Network-näkymästä löydät Pagero Onlinen kenties oleellisimmat toiminnallisuudet. Networkin kautta ylläpidät oman yrityksesi tietojen lisäksi myös kauppakumppaneitasi Pageron verkostossa. Tämä artikkeli tarjoaa tietoa muun muassa siitä, kuinka tarkistat asiakkaanne verkkolaskutustiedot Pageron verkostosta sekä siitä, kuinka saat lisättyä asiakkaan omaan verkostoonne.
Sisällysluettelo
1. Etsi
2. Yhteydet
3. Pyynnöt
4. Profiili
5. Monitorointi
6. Tunnistetut
7. Kutsu
1. Etsi
Etsi-näkymästä voit helposti tarkistaa asiakkaanne tiedot. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun haluat varmistaa, löytyykö vastaanottaja jo Pageron verkostosta ja onko verkkolaskutus asiakkaan kanssa siten mahdollista. Pystyt etsimään vastaanottajia nimellä ja/tai verkkolaskuosoitteella. Mikäli et löydä asiakastanne etsimällä, lähetä tukipyyntö Pageron tukeen, jossa pyydät lisäämään uuden asiakkaan Pageron verkostoon. Laitathan tukipyynnön myös, mikäli huomaat vastaanottajan verkkolaskutietojen olevan virheelliset.
Vastaanottajan verkkolaskutietojen tarkistaminen
- Etsi asiakastanne hakukentästä joko nimellä tai verkkolaskuosoitteella/Y-tunnuksella.
- Hakutulos antaa listan kaikista Pageron verkostosta löytyvistä yhteyksistä. Sarakkeesta Trading Parner Ids (Liikekumppanin tunnisteet) löydät vastaanottajan sähköiset tunnisteet, joilla laskun reitittäminen on mahdollista tehdä.
- Klikkaamalla yrityksen nimeä saat avattua lisätietoja uuteen ikkunaan. Kentät Incoming EID ja (ylempi) OVT ovat ensisijaisia reitityskeinoja. Kenttä Service Provider (operaattori) ilmoittaa, mikä vastaanottajan verkkolaskuoperaattoriksi on Pageron verkostossa merkitty. Useamman operaattorin löytyessä ensisijainen operaattori on listattu ensimmäisenä.
Pystyt hallinnoimaan reitityskohdetta tarkemmin lisäämällä asiakkaan omaan asiakasrekisteriin Connect-painikkeella.
Huomaa, että Pageron reititys ei käytä laskullanne ilmoitettua operaattoritunnusta laskujen reitittämiseen eli tietojen tulee olla ajan tasalla Pageron verkostossa, jotta laskut ohjautuvat oikein.
Huom. Mikäli et löydä asiakastanne Pageron verkostosta, lähetä tukipyyntö, jossa pyydät lisäämään uuden asiakkaan Pageron verkostoon. Sama pätee myös siihen, mikäli huomaat vastaanottajan verkkolaskutietojen olevan virheelliset.
Uuden asiakkaan/toimittajan lisääminen omaan verkostoonne
Huomaa, että toimittajia ei tarvitse erikseen lisätä Pagero Onlinessa, mikäli käytössänne ei ole manuaalista toimittajien hyväksyntää. Normaalitilanteessa toimittajien suhteen ei tarvita Suomessa toimenpiteitä.
- Syötä hakukenttään kauppakumppaninne nimi tai verkkolaskuosoite/Y-tunnus.
- Hakutulokset löytyvät listana, josta saat valittua kauppakumppaninne tämän nimeä klikkaamalla. Tämä avaa uuden ikkunan oikealle, mistä pääsette joko tarkastelemaan yrityksen tietoja View Profile -painikkeella tai lisäämään yrityksen kauppakumppaniksenne Connect -painikkeella.
- Valitse, haluatko lähettää ja/tai vastaanottaa dokumentteja kauppakumppanin kanssa ja paina sitten Send Request -painiketta.
- Varmista, että yhteystietosi ovat ajan tasalla ennen kuin painat Send Request -painiketta uudelleen. Voit myös jättää vapaaehtoisen viestin kauppakumppanillenne.
- Joissakin tapauksissa ilmenee vielä yksi ylimääräinen toimenpide ennen kuin yhteys voidaan muodostaa. Mikäli yrityksesi asetuksiin ei ole vielä määritelty sähköistä tunnistettanne (verkkolaskuosoite, Y-tunnus, ALV-tunnus) vastaanottavan operaattorin kohdalla, tulee se syöttää tässä kohtaa ja painaa Submit -painiketta. Eri operaattorit hyväksyvät sähköisen tunnisteen eri muodoissa. Suomalaiset operaattorit tukevat näistä lähes kaikkia, mutta ulkomaisten toimijoiden kanssa suositellaan käytettävän ALV-numeroasi.
Huomaa, että sähköinen tunniste tulee määrittää operaattorikohtaisesti vain kerran. - Vastaanottajan asetuksista riippuen lisäyspyyntönne menee joko suoraan läpi, tai sitten se menee heille käsin hyväksyttäväksi. Request-näkymästä pääset tarkastamaan yhteyspyyntöjenne tilaa.
2. Yhteydet
Yhteydet-näkymästä löydät kaikki yrityksellenne lisätyt kauppakumppanit. Hakupalkilla ja suodattimilla pystyt etsimään tiettyä asiakastanne/toimittajaanne. Kauppakumppania klikkaamalla avautuu lisätietoja uuteen ikkunaan, ja Connect -painikkeella voit muokata yhteyksiä kyseisen yhtiön kanssa.
Asiakasnumeroiden hallinta
Liikekumppaneiden yhteyksiä hallinnoidaan Pagero Onlinessa julkisten sähköisten tunnisteiden (Verkkolaskuosoite, Y-tunnus, ALV-numero) sekä omien asiakasnumeroiden avulla. Lisäämällä Pagero Onlinessa asiakasnumeron tietylle kauppakumppanillesi pystyt varmistamaan, että laskusi lähtevät oikeaan osoitteeseen. Pystyt lisäämään, muokkaamaan ja poistamaan asiakasnumeroita helposti Pagero Onlinessa.
- Kirjauduttuasi Pagero Onlineen, mene kohtaan Network - Yhteydet.
-
Valitse haluamasi kauppakumppani listalta, tai etsi sitä hakupalkin ja suodattimien avulla.
- Klikkaamalla kauppakumppanisi nimeä, saat lisätietoa kauppakumppanistasi uuteen ikkunaan.
-
Valitkaa Katso Profiilia.
-
Siirtykää kohtaan Muokkaa ostajien ja toimittajien tunnisteita tälle kauppakumppanille ja painakaa Muokkaa.
-
Täällä voit lisätä tai muokata asiakasnumeroa. Useita numeroita saat erottelemalla numerot toisistaan pilkulla (,). Muista tallentaa muutokset Tallenna painikkeella.
Yhteyden katkaiseminen/deaktivointi
Suomessa ei standardina tarvitse erikseen katkaista laskutusyhteyksiä, mutta selkeyden vuoksi tämä voi olla hyödyllistä. Pagero Onlinessa voit joko deaktivoida tai katkaista yhteyden. Huomiona, että molemmat vaihtoehdot jättävät kauppakumppanin näkyviin Yhteydet-listalle, josta se on helppo löytää mikäli haluat laskuttaa tai vastaanottaa heiltä dokumentteja. Sekä deaktivoinnin, että katkaisun voi tehdä dokumenttityyppikohtaisesti. Esimerkiksi tilaussanomat voi jättää päälle mutta katkaista laskuliikenteen.
Deaktivointi katkaisee kauppakumppaneiden välisen yhteyden väliaikaisesti. Yhteyden aktivointi ei tämän jälkeen vaadi muuta kuin klikkauksen.
Yhteyden katkaisu poistaa dokumenttiliikenneyhteyden kokonaan. Yhteyden aktivointi vaatii yhdistämistä kauppakumppaniin uudestaan 1. kohdan ohjeita noudattamalla.
Sekä deaktivoiminen, että katkaiseminen tehdään samasta paikasta Pagero Onlinessa.
- Siirry Pagero Onlinessa kohtaan Network - Yhteydet.
- Valitse kauppakumppanilistaltanne yhtiö, jonka haluat poistaa, tai etsi sitä hakupalkin ja suodattimien avulla.
-
Valitkaa yhtiö ja painkaa Katso Profiilia.
-
Siirry kohtaan Liikekumppanisuhde ja paina Muokkaa.
-
Täällä voit joko deaktivoida tai katkaista yhteyksiä.
3. Pyynnöt
Pyynnöt-näkymässä voit seurata lähettämiäsi sekä vastaanottamiasi yhteyspyyntöjä. Huomaa, ettei sinun tarvitse hyväksyä toimittajienne yhteyspyyntöjä, ellei tästä ole erikseen sovittu. Suomessa toimittajien manuaalinen hyväksyttäminen on hyvin harvinaista.
Omat yhteyspyyntösi löytyvät täältä. Normaalitilanteessa lähettämäsi pyynnöt hyväksytään automaattisesti, mutta jotkut yritykset voivat käyttää manuaalista hyväksyntää kauppakumppaneilleen, jolloin pyyntö tulee heidän toimestaan erikseen hyväksyä ennen kuin voit laskuttaa yritystä.
Pystyt tarkentamaan tuloksia käyttämällä joko hakukenttää tai tarjolla olevia suodattimia:
- Status: Yhteyspyynnön tila.
- Last updated: Milloin pyynnön tila on viimeksi päivitetty.
- Document type (dokumentin tyyppi): Kertoo, onko pyyntö lähetykseen ja/vai vastaanottamiseen, sekä valitun dokumenttityypin (lasku, tilausvahvistus, maksumuistutus).
Yrityksen nimeä klikkaamalla saat lisätietoa yhteyspyynnöstä sekä tapahtumahistorian.
4. Profiili
Profiili-näkymässä ylläpidät oman yrityksesi tietoja. Yläreunasta pystyt muokkaamaan yrityksenne logoa sekä taustakuvaa.
Asetuksiin pääset joko suoraan alempaa tai vasemmalta löytyvistä painikkeista. Eri osioiden asetuksia pääsette muokkaamaan Edit-painikkeilla ja muutokset tallennetaan Save-painikkeilla. Cancel- painikkeella voit perua tekemäsi muutokset tallentamisen sijaan.
Document support
Tässä osiossa on listattu kaikki dokumenttityypit, joita yrityksesi on mahdollista lähettää/vastaanottaa. On suositeltavaa olla yhteydessä Pageron tukeen ennen kuin teet täällä muutoksia.
Requirements
Tässä osiossa on listattu erilaiset lisävaatimukset, jotka yrityksellesi on mahdollisesti määritetty vastaanotettavien dokumenttien suhteen.
ID at service providers
Ennen kuin pystytte lähettämään dokumentteja uudelle asiakkaalle, tulee Pagero Onlinesta varmistaa, että yrityksellänne on määritetty sähköinen tunniste (esimerkiksi yrityksenne Y-tunnus tai verkkolaskuosoite) vastaanottavan operaattorin kohdalla. Operaattorista riippuen sähköisen tunnisteen muodolle saattaa olla erilaisia vaatimuksia.
-
Siirry kohtaan Network - Profile - ID at service providers ja valitse Edit.
- Täällä pystyt muokkaamaan ja lisäämään sähköistä tunnistetta vastaanottaville verkkolaskuoperaattoreille. Uuden operaattorin saatte luotua klikkaamalla Add+ painiketta.
- Suosittelemme lisäämään sekä Vastaanoton ID:n että Lähetyksen ID:n varmuuden vuoksi. Järjestelmä kyllä huomauttaa mikäli jompikumpi puuttuu tai on virheellisessä muodossa. Sekä lähetyksen, että vastaanoton ID voi olla samaa muotoa.
Huomaa, että eri verkkolaskuoperaattoreilla on erilaiset vaatimukset missä muodossa sähköinen tunniste tulee lisätä. Suomalaiset operaattorit hyväksyvät verkkolaskuosoitteen, Y-tunnuksen ja ALV-numeron. Ulkomaisille operaattoreille yleisin tuettu muoto on ALV-numero. Peppol-verkostoa ensisijaisena käyttävät operaattorit puolestaan vaativat sähköisen tunnisteen Peppol ID -muodossa. Suomalaisille yrityksille tämä on maatunnus + OVT-numero, eli esimerkiksi 0216:003712345678.
Jos et ole varma mitä arvoa tulee millekin operaattorille käyttää, olkaa yhteydessä Pageron tukeen täältä.
Auto Approve
Tämän asetuksen ollessa päällä toimittajienne yhteyspyyntöjä ei tarvitse erikseen hyväksyä. Suomen sisällä toimittajien hyväksyttäminen on harvinainen käytäntö. Mikäli asetus laitetaan OFF-tilaan, tulee sinun käydä Requests-näkymässä hyväksymässä mahdolliset yhteyspyynnöt.
About
Täällä ylläpidetään yrityksesi julkisia tietoja, kuten postiosoitetta ja yhteystietoja. Nämä tiedot ovat näkyvillä myös muille Pageron asiakkaille.
5. Monitorointi
Monitorointi-toiminnolla pystyt lataamaan yhdellä kertaa listan omista asiakkaistasi ja toimittajistasi. Järjestelmä vertaa listan tietoja Pageron verkostoon, minkä jälkeen saat tiedon siitä, kuinka moni kauppakumppaneistasi löytyy Pageron verkostosta. Import-osion takaa löydät valmiin mallipohjan, johon voit syöttää kauppakumppaneidesi tiedot.
Monitor-Listan lataaminen Pagero Onlineen
- Paina Import-painiketta. Tämä avaa uuden ikkunan oikealle sivulle.
- Painamalla joko CSV- tai XLSX- (Excel-tiedosto) painiketta Templates-osiosta saat ladattua valmiin pohjan, johon pääset syöttämään asiakkaidesi ja/tai toimittajiesi tiedot. Listan pakolliset kentät ovat yrityksen nimi, maatunnus (esimerkiksi FI) sekä vähintään yksi sähköinen tunniste (esimerkiksi OVT-numero tai Y-tunnus). Sähköisiä tunnisteita käytetään kauppakumppanin tunnistamisessa ja laskujen reitittämisessä.
- Saatuasi listan valmiiksi valitse, lisäätkö asiakkaita ja/tai toimittaia, ja paina Choose File -painiketta.
- Listan käsittely vie jonkin aikaa riippuen listan koosta. Tulokset ilmestyvät kuitenkin näkyviin pian. Lataamasi tiedostot pysyvät tallessa ja löytyvät Sources-painikkeella.
Voit myös tarkistaa yksittäisiä asiakkaita ja toimittajia painamalla Add-painiketta sivun yläreunasta.
Kun kauppakumppanisi löytyy Pageron verkostosta, pääset lisäämään heidät omaan asiakas/toimittajarekisteriisi yrityksen nimeä klikkaamalla ja valitsemalla Connect. Lisätietoa yhdistämisestä löydät tämän artikkelin Search -osiosta.
Mikäli kauppakumppania ei löydy Pageron verkostosta, voit lähettää heille kutsun Invite -osiosta. Lisätietoa kutsun lähettämisestä löydät tämän artikkelin osiosta Invite.
6. Tunnistetut
Tunnistetut-toiminnolla voit tarkistaa ja löytää mahdollisia uusia kauppakumpaneita Monitor-sivulla listaamiesi yhteyksien perusteella. Identified (tunnistetut) tutkii Pageron verkostoa ja vertaa niitä yrityksesi olemassaolevaan kauppakumppaneihin ja antaa sen perusteella suosituksia muista yrityksistä, joiden kanssa voisit mahdollisesti käydä kauppaa.
Kaikista lupaavimmat yhteysmahdollisuudet löytyvät Highlighted identified connections -osiosta, josta voit lisätä ne yritykset, jotka tunnistat. Alempaa löydät myös lisää yrityksiä, jotka löytyvät jo Pageron verkostosta.
7. Kutsu
Kutsu-toiminnolla kutsut uusia kauppakumppaneitasi Pageron maailmanlaajuiseen verkostoon. Tämä on tarpeellista, jotta pystytte lähettämään heille sähköisiä dokumentteja, kuten verkkolaskuja.
Uuden kauppakumppanin kutsuminen Pageron verkostoon
- Paina Add recipients -painiketta. Tämä avaa oikealle uuden ikkunan, johon tulee syöttää asiakkaanne/toimittajanne nimi sekä sähköpostiosoite, johon kutsu lähetetään.
- Vastaanottajan lisättyäsi pääset muokkaamaan lähetettävää viestiä. Voit muokata valmista viestipohjaa ja tallentaa muutokset tulevaisuutta varten.
- Kun olet saanut kaikki tarpeelliset tiedot lisättyä, paina Send invite -painiketta. Tämä lähettää vastaanottajalle sähköpostiviestin.
Löydät kaikki lähettämäsi kutsut painamalla History -painiketta.