Primeros pasos

Índice de contenido

1. Activación de cuenta
2. Añadir un nuevo usuario
3. Directorio de clientes - Agregar y Sugerir cliente
4. Crear una factura electrónica
5. Confirmar estado de documentos enviados
6. Gestionar documentos parados en error

1. Activación de cuenta

1. Una vez su empresa haya sido registrada en Pagero, recibirá un correo electrónico en el email utilizado durante el proceso de crear su cuenta. En este correo, usted encontrará un link a través del cual podrá proceder con la activación de su usuario en Pagero Online.
2. Una vez haga clic en este link, deberá leer y aceptar los términos de licencia de Pagero Online. Tras aceptar los términos, podrá crear su contraseña, la cual deberá contener:
   

   • Entre 10 y 128 caracteres

   • Al menos 3 de los siguientes 4 grupos de caracteres: a-z (minúsculas), A-Z (mayúsculas), !#%&()=? (símbolos), 0-9 (números)

3. Acceda a nuestro portal de Pagero Online con sus credenciales. En caso de que desee actualizar sus datos de acceso, podrá hacerlo desde Ajustes > Información de usuario
4. Le recomendamos añadir toda la información relacionada con los identificadores de su empresa desde Ajustes > Información empresarial
5. Si en algún momento olvida su contraseña, puede solicitar que se le envíe un correo para proceder con la creación de una nueva.
   • Simplemente tendrá que acceder a nuestro Portal y, una vez indique el usuario, encontrará Forgot your password?
   • 
   • A continuación, tendrá que confirmar que desea recibir un correo electrónico asociado a la cuenta del nombre de usuario utilizada
   • Es importante asegurarse de estar utilizando el nombre de usuario correcto, ya que de lo contrario, el correo electrónico no podrá ser enviado adecuadamente.
   • En caso de que no reciba este correo pasados 10 minutos, por favor, asegúrese de revisar su carpeta de correo no deseado o SPAM, y confirme si su cuenta de correo tiene alguna configuración adicional relacionada con el remitente de los correos que reciba (whitelist / blacklist). Si ha solicitado varios correos, haga clic en el último que haya recibido.
   • Una vez reciba el correo y cambie su contraseña, si los problemas persisten, le recomendamos que borre caché / cookies de su navegador - o que pruebe a acceder desde una pestaña de incógnito o desde un navegador diferente para evitar incidencias con el auto-rellenado automático de contraseña.

2. Añadir un nuevo usuario

Si necesita disponer de múltiples cuentas con credenciales independientes para acceder a la información de su compañía, el administrador de la cuenta tiene la posibilidad de añadir un nuevo usuario.

Tenga en cuenta que el número de usuarios que puedan crearse dependerá de que existan licencias suficientes en su contrato, puede revisar esta información desde Ajustes > Usuarios > Ver usuarios

En caso de que existan suficientes licencias restantes, podrá añadir un nuevo usuario siguiendo estas instrucciones:

1. Acceda a Ajustes > Usuarios > Nuevo usuario
2. Rellene los campos disponibles y haga clic en "Guardar". Tiene la posibilidad de utilizar el propio correo electrónico como nombre de usuario.

En caso contrario, puede ponerse en contacto con su agente comercial, o puede comprar directamente un usuario adicional desde nuestra Pagero Store. 

Estas licencias se encuentran disponibles bajo el nombre de Additional User - Pagero Network.

3. Directorio de clientes - Agregar y Sugerir cliente

Para poder empezar a enviar facturas electrónicas, es generalmente necesario añadir a la empresa receptora del documento que desee enviar a su directorio de clientes.

Utilizando los servicios de Pagero, tendrá acceso inmediato a nuestro directorio público. En este directorio, encontrará tanto a empresas que sean clientes directamente de Pagero, como a los proveedores y receptores de facturas de nuestros clientes; independientemente de que dichas compañías utilicen o no nuestros servicios.

Por lo tanto, el primer paso para poder empezar a emitir facturas es confirmar que el receptor se encuentre disponible en nuestro directorio y, en caso afirmativo, agregar a esta entidad al directorio de su compañía siguiendo estas instrucciones:

• Desde la pestaña de Inicio, haga clic en Añadir cliente, lo cual le dirigirá automáticamente a Directorio de clientes > Buscar y agregar clientes
• En esta pestaña tendrá acceso a nuestro buscador de clientes. Puede intentar localizar a la empresa que le interese utilizando el nombre de empresa o cualquiera de los identificadores que pueda tener asociados (CIF/NIF, GLN, IBAN, etc.). Para minimizar el margen de error, nuestra recomendación es utilizar siempre un identificador para proceder con la búsqueda.
• En caso de no estar seguro de que la empresa que aparezca como resultado de su búsqueda sea la correcta, tiene la posibilidad de hacer clic en el nombre de la empresa y revisar todos los identificadores disponibles asociados a este resultado
• Una vez haya sido localizada la compañía en cuestión, puede volver a la lista de empresas, y hacer clic en Agregar para que esta empresa pase a formar parte de su directorio de clientes.
• En este punto, el sistema le dará la opción de dejar indicado un número de cliente que podrá ser utilizado en el proceso de envío de facturas.
• Tenga en cuenta lo siguiente:
  • Este dato, aunque recomendable para facilitar la identificación del receptor de su documento, no es obligatorio, y tendrá siempre la opción de proporcionarlo más tarde.
  • En caso de que este dato no se encuentre disponible, Pagero utilizará otros identificadores (CIF/NIF, GLN, etc.) para localizar al receptor durante el proceso de envío de su documento.
  • Puede introducir múltiples números de cliente separados por comas. Sin embargo, el mismo número de cliente no puede ser utilizado por más de un destinatario.
• En caso de que su cliente necesite aceptar manualmente a su empresa como uno de sus proveedores, recibirá un mensaje una vez se haya aceptado esta solicitud a través de nuestra propia plataforma. Para receptores que utilicen Pagero, usted tendrá la posibilidad de confirmar el estado de su solicitud a través de Directorio de clientes > Ver solicitudes > Solicitudes enviadas
• Si la empresa que espera que aparezca no se encuentra disponible, será necesario sugerir la adición de esta compañía a nuestro directorio público, puede hacerlo desde Directorio de clientes > Sugerir nuevos clientes.
• Una vez aporte los datos solicitados, desde Pagero confirmaremos con el proveedor de servicios indicado la información aportada en este formulario. En cuanto dispongamos de esta confirmación, le informaremos a través de Pagero acerca de la resolución.
  • Si el cliente sugerido ha sido aceptado, pasará a estar disponible en el directorio general de clientes. Para añadirlo a su directorio siga los pasos indicados al inicio del punto 3.
  • En caso de ser rechazado, tendrá que confirmar la información aportada antes de sugerir nuevamente a este receptor.

• Dependiendo del proveedor de servicios del receptor, puede que sea necesario establecer una configuración adicional, conocida como solicitud de enrutamiento (routing), antes de que sea posible proceder con el intercambio electrónico de documentos.

Por favor, tenga en cuenta los siguientes puntos en caso de ser necesario establecer una conexión con routing:

• • Es parte de su responsabilidad contactar con el destinatario y comprobar que ha aceptado previamente recibir facturas electrónicas de su empresa a través del proveedor de servicios seleccionado.
  • Algunos destinatarios tienen requisitos específicos para el contenido de las facturas y los procedimientos de prueba. Por favor, asegúrese de tener en cuenta los posibles requisitos y de poder cumplirlos antes de crear esta solicitud.
  • Puede tener un coste asociado, esta información aparece indicada durante el proceso de creación de la solicitud.

4. Crear una factura electrónica

Desde Pagero, ponemos a disposición de nuestros clientes nuestro Portal de facturas para facilitar la creación y envío de facturas electrónicas. 

1. Para acceder a este Portal, simplemente haga clic en Crear factura
2. Tras acceder, se encontrará con varias pestañas disponibles:
   1. Create
      • Esta es la pestaña en la que nos centraremos en esta parte del artículo, aquí tendremos que aportar los datos de la factura para poder generar y enviar este documento a través de Pagero
   2. Upload
      • Disponible para compañías que tengan el acuerdo necesario. Con este servicio, podrá escoger entre varios tipos de documentos que quiera enviar directamente a través de Pagero. No es necesario disponer de esta opción para poder adjuntar un documento a una factura creada directamente desde nuestro portal.
      • Si desea recibir más información al respecto, consulte con su agente comercial, o busque la licencia correspondiente en Pagero Store, bajo el nombre Document Upload.
   3. Settings
      1. General
         • Desde Default due date, podrá establecer un valor por defecto para la fecha de vencimiento en todas sus facturas.
      2. Accounts
         • Desde Saved accounts, podrá añadir sus datos bancarios para no tener que introducir esta información manualmente con la creación de cada factura.
3. Desde la pestaña de Create, encontraremos la siguiente información disponible
   1. Receptor
      • Haciendo clic, podrá localizar a la empresa a la que desea enviar su factura. En caso de que no aparezca el receptor esperado, deberá seguir las instrucciones del apartado anterior Directorio de clientes - Agregar y Sugerir clientes.
   2. Tipo de factura
      1. Débito
         • Una factura de débito es un documento utilizado por un vendedor para informar al comprador de las obligaciones de deuda actuales. Puede considerarlo como el tipo de factura a utilizar por defecto.
      2. Crédito
         • Una factura de crédito es un documento que se utiliza, entre otros, para anular o corregir una factura que haya sido procesada y enviada con éxito.
   3. Borradores
      • Tras la creación de una factura, tendrá la opción de guardarla como plantilla. De esta manera, podrá seleccionarla en este paso y ajustar únicamente los datos que difieran de su plantilla. Tenga en cuenta que las plantillas no se comparten entre diferentes receptores.
   4. Facturas enviadas
      • Haciendo clic, podrá acceder a la lista de sus documentos enviados y revisar su estado.
   5. Crear factura
      • Haga clic en este botón una vez haya seleccionado al receptor, el tipo de factura y, de ser necesario, el borrador a utilizar. En caso de utilizar un borrador, el nombre cambiará a Crear factura a partir de plantilla. Tras clicar en Crear factura, tendremos que aportar todos los datos que desee que aparezcan en la factura.
4. Detalles del receptor. 
   • Se autocompletarán los campos con la información disponible en nuestro directorio público. De ser necesario, podrá editar el número de cliente, la dirección de entrega y la dirección de facturación. Los datos obligatorios están marcados con un asterisco rojo (*).
5. Detalles de facturación. 
   • Algunos receptores solicitan que se aporte el número de pedido asociado a la factura emitida, podrá indicar este dato en Número de pedido de compra. En caso de que desee indicar algún dato adicional que no aparezca por defecto, le recomendamos que revise su disponibilidad en Añadir campos.
6. Artículos. 
   • En este apartado, encontraremos varias pestañas disponibles
     1. Añadir línea
        • Nos permitirá añadir tantas filas a la factura como sean necesarias.
     2. (+) - Añadir campo
        • Si considera que debe indicar más información de la que aparece disponible por defecto, le recomendamos que confirme la posibilidad de aportar este dato desde aquí. Al hacer clic, aparecerán una serie de campos adicionales que se asociarán únicamente a la línea en cuestión.
     3. Añadir campo a todas las líneas
        • En caso de que exista un campo adicional que afecte a todos los artículos, esta opción le permitirá que aparezca vacío para todas las líneas.
     4. Expandir/Minimizar todos
        • Podrá visualizar/ocultar todos los campos adicionales para facilitar la visualización de la interfaz. No elimina los campos añadidos.
7. Descuentos y Cargos
   • De ser necesario, tendrá la posibilidad de añadir descuentos y cargos adicionales. En caso de que este importe no esté sujeto a impuestos, puede añadir el campo (+) Exención de IVA.
8. Total factura
   • En este apartado podrá confirmar el importe neto, el IVA aplicado y el total de la factura. De ser necesario, tiene la posibilidad de cambiar la divisa y seleccionar si quiere que se redondee la cantidad. Si desea que se indique el IVA en otra divisa, encontrará la opción en Añadir campos.
9. Detalles emisor
   • En este punto, deberá indicar sus datos bancarios. Tendrá esta información rellena de manera automática en caso de haber aportado previamente estos datos en Settings > Accounts > Saved Accounts.
10. Adjuntos
    • Algunos receptores solicitan que se aporte algún documento adjunto a la factura emitida desde nuestro portal, como puede ser una copia en PDF. Haciendo clic en Añadir adjuntos, podrá elegir el archivo y seleccionar el tipo de adjunto enviado.
11. Finalizar el proceso
    • Una vez haya aportado toda la información necesaria, encontrará la siguientes opciones
      1. Cancelar factura
         • Puede cancelar la creación de esta factura, los datos proporcionados no serán guardados.
      2. Guardar como plantilla
         • Guardar una factura como plantilla le permitirá tener acceso a la información aportada en esta factura durante el proceso de creación de nuevas facturas que vayan dirigidas al mismo receptor.
      3. Vista previa
         • Haciendo clic, tendrá acceso a la presentación en PDF de su factura. Esto le permite asegurarse de que todos los datos aportados durante el proceso aparezcan como usted espera.
      4. Send Document
         • Podrá enviar su factura clicando este botón. Desde (▲) encontrará un desplegable desde el que podrá escoger la forma de envío de su documento.
           • Producción - La opción a utilizar por defecto, su documento se procesará en nuestro sistema para ser enviado al receptor. Sólo documentos enviados en este modo podrán considerarse como válidos.
           • Certificación - El documento no llegará al receptor, utilizado generalmente para confirmar la configuración a nivel técnico de la factura.
           • Test - Dependiendo de la configuración del receptor, el documento podrá ser enviado como un documento de prueba. Utilizado normalmente para confirmar la configuración a nivel de comunicación entre proveedor y comprador.

5. Confirmar estado de documentos enviados

Tras finalizar el proceso de creación de su factura, es importante asegurarse de que este documento se procese correctamente en nuestro sistema sin errores. Podrá confirmar el estado todos los documentos enviados en los últimos 90 días desde Mis documentos > Documentos enviados

Existen múltiples estados en los que su documento puede encontrarse, los más relevantes son:

• Hecho: La factura ha sido enviada desde Pagero Online
• Hecho (Obtenido): La factura ha sido enviada y recibida correctamente. Este estado se encuentra disponible únicamente para receptores que utilicen los servicios de Pagero.
• No se pudo entregar / Rechazado: El documento tiene un error que no ha permitido que se envíe correctamente - encontrará más información al respecto en el siguiente punto.

6. Gestionar documentos parados en error

En caso de que un documento no se haya podido procesar, recibirá un recordatorio diario por parte de Pagero al respecto, hasta que el error sea solucionado o el documento deje de ser accesible en nuestra plataforma (90 días).

Es posible cambiar la configuración de su compañía para cambiar el correo de contacto al que esta notificación será enviada, o desactivarlas por completo (desde Pagero, recomendamos no desactivarlas y que la dirección de correo indicada esté actualizada). El administrador de la cuenta podrá encontrar esta opción en Ajustes > Configuración > General > Notificaciones por correo de mensajes de Pagero

Existen múltiples razones por los que un documento generado en nuestro portal puede parar en error, las más comunes son:

• Un dato exigido por parte del receptor no ha sido aportado durante la creación de su factura
• Un dato aportado no es correcto, o no coincide con el valor esperado por parte del receptor

Independientemente de cuál sea el motivo del error, tendrá acceso a esta información desde Mis documentos > Gestionar documentos erróneos

Haciendo click en el documento que aparezca en la lista de resultados, podrá encontrar más información al respecto. En ciertos casos, es posible aportar el valor por el que el documento haya quedado en error y reenviar el documento para que se reprocese en nuestro sistema. 

En caso de que esta opción no esté disponible, será necesario eliminar el documento y crearlo de nuevo aportando la información correcta.

Si la información acerca del error no es lo suficientemente clara, puede contactar con nuestro equipo de soporte solicitando más detalles al respecto.