Ce guide regroupe toutes les informations sur la gestion de vos destinataires et les moyens de leur envoyer des documents. Il décrit les actions que vous pouvez effectuer dans l'ancienne interface Pagero Online.
Table des matières
1. Gérer votre annuaire client
2. Annuaire clients ouvert et fermé
3. Annuaire de fournisseurs ouverts et fermés
4. Vérification de l'adresse électronique et du fournisseur de services du destinataire
1. Gérer votre annuaire client
La gestion de votre répertoire client dans Pagero Online est simple. L'utilisation du répertoire client permet un meilleur contrôle sur l'acheminement de vos factures. Lier un numéro de client à une certaine adresse électronique qui existe dans le réseau Pagero élimine la nécessité d'utiliser des adresses électroniques ou d'autres identifiants électroniques dans vos factures.
Ajout de nouveaux clients
1. Cliquez sur Répertoire clients – Rechercher et ajouter des clients dans le menu de gauche ou cliquez sur le raccourci Ajouter un client sur la page de démarrage.
2.Dans le champ de recherche, vous pouvez rechercher le destinataire en écrivant le nom de l'entreprise, le numéro d'identification de l'entreprise, le numéro d'enregistrement de TVA et/ou le code EAN. Nous vous suggérons fortement de rechercher un destinataire à l'aide de la barre de recherche d'identifiant, afin de garantir que le bon client est ajouté.
3. Si vous n'êtes pas sûr que l'entreprise ou l'organisation dans le résultat de la recherche soit le destinataire que vous souhaitez ajouter, cliquez sur le nom dans la liste pour obtenir des informations détaillées.
4. Lorsque vous avez trouvé le destinataire que vous recherchez, cliquez sur Ajouter pour ajouter le destinataire à votre annuaire client.
5. Lorsque vous ajoutez le destinataire à votre répertoire, vous pouvez également ajouter un numéro de client au destinataire si vous le souhaitez, celui-ci sera utilisé pour identifier votre destinataire. Une fois que vous avez renseigné le numéro de client, veuillez appuyer sur Suivant, puis confirmez-le. Vous pouvez également ajouter le numéro de client ultérieurement ou ne pas l'ajouter du tout.
6. Si le client doit accepter votre demande, vous recevrez un message dans Pagero Online lorsque le destinataire sera prêt à recevoir des factures électroniques. Vous pouvez voir le statut de vos destinataires ajoutés à tout moment depuis Pagero Online, allez dans Répertoire client -> Voir les demandes -> Demande envoyée. C'est lorsque le destinataire utilise également Pagero.
Certains destinataires de factures électroniques auprès d'autres fournisseurs de services nécessitent qu'une configuration de routage soit effectuée de leur côté avant que vous puissiez commencer à leur envoyer des factures électroniques. Si tel est le cas, vous devez leur envoyer une demande et, après avoir reçu une réponse, activer manuellement le routage.
En règle générale, il appartient au fournisseur de services destinataire de décider si votre destinataire a besoin d'une configuration. Si tel est le cas, veuillez consulter la section Comment activer le routage Ici.
Modification et suppression de clients
1. Accéder au répertoire client - Mes clients
2. Recherchez le client que vous souhaitez modifier en saisissant un mot de recherche dans la zone de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche par nom d'entreprise, numéro d'organisation, numéro de TVA, numéro GLN, numéro OVT, numéro IBAN, identifiant électronique ou fournisseur de services. Si vous effectuez une recherche par nom d'entreprise, vous pouvez placer une partie ou la totalité du nom entre des astérisques (*) pour améliorer vos résultats. La zone de recherche est sensible à la casse.
3. Une fois que vous avez obtenu les résultats souhaités, vous pouvez révéler plus d'informations sur votre client en cliquant sur son nom. Les résultats indiquent également immédiatement le fournisseur de services auquel il est actuellement associé au sein du réseau Pagero et le numéro de client que vous utilisez pour lui. Si votre client a un texte rouge à côté de son nom indiquant « Non existant », le client a été désactivé du réseau. Dans ces cas, vous devez contacter votre client et vous renseigner sur ses informations d'adresse électronique actuelles.
4. Pour modifier le client, cliquez sur Paramètres. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec les onglets suivants : Paramètres de base et Avancé. Pour modifier ou ajouter des numéros de client, vous pouvez appuyer sur le bouton Modifier le numéro de client ou simplement saisir le nouveau numéro dans la case et appuyer sur Enregistrer. Vous pouvez également avoir plusieurs numéros de client pour vos clients. Vous pouvez les séparer simplement par une virgule (,). En cas de numéros de client multiples, il est conseillé de les modifier via le bouton Éditer numéro de client.
Dans certains cas, un destinataire au sein du réseau Pagero peut avoir plusieurs prestataires de services. Si cela s'applique à votre client, vous pouvez voir une case supplémentaire dans vos paramètres de destinataire intitulée Sélectionner un prestataire de services. Ici, vous pouvez modifier la destination de votre facture.
Vous trouverez d'autres paramètres derrière l'onglet Avancé. C'est ici que vous pouvez également supprimer, activer ou désactiver le client de votre répertoire. La désactivation du client, contrairement à la suppression du client, conserve le client si vous souhaitez l'activer à l'avenir. Il n'y aura probablement aucune raison de toucher aux paramètres avancés, mais si vous n'êtes pas sûr de ceux-ci, vous pouvez contacter le support de Pagero.
Si vous devez transférer un numéro de client existant vers un autre destinataire, vous devez d'abord supprimer l'ancien client de votre répertoire. Cela libérera le numéro de client afin que vous puissiez l'utiliser pour un autre de vos clients.
Situations problématiques
Votre facture a été arrêtée avec l'erreur suivante, et vous pouvez trouver votre destinataire dans l'annuaire public de Pagero : « Le destinataire du document X ne correspond à aucun destinataire dans le registre public des clients de Pagero ou dans votre annuaire client. Vérifiez que le destinataire est ajouté à votre annuaire client »
Si cela se produit, vérifiez si le numéro de client utilisé sur votre facture correspond au numéro de client figurant dans votre répertoire client. Vous pourrez ensuite renvoyer votre facture.
2. Annuaire clients ouvert et fermé
Dans Pagero Online, vous pouvez choisir si vous souhaitez avoir un répertoire client ouvert ou fermé. Lorsque votre répertoire client est fermé, vous devrez ajouter tous les destinataires de factures électroniques auxquels vous souhaitez envoyer des factures dans votre répertoire client.
Si vous ne souhaitez pas ajouter tous les destinataires de factures électroniques à votre répertoire client, vous pouvez choisir d'avoir un répertoire client ouvert et le système recherchera le destinataire directement dans notre répertoire public. Veuillez garder à l'esprit que les modifications ci-dessous ne peuvent être effectuées que par un administrateur de compte. Si vous n'êtes pas un administrateur de compte, veuillez demander à un administrateur d'effectuer ces modifications pour vous.
Vous pouvez basculer entre un répertoire client ouvert ou fermé en modifiant le paramètre Utiliser les informations de routage fournies.
Activer le répertoire client ouvert/fermé
1. Accédez à Paramètres - Paramètres - Paramètres au niveau de l'entreprise et cliquez sur l'onglet Message sortant :
2. Faites défiler jusqu'à Routage et la section Utiliser les informations de routage fournies.
3. Lorsque cette section est Arrêt, l'annuaire client est fermé, lorsque cette section est Activé, l'annuaire client est ouvert :
Si vous avez des questions, vous pouvez toujours trouver les coordonnées de notre équipe d'assistance sur Pagero Online en envoyant une demande via le menu ci-dessus.
3. Annuaire de fournisseurs ouverts et fermés
Dans Pagero Online, vous pouvez choisir si vous souhaitez avoir un répertoire de fournisseurs ouvert ou fermé. Si votre répertoire de fournisseurs est fermé, vous devrez approuver manuellement les nouveaux fournisseurs en les ajoutant à votre répertoire de fournisseurs. Vous pouvez choisir d'avoir un répertoire de fournisseurs ouvert en modifiant le paramètre Autoriser les fournisseurs manuellement sur Désactivé. Lorsque ce paramètre est désactivé, tous les fournisseurs qui souhaitent vous envoyer une facture électronique peuvent le faire sans que vous ayez à les accepter.
Veuillez garder à l'esprit que les modifications ci-dessus ne peuvent être effectuées que par un administrateur de compte. Si vous n'êtes pas un administrateur de compte, veuillez demander à un administrateur d'effectuer ces modifications pour vous.
Vous pouvez basculer entre un répertoire de fournisseurs ouvert ou fermé en modifiant le paramètre Autoriser les fournisseurs manuellement.
Activer le répertoire des fournisseurs ouverts/fermés
1. Allez dans Paramètres - Paramètres - Paramètres au niveau de l'entreprise et cliquez sur l'onglet Général :
2. Faites défiler jusqu’à Autorisation de l’émetteur du document et la section Autoriser les émetteurs manuellement :
3. Lorsque ce paramètre est Activé, votre répertoire de fournisseurs est fermé ; lorsque ce paramètre est Arrêt, votre répertoire de fournisseurs est ouvert.
Si vous avez des questions, vous pouvez toujours trouver les coordonnées de notre équipe d'assistance sur Pagero Online en envoyant une demande via le menu ci-dessus.
4. Vérification de l'adresse électronique et du fournisseur de services du destinataire
Si vous n'êtes pas sûr de l'adresse électronique et du fournisseur de services de votre client, ou s'ils existent dans le réseau proposé par Pagero, vous pouvez les vérifier en suivant ces étapes simples.
Vérification des informations du destinataire
1. Connectez-vous à Pagero Online
2. Accéder au répertoire des clients - Rechercher et ajouter des clients
3. Vous pouvez rechercher tous les destinataires possibles connectés au réseau de Pagero de trois manières. Vous pouvez effectuer une recherche avec le nom de votre client, son identifiant électronique (par exemple, son organisation ou son numéro de TVA) ou son fournisseur de services. L'utilisation d'un identifiant électronique est la méthode la plus appropriée. Si vous souhaitez rechercher votre client par son nom, vous pouvez placer votre mot de recherche entre des astérisques (*) pour améliorer vos chances d'obtenir un résultat. En effet, le champ Nom de l'entreprise est sensible à la casse.
4. Le bouton de recherche vous proposera une liste de toutes les entreprises qui existent au sein du réseau de Pagero en fonction de vos termes de recherche. En cliquant sur le nom de votre client, vous pouvez ouvrir une fenêtre contenant plus d'informations à son sujet, telles que son numéro d'organisation, son numéro de TVA, sa facture électronique et son fournisseur de services. Pagero utilise tous ces champs pour acheminer vos factures au bon endroit. Vous pouvez ajouter votre client à votre répertoire client avec le bouton Ajouter.
5. Si vous ne parvenez pas à trouver le client avec votre recherche, il est possible qu'il n'ait pas encore été ajouté au réseau. Vous pouvez suggérer un nouveau destinataire ici : Annuaire clients - Proposer de nouveaux clients