Pagero Online Asetukset

Tässä artikkelissa käydään läpi Pagero Onlinessa esiintyviä asetuksia. Täällä neuvotaan myös, miten pystytte hallinnoimaan yrityksenne käyttäjiä. Huomiokaa, että yrityksen asetusten näkemiseksi ja muuttamiseksi teillä tulee olla pääkäyttäjäoikeudet.

Sisällysluettelo

  1. Duplikaattitarkistus eli kaksoiskappaletarkistus
  2. Pagero Viestit
  3. SAML sertifikaatin lataaminen & päivittäminen 
  4. Sähköisen tunnisteen määrittäminen eri operaattoreille
  5. Käyttäjien hallinnointi
  6. Kaksivaiheinen tunnistautuminen
  7. eArchive Asetukset

 

1. Duplikaattitarkistus eli kaksoiskappaletarkistus

Duplikaattitarkistus on Pagero Onlinen asetus, jonka avulla on mahdollista estää jo aikaisemmin lähetetyn laskun vahingossa tapahtuvat uudelleenlähetykset. Asetus tarkistaa lähetettävän dokumentin numeron ja pysäyttää dokumentin lähetyksen automaattisesti, mikäli kuluvalla tilikaudella kyseinen numero on jo kertaalleen käytetty. Duplikaattivirheeseen jääneet dokumentit löytyvät Pagero Onlinen kohdasta Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokument. Mikäli haluatte lähettää jo aikaisemmin toimitetun dokumentin, tulee duplikaattiasetus laittaa pois päältä yrityksenne asetuksista ja käynnistää sitten lasku uudelleen.

Duplikaattitarkistuksen poistaminen ja laskun uudelleenlähetys

1. Menkää Pagero Onlinessa kohtaan Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Lähtevät.


2. Duplikaattitarkistuksen saa pois päältä valitsemalla arvon Ei tarkistusta kohdassa Laskunumeron kaksoiskappaletarkastus. Vastaavasti duplikaattitarkistuksen saa asetettua päälle valitsemalla tilikauden avaavan kuukauden.


3. Painakaa Tallenna sivun alareunasta.

4. Lähettäkää duplikaattivirheeseen jääneet laskut kohdasta Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokument. Muistakaa laittaa duplikaattitarkistus takaisin päälle tämän jälkeen.

 

2. Pagero-viestit

Pagero Onlinessa tapahtuvista asioista saatte ilmoituksia, jotka löydätte kohdasta Viestit. Saapuneista ilmoituksista saatte viestin myös sähköpostiosoitteeseenne. Huomatkaa, että Pagero-viestien vastaanottamiseksi teillä tulee olla joko pääkäyttäjäoikeudet tai sähköpostiosoite annettuna yrityksen asetuksissa kohdassa Sähköpostitiedoksiannon osoite, joka löytyy kohdasta Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Yleistä.

Erilaiset Pagero-viestit

Virheessä oleva lähetetty dokumentti
Nämä viestit ilmoittavat virheeseen jääneistä dokumenteista, joiden lähetys ei ole onnistunut. Ilmoitus tulee päivittäin kunnes olette joko poistaneet tai lähettäneet dokumentit onnistuneesti eteenpäin. 

Vastaanotettu dokumentti noutamatta
Mikäli yrityksellänne on asetus Daily email notification päällä, lähettää Pageron järjestelmä päivittäisen ilmoituksen laskuista, joita ei ole vielä noudettu Pagero Onlinesta omaan järjestelmäänne. Ilmoitukset noutamattomista dokumenteista voi kytkeä päälle tai pois päältä kohdasta Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Notifications.

Asiakas- ja toimittajarekisteripyyntö
Mikäli käytätte Pagero Onlinen toimintoja Ehdota uutta vastaanottajaa tai Ehdota uutta toimittajaa, saatte viestin, kun pyyntö lisätä uusi kauppakumppani Pageron verkostoon on käsitelty. Mikäli käytätte Pagero Onlinen suljettua asiakas-/toimittajarekisteriä, saatte viestin myös silloin, kun uusi asiakas/toimittaja haluaa lisätä teidät kauppakumppanikseen.

 

Pagero-viestien asetukset

Pääsette muokkaamaan Pagero-viestien asetuksia lukuisilla tavoilla.

Mikäli haluatte kytkeä ilmoitukset viesteistä päälle tai vastaavasti lopettaa Pagero-viestien vastaanottamisen omalla käyttäjätunnuksellanne, voitte tehdä sen kohdasta Asetukset - Asetukset - Käyttäjäasetukset.

Yrityksen tasolla Pagero-viestien asetusten muokkaamiseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet. Nämä asetukset löytyvät kohdasta Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset.

Sähköposti-otsikon alta löytyy yleiset asetukset, jotka määrittävät, saapuuko Pagero-viesteistä ilmoitus myös sähköpostitse sekä mihin osoitteisiin ja keille kaikille yrityksen käyttäjille viestit lähtevät. Kentässä Sähköpostitiedoksiannon osoite on mahdollista antaa useampi sähköpostiosoite erottelemalla nämä toisistaan puolipisteella (;).

Notifications-asetuksista pääsee määrittelemään sähköpostiosoitteet, joihin ilmoitetaan yrityksellenne saapuneista, vielä noutamattomista laskuista. Asetuksista pystyy myös kytkemään päivittäiset muistukset päälle/pois päältä. Immediate email notification -asetuksen ollessa päällä saatte tiedon välittömästi dokumenttien saapuessa. 

 

3. SAML Sertifikaatin lataaminen ja päivittäminen

SAML Sertifikaatti on pakollinen, mikäli yrityksenne käyttää Single Sign-On (SSO) tunnistautumista Pagero Onlineen kirjauduttaessa. Yrityksen pääkäyttäjät voivat päivittää/ladata sertifikaatin itse Pagero Onlinen yritysasetuksissa. Prosessi on sama päivitettäessä olemassaoleva, mutta vanhentuva sertifikaatti, sillä vanha tiedosto tulee vain korvata uudella. Saatte tiedon vanhentuvasta sertifikaatista ensimmäisen kerran 30 päivää ennen sen umpeutumista, ja uudestaan 7 päivää ennen eräpäivää. Nämä viestit lähetetään automaattisesti yrityksen jokaiselle pääkäyttäjälle.

SAML Sertifikaatin lataaminen/päivittäminen
  1. Menkää kohtaan Muokkaa tiliä yrityksen logon vieressä tai valitkaa yläkulmasta Yrityksen tili.
  2. Valitkaa yläpalkista Turvallisuus.
  3. Painakaa Choose File, valitkaa sitten serifikaattitiedosto ja painakaa lopuksi Upload.
SAML Sertifikaatin lataaminen/päivittäminen (vanha Pagero Online -näkymä)
  1. Menkää Asetukset - Yritystiedot - Tietoturva-asetukset.
  2. Uuden SAML Sertifikaatin lataaminen tapahtuu kohdasta Signature Verification Key. Teidän tulee valita tiedosto kohdasta Choose File ja painamalla sitten Upload.

 

4. Sähköisen tunnisteen määrittäminen eri operaattoreille

Ennen kuin pystytte lähettämään dokumentteja uudelle asiakkaalle, tulee Pagero Onlinesta varmistaa, että yrityksellänne on määritetty sähköinen tunniste vastaanottavan operaattorin kohdalla. Operaattorista riippuen sähköisen tunnisteen muodolle saattaa olla erilaisia vaatimuksia.

Sähköisten tunnisteiden hallinnointi

1. Siirtykää kohtaan Asetukset - Yritystiedot

2. Valitkaa kohta Verkkolaskuoperaattorien asetukset

3. Etsikää listalta asiakkaanne verkkolaskuoperaattori ja syöttäkää kenttään yrityksenne sähköinen tunniste. Suomalaisten yritysten kohdalla operaattorit kelpuuttavat useimmiten Y-tunnuksen tai OVT-numeron.

Operaattorikohtaisesti vaadittavan tunnisteen muoto saattaa kuitenkin vaihdella. Lisätietoa vaatimuksista löytyy suoraan verkkolaskuoperaattorin alta, sekä yksityiskohtaisesti Verkkolaskuoperaattorien asetukset -sivun lopusta punaisilla numeroilla merkittyinä.

4. Muistakaa tallentaa asetukset tekemienne muutosten jälkeen.

 

5. Käyttäjien hallinnointi

Yrityksenne käyttäjien hallinta Pagero Onlinessa on helppoa. Huomatkaa, että teillä tulee olla pääkäyttäjän oikeudet, jotta voitte hallinnoida yrityksenne käyttäjiä. Tässä artikkelissa kerrotaan eri tavoista, joilla voitte hallinnoida käyttäjiänne.

Uuden käyttäjän luominen
  1. Klikatkaa kohtaa Muokkaa tiliä yrityksen logon vierestä. Tämä avaa yrityksen asetusten sivun, jossa pääsette tarkastelemaan yrityksen käyttäjiä.

  2. Valitkaa ylävalikosta Käyttäjät ja painakaa sitten nappia Lisää uusi käyttäjä.
  3. Tämä avaa uuden ikkunan, johon teidän tulee syöttää uuden käyttäjän käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite. Luo käyttäjä lähettää käyttäjätunnuksen aktivointilinkin uuden käyttäjän sähköpostiin. Huomatkaa, että sähköpostiosoite voi toimia myös käyttäjätunnuksena. 
  4. Uuden käyttäjän oikeuksia pääsette muokkaamaan klikkaamalla käyttäjän nimeä ja siirtymällä kohtaan Käyttäjäroolit. Tämä avaa uuden ikkunan, josta pääsette valitsemaan, mitä kaikkea käyttäjä pystyy Pagero Onlinessa tekemään. Voitte myös tehdä heistä pääkäyttäjiä. User received documents ja User sending documents mahdollistaa lähetettyjen ja vastaanotettujen dokumenttien tarkastelemisen.

   

 

Käyttäjätunnusten muokkaaminen ja poistaminen
  1. Klikatkaa kohtaa Muokkaa tiliä yrityksen logon vierestä. Tämä avaa yrityksen asetusten sivun, josta pääsette tarkastelemaan yrityksen käyttäjiä.


  2. Siirtykää ylävalikossa kohtaan Käyttäjät ja klikatkaa muokattavaa käyttäjätunnusta.
  3. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa pääsette muokkaamaan käyttäjän nimeä ja sähköpostiosoitetta kohdasta Käyttäjän tiedot. Pystytte myös muokkaamaan käyttäjän oikeuksia kohdasta Käyttäjäroolit. Pystytte tarvittaessa myöntämään myös pääkäyttäjäoikeudet. Muistakaa tallentaa tekemänne muutokset.
     
  4. Täällä pystytte myös poistamaan käyttäjien tunnuksia. Tämä tapahtuu kohdasta Poista käyttäjä.
Uuden käyttäjän luominen (vanha Pagero Online -näkymä) 1. Siirtykää kohtaan Asetukset - Käyttäjä. Henkilökohtaisia tietojanne pystytte muokkamaan sivulla Käyttäjätiedot. Siirtykää sivulle Käyttäjä hallinnoidaksenne yrityksenne muita käyttäjiä.

2. Tällä sivulla näette listan yrityksenne kaikista olemassa olevista käyttäjätunnuksista. Kokonaan uuden käyttäjän pystytte luomaan kohdasta Käyttäjä - Uusi käyttäjä. Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä(*). Huomatkaa, että sähköpostiosoitetta voi käyttää myös käyttäjätunnuksena, mutta käyttäjätunnuksen tulee olla ainutlaatuinen. Samaan sähköpostiosoitteeseen on kuitenkin mahdollista liittää useampia käyttäjätunnuksia.

3. Klikkaamalla Tallenna järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiosoitteeseen aktivointilinkin, josta käyttäjä pääsee valitsemaan itselleen salasanan.

Käyttäjätunnusten muokkaaminen ja poistaminen (vanha Pagero Online -näkymä)

1. Siirtykää kohtaan Asetukset - Käyttäjä. Henkilökohtaisia tietojanne pystytte muokkamaan sivulla Käyttäjätiedot. Siirtykää sivulle Käyttäjä hallinnoidaksenne yrityksenne muita käyttäjiä.

2. Täällä näette listan yrityksenne kaikista olemassa olevista käyttäjätunnuksista. 

3. Klikkaamalla käyttäjän nimeä saatte avattua uuden valikon, josta pystytte vaihtamaan heidän käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen. Lisäksi pystytte määrittämään heidän oikeutensa Pagero Onlinessa ja pystytte myös antamaan pääkäyttäjäoikeudet yksittäisille käyttäjille kohdasta Ylläpito-oikeudet.

4. Käyttäjän poistaminen tapahtuu napilla Poista.

 

6. Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Pagero tarjoaa vapaaehtoista kaksivaiheista tunnistautumista kaikille Pagero Online -palvelun käyttäjille. Kaksivaiheinen tunnistautuminen luo lisäturvaa yrityksenne käyttäjätileille. Kaksivaiheisessa tunnistautumisessa käyttäjä syöttää kirjautumisvaiheessa ensin käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Tämän jälkeen heidän sähköpostiosoitteeseensa saapuu viesti, jonka linkkiä klikkaamalla he pääsevät kirjautumaan palveluun sisään.

Kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto

Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjäoikeudet omaavat henkilöt pystyvät hallinnoimaan yrityksen käyttäjätilejä. Huomatkaa, että kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto asettaa sen päälle yrityksenne kaikille käyttäjille. Saatte aktivoitua kaksivaiheisen tunnistautumisen näin: 

1. Siirtykää kohtaan Asetukset > Yritystiedot > Tietoturva-asetukset.

2. Siirtykää asetukseen Company authentication method ja valitkaa Two-factor authentication sekä Email.

3. Muistakaa tallentaa muutokset sivun alareunasta.

 

7. eArchive Asetukset

e-Archive -palvelu mahdollistaa sähköisten dokumenttienne säilyttämisen Pagero Onlinen arkistossa. Tämä maksullinen lisäpalvelu helpottaa kansallisten, lakisääteisten vaatimusten noudattamista sähköisten asiakirjojen kuten laskujen, hyvitysten ja tilausten suhteen. Ilman arkistointipalvelua dokumenttinne säilyvät tarkasteltavissa Pagero Onlinessa 90 päivän ajan.

 

Ketkä kaikki pystyvät muokkaamaan e-arkiston asetuksia?

Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjillä on oikeudet muokata e-arkistoinnin asetuksia. Jos teillä ei näy kenttää Yritysasetukset vasemman puolen valikossa, ei teillä ole pääkäyttäjän oikeuksia. E-arkiston asetusten suhteen teidän tulisi tuolloin olla yhteydessä johonkin yrityksenne pääkäyttäjistä.

Pagero tarjoaa automaattisesti ylläpidettyä arkistointipalvelua, mikä tarkoittaa että lakisääteisten ja kansallisten vaatimusten noudattamisesta vastaa Pagero. Seuraamme alati valtiokohtaisia säädöksiä teidän puolestanne ja teemme tarvittavat muutokset tarpeen vaatiessa. Vaihtoehtoisesti voitte valita arkistointiajan itse, mutta tällöin vastuu kansallisten vaatimusten noudattamisesta siirtyy teille.

Arkistoimisajan valitseminen
  1. Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
  2. Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
  3. Valitkaa arkistointiaika (Retention Type):
    • Tämän valikon alta löytyvät vaihtoehdot riippuvat valitun valtion lainsäädännön perusteella.
    • Jos valitsemallanne valtiolla on käytössä ainoastaan yksi vaihtoehto sähköisen dokumentin tyypistä riippumatta, näette ainoastaan vaihtoehdon Standard.
    • Suomessa vaihtoehtona on standardin lisäksi kiinteistöihin liittyvien dokumenttien pidempiaikainen arkistointi: Immovable / Real Estate Property.
  4. Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.

 

Yksilöidyn arkistoimisajan valitseminen
  1. Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
  2. Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
  3. Valitkaa asetus Customize Retention Time.
    • Valitsemalla tämän asetuksen vahvistatte, että luovutte Pageron automaattisista päivityksistä, joilla varmistetaan kansallisten, lakisääteisten säädösten noudattaminen.
    • Tämä tarkoittaa, että lakisääteisten vaatimusten seuraamisen vastuu siirtyy teille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että teidän tulee itse päivittää arkistoimisaika, mikäli valtiollisissa vaatimuksissa tapahtuu muutoksia.
  4. Valitkaa yksilöidyn arkistoimisajan pituus kohdasta Set preferred Retention Time.
    • Lista mahdollistaa arkistoimisvaihtoehdot välillä 1-30 vuotta.
  5. Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.

 

 

Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin E-arkistoinnista löydät täältä: Pagero Online E-Arkisto Usein kysytyt kysymykset

Lisäkysymyksiä? Lähetä pyyntö