Un documento puede contener varios identificadores asociados a su receptor. ¿Cómo prioriza Pagero Online estos IDs a la hora de localizar al destinatario? En este artículo se lo explicaremos.
¿Cómo se enruta un documento que contiene múltiples IDs?
Cuando se sube un documento a Pagero, siempre trataremos de encontrar una ID en su factura que nos permita confirmar que el destinatario se encuentra en su directorio de clientes, con el siguiente orden de prioridad:
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Número de cliente
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ID de factura electrónica
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OVT
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IBAN
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GLN
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CIF/NIF
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Identificador fiscal (o número VAT)
En el momento en que el sistema encuentra uno de estos IDs en su documento, cualquier otro ID de menor prioridad se ignora, y la factura se envía al proveedor de servicio correspondiente.
Por este motivo, es muy importante asegurarse de que todos los IDs presentes en el documento son correctos, o si no la factura puede ser enviada por error a otra empresa.
Tenga en cuenta que los envíos por correo o a imprenta son métodos creados como opción alternativa. Esto significa que los documentos siempre tratarán de ser enrutados y enviados de manera electrónica, y solo si fallan lo harán a través de correo o imprenta.
¿Qué ocurre si el sistema no identifica ningún ID en el documento?
- Si su empresa tiene el servicio de distribución por email activado y correctamente configurado, se intentará averiguar si en el documento aparece un número de cliente / correo electrónico asociado a su directorio de distribución email. Si tuviese éxito, el documento se enviará por correo electrónico.
- Solo la presentación de la factura en PDF se envía por distribución email, por lo que el destinatario no recibirá el XML asociado si se envía por este método.
- El número de cliente del directorio de distribución por email es totalmente distinto al número de cliente del directorio de clientes normal. La distribución por email solo se empleará cuando ya se hayan revisado todas las otras IDs y no se haya encontrado ninguna.
- Si su empresa no tiene el servicio de distribución por email, o si no se incluyó ningún correo electrónico / número de cliente para que se active, confirmaremos si su empresa tiene el servicio de imprenta. En caso afirmativo, se enviará la factura a nuestros socios de impresión, y la factura llegará al destinatario en formato físico.
- Si no se ha podido enviar el documento por ninguno de los dos métodos anteriores, la factura quedará detenida en estado de error, por lo que no se enviará.
¿Cómo asegurarse de que se van a usar los identificadores correctos?
Como mencionamos anteriormente, es muy importante evitar proporcionar información errónea en sus documentos, si tiene alguna duda sobre qué IDs están asociados a la empresa a quien quiere enviar la factura, siempre puede consultarlas en su directorio de clientes.
Si le falta alguna información que pudiera ayudar al enrutamiento de la factura, recuerde revisar el directorio de clientes. Si no encuentra la información necesaria, es mejor dejar la ID sin rellenar, para que el documento se procese usando un método alternativo, en vez de poner un valor aleatorio o "N/A".