Auditoría de Facturas

• Audit status: Se utiliza para organizar sus facturas y puede ser New, para las facturas nuevas, Investigating, para las facturas que necesitan más investigación antes de ser pagadas, Bin, para las facturas que ya no quiere gestionar, e Inbox, para el resto de facturas.
• Due date: La última fecha en la que se puede pagar la factura.
• Supplier: El proveedor de los bienes y servicios.
• Invoice date: Cuándo se emitió la factura.
• Invoice number
• Review: Se utiliza internamente para mostrar si una factura está OK o With remarks
• Validation: Muestra si una factura pasa las validaciones establecidas en las secciones de Configuración. Puede ser correct si la factura pasa todas las validaciones. O, dependiendo del tipo de problemas de validación, puede ser non-monetary y monetary.
• Business status: Es un estado utilizado para compartir actualizaciones entre el vendedor y el comprador. Ejemplos de estados comerciales son: Acknowledge, In process, Rejected, Approved o Paid: Si no se selecciona ningún estado comercial, la factura mostrará No status.
• Customer no: Número de cliente.
• Delivery: Muestra si la factura está On hold en la vista Invoice Audit o si se ha enviado a su ERP. Esta función requiere una integración especial con su ERP.
• Created Time: Mostrar la hora en que la factura llegó a Pagero Online.
• Send mode: Modo Producción, certificación o prueba. Encontrará más información sobre estos modos en nuestra guía Invoice Portal guide (section 11).
• Assign Icon:La última columna muestra el miembro de su equipo que ha sido asignado para gestionar cada factura.

Al hacer clic en cualquiera de los documentos de la lista, aparecerá un nuevo panel a la derecha de la pantalla con información más detallada sobre el mismo.

• Details: muestra información de la vista de lista principal y detalles adicionales, como importes de factura y Deviation details. Además, aquí puede realizar tareas adicionales: Review & assign, Re-validate y modificar la Delivery, y Business status. Por último, también puede encontrar los anexos de la factura y el historial de Invoice Audit history.

Si hace clic en More details en la sección Deviation details, aparecerá una nueva ventana con los resultados de la validación.

Si hace clic en Audit status, puede elegir entre diferentes estados que se utilizan internamente para organizar su trabajo.

El menú desplegable Select assignee le permite elegir a un miembro de su equipo para asignarle la gestión de la factura.

El menú desplegable Business status le permite comunicarse con su proveedor utilizando diferentes estados y enviar un mensaje a la dirección de correo electrónico especificada en la casilla Send to.

Por último, la casilla Deliver to ERP le permite enviar la factura a su sistema ERP cuando tenga una integración configurada.

La función Re-validate se utiliza para aplicar manualmente las validaciones establecidas en su cuenta a una factura específica. Esta opción puede utilizarse después de realizar cambios en los Settings de validación.

Encima de los documentos listados se encuentra la sección de filtros, que le permitirá encontrar fácilmente un documento concreto. La interfaz consta de:

1.  Barra de búsqueda: permite teclear el número de documento o el nombre de la empresa receptora/remitente para encontrar una factura concreta o todas las facturas de esa empresa.
2. Menú desplegable de Audit status: permite filtrar por Audit status. 
3. El botón de exportación se utiliza para exportar toda la información relativa a las facturas mostradas en un momento determinado. Al hacer clic, aparecerá una ventana emergente que le permitirá seleccionar el tipo y el nombre de archivo de su exportación.
4. Puede hacer clic en el icono Layout para que aparezca un menú en el que podrá seleccionar las distintas columnas que se muestran en Inbox.         
5. Se pueden mostrar filtros adicionales en una ventana lateral pulsando el botón All Filters de la derecha.

   

Esta subsección permite modificar el funcionamiento general de la Auditoría de Facturas.

• El botón General audit settings abre una ventana independiente en la que puede decidir sobre la aceptación de facturas y las condiciones que afectan a las facturas que se muestran en la pestaña Inbox. Todos los ajustes pueden activarse y desactivarse mediante los botones situados en la esquina superior derecha de cada sección.
• El menú Selected suppliers permite seleccionar los proveedores de las facturas que aparecen en la sección Inbox 
• La pestaña Notifications se utiliza para configurar las notificaciones generadas por la Invoice audit. 

Esta sección contiene cuatro ajustes básicos utilizados para comprobar problemas comunes como duplicados de facturas y errores de suma.

Estos ajustes se utilizan para validar los precios de los artículos con respecto a los últimos precios conocidos o a las listas de precios que pueden cargarse manualmente para cada proveedor seleccionado.

• Validation Setting contiene las diferentes configuraciones de validación de precios que se pueden activar.
• Selected Suppliers le permite seleccionar los proveedores que se verán afectados por las validaciones de precios en vigor.
• Article Price list se utiliza para cargar listas de precios (actualmente en desarrollo).

• La barra de búsqueda permite teclear el número de documento para encontrar una factura concreta.
• Only show documents that require interaction  al elegir esta opción, solo se mostrarán los documentos en estado Awaiting interaction.

Esta función está actualmente en desarrollo. Ampliaremos esta guía cuando llegue. Permanezca atento.