Tämä artikkeli sisältää tietoa siitä miten voit hallita kauppakumppaneiden tietoja sekä vaikuttaa siihen kuinka sähköiset dokumenttisi liikkuvat eteenpäin. Opas koskee Pagero Onlinen vanhaa käyttöliittymää.
Sisällysluettelo
1. Asiakasrekisterin ylläpitäminen Pagero Onlinessa
2. Avoin ja suljettu asiakasrekisteri
3. Avoin ja suljettu toimittajarekisteri
4. Vastaanottajan verkkolaskutietojen tarkistaminen
1. Asiakasrekisterin ylläpitäminen Pagero Onlinessa
Pagero Onlinen asiakasrekisterin hallinnoiminen on helppoa. Asiakasrekisteriä käyttämällä teillä on enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa dokumenttienne reitittymiseen eli siihen, minne ne lopulta lähtevät. Huomatkaa, että mikäli, ette käytä Pagero Onlinen asiakasrekisteriä, dokumenttinne ohjataan Pageron julkisesta verkostosta löytyvän ensisijaisen tiedon mukaan. Tämän tiedon löytämiseen löytyy ohjeistusta täällä: Vastaanottajan verkkolaskutietojen tarkistaminen.
Kun yhdistätte asiakasnumeron Pageron verkostosta löytyvään verkkolaskuosoitteeseen, ei teidän tarvitse enää lisätä laskuillenne erikseen asiakkaanne verkkolaskutietoja, vaan kohteen tunnistaminen tapahtuu asiakasnumerolla. Mikäli asiakkaallanne on käytössä useampi verkkolaskuosoite ja/tai -operaattori, asiakasrekisteriä käyttämällä pystytte määrittämään tarkalleen, mihin osoitteeseen haluatte laskunne lähettää.
Uuden asiakkaan lisääminen
1. Kirjaudu Pagero Onlineen.
2. Siirry kohtaan Asiakasrekisteri - Oma asiakasrekisteri.
3. Täältä näet listan kaikista olemassaolevista asiakkaistanne, jotka teille on lisätty tai olette itse lisänneet Pagero Onlineen. Käyttämällä Etsi kenttää pystyt hakemaan tiettyä asiakastanne joko heidän nimellään tai sähköisellä tunnisteella, kuten Y-tunnuksella tai OVT-numerolla.
4. Saatte lisätietoa asiakkaastanne klikkaamalla heidän nimeään. Kohdasta e-laskutunnus löydät esimerkiksi asiakkaanne aktiivisen verkkolaskuosoitteen ja -operaattorin. Tämän yläpuolelta löytyy puolestaan kaikki muut sähköiset tunnisteet, joilla asiakas on mahdollista tunnistaa.
Mikäli kohdassa e-laskutunnus esiintyy useampi tieto, dokumenttinne lähetetään sarakkeessa Käytetään palveluntoimittajaa ilmaistulle operaattorille.
5. Klikkaamalla kenttää Asetukset pääset hallinnoimaan asiakastanne. Asiakkaan asetukset on jaettu perusasetuksiin ja laajennettuihin asetuksiin. Perusasetuksissa pystyt muokkamaan asiakkaanne asiakasnumeroa kohdasta Asiakasnumero. Mikäli käytät useampaa asiakasnumeroa, voit erotella ne tähän pilkulla.
Jos asiakkaallanne on käytössä useampi verkkolaskuoperaattori, pystyt valitsemaan kumpaan haluatte laskunne lähettää kohdasta Valitse palveluntoimittaja. Seuraavalla sivulla pystyt valitsemaan vaihtoehtojen välillä.
2. Avoin ja suljettu asiakasrekisteri
Pagero Onlinessa voit valita haluatko käyttää avointa vai suljettua asiakasrekisteriä. Kun asiakasrekisteri on suljettu, sinun täytyy lisätä jokainen vastaanottaja Pagero Onliessa ennen kuin pystyt lähettämään heille laskuja. Tämä lisää manuaalista työtä mutta mahdollistaa tarkemman asiakashallinnan.
Jos et halua lisätä jokaista vastaanottajaa asiakasrekisteriisi, voit valita avoimen asiakashakemiston, jolloin järjestelmä etsii vastaanottajaa suoraan julkisesta hakemistostamme ja vertaa sitä lähettämääsi laskuaineistoon. Huomaa, että alla olevia muutoksia voi tehdä vain Admin-käyttäjä.
Voit vaihtaa avoimen ja suljetun asiakashakemiston välillä täältä: Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Lähtevät - Käytä annettua reititystietoa.
3. Avoin ja suljettu toimittajarekisteri
Pagero Onlinessa voit valita haluatko käyttää avointa vai suljettua toimittajarekisteriä. Jos toimittajahakemistosi on suljettu, sinun täytyy manuaalisesti hyväksyä uudet toimittajat lisäämällä heidät toimittajahakemistoosi ennen kuin voit vastaanottaa heiltä laskuja. Huomaa, että alla olevia muutoksia voi tehdä vain Admin-käyttäjä. Voit valita avoimen toimittajahakemiston muuttamalla asetuksen täältä: Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - Yleistä - Authorize issuers manually.
4. Vastaanottajan verkkolaskutietojen tarkistaminen
Jos et ole varma asiakkaasi verkkolaskuosoitteesta ja palveluntarjoajasta tai siitä, ovatko he olemassa Pageron verkostossa, voit tarkistaa nämä tiedot seuraavilla helpoilla vaiheilla.
Vastaanottajan tietojen tarkistaminen Pagero Onlinessa
2. Siirtykää kohtaan Asiakasrekisteri - Etsi vastaanottaja.
3. Voit etsiä vastaanottajia Pageron verkostosta kolmella eri tavalla. Voit etsiä asiakastasi nimellä, sähköisellä tunnisteella (Verkkolaskuosoite / Y-tunnus / ALV-numero) tai heidän palveluntarjoajansa perusteella. Sähköisen tunnisteen käyttäminen on suositeltava tapa, sillä jos haluat hakea asiakastasi nimen perusteella, tulee nimen olla kirjoitettu täsmälleen siten kuten se Pageron verkostossa esiintyy. Voit parantaa tuloksen saamisen mahdollisuuksia sijoittamalla hakusanan tähtimerkkien (*) väliin.
4. Search painike tarjoaa luettelon kaikista yrityksistä, jotka ovat Pageron verkostossa annettujen hakutietojen perusteella. Klikkaamalla asiakkaasi nimeä voit avata ikkunan, jossa on lisätietoja, kuten heidän Y-tunnus, verkkolaskuosoite ja operaattori. Voit lisätä asiakkaasi asiakashakemistoosi Lisää painikkeella. Tämä on erityisesti silloin tärkeää jos asiakkaalla on listattu useampi verkkolaskuoperaattori/osoite. Lisäämällä asiakkaan omaan asiakasrekisteriisi, pystyt valitsemaan haluamanne verkkolaskuosoitteen/operaattorin.
5. Jos et löydä asiakasta haulla, on mahdollista, että heitä ei ole vielä lisätty Pageron verkostoon. Voit ehdottaa uutta vastaanottajaa täällä: Asiakasrekisteri - Ehdota uutta vastaanottajaa. Mikäli huomaat virheen Pageron verkostossa asiakkaasi tiedoissa, ilmoittakaa siitä Pageron tukeen.
5. Sähköpostijakelu
Sähköpostijakelu tarkoittaa laskujen lähettämistä sähköpostitse vastaanottajillesi. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa, kuinka lähettää laskuja käyttämällä Pageron sähköpostijakelua:
- Lähetä dokumentissa olevaan sähköpostiosoitteeseen
- Käytä sähköpostijakelulistaa
Jos haluat lähettää laskuja sähköpostijakelun kautta, aloita luomalla ja lähettämällä dokumenttisi tavalliseen tapaan ERP-järjestelmässäsi tai Pagero Web Portaalissa. Tämän artikkelin lopusta löydät myös lisätietoja, jotka saattavat olla hyödyllisiä.
Lisätietoja:
- Jos molemmat tekniikat ovat käytössä ja molemmat asetukset Pagero Onlinessa ovat päällä, S-postijakelu asetus asetetaan etusijalle.
- Laskut lähetetään PDF-tiedostoina, kuten myös liitteet.
- Sähköpostitse toimitetut laskut tulevat vastaanottajalle osoitteesta noreply@pagero.com
- Vastaanottajien kannattaa varmistaa, ettei kyseinen sähköpostiosoite ole heillä estettynä, sekä tarkistaa roskaposti mikäli lähetettyä laskua ei heiltä löydy.
Lähetys laskuaineistolla esiintyvään sähköpostiosoitteeseen
Ensimmäinen vaihtoehto on ilmoittaa vastaanottajan sähköpostiosoite laskuaineistollasi. Laskusi lähetetään sitten tähän sähköpostiosoitteeseen, joka löytyy lähdetiedostostasi.
Jos päätät käyttää tätä tekniikkaa sähköpostijakeluun, varmista, että Pagero Onlinessa sähköpostijakelu-asetukset mahdollistavat tämän:
Mene Pagero Onlinessa kohtaan Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - S-postijakelu. Käännä sitten asetus Lähetä asiakirjassa olevaan sähköpostiosoitteeseen päälle.
Lähetys Sähköpostijakelulistan avulla
Toinen vaihtoehto on, yhdistää laskuaineistollasi käyttämä asiakasnumero haluamaanne sähköpostiosoitteeseen Pagero Onlinessa. Ennen kuin voit aloittaa laskujen lähettämisen sähköpostitse, tarvitset listan sähköpostiosoitteista niille vastaanottajille, joille haluat lähettää PDF-laskuja.
Voit joko lisätä yksittäisi asiakkaita sähköpostijakelulistallesi Pagero Onlinessa tai lisätä yhdellä kertaa useita vastaanottajia Excel-tiedostolla. Jos päätät käyttää tätä tekniikkaa sähköpostijakeluun, varmista, että Pagero Onlinessa sähköpostijakelu-asetukset mahdollistavat tämän: Mene Pagero Onlinessa kohtaan Asetukset - Asetukset - Yritysasetukset - S-postijakelu. Käännä sitten asetus S-postijakelu päälle.
Yksittäisen asiakkaan lisääminen Pagero Onlinessa
Siirry kohtaan Asiakasrekisteri - S-postijakelu ja valitkaa Lisää sähköpostiosoite. Syötä asiakasnumero sekä vastaanottajasi sähköpostiosoite. Halutessasi voit lisätä myös ylimääräisiä vastaanottajia CC E-mail -kentässä. Save painikkeen jälkeen asiakas ilmestyy sähköpostijakelulistallesi. Olemassaolevien asiakkaiden tietojen muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu Edit ja Delete painikkeilla.
Usean asiakkaan lisääminen Excel-listalla
Usean asiakkaan lisääminen yhtäaikaisesti tapahtuu Excel-listalla. Pagero Onlinesta löydät valmiin Excel pohjan tätä varten kohdasta Asiakasrekisteri - S-postijakelu - Tuo Sähköpostiosoite - Ohje - ExampleFileXlsx.
Avaa ladattu Excel-tiedosto. Tänne tulee täyttää ensimmäiseen sarakkeeseen asiakasumero ja toiseen vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos sinulla on useita asiakasnumeroita samalle vastaanottajalle, sinun tulisi kirjoittaa eri asiakasnumerot samalle riville. Kun olet valmis, tallenna tiedostosi.
Valmiin listan lataaminen tapahtuu Pagero Onlinessa kohdasta Asiakasrekisteri - S-postijakelu - Tuo Sähköpostiosoite - Choose File. Tiedoston valinnan jälkeen painakaa Upload File.
Nyt sinun pitäisi nähdä uudet vastaanottajat sähköpostijakelulistasi Pagero Onlinessa ja olet valmis lähettämään PDF-laskuja vastaanottajillesi kunhan lähettämälläsi laskuaineistolla esiintyy sähköpostijakelulistaa vastaava asiakasnumero.
Löytääksesi nopeasti asiakkaan luettelostasi, voit hakea sähköpostiosoitteita tai asiakasnumeroita. Syötä hakuehdot ja napsauta sitten Etsi.