Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Laskun tarkistus -näkymää hallinnoidaan Pagero Onlinessa. Tämä maksullinen lisätoiminto mahdollistaa saapuneiden laskujen tarkastelun ja ostajan/toimittajan välisen kommunikaation yksittäisten laskujen virheiden selvittämiseksi ennen kuin lasku päätyy järjestelmääsi. Tällä palvelulla on pyrkimyksenä vähentää virheistä ja väärinkäsityksistä aiheutuneiden hyvityslaskujen/uusien laskujen lähettämistä.
Sisällysluettelo
1. Navigointi Laskujen tarkistus -näkymässä
Pääsette Laskujen tarkastus -näkymään painamalla Invoice Audit painiketta Pagero Onlinen yläreunassa.
Siirryttyänne Laskun tarkastus näkymään, näette kaksi osiota yläreunassa.
- Postilaatikko näyttää saapuneiden dokumenttien tilanteen.
- Asetukset mahdollistaa sinun muokata validointimäärityksiä sekä yleis-, että tarkalla tasolla.
2. Postilaatikko
Postilaatikko-näkymässä pääset tarkistamaan Pagero Onlineen saapuneet ostolaskut.
Postilaatikko näkymän käyttäminen
Saapuneista dokumenteista on alla esiintyvät seuraavat tiedot kolumneittain, joiden perusteella voit myös järjestää dokumentit. Dokumenttejä voit suodattaa yläreunasta löytyvien suodattimien avulla.-
Audit status: Käytetään järjestelemään dokumentit niiden tilan (Status) perusteella. Erilaisia tiloja ovat
- New (Uusi): Uudet laskut
- Investigating (Tutkinnassa): Selvittelyä vaativat laskut
- Bin (Roskakori): Laskut, joita et halua hyväksyä
- Inbox (Muut): Kaikki muut, sekalaiset laskut
- Eräpäivä: Viimeinen päivä jolloin lasku tulee maksa.
- Toimittaja: Laskun lähettäjä.
- Laskutuspäivä: Laskutuspäivä/Laskun luontipäivä.
- Laskun numero: Dokumentin virallinen numero.
- Review: Laskun tarkastus, jota käytetään ilmaisemaan onko lasku hyväksyttävä (OK) vai onko siinä korjattavaa (With Remarks)
- Validointi: Sarake näyttää läpäiseekö lasku validointisäännöt, jotka on määritetty Asetuksissa. Tila voi olla kunnossa (Correct) jos lasku läpäisee kaikki vaatimukset, tai riipuen ongelmista, tila Ei-maksettavissa (non-monetary) tai maksettavissa (monetary).
- Business status: Myyjän ja asiakkaan välisen tilan ilmoittamiseen tarkoitettu kenttä. Erilaisia vaihtoehtoja tässä ovat Tunnistetty Acknowledged), Käsittelyssä (In process), Hylätty (Rejected), Hyväksytty (Approved) ja Maksettu (Paid). Mikäli tilan ilmoittaminen ei ole käytössä, tai tilaa valittuna, automaattivaihtoehto on No Status.
- Asiakasnumero: Laskun Asiakasnumero.
- Toimitus: Toimituksen tila. Mikäli lasku on Odottaa-tilassa (On Hold) laskun tarkastuksessa tai jos se on lähetetty ERP-järjestelmäänne. Tämä toiminto vaatii erillistä lisätoimenpiteitä oman järjestelmänne ja Pageron järjestelmän välillä.
- Created Time: Aika jolloin lasku saapui Pageron järjestelmään.
- Send mode: Laskun lähetysmuoto.
- Assignee: Henkilö kenen tarkastelussa lasku on.
Laskun lisätiedot
Laskua klikkaamalla saat näkyviin lisätietoja kyseisestä laskusta.
-
Lisätiedot
- Näyttää laskun yleisnäkymässä näkyvien tietojen lisäksi tarkempia tietoja kuten laskun summan. Täältä pystyt myös jakamaan dokumentin tarkastamisen toiselle henkilölle sekä muuttamaan dokumentin tilan. Täältä löydät myös laskun liitteet sekä tarkastuksen logitiedot.
Klikkamalla Lisätiedot painiketta kentästä Poikkeuksien yksityiskohdat, saat näkyviin validoinnin tulokset.
Klikkaamalla Audit Status painiketta, voit valita laskulle erilaisia tiloja, joilla voit helpottaa dokumenttien organisointia.
Valitse nimitetty käyttäjä valikko antaa sinun valita henkilön kenen haluat dokumentin tarkastavan.
Business status valikon kautta pystyt kommunikoimaan toimittajasi kanssa vaihtamalla dokumentin tilan ja lähettämällä viestin heille.
Deliver to ERP vaihtoehto mahdollistaa laskun lähettämisen ERP-järjestelmääsi, mikäli integraatio on rakennettu Pagero Onlinen kanssa.
Re-validate-toimintoa käytetään manuaalisesti soveltamaan tililläsi määritettyjä validointeja tietylle laskulle. Tätä vaihtoehtoa voidaan käyttää sen jälkeen, kun validointiasetuksia on muutettu.
Suodattimet ja Laskudatan lataaminen tiedostoon
Dokumenttien yläpuolelta löydät suodatinosion, joka helpottaa tietyn dokumentin etsimistä:
- Hakupalkki: antaa mahdollisuuden kirjoittaa asiakirjan numeron tai vastaanottavan/lähettävän yrityksen nimen, jotta voit löytää tietyn laskun tai kaikki kyseisen yrityksen laskut.
-
Audit-Status: mahdollistaa dokumenttien suodattamisen tarkastuksen-tilan mukaan.
-
Export-painike: käytetään joko excel- tai CSV-muotoisen tiedoston muodostamiseen listalla näkyvien laskujen tietojen perusteella.
-
Sarakkeiden valinta: Täältä voit päättää mitkä sarakkeet listanäkymä näyttää.
-
Kaikki suodattimet: Tämä näyttää kaikki saatavilla olevat suodattimet, joita voitte käyttää dokumenttien rajaamiseen. Tätä kautta voit rajata tuloksi myös toimittajien perusteella.
3. Asetukset
Asetukset-sivulta pystyt hallinnoimaan laskun tarkastusprosessiin liittyviä vaihtoehtoja. Asetukset on jaettu viiteen alakategoriaan: Yleiset asetukset, Perusvalidointi, Yksikköhintavalidointi, Rahdin validointi (Freight validation) ja Asetusten historia.
Yleiset asetukset
Tässä osiossa vaikutetaaan laskuntarkastuksen yleisluontoisiin asetuksiin.
-
Yleiset tarkistusasetukset
- Millaiset laskut hyväksytään tarkastuksessa sekä ne laskut, jotka tulevat näkyville Postilaatikossa.
- Ilmoitukset
- Milloin ilmoitus lähetetään ja kenelle.
Perusvalidointi
Neljä asetusta, joilla tarkistetaan yleisimmät ongelmat, kuten duplikaatti ja summavirheet.
Yksikköhintavalidointi
Näitä asetuksia käytetään validoimaan tuotteiden ja palveluiden yksikköhintoja vertaamalla niitä aikaisempiin hinnastoihin, joita voit ladata toimittajakohtaisesti.
-
Validation Setting
- Erilaisia tarkistusasetuksia yksikköhintojen suhteen.
-
Valitut toimittajat
- Täällä valitaan ne toimittajat, joiden yksikköhintoja tarkastetaan.
-
Yksikköhinnastot
- Hinnastojen lataaminen, jotta yksikköhintojen vertailu on mahdollisto (tämä toiminto on vielä kehitysvaiheessa).
Freight validations
Rahdin ja toimitusten validointipalvelu on vielä kehitteillä.
Asetusten historia
Historia on vielä kehitteillä.