Sähköpostijakelu toimii vaihtoehtoisena toimitustapana vastaanottajille, jotka eivät ole vielä siirtyneet sähköiseen laskutukseen verkkolaskuoperaattoreiden ja ERP-järjestelmien välityksellä. Sähköpostijakelua hallinnoidaan Pagero Onlinessa Distribution-kohdassa, jossa voit määrittää ne asiakkaat, joille haluatte lähettää sähköisen dokumentin sähköpostin välityksellä. Tässä artikkelissa kerrotaan erilaisista asetuksista ja kuinka sähköpostijakelun listaa hallinnoidaan.
Sisällysluettelo
1. Sähköpostijakelu
Koska Pagero priorisoi verkkolaskutoimituksen, sähköpostijakelua varten tulee yrityksesi joko:
A. Käyttää Pageron suljettua asiakasrekisteriä, jolloin dokumenttejanne ei voida toimittaa automaattisesti verkkolaskuosoitteen tai Y-tunnuksen perusteella, vaan vastaanottajia hallinnoidaan Pagero Onlinessa.
B. Poistaa dokumentistanne vastaanottajan sähköiset reititystiedot kuten verkkolaskuosoitteen ja Y-tunnuksen. Vaihtoehtoisesti voitte pyytää Pageron tukea poistamaan yrityksenne asetuksista sähköisen reitityksen Y-tunnuksen perusteella. Tämän jälkeen laskulla esiintyvää Y-tunnusta ei käytetä laskun ohjaamiseen verkkolaskuna.
Ennen kuin dokumentteja voidaan toimittaa sähköpostin välityksellä, tulee sinun tarkistaa, että yritykselläsi on sähköpostijakelun palvelu ja asetukset päällä. Siirtykää kohtaan Distribution - Asetukset - General - Yleisasetukset ja varmistakaa, että asetus Aktivoi sähköpostijakelu on päällä.
Dokumenttien lähettämiseen sähköpostitse on kaksi vaihtoehtoa:
Lähetys dokumentissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen (kuvan kohta 5).
Kun tämä asetus on päällä, Pageron järjestelmä etsii vastaanottajan sähköpostiosoitetta lähettämästänne dokumentista ja ohjaa dokumentin sinne. Huomatkaa, että laskulta tulee tätä varten poistaa vastaanottajan muut sähköisen reitityksen tiedot, kuten verkkolaskuosoite ja Y-tunnus, sillä Pagero priorisoi verkkolaskutoimitusta.
Sähköpostijakelulista
Toinen vaihtoehto on ylläpitää Pagero Onlinessa listaa asiakkaista, joille dokumentit toimitetaan sähköpostitse. Tällä tavalla järjestelmä etsii dokumentistanne asiakasnumeroa, joka on yhdistetty sähköpostijakelulistalla tiettyyn sähköpostiosoitteeseen. Asiakaslistaa pystyt hallinnoimaan asiakas kerrallaan tai lataamalla listan excel-tiedostona.
Sähköpostijakelulistan löydät kohdasta Distribution - Vastaanottajat ja asiakaskirjon hallinta tapahtuu täällä lisäämisen, muokkaamisen ja poistamisen suhteen.
Vastaanottajan lisääminen manuaalisesti
Lisää vastaanottaja -painikkeella aukeaa uusi ikkuna johon tulee syöttää vastaanottajanne sähköpostiosoite, sekä asiakasnumero joka esiintyy dokumenteillanne. Punaisella tähdellä (*) merkatut kentät ovat pakollisia.
-
Asiakasnumero - Asiakasnumeroa käytetään yhdistämään laskut sähköpostitse. Järjestelmä etsii dokumentilta asiakasnumeroa ja mikäli sille löytyy vastaavuus sähköpostijakelulistalta, käännetään dokumentin toimitus sähköpostiin.
- Sähköposti - Vastaanottajan sähköpostiosoite, johon dokumentit halutaan toimittaa.
- CC - Valinnaiset lisäosoitteet johon dokumentit toimitetaan kopiona.
- Dokumentin tyyppi - Tällä asetuksella päätetään millaisia dokumentteja vastaanottajalle lähetetään sähköpostitse (esimerkiksi laskuille ja hyvityslaskuille tulee valita Invoice).
- Lisäasetukset - Täältä löytyy lisäasetuksia sähköpostijakelua varten, kuten missä tiedostotyypissä dokumentti lähetetään (PDF-tiedostoja käytetään vakiona). Tätä toimintoa varten tarvitsette Email Distribution Advanced -palvelun, jonka voitte tilata Pageron Kaupasta tai myyntikontaktiltanne.
Kun olette syöttäneet pakolliset tiedot, saatte vastaanottajan lisättyä Lisää vastaanottaja -painikkeella. Lisättyjä vastaanottajia pystyy helposti muokkaamaan niitä klikkaamalla, josta aukeaa oikealle uusi ikkuna. Myös vastaanottajan poistaminen tapahtuu täältä.
Vastaanottajien lisääminen listalla
Jos yrityksellänne on Email Distribution Advanced -palvelu, voit lisätä sähköpostijakelulistalle useita asiakkaita yhdellä kertaa excel-tiedostona Lataa asiakaslista -painikkeella.
Tämän excel-listan tulee noudattaa tiettyä rakennetta, jota varten löydätte valmiin pohjan Lataa mallitiedosto -painikkeella.
Tätä tiedostoa muokkaamalla saat lisättyä kaikki vastaanottajat, joille haluat toimittaa dokumentit sähköpostitse. Tiedot tulee ilmoittaa mallipohjassa ilmoitettuja ohjeita seuraamalla. Muista poistaa kaikki kommentit tästä tiedostosta (#-merkillä alkavat lauseet).
Kun olette saaneet tarvittavat tiedot lisättyä excelille, valitkaa kyseinen tiedosta Valitse tiedosto -painikkeella sekä haluamanne dokumenttityyppi ja painakaa Tuo-painiketta.
Sähköpostiasetukset
Osiossa Asetukset pystyt määrittämään kuinka haluat sähköpostijakelua käyttää.
Yleisasetukset
Yleisissä asetuksissa aktivoidaan sähköpostijakelu-palvelu sekä vaihtoehtoinen toimitustapa, jossa vastaanottajan sähköpostiosoite ilmoitetaan suoraan laskuaineistossanne.
- Aktivoi sähköpostijakelu
Aktivoi sähköpostijakelun ja mahdollistaa vastaanottajien lisäämisen sähköpostijakelulistalle. - Lähetys dokumentissa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen
Kun tämä asetus on päällä, Pageron järjestelmä etsii vastaanottajan sähköpostiosoitetta lähettämästänne dokumentista ja ohjaa dokumentin sinne. Huomatkaa, että laskulta tulee tätä varten poistaa vastaanottajan muut sähköisen reitityksen tiedot, kuten verkkolaskuosoite ja Y-tunnus, sillä Pagero priorisoi verkkolaskutoimitusta.
Lähetysasetukset
Lähetysasetuksissa voit muokata tarkemmin sähköpostijakelu-toimintoa. Huomatkaa, että tätä varten tarvitsette Email Distribution Advanced -palvelun. Lisätietoa lähetysasetuksista löydätte alta.
2. Email Distribution Advanced
E-mail distribution Advanced on erillinen palvelu, joka mahdollistaa suuremman kustomoitavuuden sähköpostitoimituksille. Esimerkiksi lähetettävän dokumentin formaatin voi muuttaa PDF-tiedostosta rakenteelliseen, sähköiseen muotoon, jonka vastaanottajanne voi ladata suoraan omaan järjestelmäänsä vähentäen manuaalista käsittelyä.
E-mail distribution Advanced -palvelulla pystyt:
- Valitsemaan dokumenttityyppikohtaisesti käytettävän formaatin, joka vastaanottajalle toimitetaan.
- Muuttamaan lähettäjän sähköpostiosoitetta sekä muita asetuksia..
Lähetysasetukset
Lähetysasetuksiin pääsee kohdasta Distribution - Asetukset - Sending.
- Lähettäjän sähköpostiosoitteen etuliite - Tällä asetuksella voi muuttaa lähetyksen sähköpostiosoitteen alkua yksilölliseksi. Oletuksena etuliite on no-reply. Domainia @pageroonline.com ei voi muuttaa turvallisuussyistä.
- Lähettäjän nimi - Tällä asetuksella muutetaan mikä nimi näkyy vastaanottalle viestiä lähettäessä.
Dokumenttikohtaiset asetukset
Dokumenttikohtaisiin asetuksiin pääsee kohdasta Distribution - Asetukset - Sending.
- Määritä dokumenttikohtaisia asetuksia - Täällä muokataa formaattia, joka vastaanottajalle lähetetään sähköpostiviestin liitteenä.
Huomatkaa että Email Distribution Advanced -palvelulla on lisähinta. Lisätietoja löydätte Pageron kaupasta.