Commencer sur Pagero Online

1. Lors de l'inscription de votre entreprise, un e-mail d'activation sera envoyé à l'adresse e-mail utilisée lors de votre inscription. Dans l'e-mail, vous trouverez un lien pour activer votre compte utilisateur dans Pagero Online.
2. Cliquez sur le lien, vous devez lire et approuver le contrat d'utilisation puis choisir un mot de passe, puis continuer sur Pagero Online.
3. Connectez-vous à Pagero Online avec votre nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez choisi. Vous pouvez accéder à vos informations d'utilisateur depuis la page d'accueil en cliquant sur le bouton Éditer le compte à côté de votre nom d'utilisateur sur la gauche.
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5. Ici vous pouvez modifier votre adresse email et votre mot de passe. N'oubliez pas d'appuyer sur Sauvegarder les modifications dans les champs correspondants.
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   De plus, les utilisateurs administrateurs peuvent également modifier les rôles des utilisateurs de l'entreprise.
   
7. Les administrateurs peuvent également modifier les paramètres de l’entreprise en cliquant sur Éditer le compte sur la page d’accueil, à côté du logo de l’entreprise.
   

1. Lors de l'inscription de votre entreprise, un e-mail d'activation sera envoyé à l'adresse e-mail utilisée lors de l'inscription. Dans l'e-mail, vous trouverez un lien pour activer votre compte utilisateur dans Pagero Online.
2. Cliquez sur le lien, vous devez lire et approuver le contrat d'utilisation puis choisir un mot de passe, puis continuer sur Pagero Online
3. Connectez-vous à Pagero Online avec votre nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez choisi. Vous pouvez accéder à vos informations d'utilisateur dans Paramètres - Information sur l' utilisateur
   
   
   
4. Pour modifier les paramètres de votre entreprise, accédez à Paramètres - Informations sur la société. Il est recommandé d'ajouter autant d'informations que possible. Veuillez noter que vous devez disposer des droits d'administrateur pour pouvoir modifier les paramètres de l'entreprise.
   
   

1. Cliquez sur Éditer le compte à côté du logo de votre société. Cela vous mènera à la page de votre compte d'entreprise où vous pourrez modifier les paramètres et gérer votre base d'utilisateurs.
   
   
2. Accédez à l’onglet Utilisateurs, puis sélectionnez Ajouter un nouvel utilisateur.
3. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre à droite où vous pourrez renseigner les informations de l'utilisateur. Le bouton Créer un utilisateur enverra un lien d'activation à l'adresse e-mail du nouvel utilisateur.
   
4. Pour modifier les droits des utilisateurs, vous pouvez simplement cliquer sur leur nom d'utilisateur et accéder à Rôles d'utilisateur dans la colonne de droite.
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Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences utilisateur, veuillez contacter votre vendeur Pagero ou acheter un utilisateur supplémentaire dans la boutique Pagero en cliquant sur Store dans la barre supérieure.

  

Cliquez ensuite sur Utilisateur supplémentaire du réseau Pagero, puis sur Demander un devis.

1. Cliquez sur Éditer le compte à côté du logo de votre entreprise. Cela vous amènera à la page de votre compte d'entreprise où vous pourrez modifier les paramètres et gérer votre base d'utilisateurs.
   
   
   
2. Accédez à l’onglet Utilisateurs et cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
   
3. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre à droite dans laquelle vous pourrez modifier le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail de l'utilisateur, ainsi que gérer ses droits dans Pagero Online. Vous pouvez même accorder ici des droits d'administrateur.
   
4. N'oubliez pas d'appuyer sur Sauvegarder les modifications.
5. Ici, vous pouvez également supprimer des utilisateurs en appuyant sur le bouton Supprimer. Cela ouvrira une boîte de dialogue de confirmation dans laquelle vous devrez à nouveau choisir Supprimer.
   

1. Accédez à Paramètres - Utilisateurs. Vous y verrez une liste de tous les utilisateurs actuels de votre entreprise..
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Nouvel utilisateur. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez ajouter les informations de l'utilisateur. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge (*). Notez que les noms d'utilisateur doivent être uniques, mais une seule adresse e-mail peut être associée à plusieurs comptes Pagero Online. L'adresse e-mail elle-même peut également être utilisée comme nom d'utilisateur.

*Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences utilisateur, veuillez contacter votre vendeur Pagero ou acheter un utilisateur supplémentaire dans la boutique Pagero en cliquant sur Pagero Store à gauche.

Cliquez ensuite sur Utilisateur supplémentaire - Réseau Pagero, puis sur Demander un devis..

1. Accédez à Paramètres - Utilisateurs. Vous y verrez une liste de tous les utilisateurs actuels de votre entreprise..
2. Cliquez sur un utilisateur pour ouvrir une nouvelle fenêtre afin de le gérer. Vous pouvez modifier le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail de l'utilisateur de l'entreprise, ainsi que lui accorder différents privilèges (vous pouvez même nommer d'autres utilisateurs administrateurs). N'oubliez pas d'enregistrer après toute modification.

   

3. Ici, vous pouvez également supprimer des utilisateurs en cliquant sur le bouton Supprimer. Notez qu'il n'y aura pas de boîte de confirmation pour cela et que la suppression sera instantanée. Si cela se produit accidentellement, vous pouvez attendre un moment, puis créer un nouvel utilisateur avec les mêmes informations d'identification pour restaurer le compte perdu.
   

1. Accédez à Network (1) - Rechercher (2). Vous pouvez rechercher votre client avec le nom de son entreprise (3), le numéro d'identification de l'entreprise, le numéro d'enregistrement de TVA et/ou le code EAN. Vous obtiendrez ensuite une liste de toutes les correspondances trouvées (4) avec vos termes de recherche.

2. Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur l'entité que vous souhaitez ajouter et dans la colonne de droite appuyez sur Connecter.

3. Cela vous mènera à une nouvelle page où vous trouverez les capacités du destinataire parmi lesquelles vous pourrez choisir le type de connexion dont vous avez besoin.

Si le destinataire a des exigences spécifiques ou n'approuve tout simplement pas automatiquement chaque fournisseur, une nouvelle fenêtre s'ouvrira ci-dessus où vous pourrez lui envoyer une demande de connexion.

Après cela, vous pourrez retrouver cette demande en attente dans Network - Demandes. Une fois que votre client a accepté votre demande de connexion, vous pouvez commencer à lui facturer.

1. Cliquez sur Répertoire clients - Rechercher & ajouter des clients et ajouter des clients dans le menu de gauche ou cliquez sur le raccourci Ajouter un client sur la page de démarrage. 

2. Dans le champ de recherche, vous pouvez rechercher le destinataire en écrivant le nom de l'entreprise, le numéro d'identification de l'entreprise, le numéro d'enregistrement de TVA et/ou le code EAN. Nous vous suggérons fortement de rechercher un destinataire à l'aide de la barre de recherche d'identifiant, afin de garantir que le bon client est ajouté.

3. Si vous n'êtes pas sûr que l'entreprise ou l'organisation dans le résultat de la recherche soit le destinataire que vous souhaitez ajouter, cliquez sur le nom dans la liste pour obtenir des informations détaillées.

4. Lorsque vous avez trouvé le destinataire que vous recherchez, cliquez sur Ajouter pour ajouter le destinataire à votre annuaire client.

5. Lorsque vous ajoutez le destinataire à votre répertoire, vous pouvez également ajouter un numéro de client au destinataire si vous le souhaitez, celui-ci sera utilisé pour identifier votre destinataire. Une fois que vous avez renseigné le numéro de client, veuillez appuyer sur Suivant, puis confirmez-le. Vous pouvez également ajouter le numéro de client ultérieurement ou ne pas l'ajouter du tout.

6. Certains destinataires de factures électroniques auprès d'autres fournisseurs de services nécessitent qu'une configuration de routage soit effectuée de leur côté avant que vous puissiez commencer à leur envoyer des factures électroniques. Si tel est le cas, vous devez envoyer une demande pour eux et, après avoir reçu une réponse, activer manuellement le routage.

En règle générale, il appartient au fournisseur de services destinataire de décider si votre destinataire a besoin d'une configuration. Si tel est le cas, veuillez consulter la section Comment activer le routage ici. 

Si le client doit accepter votre demande, vous recevrez un message dans Pagero Online lorsque le destinataire sera prêt à recevoir des factures électroniques. Vous pouvez voir le statut de vos destinataires ajoutés à tout moment depuis Pagero Online, allez dans Répertoire clients - Voir les demandes - Demandes envoyées. C'est lorsque le destinataire utilise également Pagero.

Si vous êtes sur le point d'ajouter un destinataire à votre annuaire client qui nécessite la configuration d'un routage, veuillez commencer par suivre la routine normale pour ajouter des destinataires à votre annuaire client.

Si le client souhaite ensuite configurer un routage, lors de l'ajout du client à votre répertoire, vous serez dirigé vers l'onglet Routage. C'est ici que vous pouvez envoyer un e-mail contenant les informations collectées auprès de l'expéditeur et du destinataire dans Pagero Online. Il n'est pas obligatoire d'envoyer un e-mail via Pagero Online.

Après avoir reçu une réponse de votre client indiquant que le routage a été configuré, vous devez activer manuellement la demande de routage depuis Pagero Online. Voici comment activer le routage pour le destinataire.

1. Dans Pagero Online, accédez à Répertoire client - Voir les demandes - Demande de routage

2. Vous pouvez voir toutes les demandes de routage avec un statut En attente de réponse dans la liste ou en recherchant l'entreprise par nom. En choisissant la ligne souhaitée, vous pouvez soit annuler, soit activer la demande.

Remarque ! Le statut En attente de réponse dans Pagero Online ne se mettra pas à jour tout seul. Il ne peut être activé que par vous.

1. Pour pouvoir accéder à ce portail, connectez-vous à Pagero Online avec vos identifiants et cliquez sur Créer une facture

2. Choisissez le destinataire et le type de facture que vous souhaitez créer:

• Débit: Une facture de débit est un document utilisé par un vendeur pour informer l'acheteur de ses obligations de dette en cours. Vous pouvez la considérer comme le type de facture par défaut à utiliser.
• Crédit: Une facture de crédit est un document utilisé, entre autres, pour annuler ou corriger une facture qui a été traitée et envoyée avec succès.

Si vous ne trouvez pas le destinataire dans le menu déroulant, vous devez l'ajouter à votre répertoire client. Vous trouverez plus d'informations sur la façon d'ajouter des clients ici. 

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une facture

Après avoir créé une facture, vous avez la possibilité de l'enregistrer comme modèle. De cette façon, vous pouvez la sélectionner à cette étape et ajuster uniquement les données qui diffèrent de votre modèle. Veuillez noter que les modèles ne sont pas partagés entre différents destinataires.

Si disponible, cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Créer une facture à partir d'un modèle.

Vous trouverez plus d'informations sur la façon d'enregistrer un modèle à l'étape 11. 

3. Les informations sur le destinataire seront pré-remplies en fonction des informations disponibles dans votre annuaire. Certaines données (numéro de client, adresse de livraison et de facturation) peuvent être mises à jour si besoin en cliquant sur Modifier

4. Remplissez les détails de la facture. Si nécessaire, des champs supplémentaires peuvent être ajoutés en cliquant sur Ajouter des champs et en choisissant parmi les options qui apparaîtront sur le côté droit de votre écran (Détails de la facture).

Gardez à l'esprit que tous les champs obligatoires que vous devez remplir sont marqués d'un astérisque rouge (*), si ces informations ne sont pas fournies, il ne sera pas possible de traiter/envoyer la facture.

5. Articles – Ajouter des informations sur les articles de la facture.
  a. Ajoutez plus de lignes en cliquant sur Ajouter une rangée.
  b. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à toutes les lignes en cliquant sur Ajouter un champ à toutes les rangées en bas à gauche. Si vous souhaitez ajouter un champ à une seule ligne spécifique, cliquez sur le signe plus sur cette ligne. Choisissez les champs supplémentaires que vous souhaitez ajouter dans la liste sur le côté droit.
  c. Pour voir tous les champs supplémentaires ajoutés, cliquez sur Élargir tous et Minimiser tous pour masquer les champs (les champs supplémentaires seront toujours ajoutés à la facture).

Gardez à l'esprit que certains clients peuvent avoir des exigences supplémentaires obligatoires ou une plage de valeurs stricte qui n'apparaissent pas dans ce guide. Si vous avez reçu un lien d'inscription à Pagero directement de votre client, vous pouvez vérifier toutes les exigences supplémentaires en matière de facturation sur sa page de projet (le lien vers cette page doit être disponible dans l'e-mail d'inscription, mais vous pouvez également le demander à notre équipe d'assistance).

Si votre facture doit être exonérée de TVA, veuillez continuer à lire. Sinon, vous pouvez passer directement à l'étape 6.

Vous devrez ajouter une exonération de TVA pour les lignes de votre article en cliquant sur Ajouter un champ à toutes les lignes, puis en cliquant sur Exonération de TVA, afin qu'une case à cocher apparaisse..

Ensuite, vous pouvez choisir la raison spécifique de l'exonération sous Type de TVA

Une fois le type de TVA choisi, vous pouvez ajouter un texte qui fournit un contexte supplémentaire en cliquant sur Exonération de TVA

Gardez à l'esprit que même si vous avez cliqué sur Exonération de TVA, la TVA dans la ligne d'article doit toujours être à zéro car cette valeur est un champ obligatoire.

6. Le cas échéant, ajoutez des remises ou des frais en cliquant sur Ajouter remise ou Ajouter frais et en remplissant les informations nécessaires.

7. Si une remise ou un frais doit être exonéré d'impôt, cliquez sur le + pour ajouter cette information.

8. Si nécessaire, vous pouvez modifier la devise de la facture ou la TVA en cliquant sur Ajouter des champs et choisir si vous souhaitez arrondir le montant total de la facture:

9. Ajoutez un mode de paiement ou modifiez le mode de paiement, cliquez sur la liste déroulante.
Vous pouvez ajouter plusieurs méthodes de paiement en cliquant sur Ajouter un compte et en choisissant le type de compte que vous souhaitez ajouter dans la liste déroulante:

Ces informations peuvent être automatiquement ajoutées à toutes les factures en accédant à Paramètres - Comptes - Ajouter un compte.

10. Vous pouvez joindre des fichiers à votre facture en cliquant sur Choisir un fichier. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes supplémentaires, cliquez sur Ajouter une pièce jointe pour ajouter la pièce jointe, puis choisissez Type de pièce jointe.

11. Une fois la facture complétée, vous pouvez continuer et choisir le mode d'envoi en cliquant sur la flèche à côté du bouton Envoyer la facture. Ici, vous trouverez trois options:

• Prod - Le mode d'envoi le plus courant, ce document sera traité normalement
• Test - Le document sera traité en mode test, il n'aura donc aucun impact sur l'environnement de production et ne sera donc pas un document juridiquement contraignant. Tous les destinataires ne sont pas configurés pour recevoir des factures de test, et il est le plus souvent utilisé pour s'assurer que l'ensemble du flux fonctionne avant de passer en production
• Cert - Le mode de certification est utilisé pour confirmer les configurations techniques, les formats de test, les accords de test. Connexions de routage, dépannage, etc. Les fichiers envoyés en mode de certification ne seront pas transmis aux destinataires, mais effectueront toutes les actions dans le flux de documents Pagero Online, ce qui offre une certaine flexibilité. Il s'agit essentiellement d'une facture de test qui ne peut pas atteindre un destinataire.

Vous pouvez également choisir d'enregistrer votre facture en tant que modèle. Le modèle peut être utilisé la prochaine fois que vous souhaitez envoyer une facture à ce destinataire. Toutes les informations enregistrées dans le modèle seront ajoutées à la facture la prochaine fois que vous choisirez ce modèle. Les modèles sont choisis à la première étape, lorsque vous choisissez le destinataire. Tous les modèles enregistrés seront présentés.

De plus, vous pouvez choisir de prévisualiser la facture avant de l'envoyer. Le but de cette fonction est de s'assurer que les champs ont été correctement remplis.