Jokaisella dokumentilla voi olla useampi sähköinen tunniste, joilla se on mahdollista reitittää vastaanottajalle, joten kuinka Pagero valitsee mitä näistä käytetään dokumenttien ohjaamisessa? Tässä artikkelissa selvennetään reititysprosessiamme.
Mitä sähköisellä tunnisteella tarkoitetaan?
Sähköisenä tunnisteena käytetään yrityksen virallisia, numeropohjaisia tietoja. Näistä tärkeimmät esimerkit ovat Y-tunnus, OVT-numero ja ALV-numero. Myös IBAN-pohjainen verkkolaskuosoite voi toimia sähköisenä tunnisteena.
Kuinka Pagero reitittää dokumentin, jossa on useampi sähköinen tunniste?
Kun dokumentti saapuu järjestelmäämme, etsimme siitä kaikki mahdolliset tunnisteet, joilla pystymme tarkistamaan löytyykö vastaanottaja Pageron verkostosta. Mikäli osuma löytyy, pystymme ohjaamaan dokumenttinne eteenpäin vastaanottajalle. Sähköisillä tunnisteilla on eriävät painoarvot, esimerkiksi OVT-numeroa käytetään ensisijaisesti Y-tunnuksen sijaan, mutta mikäli laskulta ei löydy muuta tunnistetietoa, järjestelmä käyttää silloin mainittua Y-tunnusta. Alla on listattu sähköiset tunnisteet painoarvojärjestyksessä (1 = ensisijainen):
- Asiakasnumero (mikäli käytätte Pageron Onlinen asiakasrekisteriä)
- E-Laskun tunnus (verkko-osoite, esimerkiksi OVT tai IBAN, mutta myös kansainvälinen tunnus)
- OVT-numero
- IBAN-numero
- GLN (Global Location Number)
- Y-tunnus
- ALV-tunnus
Kaikkia näitä tietoja voidaan käyttää dokumentin reititykseen mikäli ne löytyvät dokumentista sekä Pageron verkostosta asiakkaalle lisättynä. Pystytte tarkistamaan asiakkaanne tiedot näin: Vastaanottajan verkkolaskutietojen tarkistaminen.
Mitä tapahtuu jos laskulla esiintyviä tunnisteita ei löydy Pageron verkostosta?
Mikäli teillä on Sähköpostijakelu palvelu käytössä, järjestelmä pyrkii seuraavaksi lähettämään dokumenttinne sähköpostitse. Tästä löydätte lisää tietoa täältä: Dokumentin lähettäminen sähköpostitse. Viimeisenä vaihtoehtona käytetään perinteistä kirjetoimitusta.
Verkkolaskuosoitteisto & Pagero
Pageron järjestelmä ei käytä dokumentilla ilmoitettua operaattoritietoa laskujen reititykseen. Sen sijaan laskujen reititys perustuu Pageron julkisessa verkostostossa asetettuun osoitteeseen. Järjestelmä on kehitetty globaalia näkökulmaa ajatellen, koska kansainvälisesti operaattoritunnuksia ei ole käytössä. Tämän vuoksi olemme kehittäneet järjestelmän, jonka avulla sekä paikallinen että kansainvälinen dokumenttien toimitus on mahdollista joustavasti eri operaattoreille.
Ylläpidämme julkista verkostoamme verkkolaskuosoitteiston perusteella, josta uudet tiedot tuodaan automaattisesti päivittäin järjestelmäämme. Jos yritystä ei vielä esiinny Pageron julkisessa verkostossa, luodaan uusi tili, johon asetetaan yrityksen verkkolaskutustiedot. Jos asiakkaalla on jo jokin operaattori asetettuna, uusi operaattoritieto lisätään verkostossa esiintyvän tilin alle toissijaiseksi operaattoriksi. Tällä varmistetaan, ettei verkkolaskuosoitteistoon etukäteen tai virheellisesti lisätyt tiedot aiheuta reititysongelmia. Operaattorimuutosten yhteydessä laskut saattavat kuitenkin vielä ohjautua vanhalle operaattorille, minkä vuoksi muutoksista tulee ilmoittaa Pageron tukeen, jotta tiedot saadaan päivitettyä ajan tasalle.
Mikäli dokumenttinne ohjautuu vanhalle tai väärälle verkkolaskuoperaattorille, palautuu se operaattorilta hylkäytyneenä. Näissä tapauksissa Pageron tuki tarkistaa verkkolaskutiedot manuaalisesti, päivittää ne mikäli mahdollista ja käsittelee dokumentin eteenpäin. Mikäli asiakkaalle ei löydy vaihtoehtoista operaattoritietoa, Pagero hylkää laskun vastaanottajan puuttuvan verkkolaskuosoitteen vuoksi.
Tapauksissa, joissa dokumentti ohjautuu vanhalle operaattorille mutta laskua ei hylätä, katsotaan dokumentti toimitetun onnistuneesti perille. Silloin ongelmatilanteeseen ei myöskään pystytä reagoimaan. Tämä tapahtuu useimmiten Suomen pankkien ollessa asiakkaan aikaisempi operaattori.
Asiakkaidenne verkkolaskutustiedot voitte käydä varmistamassa Pageron julkisesta verkostosta seuraamalla tämän tukiartikkelin ohjeita. Omaa asiakasrekisteriä käyttämällä pystyt tarkistamaan, etsimään ja valitsemaan asiakaskohtaisesti verkkolaskuoperaattorin ja sen, minne dokumenttinne toimitetaan. Mikäli huomaat vanhaa tietoa Pageron verkostossa, voit lähettää asiasta tukipyynnön, jolloin tiedot päivitetään ajan tasalle.