestandsübersicht

Im ersten Schritt wählen Sie über das Dropdown-Menü Liste den gewünschten Bericht aus. Danach markieren Sie entweder den Punkt Alle Kostenstellen oder Nur ausgewählte Kostenstellen. Wenn Sie den Bericht nur für ausgewählte Kostenstellen erstellen wollen, haben Sie daraufhin die Möglichkeit einzelne Kostenstellen auszuwählen, indem Sie die Checkboxen anhaken. Wenn in Ihrem Bericht die zugehörigen Räume separat aufgelistet werden sollen, setzen Sie bitte den Haken in der Checkbox. Um nun Ihren Bericht zu generieren, klicken Sie wahlweise auf Bericht als HTML oder Bericht als PDF.

3.11 Das Menü Produktetiketten

Falls bei Ihnen im Haus auf einigen Artikeln keine Etiketten mit Barcodes vorhanden sind, können Sie im Pagero HBS|hospitalshop eigene Produktetiketten erstellen und ausdrucken. Hier können Sie sich auch eine Übersicht über alle angeforderten Produktetiketten verschaffen.

Bild 81: Menü Produktetiketten

Eine Kurzübersicht über die Etiketten finden Sie auch immer links unten in der Navigationsleiste. Hier können Sie falsche Etiketten direkt über einen Klick auf das X löschen.

Um bestimmte Etiketten zu suchen, können Sie die Liste nach Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Verfallsdatum, Gedruckt (Ja, Nein), Charge und Erstellungsdatum filtern.

Etiketten können aus verschiedenen Menüs (z.B. Hauskatalog, Stationskatalog, Hitlisten) über einen Klick auf angefordert werden.

Bild 82: Etikettenformate

In der Übersicht können Sie die komplette oder gefilterte Liste über die jeweiligen Buttons in unterschiedlichen Formaten (z.B. Einzeln/QR-Code) ausdrucken. Nach dem Ausdruck erscheint folgende Abfrage:

Bild 83: Abfrage, ob erfolgreicher Druck

Falls Sie die Produktetiketten nach dem Druck nicht mehr benötigen bestätigen Sie die Abfrage mit OK.

Bild 84: Eitketten löschen

Um alle in der Übersicht angezeigten Etiketten zu löschen, klicken Sie bitte auf den Button gewählte Etiketten löschen. Möchten Sie nur einzelne Etiketten löschen klicken sie auf das X links vor dem jeweiligen Produktetikett.

3.12 Das Menü Anfragen

Über das Menü Anfragen haben Sie Möglichkeit Anfragen zur Artikellistung zu stellen sowie eine Übersicht aller Anfragen einzusehen.

Bild 85: Menü Anfrage

3.12.1 Neue Anfrage

Über das Menü Neue Anfrage können Sie Anfragen zur Artikellistung erstellen.

Bild 85: Menü Neue Anfrage

Hierzu füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und wählen aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Empfänger. Abschließend klicken Sie je nach Bedarf auf Senden oder Senden mit Emailbestätigung.

3.12.2 Übersicht

In der Übersicht können Sie alle eingegangen Anfragen einsehen und bearbeiten.

 Bild 86: Übersicht Anfragen

Die Übersicht können Sie, wie gewohnt, durch das Setzen von Filtern eingrenzen. Hierzu stehen Ihnen die Felder Artikelbezeichnung, Lieferant, Lieferanten-Artikel-Nummer, Kostenstelle, Kostenstellen-Nummer und der Status (z.B. gesendet, bestellt, abgelehnt) zur Verfügung. Das Ampelsymbol gibt Ihnen auch hier direkt Aufschluss über den aktuellen Status der Anfrage. Ist das Symbol rot, wurde die Anfrage abgelehnt. Ein gelbes Symbol sagt aus, das der Artikel aus der Anfrage bestellt wurde. Ist das Symbol grün, ist die Anfrage erledigt.

Bild 87: Symbol-Übersicht

Zusätzlich werden einige Anfragen mit Symbolen markiert. Die rote Uhr zeigt Ihnen an, dass die Anfrage mit einem Vermerk zur Eilbestellung verschickt wurde. Das Zahlen-Symbol gibt jeweils die Anzahl der Nachrichten zur jeweiligen Anfrage an. Genaue Informationen können Sie den Details entnehmen.

Bild 88: Detail-Übersicht Anfrage

In den Details einer Anfrage bekommen Sie genaue Informationen über die Art der Anforderung, den Anforderer usw. Des Weiteren können im unteren Bereich neue Nachrichten angefügt und der Status geändert werden. Falls aus der Anfrage eine Bestellung generiert wurde, können Sie diese direkt einsehen, indem Sie auf den Text-Link Details zur Bestellung klicken.