Asetukset & Käyttäjät

Pagero Onlinessa käyttäjät voidaan jakaa kolmeen ryhmään oikeuksien laajuuden perusteella: tavalliset käyttäjät, pääkäyttäjät ja yritysryhmän pääkäyttäjät. Jos olet epävarma oikeuksiesi laajuudesta, voit tarkistaa, onko sinulla pääsy yrityksesi asetuksiin. Mikäli et pysty muokkaamaan yrityksen muita käyttäjiä, olet tavallinen käyttäjä. Yritysryhmän pääkäyttäjällä on puolestaan pääsy yritysryhmän asetuksiin, joita tavalliset ja pelkät pääkäyttäjät eivät näe.

• Tavallisella käyttäjällä on kaikista vähiten käyttöoikeuksia eivätkä he siksi voi vaikuttaa yrityksen asetuksiin. Yleensä tavalliset käyttäjät pysytyvät tarkastelemaan lähetettyjä ja vastaanotettuja dokumentteja sekä analytiikkaa, mikäli palvelu on aktivoitu yrityksen käyttöön.
• Pääkäyttäjällä on pääsy yksittäisen yrityksen asetuksiin ja käyttäjien tietoihin. Kaikki viralliset  muutospyynnöt tulee tulla yrityksen pääkäyttäjältä. Myös suurin osa Pagero Support Centerin tukiartkkeleista on suunnattu pääkäyttäjille. Pääkäyttäjät ovat myös vastuussa uusien käyttäjien luomisesta yksittäisen yrityksen alle. 
• Yritysryhmän pääkäyttäjällä on samat oikeudet kuin pääkäyttäjällä, mutta he pystyvät lisäksi hallinnoimaan yritysryhmän yrityksiä samanaikaisesti. Mikäli yrityksesi on siis osa yritysryhmää, yritysryhmän pääkäyttäjä on vastuussa käyttäjien hallinnoimisesta useamman yrityksen alla. Pääset lukemaan lisää yritysryhmän pääkäyttäjistä tästä tukiartikkelista.   

1. Menkää Pagero Onlinessa kohtaan Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Lähtevät.

2. Duplikaattitarkistuksen saa pois päältä valitsemalla arvon Ei tarkistusta kohdassa Laskunumeron kaksoiskappaletarkastus. Vastaavasti duplikaattitarkistuksen saa asetettua päälle valitsemalla tilikauden avaavan kuukauden.

3. Painakaa Tallenna sivun alareunasta.

4. Lähettäkää duplikaattivirheeseen jääneet laskut kohdasta Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokument. Muistakaa laittaa duplikaattitarkistus takaisin päälle tämän jälkeen.

Virheessä oleva lähetetty dokumentti
Nämä viestit ilmoittavat virheeseen jääneistä dokumenteista, joiden lähetys ei ole onnistunut. Ilmoitus tulee päivittäin kunnes olette joko poistaneet tai lähettäneet dokumentit onnistuneesti eteenpäin. 

Vastaanotettu dokumentti noutamatta
Mikäli yrityksellänne on asetus Daily email notification päällä, lähettää Pageron järjestelmä päivittäisen ilmoituksen laskuista, joita ei ole vielä noudettu Pagero Onlinesta omaan järjestelmäänne. Ilmoitukset noutamattomista dokumenteista voi kytkeä päälle tai pois päältä kohdasta Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Notifications.

Asiakas- ja toimittajarekisteripyyntö
Mikäli käytätte Pagero Onlinen toimintoja Ehdota uutta vastaanottajaa tai Ehdota uutta toimittajaa, saatte viestin, kun pyyntö lisätä uusi kauppakumppani Pageron verkostoon on käsitelty. Mikäli käytätte Pagero Onlinen suljettua asiakas-/toimittajarekisteriä, saatte viestin myös silloin, kun uusi asiakas/toimittaja haluaa lisätä teidät kauppakumppanikseen.

Pääsette muokkaamaan Pagero-viestien asetuksia lukuisilla tavoilla.

Mikäli haluatte kytkeä ilmoitukset viesteistä päälle tai vastaavasti lopettaa Pagero-viestien vastaanottamisen omalla käyttäjätunnuksellanne, voitte tehdä sen kohdasta Asetukset - Asetukset - Käyttäjäasetukset.

Yrityksen tasolla Pagero-viestien asetusten muokkaamiseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet. Nämä asetukset löytyvät kohdasta Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset.

Sähköposti-otsikon alta löytyy yleiset asetukset, jotka määrittävät, saapuuko Pagero-viesteistä ilmoitus myös sähköpostitse sekä mihin osoitteisiin ja keille kaikille yrityksen käyttäjille viestit lähtevät. Kentässä Sähköpostitiedoksiannon osoite on mahdollista antaa useampi sähköpostiosoite erottelemalla nämä toisistaan puolipisteella (;).

Notifications-asetuksista pääsee määrittelemään sähköpostiosoitteet, joihin ilmoitetaan yrityksellenne saapuneista, vielä noutamattomista laskuista. Asetuksista pystyy myös kytkemään päivittäiset muistukset päälle/pois päältä. Immediate email notification -asetuksen ollessa päällä saatte tiedon välittömästi dokumenttien saapuessa. 

1. Menkää kohtaan Muokkaa tiliä yrityksen logon vieressä tai valitkaa yläkulmasta Yrityksen tili.
2. Valitkaa yläpalkista Turvallisuus.
3. Painakaa Choose File, valitkaa sitten serifikaattitiedosto ja painakaa lopuksi Upload.

1. Klikatkaa kohtaa Muokkaa tiliä yrityksen logon vierestä. Tämä avaa yrityksen asetusten sivun, jossa pääsette tarkastelemaan yrityksen käyttäjiä.
   
   
2. Valitkaa ylävalikosta Käyttäjät ja painakaa sitten nappia Lisää uusi käyttäjä.
3. Tämä avaa uuden ikkunan, johon teidän tulee syöttää uuden käyttäjän käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite. Luo käyttäjä lähettää käyttäjätunnuksen aktivointilinkin uuden käyttäjän sähköpostiin. Huomatkaa, että sähköpostiosoite voi toimia myös käyttäjätunnuksena. 
   
4. Uuden käyttäjän oikeuksia pääsette muokkaamaan klikkaamalla käyttäjän nimeä ja siirtymällä kohtaan Käyttäjäroolit. Tämä avaa uuden ikkunan, josta pääsette valitsemaan, mitä kaikkea käyttäjä pystyy Pagero Onlinessa tekemään. Voitte myös tehdä heistä pääkäyttäjiä. User received documents ja User sending documents mahdollistaa lähetettyjen ja vastaanotettujen dokumenttien tarkastelemisen.
   

1. Klikatkaa kohtaa Muokkaa tiliä yrityksen logon vierestä. Tämä avaa yrityksen asetusten sivun, josta pääsette tarkastelemaan yrityksen käyttäjiä.
   
   
   
2. Siirtykää ylävalikossa kohtaan Käyttäjät ja klikatkaa muokattavaa käyttäjätunnusta.
   
3. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa pääsette muokkaamaan käyttäjän nimeä ja sähköpostiosoitetta kohdasta Käyttäjän tiedot. Pystytte myös muokkaamaan käyttäjän oikeuksia kohdasta Käyttäjäroolit. Pystytte tarvittaessa myöntämään myös pääkäyttäjäoikeudet. Muistakaa tallentaa tekemänne muutokset.
    
4. Täällä pystytte myös poistamaan käyttäjien tunnuksia. Tämä tapahtuu kohdasta Poista käyttäjä.
   

2. Tällä sivulla näette listan yrityksenne kaikista olemassa olevista käyttäjätunnuksista. Kokonaan uuden käyttäjän pystytte luomaan kohdasta Käyttäjä - Uusi käyttäjä. Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä(*). Huomatkaa, että sähköpostiosoitetta voi käyttää myös käyttäjätunnuksena, mutta käyttäjätunnuksen tulee olla ainutlaatuinen. Samaan sähköpostiosoitteeseen on kuitenkin mahdollista liittää useampia käyttäjätunnuksia.

3. Klikkaamalla Tallenna järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiosoitteeseen aktivointilinkin, josta käyttäjä pääsee valitsemaan itselleen salasanan.

1. Siirtykää kohtaan Asetukset - Käyttäjä. Henkilökohtaisia tietojanne pystytte muokkamaan sivulla Käyttäjätiedot. Siirtykää sivulle Käyttäjä hallinnoidaksenne yrityksenne muita käyttäjiä.

2. Täällä näette listan yrityksenne kaikista olemassa olevista käyttäjätunnuksista. 

3. Klikkaamalla käyttäjän nimeä saatte avattua uuden valikon, josta pystytte vaihtamaan heidän käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen. Lisäksi pystytte määrittämään heidän oikeutensa Pagero Onlinessa ja pystytte myös antamaan pääkäyttäjäoikeudet yksittäisille käyttäjille kohdasta Ylläpito-oikeudet.

4. Käyttäjän poistaminen tapahtuu napilla Poista.

1. Menkää kohtaan Muokkaa Tiliä ja valitkaa Käyttäjät välilehti.

2. Valitkaa tarkasteltava käyttäjä ja valitkaa oikealla avautuneesta ikkunasta kohta User Change Log. Tapahtumalogi listaa kaikki käyttäjän viimeaikaiset epäonnistuneet kirjautumisyritykset, tilin lukkiutumisen, sekä lukkiutuneen tilin avaamisen. Muistutuksena, että pääkäyttäjät pystyvät avaamaan lukitun tilin kohdassa Käyttäjän tila - Avaa.

Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjillä on oikeudet muokata e-arkistoinnin asetuksia. Jos teillä ei näy kenttää Yritysasetukset vasemman puolen valikossa, ei teillä ole pääkäyttäjän oikeuksia. E-arkiston asetusten suhteen teidän tulisi tuolloin olla yhteydessä johonkin yrityksenne pääkäyttäjistä.

Pagero tarjoaa automaattisesti ylläpidettyä arkistointipalvelua, mikä tarkoittaa että lakisääteisten ja kansallisten vaatimusten noudattamisesta vastaa Pagero. Seuraamme alati valtiokohtaisia säädöksiä teidän puolestanne ja teemme tarvittavat muutokset tarpeen vaatiessa. Vaihtoehtoisesti voitte valita arkistointiajan itse, mutta tällöin vastuu kansallisten vaatimusten noudattamisesta siirtyy teille.

1. Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
2. Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
3. Valitkaa arkistointiaika (Retention Type):
   • Tämän valikon alta löytyvät vaihtoehdot riippuvat valitun valtion lainsäädännön perusteella.
   • Jos valitsemallanne valtiolla on käytössä ainoastaan yksi vaihtoehto sähköisen dokumentin tyypistä riippumatta, näette ainoastaan vaihtoehdon Standard.
   • Suomessa vaihtoehtona on standardin lisäksi kiinteistöihin liittyvien dokumenttien pidempiaikainen arkistointi: Immovable / Real Estate Property.
4. Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.

1. Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
2. Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
3. Valitkaa asetus Customize Retention Time.
   • Valitsemalla tämän asetuksen vahvistatte, että luovutte Pageron automaattisista päivityksistä, joilla varmistetaan kansallisten, lakisääteisten säädösten noudattaminen.
   • Tämä tarkoittaa, että lakisääteisten vaatimusten seuraamisen vastuu siirtyy teille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että teidän tulee itse päivittää arkistoimisaika, mikäli valtiollisissa vaatimuksissa tapahtuu muutoksia.
4. Valitkaa yksilöidyn arkistoimisajan pituus kohdasta Set preferred Retention Time.
   • Lista mahdollistaa arkistoimisvaihtoehdot välillä 1-30 vuotta.
5. Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.