Tilaustenhallinta -palvelussa voit tarkastella tilaustesi kulkua. Täältä löydät yksityiskohtaista tietoa tilaustesi tilasta ja sisällöstä. Tässä tukiartikkelissa kerrotaan Tilaustenhallinnan oleellisimmista ominaisuuksista ja neuvotaa palvelun käytössä.
Sisällysluettelo
- Yleistä tietoa
- Kenelle tilaustenhallinta on tarkoitettu?
- Miten tilaustenhallinta toimii?
- Tilaustenhallinta Pagero Onlinessa
- Laskutyypit
- Tilaustyypit
1. Yleistä tietoa
Tilaustenhallinta on tehokas palvelu, joka on saatavilla Pagero Online -alustalla, ja joka virtaviivaistaa tilausprosessia toimittajille ja ostajille. Tämä palvelu on ilmainen ja mahdollistaa toimittajien vastaanottaa ja vastata ostajien lähettämiin ostotilauksiin.
Tilaustenhallinta tarjoaa keskitetyn alustan, joka yksinkertaistaa koko prosessin tilauksen luomisesta lopulliseen laskutukseen, jolloin molemmat osapuolet voivat hallita tilauksiaan ajallaan ja tehokkaasti. Lisäksi sovellus tarjoaa reaaliaikaisia päivityksiä, mikä antaa käyttäjille täydellisen näkyvyyden heidän tilauksiinsa ja auttaa heitä pysymään ajan tasalla liiketoiminnassaan ja varmistamaan ajantasaiset toimitukset.
2. Kenelle tilaustenhallinta on tarkoitettu?
Tämä palvelu on erityisen hyödyllinen yrityksille, joilla ei ole olemassa olevaa tilaushallintajärjestelmää, tai niille, jotka etsivät nopeaa ja helppoa tapaa aloittaa. Se on myös hyödyllinen yrityksille, jotka haluavat käyttää Tilaustenhallinta -sovelluksen toimintoja hybridinä nykyisen järjestelmänsä rinnalla asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi.
Tämä palvelu on suunnattu yrityksissä henkilöille, jotka ovat vastuussa tilaushallinnasta, operaatioista tai logistiikasta, kuten hankintaketjun johtajalle tai operaatioiden johtajalle. Tilaustenhallinta-palvelun käyttäjinä toimittajat voivat vaivattomasti vastaanottaa, käsitellä ja hallita ostotilauksia suoraan portaalimme kautta. He voivat sanoa hyvästit manuaaliselle paperityölle ja hajanaisille sähköposteille – kaikki tarvittava on kätevästi keskitetty yhteen paikkaan.
3. Miten tilaustenhallinta toimii?
Tilaustenhallintaprosessi
Kun ostotilaus on vastaanotettu, toimittajat voivat nopeasti vastata tilaukseen antamalla tarkat tiedot ja vahvistamalla sitoutumisensa tilauksen täyttämiseen. Lähetysluettelon (Dispatch advice) luomismahdollisuuden avulla toimittajat voivat pitää asiakkaansa ajan tasalla tilaustensa tilasta.
Käyttäjät voivat lisätä tärkeitä tietoja, kuten toimituspäivät, seurantanumeroita, kuljetusyhtiön tiedot ja muita, varmistaakseen sujuvan toimituslogistiikan. Kun paketti on lähetetty, ostaja saa välittömät ilmoitukset, mikä edistää läpinäkyvyyttä ja luottamusta. Kun tilaus on valmis, toimittajat voivat helposti muuntaa sen laskuksi muutamalla klikkauksella, mikä takaa saumattoman siirtymisen tilauksesta laskutukseen.
Tilausten näkyvyys ja viestintä
Tilaustenhallinta -palvelun avulla toimittajat saavat kattavan yleiskuvan kaikista tilauksistaan, mikä helpottaa koko tilausprosessin seuraamista ja hallintaa. He voivat pysyä ajan tasalla ostajatiedoista, toimitustiedoista, liitteistä (jos niitä on), pyydetyistä toimituspäivistä, tilauksen historiasta sekä yksityiskohtaisesta luettelosta tilatuista artikkeleista niiden artikkelinumeroin ja määrin. Lisäksi toimittajat voivat kätevästi kommunikoida ostajien kanssa lisäämällä muistiinpanoja, kuten ilmoittamalla tilapäisesti loppuunmyydyistä tuotteista.
Tehokkaat ilmoitukset
Järjestelmämme varmistaa, että toimittajat eivät koskaan menetä tärkeitä tilauksia. He saavat sähköposti-ilmoituksia aina, kun uusi tilaus vastaanotetaan, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin ja vähentää vasteaikaa. Näin he voivat pysyä yhteydessä asiakkaisiinsa ja varmistaa tilausten nopean käsittelyn parantaakseen asiakastyytyväisyyttä.
Tilausten tila
Tilaustenhallinta-palvelussa käyttäjät voivat helposti seurata tilaustensa tilaa. Nämä tilat tarjoavat arvokasta tietoa kunkin tilauksen etenemisestä ja tilanteesta, auttaen käyttäjiä pysymään järjestelmällisinä ja tekemään perusteltuja päätöksiä.
Saatavilla olevat tilat ovat:
- Accepted: Toimittaja on hyväksynyt tilauksen.
- Accepted with Changes: Toimittaja on hyväksynyt tilauksen muutoksin.
- Rejected: Toimittaja on hylännyt tilauksen.
- Partially Delivered: Vain osa tilauksesta on toimitettu.
- Fully Delivered: Koko tilaus on toimitettu.
- Partially Invoiced: Vain osa tilauksesta on laskutettu.
- Fully Invoiced: Koko tilaus on muutettu laskuksi.
Lisäksi käyttäjät voivat kätevästi suodattaa tilauksia niiden tiettyjen tilojen perusteella, mikä mahdollistaa tehokkaan lajittelun ja keskittymisen haluttujen tilausten käsittelyyn. Tämä ominaisuus virtaviivaistaa tilaustenhallintaprosessia, jolloin käyttäjät voivat priorisoida ja hallita työskentelynsä tehokkaasti.
4. Tilaustenhallinta Pagero Onlinessa
Löydät Tilaustenhallinnan yläpalkista. Klikkaamalla tätä, saat näkyviin luettelon kaikista tilauksistasi ja yleistä tietoa seuraavissa sarakkeissa:
- Ostaja
- Tilausnumero
- Hinta
- Pyydetty toimitus
- Vastaanotettu
Voit myös rajata tilauksiasi suodattamalla niitä tilan mukaan tai käyttämällä hakukenttää.
Löytääksesi tarkempia tietoja, klikkaa tilausnumeroa, jota haluat tarkastella. Esimerkiksi löydät tarkan tiedon tietyn tilauksen artikkeleista sekä asiakirjan historiapöytäkirjan. Täällä voit myös aloittaa tilausvastausten, lähetysuutisten tai laskun luomisen tilaukseen liittyen.
Luo tilausvastaus
Tilauksen vastaanottamisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on lähettää tilausvastaus (Order Response) asiakkaalle. Tilausvastausten avulla voit joko hyväksyä tilauksen sellaisenaan tai tehdä muutoksia sen mukaan, mitä voit toimittaa. Lisäksi voit lisätä lisämaksuja, kuten rahtikustannuksia tai alennuksia.
Luo lähetysluettelo (Dispatch advice)
Tilausvastausten jälkeen seuraava asiakirja, jonka lähetät, on lähetysluettelo (dispatch advice), joka listaa kaikki toimitettavat artikkelit. Täällä voit lisätä tärkeitä tietoja itse toimituksesta, kuten tilausnumeron, toimituspäivämäärän ja mahdollisen seurantatunnuksen.
Luo lasku
Viimeinen asiakirja tilaus-toimitusketjun päättämiseksi on lasku. Laskun luominen täällä toimii samoin kuin tavallisessa laskuportaalissa. Tilausportaalin kautta luoduissa laskuissa on muutamia lisäkenttiä, kuten viitattavissa oleva tilausnumero, jotta lasku voidaan yhdistää suoraan tiettyyn tilaukseen.
5. Laskutyypit
Laskuja voidaan luoda suoraan Tilaustenhallinta-palvelussa, mikä mahdollistaa toimittajien luoda ja lähettää laskuja ostajille nopeasti ja tarkasti. On tärkeää huomata, että kun puhumme "laskuista", saatavilla on erilaisia alatyyppejä, kuten tavalliset laskut, veloituslaskut ja hyvityslaskut.
6. Tilaustyypit
Tilaustenhallinta tukee erilaisia tilaustyyppejä, kattaen laajan valikoiman liiketoimintaskenaarioita. Olipa kyseessä ostotilaukset, pikatilaukset, kehykselliset tilaukset, ennakkotilaukset, satunnaistilaukset, konsignaatio-tilaukset, toistuvat tilaukset tai ristivarastointitilaukset, alustamme pystyy käsittelemään ne kaikki saumattomasti.