Clearance

Dans les modèles de Clearance, le fournisseur est tenu d'obtenir l'approbation de ses transactions pour les rendre valides. Lorsque le document est reçu, le destinataire le valide avec l'infrastructure obligatoire, pour vérifier que le document a été approuvé par le vendeur. Cette validation doit être effectuée avant le paiement si le document est une facture.

Chez Pagero, le processus commence lorsqu'une facture est téléchargée sur Pagero Online. Ensuite, nous l'envoyons à l'autorité de Clearance correspondante, qui l'examinera et renverra à Pagero la réponse de l'application avec l'approbation ou le rejet du document. Après cela, les documents approuvés sont livrés à leur destinataire correspondant.

La vue Clearance de Pagero vous permet de suivre facilement le statut de tous vos documents envoyés aux autorités de Clearance, afin que vous puissiez vérifier si l'approbation a été reçue, ainsi que tous les avertissements ou erreurs que ces documents pourraient contenir.

Table des matières

1. Accès à la vue Clearance

La vue Clearance est disponible dans le menu supérieur une fois connecté à Pagero Online. Pour certains appareils, elle sera imbriquée sous l'onglet Plus, en raison des limitations de taille de l'écran.

Si vous utilisez l'ancienne interface de Pagero, vous pouvez trouver la vue Clearance sous Mes documents - Clearance.

2. Interface de la vue Clearance

Une fois que vous accédez à la vue Clearance, les colonnes suivantes s'afficheront:

Document ID: Numéro de facture de votre document.
Sender: Nom de votre entreprise.
Authority: Autorité de compensation chargée d'approuver ou de rejeter le document.
Process Status: Statut actuel de l'approbation.
- New: le document a été téléchargé avec succès sur Pagero Online et sera bientôt envoyé à l'autorité de compensation.
- Delivered: le document a été livré à l'autorité et est actuellement en attente de la réponse de son application.
- Warning: le document a été approuvé, mais il contient des erreurs non fatales. Il est recommandé de cliquer sur le document et de vérifier le message d'erreur afin de pouvoir le corriger pour les documents futurs.
- Rejected: le document a été rejeté car il contient des erreurs fatales. Vous pouvez cliquer sur le document pour vérifier le message d'erreur et le corriger avant de le renvoyer.
- Approved: le document a été approuvé et ne contient aucune erreur.

Send Type: Mode d'envoi. Il est important de noter que seuls les documents Prod et Test peuvent recevoir des réponses d'application de l'autorité de Clearance.
- Vous pouvez trouver plus d'informations sur les modes d'envoi sur notre Guide du portail de facturation.
Type: modèle de Clearance de l'autorité correspondante.
Created: Date et l'heure à laquelle la facture a été téléchargée sur Pagero Online
- Si un document reste en statut Livré pendant plusieurs heures après l'heure affichée sous Créé, un incident avec ce flux de Clearance pourrait se produire. Vous pouvez vérifier notre Status Page ou contactez le support pour plus d'informations.

3. Détails du document

Vous pouvez cliquer sur n'importe quel des documents affichés dans la vue Clearance pour avoir plus de détails, tels que le type de document, les dates de la facture, le montant total ou l'entreprise destinataire.

Les fonctionnalités les plus importantes de cette vue incluent:

Status details: en cliquant sur la flèche à droite du statut, vous pouvez voir plus d'informations à ce sujet. Cela est important pour les documents ayant le statut Warning ou Rejected statut, car c'est l'endroit où le message d'erreur sera affiché.

Facture PDF: vous pouvez télécharger la présentation PDF de la facture en cliquant sur View invoice.
Historique du document: en cliquant sur la flèche à droite de l'en-tête History, vous pouvez voir les différents statuts par lesquels le document passe, ainsi que les horodatages pour chaque changement de statut. Vous pouvez également télécharger la Request, qui est la facture telle qu'elle apparaît dans le format de l'autorité de Clearance, ainsi que la Response renvoyée par celle-ci, si nécessaire.

4. Recherche & filtres

Lorsque vous avez besoin de rechercher des documents spécifiques de Clearance, vous pouvez utiliser la barre de filtres affichée en haut de la liste des documents.

Cela vous permet de rechercher par:

Numéro de facture.
- Vous pouvez rechercher plusieurs documents en séparant les numéros de facture par des virgules.
Document Status: En plus des statuts de base (Approuvé, Avertissement, Rejeté, Livré), le filtre inclut des filtres supplémentaires.
- Processed: Ceci concerne les documents envoyés en mode Cert, et indique qu'ils ont pu atteindre l'autorité de Clearance, bien qu'ils ne recevront aucune réponse de leur part. Le mode Test doit être utilisé à cette fin.
- Pending: Affiche tous les documents dans le statut Nouveau.
Autorité Clearance.
Send Type.
Date: Vous pouvez sélectionner la plage de dates manuellement, ou choisir parmi les préréglages (Cette semaine, Le mois dernier, etc.)

5. Créer des exports

La vue de compensation permet également d'exporter tous les documents listés dans un fichier CSV ou Excel. Cela peut être réalisé en cliquant sur l'icône à droite des détails du document.

La fenêtre d'exportation des données apparaîtra, contenant deux onglets.: Export et Télécharger.

Exporter Vous permet de sélectionner le format du fichier résultant, ainsi que son nom. Une fois les valeurs souhaitées choisies pour les deux, vous pouvez cliquer sur Exporter pour commencer le traitement.

La génération du fichier prendra quelques secondes. Ensuite, vous pouvez accéder à l'onglet Télécharger et télécharger l'exportation. Ils seront accessibles sur cet onglet pendant les 40 prochaines heures.

L'ouverture de l'exportation affichera les mêmes informations que les colonnes de la section Interface de la vue Clearance, y compris les messages d'erreur qui n'apparaissent que dans les détails du document, sous la colonne Description.