Asiakkaidenne laskuttaminen Pageron tarjoamasta laskuportaalista on suoraviivainen prosessi, mutta siihen totuttelu voi viedä oman aikansa. Tätä tarkoitusta varten olemme luoneet alla olevan ohjeistuksen verkkolaskun lähettämiseen aivan alusta loppuun asti.
Vastaanottajan lisääminen asiakasrekisteriin
1. Kirjautukaa Pagero Onlineen.
2. Valitkaa vasemman sivupaneelin kohdasta Asiakasrekisteri - Etsi vastaanottaja, tai klikatkaa alkuvalikosta Lisää Asiakas.
3. Hakukentistä pystytte tarkistamaan löytyykö asiakkaanne jo valmiiksi Pageron verkostosta. Suosittelemme vahvasti käyttämään hakukenttää Id, johon voitte syöttää Y-tunnuksen, ALV-tunnuksen, OVT-tunnuksen tai IBAN-muotoisen verkkolaskuosoitteen. Myös yrityksen nimellä hakeminen on mahdollista, mutta nimen tulee olla kirjoitettuna täsmälleen samalla tavalla millä se verkostostamme löytyy.
4. Sarakkeesta Palveluntoimittaja selviää etsimänne yrityksenne aktiviinen verkkolaskuoperaattori, eli kenelle lähettämänne laskut ohjautuvat.
Saatte hakutuloksistanne lisää tietoa klikkaamalla yrityksen nimeä. Uudella ikkunalla ilmenee yrityksen tiedot kuten verkkolaskuoperaattori (palveluntoimittaja) sekä aktiivinen verkkolaskuosoite (e-laskutunnus). Lisäksi sivulta löytyy kaikki mahdolliset sähköiset tunnisteet, joilla asiakas on mahdollista tunnistaa Pageron verkostosta, kuten esimerkiksi Y-tunnus ja ALV-tunnus.
Mikäli huomaatte, että yrityksellä on kentässä e-laskutunnus useampi tieto, on teille mahdollisuus lähettää lasku eri osoitteisiin. Pääsette tekemään valinnan lisäämällä yrityksen asiakasrekisteiinne. Lisää ohjeistusta asiakasrekisterin halllinnoimisesta löytyyt artikkellista Asiakasrekisterin ylläpitäminen Pagero Onlinessa.
* Jos ette tiedä asiakkaanne Y-tunnusta/Verkkolaskuosoitetta, voitte etsiä ne Tieken verkkolaskuosoitteistosta: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html
* Mikäli ette löydä asiakastanne tai havaitsette heidän verkkolaskuosoitteessa virheen, lähettäkää tukipyyntö täältä.
5. Kun olette löytäneet haluamanne asiakkaan, klikatkaa Lisää. Mikäli yritykselle on ilmoitettu useampi verkkolaskuosoite, pääsette valitsemaan haluamanne kohdasta Palveluntoimittaja.
Seuraavaksi pystytte valitsemaan asiakkaallenne asiakasnumeron, jota voidaan käyttää tulevaisuudessa vastaanottajan tunnistamiseen. Tämä on kuitenkin vapaavalintaista ja kentän voi jättää myös tyhjäksi. Asiakasrekisterin hallintaan löydätte lisäohjeistusta täältä: Asiakasrekisterin ylläpitäminen Pagero Onlinessa.
6. Painamalla Seuraava, pääsette viimeiselle sivulle, josta näette yhteenvedon tapahtumasta. Klikkaamalla Suorita, asiakas lisätään asiakasrekisteriinne.
7. Tämän jälkeen löydätte lisäämänne asiakkaan asiakasrekisteristänne kohdasta Asiakasrekisteri > Oma asiakasrekisteri. Täällä pystytte myös etsimään lisäämiänne asiakkaitanne Etsi-kentästä.
Laskun luominen
1. Siirtykää etusivulla kohtaan Luo lasku. Mikäli olette lähettämässä hyvityslaskua, toimii laskun kirjoittaminen samalla tavalla, muutamaa poikkeusta lukuunottamatta. Löydätte hyvityslaskuista lisää täältä: Kuinka lähetän hyvityslaskun?
2. Valitkaa asiakas valikosta Vastaanottaja, sekä Laskun tyyppi: Veloituslasku tai Hyvityslasku. Tämän jälkeen valitkaa Luo lasku. Mikäli kyseessä ei ole ensimmäinen laskunne, ja olette tallentaneet aikaisemmin lähettämänne laskun mallipohjaksi, pystytte myös nopeuttamaan laskunkirjoitusta käyttämällä valmista mallipohjaa (Lisää tietoa mallipohjan luomisesta kohdassa 11).
3. Vastaanottajan tiedot löytyvät yläreunasta ja pystytte myös muokkamaan osaa näistä painamalla Muokkaa.
4. Täyttäkää laskun tiedot. Löydätte lisää vapaaehtoisia kenttiä painamalla Lisää kenttiä. Huomioikaa, että punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja, joita ilman laskun lähettäminen ei onnistu. Mikäli yritätte lähettää laskua, josta nämä puuttuvat, antaa ohjelma siitä ilmoituksen.
5. Täyttäkää seuraavaksi laskurivit, eli tuotteet/palvelut joista olette asiakastanne laskuttamassa. Punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja,
- Saatte luotua lisää rivejä painamalla Lisää rivi.
- Painamalla kohtaa Lisää kenttä kaikkiin riveihin, pystytte valitsemaan lisää vapaavalintaisia rivitietoja. Tämä lisää uudet kentät kaikille laskuriveillenne. Jos haluatte lisätä lisätiedon ainoastaan tietylle laskuriville, painakaa plus-merkkiä rivin oikeasta reunasta.
- Nämä vapaavalintaiset lisäkentät saatte piilotettua näkyvistä painamalla Supista kaikki. Painamalla Laajenna kaikki, saatte ne takaisin näkyviin. Huomatkaa, että piilottaminen ei poista niitä laskultanne.
- Roskakori-logoa painamalla saatte poistettua laskurivin.
- Yksikkö-kenttään tulee syöttää virallinen lyhennys mittayksiköstä, kuten esimerkiksi KPL, H, ML.
Jos laskullanne käytetään normaalia ALV:ia, voitte jatkaa kohtaan 6. Muussa tapauksessa jatkakaa lukemista. ALV:ittomia laskuja varten teidän tulee lisätä laskuriveillenne lisäkenttä painamalla joko plus-merkkiä rivin oikeasta reunasta tai painamalla Lisää kenttä kaikkiin riveihin. Oikealle avautuvasta luettelosta teidän tulee valita lisätieto Verovapaa, sekä antaa ALV-tyypin sekä kirjoittaa tähän perusteen. Huomioikaa, että ALV:ittomilla laskuriveillä tulee veron prosentiksi syöttää 0%.
6. Jos laskullanne esiintyy alennuksia tai kuluja, lisäämään ne laskulle painamalla Lisää alennus tai Lisää kulu. Tietojen syöttäminen tapahtuu samalla tavalla kuin laskurivien lisääminen kohdassa 5.
7. Pystytte muuttamaan halutessanne laskun valuuttaa sekä pyöristämään laskun loppusummaa. Vihreässä laatikossa löydätte reaaliajassa päivittyvän loppusumman, joka muodostuu syöttämillänne laskuriveille.
8. Lähettäjän tiedoissa pystytte antamaan pankkitilinne tiedot. Huomatkaa, että ohjelma antaa automaattisesti tilityypiksi BBAN, mitä suomalaiset pankit eivät hyväksy, joten muistakaa vaihtaa tähän kenttään IBAN.
Pystytte tallentamaan pankkitilinne ohjelmaan, jotta teidän ei tarvitse syöttää sitä erikseen jokaiselle laskulle sivun yläreunasta kohdasta Asetukset > Tilit > Tallennetut tilit.
9. Pystytte lisäämään laskullenne liitteitä sivun alareunasta. Pageron puolesta ei liitteiden lukumäärällä, tiedostokoolla tai tiedoston tyypillä ole vaikutusta, mutta eri verkkolaskuoperaattoreilla on käytössä erilaiset rajoitukset. Parhaaksi havaittu tiedostotyyppi on PDF ja liitteiden koko olisi hyvä pitää alle 5 megan suuruisena. Voitte muuttaa liitteenne tyyppiä halutessanne. Mikäli liitätte alkuperäisen laskunne kuvan, valitkaa joko Laskun kuva tai Oikeudellinen laskun kuva (nämä tarkoittavat samaa asiaa, mutta jälkimmäistä voidaan käyttää virallisena asiakirjana kirjanpidollisesta näkökulmasta). Muunlaiseet liitteet, kuten tuntiraportit tulee merkitä Sekalaiseksi liitteeksi.
10. Kun olette saaneet laskun valmiiksi, voitte lähettää sen. Lähetä-nappi tarjoaa kolme eri vaihtoehtoa vihreää nuolta painamalla:
- Tuotanto = Lasku lähetetään asiakkaalle.
- Testi = Lasku lähetetään vastaanottajan testiympäristöön mikäli heillä on sellainen käytössä. Muussa tapauksessa lasku saapuu vastaanottajalle tuotanto-tilassa.
- Sertifiointi = Lasku ei lähde asiakkaalle vaan järjestelmä testaa vastaanottajan kykyä vastaanottaa lasku.
11. Sivun alareunasta pystytte tallentamaan luomanne laskunne laskupohjaksi. Pystytte tämän jälkeen valitsemaan valmiin laskupohjan samalle asiakkaallenne vastaanottajaa valitessanne. Laskupohja sisältää samat tiedot, joten muistakaa varmistaa summat sekä päivämäärät uudelle laskulle.
Pystytte myös esikatselemaan luomaanne laskua painamalla samannimistä nappia. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että laskunne sisältää tarvittavat tiedot ja että ne on syötetty oikein.