Inhaltsverzeichnis
1. Aktivieren Sie Ihren Account
4. Kunden hinzufügen – E-Rechnung
6. So aktivieren Sie das Routing (Verbindung)
1. Aktivieren Sie Ihren Account
1.1 Wenn sich Ihr Unternehmen registriert, wird eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse gesendet. In der E-Mail finden Sie einen Link zur Aktivierung Ihres Benutzerkontos in Pagero Online.
1.2 Klicken Sie auf den Link, Sie müssen die Benutzervereinbarung lesen und genehmigen. Erstellen Sie anschließend ein Passwort und fahren Sie dann mit Pagero Online fort.
1.3 Melden Sie sich in Pagero Online mit Ihren erstellten Benutzernamen und Passwort ein. Falls Sie ein neues Passwort brauchen, können Sie im Login Fenster ein neues beantragen:
Es gibt auch die Möglichkeit in Pagero Online direkt Ihr Passwort zu aktualisieren. Gehen Sie dafür auf „Einstellungen – Benutzerdaten“.
1.4 Um Ihre Unternehmenseinstellungen zu bearbeiten, gehen Sie zu „Einstellungen - Unternehmensinformationen“. Es wird empfohlen, so viele Informationen wie möglich hinzuzufügen
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2. Pagero Invoice Portal 2.0
Erstellen und versenden Sie elektronische Rechnungen in Pagero Invoice Portal 2.0
2.1. Loggen Sie sich in Pagero Online mit Ihren Benutzerdaten ein und gehen Sie auf "Rechnung erstellen".
2.2. Wählen Sie den Empfänger, an den Sie ein Dokument senden möchten, und die Art der Rechnung, die Sie erstellen möchten (Lastschrift oder Gutschrift), und klicken Sie dann auf "Rechnung erstellen", um das Formular abzuschicken.
Wenn Sie den Empfänger nicht im Dropdown-Menü finden können, müssen Sie ihn in Ihrem Kundenverzeichnis in Pagero Online hinzufügen. Mehr Information dazu finden Sie in Schritt 4.
Sie haben auch die Möglichkeit Rechnungen aus zuvor gespeicherten Vorlagen zu erstellen. Um eine Rechnung auf Basis einer gespeicherten Vorlage zu erstellen, finden Sie diese unter "Vorlagen", nachdem Sie auf "Rechnung erstellen" geklickt haben.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, und drücken Sie dann auf "Rechnung aus Vorlage erstellen".
Jetzt können Sie die Informationen anpassen, die für Ihre neue Rechnung geändert werden müssen.
(Wie man eine Vorlage speichern kann, sehen sie in Schritt 2.11.)
2.3. Informationen des Empfängers werden automatisch eingefügt. Falls erforderlich, können Sie diese anpassen indem Sie auf "Bearbeiten" drücken.
2.4 Füllen Sie die Rechnungs-Details aus. Bei Bedarf, können zusätzliche Felder hinzugefügt werden, indem Sie auf „Felder hinzufügen“(1) klicken und aus den Optionen auswählen, die rechts auf Ihrem Bildshirm erscheinen (2).
*Bitte beachten Sie, dass alle „Pflichtfelder“ mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind. Falls eines der Pflichtfelder keine oder fehlende Informationen hat, wird diese Rechnung nicht bearbeitet/versendet.
2.5 Artikel – Fügen Sie Informationen zu den Artikeln der Rechnung hinzu.
(1). Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, indem Sie auf "Zeile hinzufügen" klicken.
(2). Bei Bedarf können Sie allen Zeilen zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie unten links auf "Feld zu allen Zeilen hinzufügen" klicken. Wenn Sie ein Feld nur zu einer bestimmten Zeile hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen in dieser Zeile. Wählen Sie die zusätzlichen Felder, die Sie hinzufügen möchten, aus der Liste auf der rechten Seite aus.
(3). Um alle hinzugefügten zusätzlichen Felder anzuzeigen, klicken Sie auf "Alle erweitern" und auf "Alle reduzieren", um die Felder auszublenden (die zusätzlichen Felder werden weiterhin zur Rechnung hinzugefügt).
* Bitte beachten Sie, dass einige Kunden einige zusätzliche obligatorische Anforderungen oder strenge Wertebereiche haben könnten, die nicht in diesem allgemeinen Leitfaden erscheinen. Sie können alle zusätzlichen Rechnungsanforderungen auf der Projektseite überprüfen, die Ihnen in der Registrierungs-E-Mail zugesandt wurde.
* Project Page ist eine Website, auf der Sie Ihr Unternehmen bei Pagero Online registrieren können, damit Sie beginnen können Dokumente über das Pagero Web Portal an den gewünschten Empfänger zu senden.
Auf der Projektseite finden Sie auch Informationen über andere Alternativen zum Versenden von Dokumenten an Ihre Kunden.
Den Link zur Projektseite erhalten Sie von Ihrem Kunden (dem Unternehmen, an das Sie ein Dokument senden möchten) oder vom Pagero-Support.
Wenn Ihre Rechnung von der Mehrwertsteuer befreit werden soll, empfehlen wir Ihnen, die Mehrwertsteuerbefreiung für Ihre Artikelzeilen hinzuzufügen. Sie können dies tun, indem Sie auf „Feld zu allen Zeilen hinzufügen“ auswählen und dann auf das Kästchen für die Mehrwertsteuerbefreiung klicken, sodass es ein Kontrollkästchen enthält.
Wählen Sie welchen Mehrwertsteuertyp die Rechnung hat die zu Ihrer Rechnung passt.
Wenn Sie die MwSt.-Art ausgewählt haben, können Sie entscheiden, ob Sie einen Text hinzufügen möchten, der die Befreiung erklärt. Dies tun Sie, indem Sie auf das Feld mit der Bezeichnung Mehrwertsteuerbefreiung klicken.
Bitte beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer in der Artikelzeile immer noch eine Null sein muss, obwohl Sie auf Mehrwertsteuerbefreiung geklickt haben, da dieser Wert ein Pflichtfeld ist.
2.6 Fügen Sie gegebenenfalls Rabatte oder Gebühren hinzu, indem Sie auf "Rabatt hinzufügen" oder "Gebühr hinzufügen" klicken und die erforderlichen Informationen eingeben:
2.7 Wenn ein Rabatt oder eine Gebühr steuerfrei sein soll, klicken Sie auf das Pluszeichen, um diese Informationen hinzuzufügen.
2.8 Bei Bedarf können Sie die Währung der Rechnung oder die Mehrwertsteuer ändern, indem Sie auf "Felder hinzufügen" klicken und auswählen, ob Sie den Rechnungsgesamtbetrag runden möchten:
2.9 Zahlungsmethode hinzufügen oder Zahlungsmethode ändern, klicken Sie auf die Dropdown-Liste.
Sie können mehrere Zahlungsmethoden hinzufügen, indem Sie auf „Konto hinzufügen“ klicken und den Kontotyp, den Sie hinzufügen möchten, aus der Dropdown-Liste auswählen:
Diese Informationen können Ihrem Pagero Online-Unternehmens Profil hinzugefügt werden, damit sie automatisch in alle Rechnungen eingefügt werden:
In Pagero Online, unter:
„Einstellungen (1) > Unternehmensinformationen (2) > Portaleinstellungen (3)"
2.10 Sie können Dateien an Ihre Rechnung anhängen, indem Sie auf „Datei auswählen“ (2) klicken. Wenn Sie zusätzliche Anhänge hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Anhang hinzufügen“ (1), um den Anhang hinzuzufügen, und wählen Sie dann Art des Anhangs aus.
2.11 Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie fortfahren und die Rechnung versenden, indem Sie unten rechts auf "Send Document" klicken.
* Sie können Ihre Rechnung auch "als Vorlage speichern". Die Vorlage kann verwendet werden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung an diesen Empfänger senden möchten. Alle in der Vorlage gespeicherten Informationen werden der Rechnung hinzugefügt, wenn Sie diese Vorlage das nächste Mal auswählen. Vorlagen werden im ersten Schritt ausgewählt, wenn Sie den Empfänger auswählen. Alle gespeicherten Vorlagen werden angezeigt.
Darüber hinaus können Sie die Rechnung vor dem Versenden in der "Vorschau" anzeigen. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, sicherzustellen, dass die Felder korrekt ausgefüllt wurden.
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3. Neuen Benutzer hinzufügen
Wenn Sie einen neuen Benutzer in Pagero Online hinzufügen müssen, überprüfen Sie zunächst, ob Ihr Vertrag genügend Benutzerlizenzen enthält. Dies kann erreicht werden, indem Sie einfach versuchen, einen neuen Benutzer zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass nur Unternehmensadministratoren neue Benutzer hinzufügen können.
3.1 Melden Sie sich bei Pagero Online an und gehen Sie zu :
Einstellungen (1) > Benutzer (2) > Neuer Benutzer (3)
3.2 Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf „Speichern“. Sie können Ihre E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden.
* Wenn Sie nicht über genügend Benutzerlizenzen verfügen, wenden Sie sich bitte an Ihren Pagero-KeyAccountManager oder erwerben Sie einen zusätzlichen Benutzer im Pagero Store, indem Sie links auf "Pagero Store" klicken.
Klicken Sie dann auf „Additional User – Pagero-Network“ und dann auf „Angebot anfordern“.
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4. Kunden hinzufügen – E-Rechnung
4.1 Klicken Sie entweder im Menü links auf "Kundenverzeichnis – Kunden suchen & hinzufügen" oder auf der Startseite auf den Shortcut "Kunden hinzufügen".
4.2 Im Suchfeld können Sie den Empfänger suchen, indem Sie den Unternehmensnamen, die Unternehmensidentifikationsnummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und/oder den EAN-Code eingeben. Wir empfehlen Ihnen dringend, mit Hilfe der ID-Suchleiste nach einem Empfänger zu suchen, um sicherzustellen, dass der richtige Kunde hinzugefügt wird.
4.3 Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Unternehmen oder die Organisation im Suchergebnis der Empfänger ist, den Sie hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Namen in der Liste, um detaillierte Informationen zu erhalten.
4.4 Wenn Sie den gesuchten Empfänger gefunden haben, klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Empfänger zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzuzufügen.
4.5 Wenn Sie den Empfänger zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen, können Sie dem Empfänger auf Wunsch auch eine Kundennummer hinzufügen, die zur Identifizierung Ihres Empfängers verwendet wird. Wenn Sie die Kundennummer ausgefüllt haben, drücken Sie bitte auf "Next" und bestätigen Sie diese anschließend.
Sie können die Kundennummer auch nachträglich oder gar nicht hinzufügen.
4.6 Wenn der Kunde Ihre Anfrage akzeptieren muss, erhalten Sie eine Nachricht in Pagero Online, wenn der Empfänger bereit ist, E-Rechnungen zu erhalten. Sie können den Status Ihrer hinzugefügten Empfänger jederzeit in Pagero Online einsehen. Gehen Sie dafür zu Kundenverzeichnis (1) -> Anfragen anzeigen (2) -> Gesendete Anfragen (3). In diesem Fall verwendet der Empfänger auch Pagero.
Bei einigen E-Rechnungsempfängern mit anderen Dienstanbietern muss an ihrem Ende eine Weiterleitung eingerichtet werden, bevor Sie mit dem Senden von E-Rechnungen beginnen können. In diesem Fall müssen Sie eine Anfrage senden und nach Erhalt einer Antwort das Routing manuell aktivieren.
Normalerweise ist es Sache des empfangenden Dienstanbieters, ob Ihr Empfänger eine Einrichtung benötigt. Wenn dies der Fall ist, lesen Sie bitte hier, wie Sie das Routing aktivieren. (Schritt 6)
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5. Status Rechnungsversand
5.1 Sobald eine Rechnung versendet wurde, können Sie den Status Ihrer Rechnungen in Pagero Online überprüfen, indem Sie im linken Bereich auf „Meine Dokumente“(1) und dann auf „Gesendete Dokumente“(2) klicken. Sie können Informationen zu jedem beliebigen Feld hinzufügen, dies ist jedoch nicht obligatorisch -> Klicken Sie dann auf „Suche“(3), um die in den letzten 90 Tagen versendeten Rechnungen anzuzeigen.
* Bitte beachten Sie, dass Pagero die Dokumente nur für die letzten 90 Tage aufbewahrt.
* Wenn Sie Ihre Dokumente länger als 90 Tage archivieren möchten, müssen Sie die E-Archivierungsfunktion abonnieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsmitarbeiter bei Pagero. Alternativ können Sie diese Funktion im Pagero Store erwerben.
a. Beantragen Sie diese Funktion, indem Sie zu Pagero Online -> „Pagero Store“ gehen.
b. Klicken Sie dann auf „E-Archive“ und „Angebot anfordern“
5.2. Um den Status Ihrer Rechnung zu überprüfen, suchen Sie die Rechnungsnummer in den aufgelisteten Rechnungen:
Fertig: Die Rechnung wurde von Pagero Online an Ihren Empfänger gesendet
Fertig (Abgerufen): Die Rechnung wurde gesendet und vom Remote-Server empfangen.
Abgewickelt durch Pagero: Dies bedeutet, dass der technische Support derzeit ein Problem mit Ihrer Rechnung untersucht und in Kürze eine Antwort liefern wird.
Unzustellbar / Abgelehnt : Es wurde ein Problem gefunden, das Sie beheben müssen, bevor Sie die Rechnung erneut ausstellen.
5.3 Sie können eine PDF-Präsentation Ihrer E-Rechnung anzeigen. Wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie anschließen auf "Präsentation ansehen" (1).
Um die Anhänge zu prüfen, können Sie auf Ihr gesendetes Dokument klicken und unten rechts sehen Sie die Einstellung "Anlagen". Wählen Sie diese aus und Sie sehen dann die "Unverteilte Anhänge", Ihr Source-XML und Ihr Original-PDF-Rechnungsanhang. (2)
*Bitte beachten Sie, dass Ihr Empfänger eine Rechnung auch ablehnen kann, wenn er einen falschen Wert findet oder ein Problem auftritt. In diesem Fall erhalten Sie eine Nachricht und finden das Problem im Ordner "Meine Dokumente"> "Fehler-Dokumente handhaben".
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6. So aktivieren Sie das Routing (Verbindung)
Bei einigen Empfängern elektronischer Rechnungen, die bei anderen Dienstleistern angeschlossen sind, muss das Routing erst eingerichtet werden, bevor Sie elektronische Rechnungen an sie senden können. In diesem Fall müssen Sie eine Anfrage senden und nach Erhalt einer Antwort das Routing manuell aktivieren. Normalerweise ist es Sache des empfangenden Dienstanbieters, ob Ihr Empfänger eine Einrichtung benötigt.
Wenn Sie im Begriff sind, Ihrem Kundenverzeichnis einen Empfänger hinzuzufügen, für den ein Routing eingerichtet werden muss, folgen Sie bitte zunächst der normalen Routine zum Hinzufügen von Empfängern zu Ihrem Kundenverzeichnis. (Schritt 4)
Wenn der Kunde dann die Einrichtung eines Routings wünscht, werden Sie beim Hinzufügen des Kunden zu Ihrem Verzeichnis zum Tab Routing geführt. Hier können Sie eine E-Mail versenden, die Informationen über den Absender und den Empfänger in Pagero Online enthält. Das Versenden einer E-Mail über Pagero Online ist nicht zwingend erforderlich.
Nachdem Sie von Ihrem Kunden eine Antwort erhalten haben, dass das Routing eingerichtet wurde, müssen Sie die Routing-Anfrage von Pagero Online manuell aktivieren.
6.1. Routing-Anfrage Aktivieren.
Gehen Sie in Pagero Online zu:
Kundenverzeichnis (1) -> Anfragen anzeigen (2) -> Routing-Anfragen (3)
Sie können alle Routing-Anfragen mit dem Status „Warten auf Antwort“ in der Liste sehen oder das Unternehmen nach seinem Namen suchen. Durch Auswahl der gewünschten Zeile können Sie die Anfrage entweder abbrechen oder aktivieren.
Bitte Beachten! Der Status „Warten auf Antwort“ in Pagero Online aktualisiert sich nicht von selbst, er kann nur von Ihnen aktiviert werden.
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