Dans tout document, il peut y avoir plusieurs identifiants associés au destinataire prévu du fichier. Comment Pagero détermine-t-il alors les informations à utiliser en priorité lors de l'envoi de vos factures ? Dans cet article, nous allons essayer de clarifier ces informations.
Comment Pagero achemine-t-il une facture avec plusieurs identifiants disponibles ?
Une fois qu'un document est téléchargé sur Pagero, nous essaierons toujours de trouver un identifiant dans votre format source qui nous permettra de confirmer si ce destinataire fait déjà partie du répertoire de votre entreprise, avec la priorité suivante à l'esprit :
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Numéro de client
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ID de facture électronique
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Numéro OVT
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Numéro IBAN
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GLN
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Numéro d'organisation
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Numéro de TVA
Si une correspondance est établie lors de la validation par rapport à ces identifiants, tout autre identifiant de priorité inférieure ne sera pas pris en compte et la facture sera envoyée par voie électronique au prestataire de services du destinataire correspondant.
Pour cette raison, il est très important de s'assurer que tous les identifiants disponibles dans un document sont corrects, sinon votre facture peut être acheminée par erreur vers une autre société.
Veuillez noter que la distribution de vos documents par courrier électronique et par impression est conçue comme une option de secours. Cela signifie que les documents essaieront toujours de correspondre aux destinataires des documents électroniques avant d'être envoyés par courrier électronique ou par des services d'impression.
Que se passe-t-il si aucune correspondance n’est établie avec l’un des identifiants fournis dans votre document ?
- Si votre entreprise a activé l'accord de distribution par e-mail avec la configuration correcte (plus d'informations disponibles dans cet article), nous vérifierons si une adresse e-mail / un numéro de client pour le répertoire de distribution par e-mail a été fourni pour le destinataire. Si une correspondance est établie, la facture sera envoyée par e-mail.
- Seule la présentation PDF est envoyée par e-mail, ce qui signifie que votre client ne recevra pas le XML associé à son contenu si le document est livré par cette méthode.
- Le numéro de client pour la distribution par e-mail est différent du numéro de client du répertoire client de votre entreprise. La distribution par e-mail n'est vérifiée que si aucun autre identifiant ne correspond.
- Si votre entreprise n'a pas conclu d'accord de distribution par courrier électronique ou si aucune donnée n'a été fournie pour l'activation de ce service, nous vous confirmerons si votre entreprise dispose d'un accord d'impression externe. Si cet accord existe, nous essaierons d'envoyer votre facture via nos partenaires d'impression, afin que le document parvienne au format physique à votre client.
- S'il n'a pas été possible d'envoyer le document via la distribution E-mail / Impression externe, soit parce que votre entreprise ne dispose pas des accords nécessaires, soit parce qu'il n'y avait pas suffisamment d'informations pour que les documents soient traités de cette manière, votre facture s'arrêtera en erreur et le document ne sera pas livré.
Comment pouvez-vous être sûr que vous utilisez les bons identifiants ?
Comme mentionné précédemment, il est extrêmement important d'éviter de fournir des informations erronées dans vos documents. Si jamais vous avez des doutes sur les identifiants associés à l'entreprise à laquelle vous souhaitez facturer, vous pouvez toujours vérifier ces informations dans votre répertoire client.
Si certaines informations vous manquent et pourraient vous aider dans l'acheminement de vos documents, vous devez d'abord vérifier les identifiants disponibles dans le répertoire client. Si vous ne les trouvez toujours pas, il est toujours préférable de laisser ces données vides - afin que le document puisse être traité par d'autres moyens si possible - plutôt que de fournir une valeur aléatoire (par exemple 'N/A', un nombre aléatoire...).