Pagero Online eArchiv - FAQ

Die Aufbewahrungszeit ist der Zeitraum, für den bestimmte steuerliche oder buchhalterische Dokumente, z.B. Rechnungen, nach den örtlichen Vorschriften archiviert werden müssen. Ein und dieselbe Rechtsordnung kann jedoch je nach Art der zugrunde liegenden Transaktion unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für dieselbe Dokumentenart, wie z. B. Rechnungen, vorschreiben. Wir bezeichnen dies als Aufbewahrungsart.

Da Pagero eine globale Archivierungslösung anbietet, haben wir die verschiedenen Aufbewahrungsarten aus den unterschiedlichen Rechtsordnungen angepasst und in die folgenden Kategorien eingeteilt:

• Standard - Wichtigste Standardaufbewahrungsfrist, für die Dokumente, wie z. B. Rechnungen, archiviert werden müssen. Die meisten von Organisationen ausgestellten, ausgetauschten und empfangenen Steuertransaktionsdokumente werden nach der Standardaufbewahrungsmethode aufbewahrt, es sei denn, es gilt eine der anderen Aufbewahrungsanforderungen.
• Kapital-/Investitionsgüter - Ausnahmeregelung, die die Aufbewahrungsfrist für Transaktionen im Zusammenhang mit dem Kauf und Verkauf von Kapital- und Investitionsgütern im Sinne der jeweiligen Rechtsprechung festlegt.
• Unbewegliches Vermögen/Immobilien - Ausnahmeregelung, die die Aufbewahrungsfrist für Transaktionen im Zusammenhang mit dem Kauf und Verkauf von unbeweglichem Vermögen und Immobilien definiert, wie in der jeweiligen Rechtsprechung festgelegt.
• Anpassungsregelungen und andere Sonderfälle - Ausnahmeregelung, die die Aufbewahrungsfrist für Transaktionen im Rahmen von Anpassungsregelungen (z. B. aufgrund der Anwendung von Sonderabschreibungsregelungen oder im Rahmen von OSS/IOSS-Regelungen) oder anderen Sondervermögen (z. B. Ölbohranlagen), wie in der jeweiligen Rechtsprechung definiert, definiert.

Weitere Informationen zu den länderspezifischen Archivierungsanforderungen und Aufbewahrungsfristen, die von Pagero abgebildet werden, finden Sie in Abschnitt 8 Dokument Retention des jeweiligen Country Compliance Report (CCR). Den/die CCR für Ihr(e) Land/Länder können Sie bei Ihrem Account- oder Delivery-Manager anfordern oder selbst herunterladen, wenn Sie die Pagero Compliance Library erworben haben.

Da der Zeitpunkt, ab dem die Aufbewahrungszeit berechnet werden muss, in den verschiedenen Rechtsordnungen unterschiedlich ist (z. B. ab dem Zeitpunkt der Transaktion, ab dem Beginn des folgenden Kalenderjahres, ab dem Ende des Steuerjahres usw.), entspricht die von X angewandte Regel der gewählten Aufbewahrungsart X Jahre+. Nach Ablauf dieses Zeitraums entfernt die X-Archivierungslösung diese Dokumente und alle zugehörigen Metadaten automatisch.

Wenn Sie stattdessen Ihre eigene benutzerdefinierte Aufbewahrungszeit konfiguriert haben, entspricht die angewandte Regel der konfigurierten Aufbewahrungszeit X Jahre + 1 Jahr.

Die Auswahl einer vordefinierten Aufbewahrungsart ermöglicht es Pagero, die zugrunde liegende Aufbewahrungszeit automatisch und ohne Ihr Zutun zu aktualisieren, wenn sich die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist ändert. Wenn sich Aufbewahrungsfristen ändern, werden Sie über den von Ihnen abonnierten Compliance Alert Service von Pagero benachrichtigt.
Die vordefinierten Aufbewahrungsarten basieren auf einer vom Pageros's Regulatory Affairs Team durchgeführten Gesetzesprüfung. Die Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden durch das Land bestimmt, das Sie in der Einstellung Rechtsprechung auswählen ausgewählt haben, und jeder Typ wird auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen Ihres Landes konfiguriert.

Sollten Sie sich stattdessen dafür entscheiden, die Aufbewahrungszeit anzupassen, ist Pagero nicht in der Lage, solche Aktualisierungen automatisch in Ihrem Namen vorzunehmen. Daher müssen Sie die Vorschriften verfolgen und die entsprechenden Änderungen selbst vornehmen.

Die Regeln für die Archivierung und die Aufbewahrungsfristen richten sich nach Vorschriften, in der Regel nach Steuer-, Buchhaltungs- oder Handelsrecht. Um herauszufinden, welche Vorschriften speziell für Sie gelten, können Sie sich von Ihrer Steuer-, Buchhaltungs- oder Finanzabteilung oder einem externen Steuerberater beraten lassen. Sie können auch folgendes Pagero's Country Compliance Reports konsultieren, um eine gewisse Orientierung zu finden. Sie sollten jedoch bedenken, dass er Informationen auf allgemeiner Ebene enthält und keine Umstände berücksichtigt, die für Ihren Betrieb spezifisch sind.