La solución del Archivo es un producto de valor añadido ofrecido por Pagero Online que le ayuda a garantizar el archivado legal de sus documentos fiscales y empresariales transportados a través de la Red de Pagero. La solución se adapta a múltiples requisitos legislativos y está diseñada para adaptarse a los requisitos específicos de cada país con una configuración mínima por su parte como cliente. Sin la solución de archivo electrónico, sus documentos se conservarán en Pagero Online durante 90 días.
¿Qué es Tiempo de Retención?
El Tiempo de Retención es el periodo durante el cual las normativas locales exigen que se archiven determinados documentos fiscales o contables, por ejemplo, las facturas. Sin embargo, una misma jurisdicción puede exigir distintos plazos de conservación para un mismo tipo de documento, como una factura, en función de la naturaleza de la transacción subyacente. Nos referimos a esto como Tipo de Retención.
¿Qué significan los distintos Tipos de Retención?
Como Pagero ofrece una solución global de Archivado, hemos adaptado y agrupado varios Tipos de Retención de diferentes jurisdicciones en las siguientes categorías:
- Estándar – Tiempo principal de conservación por defecto durante el cual deben archivarse los documentos, como las facturas. La mayoría de los documentos transaccionales fiscales emitidos, intercambiados y recibidos por las empresas siguen el tipo de retención estándar, a menos que se aplique alguno de los requisitos de retención divergentes.
- Activos de capital / inversión – Norma de excepción que define el tiempo de retención para las transacciones relativas a la compraventa de activos de capital e inversión, según se definan en la jurisdicción respectiva.
- Bienes inmuebles / bienes raíces – Norma de excepción que define el tiempo de retención para las transacciones relacionadas con la compraventa de bienes inmuebles y bienes raíces, tal como se define en la jurisdicción respectiva.
- Regímenes de ajuste y otros casos especiales – Norma de excepción que define el tiempo de retención para las transacciones en virtud de regímenes de ajuste (por ejemplo, debido a la aplicación de un régimen especial de amortización o en virtud del régimen OSS/IOSS) u otros activos especiales (por ejemplo, equipos de perforación petrolífera), tal como se definen en la jurisdicción respectiva.
Puede encontrar más información sobre los requisitos de archivado específicos de cada país y los tiempos de retención asignados por Pagero en la sección 8 Retención de documentos del Informe de Cumplimiento de País (CCR) correspondiente. Puede solicitar el CCR de su país o países a su gestor de cuenta o de entrega o descargarlo usted mismo si ha adquirido la Biblioteca de Cumplimiento de Pagero.
¿Cómo se calcula el Tiempo de Retención?
Dado que el momento a partir del cual debe calcularse el Tiempo de Retención difiere entre las distintas jurisdicciones (por ejemplo, desde el momento de la transacción, desde el comienzo del siguiente año natural, desde el final del año fiscal, etc.), la regla aplicada por Pagero equivale al Tipo de Retención seleccionado X años +. Una vez transcurrido este tiempo, la solución de Archivo de Pagero eliminará automáticamente dichos documentos y todos los metadatos asociados.
Si ha seleccionado configurar su propio tiempo de retención personalizado en su lugar, la regla aplicada es igual al Tiempo de Retención X años configurado + 1 año.
¿Por qué Pagero me recomienda seleccionar un Tipo de Retención predefinido en lugar de personalizar el mío propio?
La selección de un Tipo de Retención predefinido permitirá a Pagero actualizar automáticamente el Tiempo de Retención subyacente sin ninguna intervención por su parte, en caso de que cambie el periodo de retención definido legalmente. Si los periodos de retención cambian, se le notificará a través del servicio de Alerta de Cumplimiento de Pagero al que se ha suscrito.
Los Tipos de Retención predefinidos se basan en una investigación legislativa realizada por el equipo de Asuntos Regulatorios de Pagero. Las opciones que se le ofrecen vienen determinadas por el país que haya seleccionado en el ajuste Seleccionar jurisdicción y cada Tipo se configura en función de los requisitos específicos de su país.
En caso de que elija personalizar el tiempo de retención, Pagero no podrá aplicar dichas actualizaciones automáticamente en su nombre. Por lo tanto, deberá realizar un seguimiento de las normativas y aplicar los cambios responsables usted mismo.
No sé cuál es el Tiempo de Retención necesario para mis documentos, ¿a quién debo dirigirme dentro de mi organización?
Las normas de archivo y los plazos de conservación se rigen por la normativa, normalmente la legislación fiscal, contable o mercantil. Para conocer las normas aplicables específicamente a su caso, puede solicitar asesoramiento a su departamento fiscal, contable o financiero o a un asesor fiscal externo. También puede consultar los Informes de Cumplimiento por País de Pagero para encontrar cierta orientación, pero debe tener en cuenta que incluyen información a nivel general y no tienen en cuenta ninguna circunstancia específica de sus operaciones.
Para obtener más información sobre cómo configurar las opciones de Archivo, consulte el artículo sobre Cómo configurar la preferencia de retención.