Yleistä
Pagero E-Archive on maksullinen lisäpalvelu, jolla voitte varmistaa lakisääteisten säännösten mukaisen arkistoinnin kaikille Pagero Onlinen kautta kulkeville sähköisille dokumenteillenne. Palvelu mahdollistaa lakisäänteisten säädösten automaattisen noudattamisen minimoimalla teiltä vaadittavat toimenpiteet. Ilman arkistointipalvelua dokumenttinne säilyvät tarkasteltavissa Pagero Onlinessa 90 päivän ajan.
Mikä on Retention Time?
Retention Timellä tarkoitetaan arkistointiaikaa eli ajanjaksoa, jonka ajan jokaisen yrityksen tulee valtiokohtaisia säädöksiä noudattamalla säilyttää yritystoimintaan liittyvät dokumentit, kuten esimerkiksi laskut. Kansainvälisellä tasolla valtiokohtaiset säädökset vaihtelevat arkistointiajan suhteen jopa sähköisen dokumentin tyypin mukaan. Esimerkiksi veloituslaskun säilytysaika voi vaihdella myyntitapahtuman luonteen ja kategorian perusteella. Tätä kutsutaan Pagero Onlinessa termillä Retention Type.
Mitä erilaiset Retention Type vaihtoehdot tarkoittavat?
Standard - Vakio arkistoimisaika sähköisille asiakirjoille kuten laskuille ja hyvityslaskuille. Valtaosa yritysten virallisista asiakirjoista noudattaa tätä käytäntöä. Vakiopituus saattaa vaihdella maittain, Suomessa tämä on kuusi vuotta.
Capital / Investment assets - Poikkeussääntö asiakirjoille, jotka käsittelevät käteis- tai sijoitusinstrumenttien osto- tai myyntitapahtumia.
Immovable / real-estate property – Poikkeussääntö asiakirjoille, jotka käsittelevät kiinteistöihin tai kiinteään omaisuuteen liittyviä osto- tai myyntitapahtumia. Suomessa standardina on 13 vuotta.
Adjustment schemes and other special cases - Poikkeussääntö asiakirjoille, jotka käsittelevät muita erityistapauksia.
Lisää tietoa arkistointivaatimuksista ja -ajoista löydät Pageron tarjoamista valtiokohtaisista Country Compliance Report (CCR) -tiedotteiden kohdasta 8 Document Retention. Voit pyytää CCR-tiedotetta Pagerolta tai ladata sen itse, jos olet ostanut Compliance Library -palvelun.
Kuinka arkistointiaika lasketaan?
Koska arkistoimisajan alkamisajankohta vaihtelee valtioittain (esimerkiksi ostohetki, kalenterivuoden alku, seuraavan tilikauden alku, jne.), Pagero käyttää sääntönä valittua arkistoimisaikaa + 1 vuosi. Jos olet valinnut yksilöidyn arkistoimisajan, Pagero säilyttää dokumentteja valitsemanne vuosimäärän + 1 vuosi.
Miksi Pagero suosittelee valitsemaan valmiin arkistoimisvaihtoehdon yksilöidyn sijaan?
Valitsemalla valmiin arkistoimisajan sinun ei tarvitse itse murehtia valtiokohtaisista vaatimuksista, vaan Pagero pitää arkistoimisajan ajan tasalla muutostilanteissa. Mikäli lainsäädöksiin tulee muutoksia, päivitämme arkistointiasetukset puolestanne. Valmiiksi määritetyt arkistointivaihtoehdot perustuvat Pageron Regulatory Affairs -osaston tekemiin tutkimuksiin ja seurantaan. Tarjolla olevat vaihtoehdot perustuvat valitsemaanne valtioon ja jokainen niistä perustuu valtiokohtaisiin määräyksiin.
Jos valitset itse muokattavan arkistoimisajan dokumenteillenne, Pagero ei pysty päivittämään asetuksia noudattamaan muuttuvia vaatimuksia puolestanne, vaan vastuu tästä on teillä.
En tiedä minkä arkistoimisajan tarvitsen dokumenteilleni, keneen minun tulisi olla yhteydessä yrityksessäni?
Arkistointisäännöksiä ja asetuksia koskevat yksityiskohdat ovat kytköksissä tilintarkastus – ja veroasioihin. Näissä asioissa on helpointa olla yhteydessä yrityksenne talousosastoon tai ulkopuoliseen konsulttiin. Voit myös pyytää CCR-tiedotetta Pagerolta, joka tarjoaa lisätietoa kansallisella tasolla täältä: Tilaa maakohtainen Compliance-raportti.
Yleistietoa Suomen tilanteesta saatte puolestaan täältä: Regulatory updates - Finland.
Ohjeistukset siitä, kuinka voitte muuttaa arkistointiasetuksianne, löydät täältä.