Esta guía describe cómo puede utilizar Pagero Online para crear manualmente facturas para enviar a sus clientes. Para acceder a ella, simplemente haga clic en 'Crear documento' en el menú superior. También puede acceder a través de la sección Accesos directos, situada en la parte inferior izquierda de la página de inicio.
Índice de contenidos
1. Crear factura
Con la función Crear documento puede crear una nueva factura o crear una factura a partir de una plantilla para enviarla a sus clientes. Una vez creada una factura, puede guardarla como plantilla para volver a utilizarla más adelante.
Al utilizar una plantilla previamente elaborada, puede ajustar solo los datos que difieren para esta factura, en lugar de introducir de nuevo todos los detalles. Tenga en cuenta que las plantillas son específicas para cada destinatario.
Para utilizar una plantilla, simplemente marque la plantilla que desea utilizar y haga clic en Create invoice from template.
Para crear una nueva factura, primero debe elegir el destinatario y el tipo de factura. Utilice los menús desplegables para ver sus opciones. Si no encuentra el destinatario en el menú desplegable, deberá añadirlo primero a su directorio de clientes.
Ahora verá los diferentes campos disponibles para su factura. Algunos campos se rellenarán automáticamente basándose en la información del sistema, mientras que otros tendrá que añadirlos usted mismo.
Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo, como en la siguiente captura de pantalla. Debe rellenarlos para guardar o enviar su factura.
Cualquier campo que no esté marcado con el asterisco rojo es opcional, aunque algunos destinatarios o formatos pueden tener requisitos adicionales.
En la columna derecha de la página puede ver el resumen de la factura. Este se actualizará a medida que rellene su factura.
Datos del beneficiario
Los datos del destinatario se rellenan automáticamente a partir de la información del directorio de clientes. Puede editar algunos de estos detalles haciendo clic en el botón Edit situado junto al campo.
Tenga en cuenta que las ediciones realizadas aquí solo son aplicables a la propia factura y no se reflejarán en la ficha de cliente de su Network en Pagero Online.
Detalles de la factura
Aquí se actualizan los detalles de la factura. Esta sección muestra por defecto algunos campos, pero hay más disponibles para añadir según sea necesario.
Los requisitos generales son que debe incluir un número de factura, la fecha de facturación y la fecha de vencimiento.
Para campos adicionales, puede hacer clic en Add fields, lo que abrirá un menú en la columna de la derecha con más detalles para añadir. Marque los que desee incluir en su factura marcando la casilla junto a ellos. Esto añadirá un campo adicional que podrá editar.
Artículos
Aquí se añaden las líneas de factura con información sobre el artículo.
El requisito general para esta sección es que cada factura debe incluir al menos una línea de factura con un nombre de artículo, una cantidad, unidad, precio unitario y tipo de IVA. Pagero Online calculará y añadirá automáticamente el importe neto.
Si su artículo está excluido del IVA, debe incluir igualmente el tipo de IVA, así como añadir el campo de exención del IVA.
Para añadir más filas, haga clic en Add row tantas veces como sea necesario.
Para eliminar una fila, haga clic en el símbolo de la papelera que aparece después de la fila.
Tenga en cuenta que para procesar la factura, no puede tener una fila de artículo vacía, por lo que si ha añadido más filas de las necesarias debe eliminar el exceso.
Para añadir un campo adicional a una sola fila puede pulsar el símbolo + al final de la fila.
Para añadir un campo adicional a todas las filas, pulse el botón Add fields to all rows a todas las filas.
Aparecerán los campos adicionales disponibles a la derecha.
Si ha añadido más campos a las filas de su artículo, puede hacer clic en Expand all para mostrar todos los campos de cada fila, o Collapse All para ver solo los campos predeterminados. También puede hacer clic en el marcador de flecha a la izquierda de la fila para expandir o contraer una fila específica.
Descuentos y tasas
Si su documento incluye descuentos o cargos a nivel de documento, puede añadirlos aquí haciendo clic en la opción correspondiente.
A continuación, aparecerán otros campos que podrá rellenar según sus necesidades. Funcionan de la misma manera que las filas de artículos, permitiéndole añadir campos o filas adicionales según sea necesario.
Total de la factura
El total de la factura muestra el resumen de la factura calculado según la información añadida en las secciones anteriores.
Utilice el menú desplegable de divisas para elegir la divisa.
Utilice la casilla de verificación para activar el redondeo si procede.
Haga clic en Add fields para incluir el IVA en otra moneda si es necesario.
Datos del remitente
Algunos datos del remitente se rellenarán basándose en la información de su cuenta de empresa. Puede editar algunos de ellos haciendo clic en el botón Edit.
Para enviar su factura debe incluir al menos una cuenta en los datos del remitente.
Haga clic en Add account y rellene la información pertinente. Para añadir más cuentas, simplemente haga clic en Add account tantas veces como sea necesario.
Para procesar la factura debe rellenarse cada línea de la cuenta. Si se han añadido demasiadas filas, basta con eliminar las filas superfluas haciendo clic en el símbolo de la papelera.
Archivos adjuntos
Si desea añadir archivos adjuntos a su factura, puede hacerlo aquí.
Seleccione Add attachment para cargar un archivo desde su ordenador. Solo puede cargar un archivo a la vez, aunque puede añadir varios archivos adjuntos de uno en uno.
Haga clic en Choose file para abrir el explorador de archivos y seleccione el archivo que desea cargar.
Tenga en cuenta que debe eliminar las líneas superfluas antes de poder enviar su factura. Si ha añadido demasiadas líneas, simplemente haga clic en el símbolo de la papelera para eliminarlas.
Una vez que haya rellenado la información de cada sección, su factura estará lista. Utilice el menú inferior para elegir cómo proceder.
Cancel invoice permite eliminar el borrador creado.
Save as template permite guardar esta factura como plantilla para este destinatario. Así podrá utilizarla para futuras facturas y editar solo los datos que hayan cambiado en lugar de crear la factura desde cero cada vez. Para guardar como plantilla se le pedirá que rellene una descripción de la plantilla.
Preview le permite ver la presentación en PDF como una vista previa de esta factura. A continuación, el PDF se descargará en su ordenador.
Send (Production) procesará su factura y la enviará al destinatario. Si desea enviar la factura como prueba, puede hacer clic en el botón de flecha que abrirá un menú desplegable con los diferentes modos y descripciones.
Si falta alguna información necesaria en la factura, al hacer clic en Send aparecerá una notificación en la esquina inferior derecha de la pantalla.
El campo que falte se resaltará con una línea roja y una x.
Una vez enviada la factura, verá una notificación en la esquina inferior derecha de su pantalla.
A continuación, podrá consultar los documentos enviados para verificar el estado de la factura. Consulte Documentos para obtener más información.
Tenga en cuenta que los documentos solo están disponibles en Pagero Online durante 90 días a menos que tenga el acuerdo de archivo.
2. Cargar
Aquí puede cargar manualmente un documento desde su sistema a Pagero Online para su procesamiento.
Esta función requiere un acuerdo adicional con Pagero Online, póngase en contacto con su comercial o utilice la Pagero Store para obtener más información.
Haga clic en Choose file para cargar un archivo desde su ordenador a Pagero Online.
Utilice el menú desplegable para elegir el tipo de documento adecuado.
Para enviar el documento, basta con hacer clic en el botón Send (Production). Para ver primero otros modos de envío e información, haga clic en la flecha para abrir el menú desplegable.
3. Ajustes
Aquí puede configurar opciones específicas del portal de facturas. Estos ajustes se aplicarán a todas las nuevas facturas que cree en el portal. No obstante, tenga en cuenta que los cambios realizados aquí no se aplicarán a las plantillas guardadas.
En General puede establecer una fecha de vencimiento predeterminada introduciendo un valor numérico en Días hasta el vencimiento.
En cuentas, puede configurar sus cuentas bancarias.
Haga clic en Add account para añadir una nueva cuenta y, a continuación, rellene la información correspondiente.
Una vez realizado un cambio, aparecerá una barra en la parte inferior de la pantalla que le pedirá que guarde los cambios.