La distribución por correo electrónico ofrece un método de entrega alternativo, ya que un gran número de empresas de todo el mundo aún no han comenzado a automatizar su flujo de documentos.
La configuración de la distribución por correo electrónico se gestiona en la página Distribución. Los clientes que desee facturar a través de la distribución por correo electrónico se mantendrán aquí. Este artículo incluye instrucciones sobre cómo añadir y eliminar clientes individualmente de la distribución por correo electrónico, y cómo hacerlo a través de una lista importada. Adicionalmente, diferentes configuraciones serán explicadas aquí.
Índice de Contenidos
- Distribución por correo electrónico
- Distribución por correo electrónico (interfaz antigua)
- Distribución por correo electrónico avanzada
1. Distribución por correo electrónico
Antes de poder enviar cualquier documento, primero debe asegurarse de que la configuración de distribución por correo electrónico para su empresa está activada en Pagero Online. Para comprobarlo, inicie sesión en Pagero Online y vaya a Distribution - Settings - General Settings, y asegúrese de que tiene activada la opción Activar distribución por correo electrónico. Sin esta opción activada, sus documentos no llegarán a sus clientes por correo electrónico. La otra opción Send to email address in document se explica más adelante.
Hay dos formas de enviar documentos por correo electrónico.
Send to email address in document: Con esta opción activada, el sistema de Pagero buscará la dirección de correo electrónico del destinatario dentro del documento que está enviando. Si tiene esta opción activada, no necesitará añadir destinatarios por separado a su lista de distribución de correo electrónico.
Utilizando el directorio de destinatarios de correo electrónico enviar documentos: La segunda opción para enviar documentos por correo electrónico a sus clientes es utilizar el directorio de destinatarios dentro de Pagero Online. Esto se utiliza de la misma manera que el envío de documentos normalmente, utilizando un número de cliente en su archivo de documento y haciéndolo coincidir con la dirección de correo electrónico de un destinatario en su directorio de clientes. Esto se puede hacer manualmente uno por uno, o con una lista importada.
Vaya a Distribución - Destinatarios. Aquí verá su lista de correo electrónico. Aquí se incluyen todos los destinatarios de correo electrónico existentes y es donde puede añadir otros nuevos. También puede utilizar la opción de búsqueda para encontrar rápidamente un destinatario específico si es necesario, puede encontrarla en la parte superior izquierda de la pantalla.
Añadir destinatario manualmente
Al hacer clic en Add Recipient se abrirá una nueva ventana en la que podrá introducir la información necesaria para añadir un nuevo destinatario a su lista de correo. Los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios.
- Customer number - Se utiliza para asignar los documentos al destinatario correcto. Por lo tanto, este número también debe incluirse en el archivo del documento.
- Email - Aquí se introduce la dirección de correo electrónico a la que deben enviarse los documentos.
- CC - Aquí puede añadir direcciones adicionales a las que deben enviarse los documentos como CC (Copia de Carbón).
- Document type - Esta opción determina el tipo de documento que se enviará. Para cualquier documento de factura (notas de débito o crédito, por ejemplo), elija Factura.
- En la pestaña Advanced puede seleccionar el formato en el que se enviará el documento de correo electrónico, siendo PDF el predeterminado. Tenga en cuenta que debe haber adquirido la función Distribución avanzada de correo electrónico para ver estas opciones.
Cuando haya añadido toda la información obligatoria necesaria, haga clic en Add recipient para guardar el nuevo destinatario en su lista de correo electrónico. Este nuevo destinatario puede editarse rápidamente en el futuro simplemente haciendo clic sobre él en su lista de correo electrónico. Aparecerá el mismo menú que antes en la parte derecha de la página. Aquí también puedes eliminar el destinatario haciendo clic en el botón rojo Delete.
Añadir destinatarios con una lista Excel
Si tiene la licencia de Email Distribution Advanced, puede cargar una lista de sus clientes en lugar de añadirlos manualmente. Al hacer clic en Import Recipient List se abrirá una nueva ventana donde podrá importar su lista de clientes.
Estas listas deben estructurarse de una manera específica en formato Excel para que funcionen, y puede descargar un archivo de ejemplo de lista de importación pulsando el botón Download Sample file.
Este archivo puede utilizarse para hacer su propia lista siguiendo los ejemplos que en él se muestran. Recuerde borrar todos los caracteres de comentario del archivo (están precedidos por un carácter de almohadilla (#)) antes de intentar cargarlo. Cuando haya terminado su archivo, elija el tipo de documento correcto para los destinatarios. Sólo se puede utilizar un tipo de documento por archivo, por lo que si tiene destinatarios que requieren diferentes tipos de documentos, éstos necesitarán su propia lista de importación separada).
Haz clic en Choose file. Busque el archivo en su ordenador y selecciónelo. A continuación, puede hacer clic en el botón Import para importar el archivo en su lista de correo electrónico. En breve podrás ver tus nuevos destinatarios.
Configuración del correo electrónico
Esta sección repasará los diferentes ajustes del servicio de correo electrónico. Se pueden utilizar para cambiar la forma en que se presentan los correos electrónicos, como el asunto y la dirección de correo electrónico desde la que se envían. Para acceder a los ajustes, haz clic en la pestaña Settings de la parte superior de la página.
General Settings
Estos ajustes se utilizan para activar los distintos tipos de distribución por correo electrónico. Aquí puede activar la distribución por correo electrónico y también activar la configuración para enviar documentos a los destinatarios utilizando una dirección de correo electrónico incrustada en sus archivos de documentos.
- Activate email distribution permite a su empresa enviar documentos por correo electrónico a los clientes que mantenga en su directorio de destinatarios.
- Send to email address in document permite que el enrutamiento a la dirección de correo electrónico del destinatario se identifique directamente en el propio archivo del documento.
2. Distribución por correo electrónico (interfaz antigua)
Antes de poder enviar cualquier documento, primero debe asegurarse de que la configuración de distribución de correo electrónico para su empresa está habilitada en Pagero Online. Para comprobarlo, inicie sesión en Pagero Online y vaya a Settings - Settings - Company settings - E-mail Distribution, y asegúrese de que tiene activada la distribución por correo electrónico. Sin esta opción activada, sus documentos no llegarán a sus clientes por correo electrónico. El otro ajuste Send to email address in document se tratará más adelante.
Hay dos formas de enviar documentos por correo electrónico.
Send to email address in document: Con esta opción activada, el sistema de Pagero buscará la dirección de correo electrónico del destinatario dentro del documento que está enviando. Si activa esta opción, no tendrá que añadir destinatarios por separado a su lista de distribución de correo electrónico.
Utilizando el directorio de destinatarios de correo electrónico enviar documentos: La segunda opción para enviar documentos por correo electrónico a sus clientes es utilizar el directorio de destinatarios dentro de Pagero Online. Esto se utiliza de la misma manera que el envío de documentos normalmente, utilizando un número de cliente en su archivo de documento y haciéndolo coincidir con la dirección de correo electrónico de un destinatario en su directorio de clientes. Esto se puede hacer manualmente uno por uno, o con una lista importada. Para ver sus destinatarios de correo electrónico actuales, vaya a Customer Directory - E-mail distribution.
Añadir destinatario manualmente
Vaya a Customer Directory - E-mail distribution y haga clic en Add email address.
- Customer number - Se utiliza para asignar los documentos al destinatario correcto. Por lo tanto, este número también debe incluirse en el archivo del documento.
- Email - Aquí se introduce la dirección de correo electrónico a la que deben enviarse los documentos.
- CC - Aquí puede añadir direcciones adicionales a las que deben enviarse los documentos como CC (Copia de Carbón).
Ahora puede ver que el número de cliente y la dirección de correo electrónico se han guardado en su lista. Ahora puede editar o eliminar el cliente existente.
Añadir destinatarios con una lista Excel
Si necesita añadir o editar múltiples destinatarios, la forma más rápida es cargar una lista Excel con la información de sus clientes. Para empezar, vaya a Customer Directory - E-Mail distribution - Import email addresses.
Al pulsar el botón Help se abrirá una nueva ventana con instrucciones y un archivo de ejemplo que puede utilizar para crear su lista de clientes. Pulse exampleFileXlsx para descargar la plantilla.
La lista constará de columnas para los números de cliente y la dirección de correo electrónico del destinatario. La columna C debe eliminarse antes de cargar el archivo en Pagero Online.
Una vez que su lista esté lista, vuelva a E-mail distribution y elija Import email addresses. Elija su lista de clientes con Choose File y pulse Upload file. Si el archivo contiene errores, el sistema le dará una advertencia, de lo contrario la lista de clientes se añade.
3. Distribución por correo electrónico avanzada
La distribución de correo electrónico avanzada es una función independiente que permite la entrega de sus documentos electrónicos por correo electrónico a sus socios comerciales, lo que resulta especialmente útil si tiene socios comerciales que no disponen de capacidades electrónicas. La distribución de correo electrónico básica sólo permite el intercambio de archivos PDF, que no se consideran documentos electrónicos, ya que no tienen un formato estandarizado con datos estructurados que puedan transmitirse electrónicamente entre sistemas.
Con la distribución por correo electrónico avanzada , usted será capaz de:
- Selección de un formato estructurado (de entre toda nuestra gama de formatos públicos) por tipo de documento, de modo que todas las transacciones distribuidas por correo electrónico relacionadas con un tipo de documento específico se entregarán en el formato elegido.
- Seleccionar un formato por tipo de documento y por destinatario, ayudándole a satisfacer las demandas que puedan tener sus diferentes socios comerciales.
- Cambiar el prefijo de la dirección de correo electrónico del remitente por defecto y otros ajustes del remitente.
Ajustes de envío
Clicking on the left-side tab named Sending you can access the further settings for sending your documents via email. Note, that you must have Email Distribution Advanced -feature in order to edit these settings.
Haciendo clic en la pestaña de la izquierda, denominada Sending , podrá acceder a otras opciones para enviar sus documentos por correo electrónico. Tenga en cuenta que debe disponer de la función Email Distribution Advanced para poder editar estos ajustes.
- Sender email prefix - Esta configuración le permite añadir un texto único que formará parte de la dirección de envío. Por razones de seguridad del dominio, sólo permitimos que se utilice el dominio @pageroonline.com.
- Reply to address - Esta opción cambia la dirección de respuesta predeterminada. Se utiliza cuando se desea que los clientes de correo electrónico respondan a una dirección distinta de la del remitente.
- Document specific configuration - Manage document specific configuration - Aquí puede seleccionar la configuración por defecto por tipo de documento. En Formato puede seleccionar el formato que debe aplicarse como formato por defecto en la fila para el tipo de documento correspondiente.
Tenga en cuenta que Email Distribution Advanced tiene un coste adicional. Los detalles específicos se pueden encontrar en nuestra Pagero Store.