Dokumentin lähettäminen sähköpostitse

Tässä artikkelissa käydään läpi erilaiset keinot, joilla pystytte lähettämään dokumenttinne asiakkaillenne sähköpostitse. Tämä on erinomainen ratkaisu niiden asiakkaidenne kanssa, joilla ei ole verkkolaskupalveluita vielä käytössä. Ennen kuin pystytte lähettämään dokumentteja sähköpostitse, varmistakaa että yrityksellänne on S-Postijakelu asetus päällä Pagero Onlinessa kohdassa Asetukset - Yritysasetukset - S-postijakelu - Flow Control - S-postijakelu.

Tapa 1: Sähköpostiosoite ilmaistu dokumentissa

Ensimmäinen tapa lähettää dokumentti sähköpostitse on sijoittaa vastaanottajan sähköpostiosoite suoraan dokumenttitiedostoonne. Järjestelmämme etsii tiedon laskultanne, ja reitittää sen eteenpäin. Tätä keinoa varten yrityksellänne tulee olla seuraava asetus päällä: Lähetä asiakirjassa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Kun tämä asetus on laitettu päälle ja olette sijoittaneet vastaanottajan sähköpostiosoitteen lähettämäänne dokumenttiin, järjestelmä reitittää dokumentin sähköpostitse perille. Jos ette ole varmoja mihin kohtaan vastaanottajan sähköpostiosoite tulee sijoittaa dokumentissa, olkaa yhteydessä Pageron tukeen. 

Tapa 2: Sähköpostin vastaanottajahakemiston käyttäminen

Toinen vaihtoehto on hyödyntää Pageron sähköpostijakelu-ominaisuutta. Tämä toimii samalla periaatteella kuin Pagero Onlinen asiakasrekisteri, mutta verkkolaskuosoitteen sijaan voitte yhdistää dokumenteillanne esiintyvä asiakasnumeron tiettyyn sähköpostiosoitteeseen. Pystytte yhdistämään käyttämiänne asiakasnumeroita sähköpostiosoitteisiin kahdella tapaa:

Vastaanottajan lisääminen suoraan Pagero Onlinessa

1. Kirjautukaa Pagero Onlineen.

2. Siirtykää kohtaan Asiakasrekisteri - S-postijakelu. Tällä sivulla näette kaikki jo sähköpostijakelulla vastaanottavat asiakkaanne.

3. Painakaa Lisää sähköpostiosoite

4. Syöttäkää asiakkaallenne käyttämänne asiakasnumerot ylimpään kenttään. Mikäli teillä on käytössä useampia asiakasnumeroita samalle vastaanottajalle, voitte syöttää ne CC-kenttään. E-mail-kenttään tulee teidän syöttää sähköpostiosoite johon haluatte dokumenttinne lähtevän. 

Usean vastaanottajan lisääminen Excel-tiedostolla

1. Kirjautukaa Pagero Onlineen.

2. Siirtykää kohtaan Asiakasrekisteri - S-postijakelu. Tällä sivulla näette kaikki jo sähköpostijakelulla vastaanottavat asiakkaanne.

3. Klikatkaa Tuo sähköpostiosoite. Tästä aukeaa uusi ikkuna, josta saatte mahdollisuuden ladata joko Excel- tai CSV-muotoisen listan asiakkaistanne. Klikkaamalla kohtaa Ohje, saatte tarkempia ohjeita sekä mahdollisuuden ladata mallipohja asiakkaidenne tietojen täyttämiseen.

4. Ladatkaa mallipohja exampleFileXlsx Excel-tiedostoa varten, tai exampleFileCsv CSV-tiedostoa varten. Tämä on erittäin suositeltavaa, sillä asiakkaidenne tietojen tulee olla ilmaistuna oikeassa muodossa, jotta järjestelmä osaa lukea tiedot sisään. Tässä artikkelissa käytetään esimerkkinä excel-muotoista listaa selkeyden vuoksi.

5. Mallipohjassa löytyy esimerkkiosoitteita, joista voi ottaa mallia. Sarakkeeseen A laitetaan asiakasnumero ja B-sarakkeeseen asiakkaanne sähköpostiosoite.

Jos haluatte lähettää laskun useampaan osoitteeseen samalle asiakasnumerolle, erottakaa sähköpostiosoitteet B-sarakkeessa välilyönnillä. Sama sähköpostiosoite voi olla yhdistetty useampaan asiakasnumeroon, mutta jokaisen tulee esiintyä omalla rivillään.

6. Kun olette saaneet listan valmiiksi, ladatkaa se järjestelmään painamalla Upload file. 

7. Mikäli listassanne on virheitä, ei asiakkaiden tietoja pystytä tuomaan järjestelmään ja saatte virheilmoituksen, missä selvennetään epäonnistumisen syy. Esimerkkinä allaolevan kuvan virhe aiheutuu ylimääräisestä pilkusta kahden sähköpostiosoitteen välillä. 

Asiakkaiden muokkaaminen & poistaminen

Löydätte kaikki sähköpostijakelua käyttävät asiakkaanne S-postijakelu -sivulta ja käyttämällä Etsi-kenttää, pystytte kaventamaan tarkkailtavaa listaa. Edit-napilla pystytte muokkaamaan asiakkaanne asiakasnumeroa, sekä sähköpostiosoitteita ja Delete-napilla voitte poistaa tarpeettomat asiakkaat.

Jos olette päivittämässä useampaa asiakasta samalla kertaa, voitte ladata excel- tai CSV-tiedoston kuten uusia asiakkaita lisätessänne. Uudet tiedot korvaavat jo järjestelmästä löytyvät.