E-Arkisto -palvelu mahdollistaa sähköisten dokumenttienne säilyttämisen Pagero Onlinessa. Tämä maksullinen lisäpalvelu helpottaa kansallisten, lakisääteisten vaatimusten noudattamista sähköisten asiakirjojen, kuten laskujen, hyvitysten ja tilausten suhteen. Pagero säilyttää dokumenttinne 90 päivän ajan ilman arkistointipalvelua. Arkistointipalvelun aktivoimiseksi teidän tulee olla yhteydessä Pageron myyntikontaktiinne.
Ketkä kaikki pystyvät muokkaamaan e-arkiston asetuksia?
Ainoastaan yrityksen pääkäyttäjillä on oikeudet muokata e-arkistoinnin asetuksia. Jos teillä ei näy kenttää Yritysasetukset vasemman puolen valikossa, ei teillä ole pääkäyttäjän oikeuksia. E-arkiston asetusten suhteen teidän tulisi tuolloin olla yhteydessä johonkin yrityksenne pääkäyttäjistä.
Pagero tarjoaa automaattisesti ylläpidettyä arkistointipalvelua, mikä tarkoittaa että lakisääteisten ja kansallisten vaatimusten noudattamisesta vastaa Pagero. Seuraamme alati valtiokohtaisia säädöksiä teidän puolestanne ja teemme tarvittavat muutokset tarpeen vaatiessa. Vaihtoehtoisesti voitte valita arkistointiajan itse, mutta tällöin vastuu kansallisten vaatimusten noudattamisesta siirtyy teille.
Arkistoimisajan valitseminen:
- Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
- Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
- Valitkaa arkistointiaika (Retention Type):
- Tämän valikon alta löytyvät vaihtoehdot riippuvat valitun valtion lainsäädännön perusteella.
- Jos valitsemallanne valtiolla on käytössä ainoastaan yksi vaihtoehto sähköisen dokumentin tyypistä riippumatta, näette ainoastaan vaihtoehdon Standard.
- Suomessa vaihtoehtona on standardin lisäksi kiinteistöihin liittyvien dokumenttien pidempiaikainen arkistointi: Immovable / Real Estate Property.
- Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.
Yksilöidyn arkistoimisajan valitseminen:
- Siirtykää kohtaan Asetukset -> Yritysasetukset ja valitkaa kohta Archive.
- Aloittakaa valitsemalla valtio, jonka lakisääteisiä sähköisten dokumenttien arkistoimisen säädöksiä haluatte noudattaa.
- Valitkaa asetus Customize Retention Time.
- Valitsemalla tämän asetuksen vahvistatte, että luovutte Pageron automaattisilta päivityksiltä, joilla varmistetaan kansallisten, lakisääteisten säädösten noudattaminen.
- Tämä tarkoittaa, että lakisääteisten vaatimusten seuraamisen vastuu siirtyy teille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että teidän tulee itse päivittää arkistoimisaika mikäli valtiollisissa vaatimuksissa tapahtuu muutoksia.
- Valitkaa yksilöidyn arkistoimisajan pituus kohdasta Set preferred Retention Time.
- Lista mahdollistaa arkistoimisvaihtoehdot välillä 1-30 vuotta.
- Kun olette valinneet arkistoimisajan, painakaa Tallenna.
Vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin E-arkistoinnista löydätte täältä: Pagero Online E-Arkisto Usein kysytyt kysymykset.