Primeros Pasos en Pagero Online

Esta guía le enseñará como comenzar a usar la plataforma de Pagero Online. Desde lo básico, como activar su cuenta y administrar sus clientes, hasta enviar sus primeras facturas.

 

Índice de Contenido

  1. Active su cuenta
  2. Administración de usuarios
  3. Cómo añadir nuevos clientes
  4. Cómo activar el routing
  5. Cómo enviar una factura desde el portal

 

1. Active su cuenta

Antes de comenzar a usar Pagero Online, necesita disponer de una cuenta de usuario activa.

Cómo activar una cuenta de usuario en Pagero Online
  1. Cuando registra su empresa, se le enviará un mensaje de activación al correo electrónico usado durante el registro. Este correo contiene el enlace que le permitirá activar su cuenta de usuario en Pagero Online.
  2. Al hacer click en el enlace, deberá leer y aceptar el acuerdo de usuario y elegir una contraseña válida. Una vez hecho, puede acceder a Pagero Online.
  3. Inicie sesión con su nombre de usuario y la contraseña elegida. Puede acceder y modificar su información de usuario desde la página de inicio mediante el botón Editar perfil, ubicado junto a su nombre de usuario.



  4. Desde aquí puede modificar su correo y contraseña. Recuerde pulsar en Guardar cambios al acabar para que se apliquen.


    Además, los usuarios administradores pueden editar los permisos del resto de usuarios de la empresa.
  5. Los usuarios administradores también pueden editar la información de la empresa haciendo click en Editar perfil, junto al logotipo de la compañía.


Cómo activar una cuenta de usuario en Pagero Online (interfaz antigua)

  1. Cuando registra su empresa, se le enviará un mensaje de activación al correo electrónico usado durante el registro. Este correo contiene el enlace que le permitirá activar su cuenta de usuario en Pagero Online.
  2. Al hacer click en el enlace, deberá leer y aceptar el acuerdo de usuario y elegir una contraseña válida. Una vez hecho, puede acceder a Pagero Online.
  3. Inicie sesión con su nombre de usuario y la contraseña elegida. Puede acceder y modificar su información de usuario desde Ajustes > Información de usuario.

  4. Los usuarios administradores pueden modificar la información de la empresa accediendo a Ajustes > Información Empresarial. Recomendamos añadir la mayor cantidad de datos posible.

 

2. Administración de usuarios

Gestionar los usuarios de su empresa en Pagero Online es muy sencillo. Eso sí, recuerde que debe tener permisos de administrador para ello, tanto en la antigua como en la nueva interfaz.

Cómo crear usuarios en Pagero Online
  1. Haga click en Editar perfil, junto al logotipo de su empresa. esto le llevará a la página de Perfil empresarial, donde podrá editar su información, configuración y usuarios.
  2. Acceda a la pestaña de Usuarios, y seleccione Añadir nuevo usuario.
  3. Se abrirá una nueva ventana a su derecha, donde podrá añadir la información del nuevo usuario. Al hacer click en el botón de Crear Usuario se enviará un enlace de activación al correo electrónico indicado.
  4. Para editar los permisos de un usuario basta con hacer click en su nombre. Se desplegará un menu lateral con información del usuario, y más abajo la sección Roles de Usuario (User Roles).

Si no posee suficientes licencias de usuario, puede contactar con su representante de ventas en Pagero o comprar más licencias desde la Tienda de Pagero, haciendo click en Tienda en la barra superior.

Deberá seleccionar la opción de Usuario Adicional (Additional Pagero Network User).

Cómo editar y eliminar usuarios en Pagero Online
  1. Haga click en Editar perfil, junto al logotipo de su empresa. esto le llevará a la página de Perfil empresarial, donde podrá editar su información, configuración y usuarios.


  2. Acceda a la pestaña de Usuarios, y haga click en el usuario que desee editar.
  3. Esto hará que aparezca una nueva ventana lateral donde podrá editar su nombre de usuario, correo electrónico asociado y permisos. También puede conceder permisos de administrador desde esta página.
  4. Recuerde Guardar cambios al terminar de editar.
  5. Desde aquí también puede eliminar usuarios, haciendo click en el botón de Eliminar usuario. Se le pedirá una confirmación adicional, debe elegir Eliminar nuevamente.
Cómo crear usuarios (interfaz antigua)
  1. Acceda a Ajustes - Usuarios. Desde ahí podrá ver una lista de los usuarios que hay en la empresa actualmente.
  2. En el panel izquierdo, selecciones Nuevo usuario. Esto abrirá una nueva ventana donde podrá añadir la información del usuario. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). Tenga en cuenta que los nombre de usuario deben ser únicos, that usernames must be unique, pero una misma dirección de correo puede estar vinculada a varios usuarios de Pagero Online. El nombre de usuario también puede ser la propia dirección de correo.

* Si no cuenta con suficientes licencias de usuario, por favor contacte con su vendedor de Pagero o compre una licencia adicional desde la Tienda (Pagero Store), haciendo click en el panel lateral izquierdo.

Deberá seleccionar la opción de Usuario Adicional (Additional Pagero Network User).

 

Cómo editar y eliminar usuarios en Pagero Online (interfaz antigua)
  1. Acceda a Ajustes - Usuarios. Desde ahí podrá ver una lista de los usuarios que hay en la empresa actualmente.
  2. Haga click en un usuario para desplegar su información. Podrá editar sus datos, correo y sus permisos (incluyendo la posibilidad de dotarles de permisos de administrador). Recuerde pulsar en Guardar tras realizar los cambios.
  3. Desde aquí también puede eliminar al usuario haciendo click en Eliminar. Tenga en cuenta que no se le pedirá ninguna confirmación y la eliminación es instantánea. Si elimina un usuario por error, espere unos instantes y vuelva a crearlo con la misma información que tenía.

 

3. Cómo añadir nuevos clientes

Antes de comenzar a enviar facturas a sus clientes, deberá comprobar que existan en la red de Pagero. En esta sección aprenderá a añadir a sus clientes.

Cómo añadir clientes en Pagero Online

1. Acceda a Red - Buscar (Search). Puede buscar a su cliente usando el nombre de la empresa, CIF/NIF, identificador fiscal o el ID correspondiente según el país. Se mostrará una lista con todas las empresas que se ajustan a sus criterio de búsqueda.

2. Para añadirlo a su directorio, haga click en la empresa y después en el botón de Conectar (Connect).

3. Esto le dirigirá a una nueva ventana, donde podrá ver si la empresa envía o recibe documentos, y elegir el tipo de conexión que se ajuste a sus necesidades.

Si el receptor tiene unos requisitos especiales, o debe aceptar manualmente las peticiones de conexión de sus proveedores, se le redirigirá a una nueva ventana, donde podrá rellenar su petición de conexión.

Una vez enviada, podrá seguir el estado de su petición desde Red - Solicitudes (Requests). Cuando sea aceptada, podrá comenzar a enviarles facturas.

 

Cómo añadir clientes (interfaz antigua)

1. Puede acceder o haciendo click en Directorio de clientes - Buscar y agregar clientes en el menú lateral, o desde el atajo Añadir cliente de la página de inicio. 

2. En el campo de búsqueda, puede buscar buscar a su cliente usando el nombre de la empresa, CIF/NIF, identificador fiscal o el ID correspondiente según el país. Recomendamos usar los IDs de la empresa en lugar del nombre. de esta forma se asegurará de que está añadiendo a la empresa correcta.


3. Si no está seguro de si la empresa que aparece es la correcta, puede desplegar su información haciendo click en su nombre.

4. Cuando haya encontrado a su cliente, haga click en Agregar para que sea añadido a su directorio privado.

5. Durante el proceso, puede asignarles un número de cliente si lo desea. Este número será usado para identificar a la empresa sin necesidad de usar sus otros IDs. Cuando lo tenga, presione en Próximo para guardarlo. Tenga en cuenta que ell número de cliente es opcional y puede ser añadido o modificado posteriormente, 

6. Algunas empresas que usan proveedores de servicios externos a Pagero requieren de un enrutamiento (routing) previo antes de poder enviarles facturas. Si este fuese su caso, necesitará enviarles una solicitud y activar dicho routing una vez haya recibido respuesta.

Normalmente, depende del proveedor de servicios del receptor configurar el routing.

Si su cliente debe aceptar manualmente su petición, recibirá un mensaje en Pagero Online cuando todo esté listo para comenzar a enviar facturas. Puede consultar el estado de sus peticiones desde Directorio de clientes - Ver solicitudes - Solicitud enviada, pero solo si el receptor también es usuario de Pagero.

 

4. Cómo activar el routing

Algunas empresas que usan proveedores de servicios externos a Pagero requieren de un enrutamiento (routing) previo antes de poder enviarles facturas. Si este fuese su caso, necesitará enviarles una solicitud y activar dicho routing una vez haya recibido respuesta. Normalmente, depende del proveedor de servicios del receptor configurar el routing.

Cómo activar el routing

Si va a añadir un cliente que requiere un enrutamiento previo, comience siguiendo la rutina habitual para agregar clientes a su directorio privado, que encontrará en este enlace o en apartados anteriores de este artículo.

Podrá saber si su cliente require de routing, si durante el proceso le aparece la pestaña Routing. Desde aquí podrá enviar un correo electrónico al receptor para proporcionarle la información necesaria para establecer el enrutamiento. Este mensaje no es obligatorio.

routing.png

Una vez reciba respuesta del receptor avisando de que el routing ha sido configurado, deberá proceder a activarlo. Este es el procedimiento.

1. En Pagero Online vaya a Directorio de clientes - Ver solicitudes - Solicitudes de routing.

 

2. Puede ver todas las solicitudes de routing en estado Esperando respuesta o buscar una en concreto usando el nombre de la empresa receptora. Haciendo click en la solicitud, podrá activarla o cancelarla.

cancel_or_activate.png

¡Aviso! El estado Esperando respuesta en Pagero Online no se actualiza por sí solo, la solicitud solo puede ser activada por usted.

 

5. Cómo enviar una factura desde el portal

En Pagero Online, ponemos a disposición de nuestros clientes el Portal de Facturas para facilitar la creación y envío de facturas electrónicas. Aquí encontrará las instrucciones completas de cómo enviar facturas directamente desde el portal de Pagero Online.

Cómo enviar una factura desde Pagero Online

1. Para acceder al Portal de Facturas, inicie sesión en Pagero Online con sus credenciales y haga click en  Crear factura.

2. Elija el receptor y el tipo de documento que desee crear:

  • Débito: una factura de débito es un documento empleado por un vendedor para informar al comprador de sus obligaciones de pago. Puede considerarlo como el tipo de factura por defecto.
  • Crédito: una nota de crédito es un documento que se emplea, entre otras cosas, para cancelar o corregir una factura que ya ha sido procesada y enviada.

Si no puede encontrar al receptor de la factura en el menú desplegable, deberá añadirlo primero a su directorio de clientes privado. Puede encontrar más información sobre cómo añadir clientes en este enlace o en apartados anteriores de este artículo.. 

Una vez lo tenga, haga click en Crear factura.



Una vez haya creado la factura, y antes de enviarla, tendrá la opción de guardarla como plantilla para posteriores envíos. De esta manera, podrá seleccionarla y ajustar únicamente los campos que no hayan sido guardados o que difieran de la plantilla. Tenga en cuenta que cada plantilla está asociada al cliente sobre el que se creó, y no puede usarse para un cliente distinto.



Si tiene disponible una plantilla, haga click en su nombre y posteriormente en el botón Crear factura a partir de plantilla.

Podrá encontrar más información sobre cómo guardar una plantilla en el paso 11. 

3. La información del receptor estará rellenada por defecto según la información que aparezca en el directorio de Pagero. No obstante, algunos datos pueden modificarse haciendo click en Editar.

4. Rellene los Detalles de Facturación. Si es necesario, puede añadir campos adicionales haciendo click en Añadir campos y seleccionando las opciones que aparecerán en el lado derecho de la pantalla.

Recuerde que los campos obligatorios estarán marcados con un asterisco rojo (*), si se dejan vacíos l factura no podrá ser enviada.

5. Artículos – Aquí debe añadir la información sobre los artículos de la factura.
  a. Puede añadir más líneas haciendo click en Añadir línea.
  b. Si hiciese falta, puede añadir campos adicionales a todas las líneas, haciendo click en Añadir campo a todas las líneas. En cambio, si solo desea añadirlo a una línea específica, pulse el botón del signo más (+) junto a la línea deseada. Nuevamente, los campos a añadir se mostrarán en la parte derecha.
  c. Para ver todos los campos adicionales añadidos, haga click en Expandir todos, o en Minimizar todos para esconderlos (seguirán apareciendo en la factura aunque no sean visibles).

Tenga en cuenta que algunos clientes pueden tener requisitos obligatorios o valores específicos para un campo en concreto. Estos requisitos vienen impuestos por la empres en cuestión, por lo que si se registró en Pagero a través de un enlace proporcionado por su cliente, podrá consultar toda esa información en su página del proyecto correspondiente (puede encontrar el enlace a dicha página en el correo electrónico de registro, aunque puede solicitárselo al equipo de Soporte en caso de que no lo tenga).

 

Si su factura está exenta de IVA, por favor siga leyendo. En caso contrario, puede saltar hasta el paso 6.

Necesitará proporcionar el motivo de exención a las líneas que correspondan, mediante el botón de Añadir campos a todas las filas y seleccionando Evento imponible especial.

Posteriormente, deberá elegir el tipo de exención en el campo Tipo de IVA.


Una vez seleccionado, deberá proporcionar más información acerca del motivo de exención en los campos adicionales añadidos anteriormente.

Tenga en cuenta que aunque haya seleccionado "Exento" en el tipo de IVA, deberá indicar que el IVA de la línea de la factura es del 0%, ya que este valor es obligatorio.

6. Si aplica, puede añadir descuentos o cargos, haciendo click en los botones de Añadir descuentoAñadir cargo y rellenando la información pertinente.

7. Si un descuento o cargo está exento de IVA, puede indicarlo haciendo click en e botón de más (+) y añadiendo el campo adicional.

8. Si fuese necesario, puede cambiar la moneda de la factura o del IVA haciendo click en Añadir campos, también puede elegir si el total de la factura debe ser redondeado o no.

9. Añada o cambie el método de pago haciendo click en el menú desplegable.
Puede añadir más de un método de pago con el botón Añadir cuenta y eligiendo el tipo en el menú desplegable.

Esta información puede configurarse para que se añada automáticamente a todas las facturas desde Ajustes - Cuentas- Añadir cuenta.

10. Puede adjuntar archivos a su factura haciendo click en Elegir archivo. Si quiere añadir más de un adjunto, use el botón de Añadir un adjunto. También deberá seleccionar el tipo de archivo que es.


11. Cuando su factura esté completa, puede elegir el modo de envío haciendo click en la flecha junto al botón de Enviar factura. LAs tres opciones son:

  • Producción - el modo habitual, la factura será procesada y enviada como un documento oficial.
  • Test - el documento será procesado en modo test, por lo que no tendrá ningún impacto en el modo de producción, es decir, que el documento no es legalmente vinculante. No todas las empresas pueden recibir documentos en modo Test, pero es la opción para asegurarse de que el flujo de documentos funciona correctamente antes de enviarlo en producción.
  • Certificación - se emplea para probar configuración a nivel técnico, formatos, permisos, conexiones, etc. Los archivos en modo certificación no se enviarán al destinatario, aunque sí que serán procesados por Pagero.


También puede elegir guardar la factura como un Borrador. Esto permitirá que la próxima vez que quiera enviar un documento al mismo receptor no tenga que introducir manualmente toda la información que haya guardado en la plantilla. Los borradores se eligen antes de crear la plantilla, en el paso de selección del receptor.

También puede previsualizar cómo quedaría la factura antes de enviarla. Esto es útil para confirmar que todos los campos se han rellenado correctamente.

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