Luo dokumentti

Tämän oppaan avulla opit, kuinka pystyt lähettämään laskuja asiakkaillesi manuaalisesti suoraan portaalistamme. Pääset luomaan laskun, kun valitset ylävalikosta Luo dokumentti. Vaihtoehtoisesti pääset näkymään etusivun vasemman alareunan pikakuvakkeesta. 


Sisällysluettelo

  1. Laskun luominen
  2. Lataa
  3. Asetukset

 

1. Laskun luominen

Käyttämällä tätä toiminnallisuutta voit joko luoda uuden laskun tai käyttää valmista mallipohjaa. Kun olet luonut laskun, voit tallentaa mallipohjan myöhempää käyttöä varten. 

Laskun tyypiksi voit valita joko veloitus- tai hyvistyslaskun. Huomaa, että hyvityslaskun luominen eroaa hieman veloituslaskun luomisesta ja vaatii muutaman ylimääräisen tiedon lisäämistä. Voit lukea lisää hyvityslaskusta tästä tukiartikkelistamme

Kun käytät valmista pohjaa, voit helposti lisätä tarvitsemiasi tietoja yksittäiseen laskuun eikä kaikkia yksityiskohtia tarvitse syöttää uudelleen. Huomioi, että mallipohjat ovat vastaanottajakohtaisia. 

Jotta voit käyttää mallipohjaa, valitse vain haluamasi pohja ja paina sen jälkeen Luo lasku mallipohjasta

Laskun luomista varten tulee ensin valita vastaanottaja ja laskun tyyppi. Käytä pudotuvalikkoa nähdäksesi vaihtoehdot. Jos et löydä valikosta oikeaa vastaanottajaa, asiakas tulee ensin lisätä omaan asiakasrekisteriinne näiden ohjeiden avulla.

Näet seuraavaksi kaikki mahdolliset laskun kentät. Osa kentistä täyttyy automaattisesti järjestelmästä saaduilla tiedoilla, kun taas osa tulee täyttää itse. Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä, kuten alla olevasta kuvasta näkyy. Nämä kentät tulee täyttää, jotta laskun voi lähettää tai mallipohjan tallentaa. Mikäli yrität lähettää laskua, josta nämä tiedot puuttuvat, antaa ohjelma siitä ilmoituksen. 


Kaikki muut kentät ovat vapaaehtoisia. Ota kuitenkin huomioon, että joillakin vastaanottajilla tai formaateilla saattaa olla erillisiä vaatimuksia laskun suhteen. 

Sivun oikeassa laidassa näkyy laskun yhteenveto. Yhteenveto päivittyy sitä mukaa, kun täytät laskun tietoja.

 

Vastaanottajan tiedot

Vastaanottajan tiedot täyttyvät automaattisesti asiakasrekisteristänne saatavien tietojen perusteella. Voit kuitenkin muokata joitakin näitä tietoja painamalla Muokkaa haluamasi kentän vierestä. 

Otathan huomioon, että tehdyt muokkaukset vaikuttavat ainoastaan laskun sisältöön eivätkä siirry suoraan asiakasrekisteriinne Pagero Onlinessa. 

 

Laskun tiedot

Täytä seuraavaksi laskun yleiset tiedot. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja. Tällaisia kenttiä ovat Laskun numero, laskun päivämäärä ja eräpäivä. 

Lisää kenttiä saa tarvittaessa lisättyä sivun vasemmasta laidasta. Valitse haluamasi lisäkentät raksittamalla.

 

Tuotteet

Täytä seuraavaksi laskurivit eli tuotteet/palvelut, joista laskutat asiakasta. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja. Laskun tulee sisältää vähintään yksi laskurivi, josta ilmenee tuotenimi, määrä, yksikkö, yksikköhinta ja ALV. Nettohinta lasketaan automaattisesti annettujen tietojen perusteella.

Jos tuote on verovapaa, veroprosentti 0 ja verovapauden peruste tulee lisätä erikseen. Saat lisättyä vaadittavan kentän yksittäiselle laskuriville painamalla plus-merkkiä rivin oikeasta laidasta tai kaikille laskuriveille kohdasta Lisää kenttä kaikkiin riveihin

Ota huomioon, ettei tuoterivi voi jäädä tyhjäksi, vaan se tulee joko täyttää tai poistaa oikean reunan roskakorista.

Vapaavalintaiset lisäkentät saa piilotettua näkyvistä painamalla Supista kaikki. Saat rivit takaisin näkyviin valitsemalla Laajenna kaikki tai painamalla yksittäisen rivin viereistä nuolta. 

Huomaa, että piilottaminen ei poista lisäkenttiä laskultanne, vaan ainoastaan helpottaa laskun luomista.  

 

Alennukset ja kulut 

Jos laskulla esiintyy alennuksia tai kuluja, pääset lisäämään ne täällä klikkaamalla sopivaa vaihtoehtoa.

Tietojen syöttäminen tapahtuu samalla tavalla kuin laskurivien lisääminen.  

 

Lasku yhteensä 

Näet täältä laskun loppusumman, joka päivittyy reaaliaikaisesti syöttämienne laskurivien tietojen perusteella. Pystyt myös tarvittaessa muuttamaan laskun valuuttaa sekä pyöristämään laskun loppusumman. 

 

Lähettäjän tiedot

Lähettäjän tiedoissa pääset antamaan pankkitilinne tiedot. Huomaa, että ohjelma valitsee automaattisesti tilityypiksi BBAN, mitä suomalaiset pankit eivät hyväksy. Muista siis vaihtaa tähän kenttään IBAN, jotta lasku ei jää virheeseen. 

 

Liitteet

Jos haluat lisätä laskullesi liitteitä, pääset tekemään sen täältä. Liitteitä voi lisätä useamman, mutta vain yhden kerrallaan. Liitteiden lukumäärällä, tiedostokoolla tai tiedoston tyypillä ei Pageron puolesta ole vaikutusta, mutta eri verkkolaskuoperaattoreilla on käytössään erilaisia rajoituksia liitteiden suhteen. Parhaaksi havaittu tiedostotyyppi on PDF ja liitteiden koko olisi hyvä pitää alle 5 megan suuruisena. Voit muuttaa liitteenne tyyppiä halutessanne.

Mikäli liität mukaan alkuperäisen laskun kuvan, valitse joko Laskun kuva tai Oikeudellinen laskun kuva Nämä tarkoittavat samaa asiaa, mutta jälkimmäistä voidaan käyttää virallisena asiakirjana kirjanpidollisesta näkökulmasta. Muunlaiseet liitteet, kuten tuntiraportit, tulee merkitä Sekalaiseksi liitteeksi.


Ennen laskun lähetystä voit halutessasi tallentaa laskun mallipohjaksi. Valmista mallipohjaa pystyy käyttämään samalle vastaanottajalle myöhemmin. Mallipohja sisältää samat tiedot, joten muista vain varmistaa summat sekä päivämäärät uudelle laskulle. 

Pystyt myös esikatselemaan laskua. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että lasku sisältää tarvittavat tiedot ja ne on syötetty oikein. Tarvittaessa voit myös peruuttaa tekemäsi luonnoksen. 

 

Kun olet täyttänyt kaikki vaaditut kohdat, lasku on valmis lähetettäväksi. Valitse pudotusvalikosta sopivin vaihtoehto. 

  • Tuotanto = Lasku lähetetään asiakkaalle.
  • Testi = Lasku lähetetään vastaanottajan testiympäristöön, mikäli heillä on sellainen käytössä. Muussa tapauksessa lasku saapuu vastaanottajalle tuotanto-tilassa.
  • Sertifiointi = Lasku ei lähde asiakkaalle, vaan järjestelmä ainoastaan testaa vastaanottajan kykyä vastaanottaa lasku.

 

Mikäli jokin vaadittava tieto puuttuu, ohjelma ei anna lähettää laskua, vaan antaa ilmoituksen oikeaan alakulmaan.

Puuttuvat tiedot on merkitty punaisella raksilla (x) ja ilmoituksella "Kenttä on pakollinen". 

Ohjelma ilmoittaa, kun lasku on onnistuneesti lähetetty eteenpäin. 

Voit aina tarkistaa lähetetyt dokumentit varmistaaksesi laskun tilan. Ohjeet lähetettyjen dokumenttien tarkistamiseen löydät täältä. Huomioi, että dokumentteja säilytetään Pagero Onlinessa 90 päivän ajan ilman erillistä arkistointipalvelua. 

 

2. Lataa

Täältä pystyt lataamaan tiedoston omasta järjestelmästäsi suoraan Pagero Onlineen. Toiminnallisuus vaatii kuitenkin erillisen sopimuksen Pagero Onlinessa. Ole tarvittaessa yhteydessä yrityksenne myyntikontaktiin tai lue lisää Pageron kaupasta.

 

3. Asetukset

Täällä voit muokata asetuksia, jotka vaikuttavat kaikkiin lähteviin laskuihinne. Huomaa, että valitut asetukset eivät kuitenkaan vaikuta tallennettuihin mallipohjiin. 

Yleisistä asetuksista pääsee lisäämään eräpäivän, joka asettaa oletuksena saman maksuajan kaikille laskuille.

Myös tilitiedot voi tallentaa, jotta niitä ei tarvitse syöttää jokaisella kerralla erikseen.

Sivun alhaalle ilmestyy lopuksi ponnahdusikkuna, josta pystyt tallentamaan tekemäsi muutokset. 

 

Lisäkysymyksiä? Lähetä pyyntö