Esta guía recopila toda la información sobre cómo gestionar sus clientes, y cómo enviarles documentos, desde la interfaz antigua de Pagero Online.
Índice de Contenido
1. Cómo gestionar su directorio de clientes
2. Directorio de clientes abierto y cerrado
3. Directorio de proveedores abierto y cerrado
4. Cómo verificar la ID electrónica y proveedor de servicio de un cliente
1. Cómo gestionar su directorio de clientes
Gestionar su Directorio de Clientes es sencillo, y permite un mayor control sobre a quién se envían sus facturas. Puede vincular el número de cliente que desee a cualquier ID electrónica presente en la red de Pagero, evitando así tener que incluir la ID electrónica en sus documentos.
Cómo añadir nuevos clientes
1. Puede acceder desde Directorio de Clientes – Buscar y agregar clientes en el menu lateral, o haciendo click en el atajo Añadir cliente de la página de inicio.
2. En los campos de búsqueda, puede utilizar el nombre de la empresa o cualquier identificador que conozca (CIF, VAT, EAN...) Recomendamos buscar a su cliente utilizando sus identificadores en lugar del nombre, para asegurarse de que está agregando a la entidad correcta.
3. Si no está segur@ de si la empresa que le aparece al buscar es la correcta, puede hacer click en su nombre y se desplegará más información.
4. Cuando haya encontrado a su cliente, haga click en Agregar para añadirlo a su directorio de clientes.
5. Cuando lo añada, puede asignarle un número de cliente si lo desea, que será usado para identificarlo a la hora de enviar el documento. Cuando lo tenga, haga click en Próximo y después en Confirmar. También podrá añadir o modificar el número de cliente más adelante.
6. Si es necesario que el cliente acepte su solicitud, recibirá un mensaje en Pagero Online cuando haya sido aceptada y pueda comenzar a enviarles facturas. También puede consultar el estado de sus solicitudes desde Directorio de Clientes - Ver solicitudes - Solicitud enviada. Esto solo aplica si su cliente está registrado en Pagero.
Algunos clientes detrás de proveedores de servicio externos a Pagero requerirán que se configure el routing antes de que pueda enviarles facturas. Si este es su caso, necesita enviarles una solicitud de routing, y cuando reciba respuesta de que ha sido aprobada, activarlo.
Normalmente, depende del proveedor de servicios del receptor realizar la configuración del routing. Si este es su caso, puede consultar cómo activar el routing en este enlace.
Cómo editar y eliminar clientes
1. Vaya a Directorio de Clientes - Mis Clientes
2. Busque a la empresa que quiera modificar usando su nombre, identificadores (CIF, VAT, GLN, IBAN...) o número de cliente. Si prefiere buscarla por nombre, recomendamos escribirlo entre asteriscos (*) para que sea más fácil encontrarla, ya que la búsqueda es sensible a mayúsculas.
3. Cuando haya encontrado al cliente en cuestión, puede desplegar toda su información haciendo click en su nombre. Si aparece un texto rojo de "No existente" junto al nombre, significa que esa empresa ha sido eliminada de la red de Pagero, por lo que deberá contactar con ellos para que les indiquen su nueva ID electrónica.
4. Para editarlo, haga click en Configuración. Se abrirá una nueva ventana con dos pestañas: Configuración básica y Avanzado. Para añadir o modificar el número de cliente, pulse en Editar número de cliente o escriba directamente el número que desee y haga click en Guardar. Si quiere asignar varios números de cliente a la misma empresa, puede hacerlo separándolos por una coma (,). En estos casos, recomendamos usar la opción de Editar número de cliente.
En ocasiones, una empresa puede tener asociados múltiples proveedores de servicio. Si esto aplica a su cliente, podrá ver un botón adicional a la derecha, Seleccionar proveedor de servicios. Con él puede elegir a través de cuál se enviará la factura.
En la pestaña Avanzado encontrará más opciones de configuración, como la posibilidad de eliminar, activar o desactivar al cliente. Desactivar un cliente evita que puedan enviárseles facturas, pero a diferencia de borrarlo, seguirá en el directorio por si desea reactivarlo en un futuro. En la mayoría de los casos, no necesitará tocar la configuración avanzada, pero si tiene alguna duda siempre puede contactar con el equipo de Soporte.
Si necesita pasar el número de cliente de una empresa a otra, primero deberá borrarlo de la que lo tenga actualmente, y así liberar el número para el cliente nuevo.
Ejemplo de Error
Si su factura se ha detenido en error con el siguiente mensaje:
"El destinatario del documento X no coincide con ningún destinatario del registro público de clientes de Pagero ni de su directorio de clientes. Compruebe que el destinatario está añadido a su directorio de clientes." (a veces aparece en inglés "Recipient of document X did not match any recipient in Pagero public customer registry or in your customer directory. Verify that the recipient is added to your customer directory")
Y ve que el cliente sí que existe en su directorio, esto puede deberse a que la ID o número de cliente que aparece en su factura no corresponde con el que tiene asignado en el directorio. Si fuese así, deberá corregirlo (o en la factura o en el directorio, según aplique) y reenviar el documento.
2. Directorio de clientes abierto y cerrado
En Pagero Online puede elegir si quiere que su directorio de clientes sea abierto o cerrado. Si decide que sea cerrado, tendrá que añadir manualmente al directorio a todos los clientes a quienes quiera enviar documentos. Si por el contrario elige tener un directorio abierto, cuando envíe una factura el sistema buscará en la red de Pagero al receptor.
Tenga en cuenta que el cambio entre tipos de directorio solo puede hacerse siendo administrador de la empresa. Si no tiene este permiso, deberá solicitar al administrador que realice el cambio.
Cómo cambiar entre directorio abierto y cerrado
1. Vaya a Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa y haga click en la pestaña de Saliente.
2. Baje hasta la sección de Routing, donde se encuentra la opción Utilizar información de routing provista.
3. Si se encuentra Inactivada el directorio es cerrado. Si se activa, el directorio para a ser de tipo abierto.
Si tiene alguna pregunta al respecto no dude en contactar a nuestro equipo de Soporte.
3. Directorio de proveedores abierto y cerrado
En Pagero Online puede elegir si quiere que su directorio de proveedores sea abierto o cerrado. Si decide que sea cerrado, tendrá que aprobar manualmente las solicitudes de todos sus proveedores que agreguen a su empresa a su directorio de clientes. Si por el contrario elige tener un directorio abierto, , cualquier empresa podrá enviarles documentos sin necesidad de aprobar ninguna solicitud previa.
Tenga en cuenta que el cambio entre tipos de directorio solo puede hacerse siendo administrador de la empresa. Si no tiene este permiso, deberá solicitar al administrador que realice el cambio.
Cómo cambiar entre directorio abierto y cerrado
1. Vaya a Ajustes - Configuración - Configuración de la empresa y haga click en la pestaña de General.
2. Baje hasta la sección de Autorización del emisor del documento (Document issuer authorization), donde se encuentra la opción Autorizar emisores manualmente (Authorize issuers manually).
3. Si se encuentra Activada el directorio es cerrado. Si se desactiva, el directorio para a ser de tipo abierto.
Si tiene alguna pregunta al respecto no dude en contactar a nuestro equipo de Soporte.
4. Cómo verificar la ID electrónica y proveedor de servicio de un cliente
Si no está segur@ de la ID electrónica o el proveedor de servicios de su cliente, o si no sabe si la empresa existe en el directorio público de Pagero, puede seguir los siguientes pasos.
Comprobar la información del receptor
1. Inicie sesión en Pagero Online.
2. Vaya a Directorio de clientes - Buscar y agregar clientes.
3. Para verificar si la empresa está en la red de Pagero, puede buscarla usando su nombre o cualquier identificador que conozca (CIF, VAT, GLN, IBAN...). Recomendamos usar los identificadores, pero si prefiere buscarla por nombre, puede escribirlo entre asteriscos (*) para que sea más fácil encontrarla, ya que la búsqueda es sensible a mayúsculas.
4. Al hacer click en Buscar, se le mostrará una lista de empresas que cumplen con sus criterios de búsqueda. Si hace click en el nombre de cualquiera de ellas, se abrirá una nueva ventana con más información, incluyendo todos sus identificadores y proveedor de servicios.Pagero uses all these fields in order to route your invoices to correct place. You can add your customer to your customer directory with the Add button.
5. Si no encuentra a su cliente, es posible que no pertenezca a la red de Pagero. En ese caso, puede sugerir que sea añadido desde Directorio de clientes - Sugerir nuevos clientes.