Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lähetettyjä ja vastaanotettuja dokumentteja hallinnoidaan vanhassa Pagero Onlinen käyttöliittymässä.
Sisällysluettelo
1. Lähetettyjen dokumenttien tarkistaminen
3. Virheellisten dokumenttien käsittely
4. Saapuneiden dokumenttien tarkistaminen
5. Vastaanotettujen/lähetettyjen dokumenttien listan lataaminen
1. Lähetettyjen dokumenttien tarkistaminen
1. Pystyt tarkistamaan lähettämiesi dokumenttien tilan Pagero Onlinesta kohdasta Omat tiedostot - Lähetetyt dokumentit. Voit valita lisätietoja tarkentaaksesi hakua, mutta tämä ei ole pakollista. Painamalla Etsi järjestelmä näyttää lähettämäsi dokumentit viimeisen 90 päivän ajalta. Ota huomioon, että Pagero säilyttää dokumentteja 90 päivän ajan, minkä jälkeen ne katoavat järjestelmästä.
Valitsemalla "View Presentation" pääset näkemään Pageron generoiman PDF-kuvan laskusta.
Löydät PDF-presentaation alta myös laskun mahdolliset liitteet, kuten lähdedokumentin ja lähettämäsi laskun alkuperäisen PDF-kuvan.
Mikäli vastaanottaja joutuu hylkäämään laskun, saat hylkäyksestä virheviestin ja löydät virheeseen jääneet dokumentit kohdasta Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokumentit.
2. Dokumenttien tila
Valmis
Lasku on toimitettu onnistuneesti vastaanottajalle.
Valmis (Noudettu)
Lasku on toimitettu onnistuneesti vastaanottajalle, joka käyttää myös Pageron palveluita. Noudettu-sana kertoo, että vastaanottaja on hakenut dokumentin Pagero Onlinesta omaan ERP-järjestelmäänsä.
Odottaa toimitusta
Laskua lähetetään. Teiltä ei vaadita tässä kohtaa toimenpiteitä. Tila saattaa näkyä myös silloin, kun dokumentille ei ole vielä saatu kuittausta vastaanottavalta operaattorilta.
Odottaa tuen käsittelyä
Dokumentti on pysähtynyt virheeseen ja on Pageron tuen tutkinnassa. Teiltä ei vaadita vielä toimenpiteitä. Pageron tuki käsittelee laskun eteenpäin, mikäli mahdollista. Muussa tapauksessa lasku muutetaan Odottaa käyttäjän käsittelyä -tilaan ja teille saapuu dokumentista virheviesti.
Odottaa käyttäjän käsittelyä
Laskua ei voitu toimittaa perille. Löydätte virheilmoituksen Pagero Onlinesta kohdasta Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokumentit. Pystytte lähettämään dokumentin uudestaan tai poistamaan sen täältä.
Undeliverable/Rejected
Virhe dokumentin toimituksessa, hylätty joko vastaanottavan verkkolaskuoperaattorin toimesta, tai sisäisen prosessointivirheen vuoksi.
3. Virheellisten dokumenttien käsittely
Kaikki lähetetyt dokumentit eivät löydä perille vastaanottajalle. Tämä voi johtua monesta eri syytä, jotka voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään: hylkäyksiin vastaanottavalta verkkolaskuoperaattorilta ja Pageron sisäisiin virheisiin. Mikäli lähettämääsi dokumenttia ei pystytä toimittamaan, vaan se pysähtyy virheeseen, pystyt löytämään lisätietoa virheestä Pagero Onlinesta.
Pagero-viestit
Kun lasku pysähtyy virheeseen, Pagero ilmoittaa tästä yrityksenne asetuksissa määrittelemäänne sähköpostiosoitteeseen. Löydät nämä virheilmoitukset Pagero Onlinesta.
1. Kirjaudu Pagero Onlineen.
2. Valitse Viestit - Saapuneet
Pääset tarkastelemaan virheilmoituksessa mainittua laskua tarkemmin Omat tiedostot - Käsittele virheelliset dokumentit alta.
Voit hakea yksittäistä laskua laskunumerolla tai valita Etsi, jolloin sivusto näyttää kaikki sillä hetkellä virheessä olevat dokumentit.
Hakunäkymä tarjoaa virheellisistä dokumenteista seuraavat tiedot: dokumentin numero, vastaanottaja, jakelu, luontiaika, dokumentin tyyppi ja lähetystila.
Valitse haluamasi lasku tarkasteltavaksi klikkaamalla laskua.
Samasta näkymästä pääset myös lataamaan lähdedokumentin ja uudelleenlähettemään tai poistamaan dokumentin.
Mikäli virheviesti on epäselvä tai olet epävarma, mitä sillä tarkoitetaan, voit olla asiasta suoraan yhteydessä Pageron tukeen täyttämällä tukipyynnön tästä.
Jotkin yksinkertaiset virheet ovat korjattavissa suoraan Pagero Onlinesta. Virheellisen arvon, kuten väärän sähköpostiosoitteen tai viitenumeron, voi helposti muokata tässä näkymässä. Dokumentin voi lähettää uudestaan virheellisen arvon korjaamisen jälkeen.
Mikäli virhe vaatii alkuperäisen laskusanoman muokkaamista, lasku täytyy korjata asiakkaan päässä ennen dokumentin uudelleenlähettämistä Pageroon. Muista kuitenkin poistaa virheeseen jäänyt dokumentti ennen uuden lähettämistä, jotta vältytään duplikaateilta.
Joskus virheessä oleva dokumentti saattaa olla tilassa Odottaa tuen käsittelyä, mikä tarkoittaa sitä, että Pageron tuki käsittelee laskun manuaalisesti. Laskun käsittelemisessä saattaa mennä hetki aikaa - tuki joko hylkää laskun tai saa sen käsiteltyä onnistuneesti eteenpäin. Mikäli virheen voi korjata suoraan Pagero Onlinessa, hylätyn laskun löytää virheellisistä dokumenteista, Muussa tapauksessa hylätty lasku näkyy lähetetyissä dokumenteissa tilassa Undeliverable/Rejected. Silloin lasku tulee lähettää uudestaan Pageroon korjatuilla tiedoilla.
4. Saapuneiden dokumenttien tarkistaminen
Vastaanotetut dokumentit löytyvät Pagero Onlinesta kohdasta Omat tiedostot - Saapuneet dokumentit. Hakua voi halutessaan rajata, mutta se ei ole välttämätöntä. Painamalla Etsi järjestelmä näyttää vastaanottamasi dokumentit viimeisen 90 päivän ajalta. Ota huomioon, että Pagero säilyttää dokumentteja 90 päivän ajan.
Klikkaamalla yksittäistä laskua pääset näkemään laskun tilan, lataamaan laskun ja sen liitteet sekä presentaation laskusta.
5. Vastaanotettujen/lähetettyjen dokumenttien listan lataaminen
Pagero Onlinesta on mahdollista ladata lista lähettämistänne/vastaanottamistanne dokumenteista joko excel- tai csv-tiedostona. Ladattu lista sisältää tietoa dokumenteista, kuten dokumentin tyypin, lähettäjän sekä vastaanottajan tiedot, dokumentin numeron, valuutan sekä summat.
Pystytte tulostamaan listat näin:
1. Kirjautukaa Pagero Onlineen.
2. Valitkaa etusivulta Vastaanotetut dokumentit tai Lähetetyt dokumentit. Vaihtoehtoisesti voitte siirtyä vasemman puolen paneelin kohtaan Omat tiedostot - Vastaanotetut dokumentit tai Omat tiedostot - Lähetetyt dokumentit.
3. Voitte käyttää hakukenttiä ja suodattimia hakutulosten rajaamiseen. Hakuehtojen tyhjäksi jättäminen hakee tiedot kaikista viimeisen kolmen kuukauden aikana vastaanottamistanne/lähettämistänne dokumenteista.
4. Haun valmistuttua löydätte sivun alareunasta kohdan, josta pystytte lataamaan hakutulokset joko excel- tai csv-tiedostona:
Vie: Excel CSV
Dokumenttien lataaminen arkistosta
Mikäli yrityksellänne on käytössä arkistointipalvelu, pystytte hakemaan tiedot myös kolme kuukautta vanhemmista dokumenteistanne:
1. Valitkaa kohdassa 3 mainituissa suodattimissa kohta Etsi myös arkistosta.
2. Ohjelma erottelee arkistosta löydetyt tulokset omalle sivulleen. Siirtykää sivulle Arkistoidut dokumentit.