Clearance

En los modelos de Clearance, el proveedor debe obtener una aprobación de sus transacciones para que sean válidas. Cuando se recibe el documento, el receptor lo valida con la infraestructura obligatoria, para verificar que el documento ha sido aprobado por el vendedor. Esta validación debe realizarse antes del pago en caso de que el documento sea una factura.

En Pagero, el proceso comienza cuando se carga una factura en Pagero Online. Posteriormente, es enviada a la autoridad de Clearance correspondiente, que la revisará y enviará de regreso a Pagero la respuesta de aplicación con la aprobación o rechazo del documento. Después de esto, los documentos aprobados se entregan a su receptor correspondiente.

La vista de Clearance de Pagero permite realizar un seguimiento de forma sencilla del estado de todos sus documentos enviados a las autoridades de Clearance, de modo que puede verificar si se recibió la aprobación, así como las advertencias o errores que dichos documentos pudieran contener.

1. Cómo Acceder a la Vista de Clearance

La vista de Clearance e encuentra en el menú superior, una vez iniciada sesión en Pagero Online. En algunos dispositivos, aparecerá incluida en la sección de Más (More), debido a las dimensiones de la pantalla.

Si se encuentra en interfaz antigua de Pagero Online, encontrará la vista de Clearance en Mis documentos - Clearance.

2. Interfaz de la Vista de Clearance

Una vez que acceda a la Vista de Autorización, encontrará las siguientes columnas:

ID del documento: el número de factura de su documento.
Emisor (Sender): el nombre de su empresa.
Autoridad (Authority): la autoridad de Clearance a cargo de aprobar o rechazar el documento.
Estado (Process Status): el estado actual de la aprobación.
- Nuevo (New): el documento se ha cargado correctamente en Pagero Online y será enviado a la autoridad de Clearance en breves instantes.
- Entregado (Delivered): el documento se ha entregado a la autoridad y actualmente está esperando su respuesta de aplicación.
- Advertencia (Warning): el documento se ha aprobado, pero contiene errores no considerados fatales. Se recomienda hacer clic en el documento y verificar el mensaje de error para que pueda corregirlo para documentos futuros.
- Rechazado (Rejected): el documento ha sido rechazado porque contiene errores fatales. Puede hacer clic en el documento para verificar el mensaje de error y corregirlo antes de volver a enviarlo.
- Aprobado (Approved): el documento ha sido aprobado y no contiene ningún error.

Modo de Envío (Send Type): es importante tener en cuenta que solo los modos Producción y Test pueden recibir respuestas de aplicación de la autoridad de Clearance.
- Encontrará más información sobre los modos de envío en la guía sobre el Portal de Facturas (apartado 11).
Tipo: el modelo de Clearance de la autoridad correspondiente.
Fecha de creación: la fecha y hora en que la factura fue subida a Pagero Online.
- Si un documento sigue en estado Entregado (Delivered) varias horas después de la hora que aparece en Fecha de Creación, puede deberse a un incidente en el flujo de documentos. Puede comprobar si es el caso visitando nuestra Status Page o contactando a nuestro equipo de Soporte.

3. Detalles del Documento

Puede hacer clic en cualquiera de los documentos que se muestran en la vista de Clearance para acceder a más detalles sobre él, como el tipo de documento, las fechas de la factura, el importe total o la empresa receptora.

Las características más importantes son:

Detalles del estado (Status details): al hacer clic en la flecha a la derecha del estado, podrá ver más información sobre el mismo. Esto es importante para los documentos con estado de Advertencia (Warning) o Rechazado (Rejected), ya que es el lugar donde se mostrará el mensaje de error.

PDF de la factura (Invoice PDF): puede descargar la presentación en PDF de la factura haciendo clic en Ver Factura (View Invoice).
Historial del Documento (Document history): al hacer clic en la flecha a la derecha de la sección Historial, puede ver los diferentes estados por los que pasa el documento, así como las horas de cada uno de los cambios de estado. También puede descargar la Solicitud, que es la factura tal como aparece en el formato de la autoridad de Clearance, así como la Respuesta enviada por ellos, en caso de ser necesario.

4. Búsqueda y Filtros

Cuando necesita buscar un documento en concreto, puede hacer uso de la barra de búsqueda y filtros situada sobre la lista de documentos.

Con ella puede buscar por:

Número de factura.
- Puede buscar varios documentos separando los números por comas.
Estado del Documento (Document Status). Además de los estados básicos (Aprobado, Advertencia, Rechazado, Entregado), este filtro incluye algunos adicionales:
- Procesado (Processed): se usa para documentos enviados en modo Certificación, e indica que fue enviado a la autoridad de Clearance, pero no recibirá ninguna respuesta de aprobación/rechazo. Para este fin, se emplea el modo Test.
- Pendiente (Pending): muestra todos los documentos con estado Nuevo (New).
Autoridad de Clearance.
Modo de Envío (Send Type).
Fecha (Date). Puede seleccionar un rango manualmente, o usar los rangos predefinidos (Esta semana, este mes, etc.)

5. Cómo Exportar

La vista de Clearance también permite exportar un listado de documentos a un archivo CSV o Excel. Esto se logra mediante el icono a la derecha de los detalles del documento.

Aparecerá una ventana llamada Export Data, compuesta por dos pestañas Exportar (Export) y Descargar (Download).

Exportar permite elegir el formato del archivo resultante, así como su nombre. Una vez haya seleccionado los valores deseados para ambos, haga clic en Exportar (Export) para que comience a generarse el fichero.

Tardará unos segundos en procesarse el archivo. Cuando se haya completado, puede acceder a la pestaña Descargar (Download) para descargarlo a su PC. El archivo estará disponible en esta ventana durante 40 horas desde su creación.

Si abre el archivo, encontrará la misma información que las columnas de la sección Interfaz de la Vista de Clearance, incluidos los mensajes de error que solo aparecen en los detalles del documento, debajo de la columna Descripción.