En esta guía abarcaremos los diferentes ajustes que pueden modificarse en Pagero Online, y cómo gestionar los usuarios de su empresa. Tenga en cuenta que para realizar cambios en los ajustes, o que afectan a la empresa, necesitará permisos de administrador, por lo que está guía está enfocada a este tipo de usuarios. No obstante, los usuarios estándares pueden gestionar su propio perfil (información, usuario y contraseña).
Tenga en cuenta que esta guía incluye instrucciones tanto para la versión antigua como para la nueva de Pagero Online. La nueva versión reemplazará a la antigua, y está siendo mejorada constantemente. Aunque la nueva interfaz de usuario todavía no tiene todas las funcionalidades de la versión antigua, con el tiempo proporcionará una forma más robusta y fácil de usar para gestionar su flujo de documentos.
Índice de Contenido
- Perfil de empresa
- Seguridad de la empresa
- Perfil de usuario
- Control de Duplicados
- Mensajes de Pagero
- Cómo subir/reemplazar el certificado SAML
- Administración de usuarios
- Registro de Cambios
- Configuración del Archivo
1. Perfil de empresa
Al hacer clic en los botones Editar perfil o Perfil de empresa, accederá a la página de información de la cuenta de su empresa. Aquí puede ver y editar la información pública de su empresa. Tenga en cuenta que debe tener permisos de administrador para ver y editar la información de su empresa.



La página Perfil de empresa tiene tres sectores diferentes: Cuenta, Identificadores de empresa y Contacto.
- Cuenta contiene información general como el nombre de la empresa y la dirección postal.
- Identificadores de empresa son valores que sus socios comerciales pueden identificar dentro de la Red Pagero.
- Contacto contiene la información de contacto de su empresa.
Tenga en cuenta que la página de Perfil de empresa es para información pública que otras empresas pueden ver en Pagero Online. Por lo tanto, no debe colocar ninguna información sensible o privada aquí.
2. Seguridad de la empresa
En la pestaña de Seguridad encontrará la configuración de seguridad de su empresa, que puede variar en función de su configuración.
3. Perfil de usuario
Al hacer clic en los botones Editar perfil o Perfil de usuario accederá a su propia cuenta de usuario. Aquí puede cambiar su contraseña y la dirección de correo electrónico que ha vinculado a Pagero Online. Además, puede editar su configuración personal, como la zona horaria, el idioma y si desea recibir mensajes de Pagero sobre el flujo de documentos de su empresa.
Diferentes tipos de usuario en Pagero Online
Pagero Online ofrece diferentes niveles de derechos de usuario. Estos tipos pueden dividirse en tres partes: Usuario normal, Administrador y Administrador de Grupo Empresarial. Si no está seguro de qué tipo de usuario tiene, la forma más fácil de averiguarlo es mirar si tiene acceso a la configuración de su empresa. Si no puedes acceder y editar a otros usuarios de tu empresa, eres un usuario normal. Si no tienes acceso a la configuración del grupo de empresas, no eres administrador del grupo de empresas.
- Usuario normal tiene los derechos más bajos y por lo tanto no puede hacer ningún cambio en la configuración de toda la empresa. Normalmente los usuarios normales sólo tienen acceso a los documentos enviados y recibidos, así como a las Analíticas básicas si se ha activado ese servicio a la empresa.
- Administrador puede acceder y editar la configuración de la empresa singular y base de usuarios. Todas las solicitudes oficiales de cambios a Pagero Support deben venir de los Administradores. La mayoría de los artículos en el Centro de Soporte están dirigidos a los Administradores. Los Administradores son responsables de crear nuevas cuentas de usuario.
- Administrador de Grupo Empresarial tiene los mismos derechos que un Administrador, pero para múltiples empresas a la vez. Esto significa que si su empresa forma parte de un grupo de empresas, los Administradores de Grupo Empresarial son responsables de gestionar la base de usuarios de múltiples empresas. Puedes leer más sobre Grupos de Empresa aquí.
4. Control de Duplicados
El control de duplicados es una característica de Pagero Online que, como su nombre indica, evita que documentos duplicados sean enviados por error. El sistema comprueba si una factura con el mismo número ya ha sido enviada ese año, y si es así detendrá el nuevo documento en error.
Cuando un documento se detiene en error debido al control de duplicados, aparecerá en la vista de Gestionar documentos erróneos en Pagero Online.
Si necesita reenviar un documento con el mismo número que la primera vez, tendrá que desactivar el control previamente.
Cómo desactivar el control de duplicados y reenviar documentos en error
1. Acceda a Ajustes - Configuración - pestaña Saliente, y en la sección de Validación busque la opción Control de números de factura duplicados.
2. Para desactivar el control, debe seleccionar la opción Ningún control. Para reactivarlo deberá elegir el mes de inicio de su año fiscal.
3. No olvide Guardar al realizar los cambios.
4. Para reenviar los documentos detenidos por el control de duplicados deberá hacerlo desde Gestionar documents erróneos.
Tenga en cuenta que el control de duplicados solo detecta facturas creadas posteriormente a que sea activado. Es decir, si se desactiva temporalmente y luego se vuelve a activar, las facturas enviadas en ese lapso de tiempo no serán detectadas como duplicadas.
5. Mensajes de Pagero
Son notificaciones que se envían a su cuenta referentes a cambios que afectan a su perfil o al de la empresa. Para ver estas notificaciones desde Pagero Online, acceda a la sección Mensajes en el menú lateral izquierdo. También recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que aparezca un mensaje nuevo en Pagero Online.
Tipos de Messages que puede recibir
Documento enviado detenido en error
Si tiene documentos detenidos en error sin gestionar, recibirá recordatorios diarios hasta que dichas factura sean reenviadas con éxito o eliminadas.
Documento recibido sin reclamar
Si tiene la opción de Notificación por correo diaria (Daily email notification) activada, Pagero le enviará recordatorios cada día si ha recibido algún documento y no lo ha visualizado o descargado en su sistema. Esta opción se encuentra en Ajustes - Configuración - pestaña Notificaciones.
Solicitudes sobre el directorio de clientes/proveedores
Si ha hecho uso de las secciones Sugerir nuevos clientes o Sugerir un nuevo proveedor para que se añada una empresa al directorio público de Pagero, recibirá un mensaje cuando su solicitud haya sido gestionada, informándole de si fue aprobada o rechazada. También, si su directorio de clientes/proveedores es cerrado, recibirá un mensaje cuando un nuevo cliente/proveedor solicite añadirle a su directorio en Pagero Online.
Configuración de los Mensajes
Se pueden ajustar ciertos aspectos sobre los mensajes de Pagero, como la frecuencia de las notificaciones o a qué dirección de correo se envían. Esto puede hacerse tanto desde los ajustes de la empresa como desde los de usuario.
Para configurar las notificaciones a nivel de su usuario, acceda a Ajustes - Configuración - Configuración de usuario. Desde aquí puede elegir si quiere recibir notificaciones por correo electrónico o no.
La configuración a nivel de empresa se realiza desde Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa. Deberá tener permisos de administrador para poder acceder a esta sección.
Desde la pestaña General, sección de Correo, puede elegir si quiere que se envíen correos electrónicos cada vez que se genera un nuevo mensaje en Pagero Online (por ejemplo, si hay documentos en error). También puede decidir a qué direcciones de correo dichas notificaciones serán enviadas, separándolas con un punto y coma ( ; ) en caso de indicar más de una.
En la pestaña Notificaciones puede gestionar de qué forma se reciben notificaciones referentes a documentos recibidos que aún no han sido reclamados. Las opciones incluyen la dirección de correo donde quiere que se reciban dichas alertas, así como si quiere que sean diarias hasta que se reclamen los documentos.
6. Cómo subir/reemplazar el certificado SAML
El certificado SAML es obligatorio si su empresa quiere que se emplee inicio de sesión único (SSO - Single sign-on), por lo que deberá subirlo durante la configuración de la empresa, o reemplazarlo si el actual va a expirar. Los usuarios administradores pueden gestionarlo directamente desde Pagero Online de forma sencilla, tanto en la nueva como en la antigua interfaz.
Cómo subir/reemplazar el certificado SAML
- Acceda al perfil de su empresa haciendo click en Editar Perfil, a la derecha del logotipo, o en la esquina superior derecha y después la opción de Perfil de empresa.
- Vaya a la pestaña de Seguridad, y baje hasta la sección de Clave de verificación de firma.
- Pulse en Subir archivo (Choose File) y seleccione su certificado. Cuando se haya cargado, pulse en Subir (Upload).
8. Administración de usuarios
Gestionar los usuarios de su empresa en Pagero Online es muy sencillo. Eso sí, recuerde que debe tener permisos de administrador para ello, tanto en la antigua como en la nueva interfaz.
Cómo crear usuarios en Pagero Online
- Haga click en Editar perfil, junto al logotipo de su empresa. esto le llevará a la página de Perfil empresarial, donde podrá editar su información, configuración y usuarios.
- Acceda a la pestaña de Usuarios, y seleccione Añadir nuevo usuario.
- Se abrirá una nueva ventana a su derecha, donde podrá añadir la información del nuevo usuario. Al hacer click en el botón de Crear Usuario se enviará un enlace de activación al correo electrónico indicado.
- Para editar los permisos de un usuario basta con hacer click en su nombre. Se desplegará un menu lateral con información del usuario, y más abajo la sección Roles de Usuario (User Roles).
Si no posee suficientes licencias de usuario, puede contactar con su representante de ventas en Pagero o comprar más licencias desde la Tienda de Pagero, haciendo click en Tienda en la barra superior.
Deberá seleccionar la opción de Usuario Adicional (Additional Pagero Network User).
Cómo editar y eliminar usuarios en Pagero Online
- Haga click en Editar perfil, junto al logotipo de su empresa. esto le llevará a la página de Perfil empresarial, donde podrá editar su información, configuración y usuarios.
- Acceda a la pestaña de Usuarios, y haga click en el usuario que desee editar.
- Esto hará que aparezca una nueva ventana lateral donde podrá editar su nombre de usuario, correo electrónico asociado y permisos. También puede conceder permisos de administrador desde esta página.
- Recuerde Guardar cambios al terminar de editar.
- Desde aquí también puede eliminar usuarios, haciendo click en el botón de Eliminar usuario. Se le pedirá una confirmación adicional, debe elegir Eliminar nuevamente.
9. Registro de Cambios
Pagero Online incluye una característica con la cual los usuarios administradores pueden ver el historial de inicio de sesión de los usuarios de la empresa; naturalmente, las contraseñas no son monitorizadas. Su uso se orienta a comprobar si ha habido inicios de sesión fallidos o si alguna cuenta está bloqueada por ello, permitiendo a loa administradores a estar al corriente.
Cómo acceder al registro
1. Haga click en el botón de Editar perfil junto al icono de la empresa, y después seleccione la pestaña Usuarios.
2. Aquí encontrará una lista de todos los usuarios de la empresa. Para consultar la actividad de inicio de sesión de un usuario en específico, haga click en él. El registro de cambios (User change log) aparecerá abajo del todo, el cual lleva un seguimiento de los intentos de inicio de sesión. A los 5 fallos, la cuenta se bloqueará, y solo podrá ser desbloqueada por un administrador usando el botón de Desbloquear (Unlock) en la sección de Estado de usuario (User Status).
11. Configuración del Archivo
El Archivo es una solución para asegurar el archivado legal de sus documentos fiscales y comerciales que envíe a través de Pagero. Se adapta a distintos requisitos legislativos, y está diseñado para cumplir con la legislación específica de múltiples países sin apenas necesitar configuración por su parte. Si no se cuenta con el servicio de Archivo, los documentos serán almacenados durante 90 días en Pagero Online.
Solo los usuarios administradores pueden configurar el Archivo, por lo que si no puede ver la sección de Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa en el menú lateral, necesitará contactar con el administrador de su empresa para que realice los cambios necesarios.
Cómo configurar el tipo de retención
Desde Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa, seleccione la pestaña de Archivo (Archive).
- En primer lugar debe seleccionar la jurisdicción del país que debe aplicarse, usando el menú desplegable de la opción Elegir jurisdicción (Select jurisdiction).
- Elija el tipo de retención.
- Las opciones que se mostrarán dependen del país que haya elegido en el apartado anterior, y serán todas las disponibles para la jurisdicción elegida.
- Si su país solo tiene un tipo de retención disponible, la opción Estándar (Standard) será la única que aparezca.
- No olvide Guardar.
Cómo elegir un tiempo de retención personalizado
Desde Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa, seleccione la pestaña de Archivo (Archive).
- En primer lugar debe seleccionar la jurisdicción del país que debe aplicarse, usando el menú desplegable de la opción Elegir jurisdicción (Select jurisdiction).
- Marque la caja de Personalizar tiempo de retención (Customize Retention Time) para que la siguiente opción se habilite.
- Tenga en cuenta que activar la retención personalizada implica que las actualizaciones automáticas en temas de regulación realizadas por el equipo de Pagero no se aplicarán a su empresa.
- Seleccione el número de años que se deben archivar sus documentos en la opción de Establecer periodo de retención deseado (Set preferred Retention Time).
- Puede seleccionar entre 1 y 30 años.
- No olvide Guardar al finalizar.
Para más información sobre el Archivo, puede ver las preguntas frecuentes aquí.