Distribution par e-mail

La distribution par e-mail offre une méthode de distribution alternative, car un grand nombre d'entreprises dans le monde n'ont pas encore commencé à automatiser leur flux de documents. Les paramètres de distribution par e-mail sont gérés dans la page Distribution. Les clients que vous souhaitez facturer par e-mail seront conservés ici. Cet article comprend des instructions sur la façon d'ajouter et de supprimer des clients individuellement de la distribution par e-mail, et comment le faire via une liste importée. De plus, différents paramètres seront expliqués ici.

Table des matières

  1. Distribution par e-mail
  2. Distribution par e-mail (ancien site web).
  3. Distribution par e-mail - Avancée

 

1. Distribution par e-mail

Avant de pouvoir envoyer des documents, vous devez d'abord vous assurer que le paramètre de distribution par e-mail de votre entreprise est activé dans Pagero Online. Pour vérifier cela, connectez-vous à Pagero Online et accédez à Distribution - Paramètres - Paramètres généraux, puis assurez-vous que le paramètre Activer la distribution par e-mail est activé. Si ce paramètre n'est pas activé, vos documents ne parviendront pas à vos clients par e-mail. L'autre paramètre Envoyer à l'adresse e-mail dans le document sera abordé ci-dessous.

Il existe deux façons d'envoyer des documents par courrier électronique.

Envoyer à l'adresse électronique du document : lorsque ce paramètre est activé, le système de Pagero recherche l'adresse électronique du destinataire dans le document que vous envoyez. Si ce paramètre est activé, vous n'avez pas besoin d'ajouter des destinataires séparément dans votre liste de distribution de courrier électronique.

Utiliser le répertoire des destinataires de courrier électronique pour envoyer des documents : La deuxième option pour envoyer des documents par courrier électronique à vos clients consiste à utiliser le répertoire des destinataires dans Pagero Online. Cela s'utilise de la même manière que l'envoi normal de documents, en utilisant un numéro de client dans votre fichier de document et en le faisant correspondre à l'adresse électronique d'un destinataire dans votre répertoire client. Cela peut être fait manuellement un par un ou avec une liste importée.
Accédez à Distribution - Destinataires. Vous y verrez votre liste de courriers électroniques. Celle-ci comprend tous vos destinataires de courrier électronique existants et vous permet d'en ajouter de nouveaux. Vous pouvez également utiliser l'option de recherche pour trouver rapidement un destinataire spécifique si nécessaire. Vous pouvez la trouver en haut à gauche de l'écran.

Ajouter un destinataire manuellement

En cliquant sur Ajouter un destinataire, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir les informations nécessaires pour ajouter un nouveau destinataire à votre liste de diffusion. Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) doivent être obligatoirement remplis.

  • Numéro de client - Il permet de faire correspondre les documents au bon destinataire. Ce numéro doit donc également être inclus dans votre dossier de documents.
  • E-mail - C'est ici que vous indiquez l'adresse e-mail à laquelle les documents doivent être envoyés.
  • CC - Vous pouvez ici ajouter des adresses supplémentaires auxquelles les documents doivent être envoyés en CC (copie carbone).
  • Type de document - Ce paramètre détermine le type de document qui sera envoyé, pour tout document de facture (notes de débit ou de crédit par exemple), choisissez Facture.
  • Sous l'onglet Advanced, vous pouvez sélectionner le format dans lequel le document électronique doit être envoyé, le format PDF étant le format par défaut. Notez que vous devez avoir acheté la fonction avancée de distribution par courrier électronique pour pouvoir accéder à ces options.

Une fois que vous avez ajouté toutes les informations obligatoires requises, cliquez sur Ajouter un destinataire pour enregistrer le nouveau destinataire dans votre liste de diffusion. Ce nouveau destinataire peut être rapidement modifié à l'avenir en cliquant simplement dessus dans votre liste de diffusion. Cela fera apparaître le même menu que précédemment sur le côté droit de la page. Ici, vous pouvez également supprimer le destinataire en cliquant sur le bouton rouge Supprimer.

Ajouter des destinataires avec une liste Excel

Si vous disposez d'une licence E-mail Distribution Advanced, vous pouvez télécharger une liste de vos clients au lieu de les ajouter manuellement. Cliquez sur Importer une liste de destinataires pour ouvrir une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez importer votre liste de clients.


Ces listes doivent être structurées d'une manière spécifique dans un format Excel pour qu'elles fonctionnent, et vous pouvez télécharger un exemple de fichier de liste d'importation en cliquant sur le bouton Télécharger le fichier d'exemple.

Ce fichier peut être utilisé pour créer votre propre liste en suivant les exemples qui y sont présentés. N'oubliez pas de supprimer tous les caractères de commentaire du fichier (ceux-ci sont précédés d'un caractère hashtag (#)) avant d'essayer de le télécharger. Lorsque vous avez terminé votre fichier, choisissez le type de document approprié pour les destinataires. Un seul type de document peut être utilisé par fichier, donc si vous avez des destinataires qui nécessitent des types de documents différents, ceux-ci auront besoin de leur propre liste d'importation distincte.

Cliquez sur Choisir un fichier. Recherchez le fichier sur votre ordinateur et sélectionnez-le. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Importer pour importer le fichier dans votre liste de diffusion. Vous devriez pouvoir voir vos nouveaux destinataires sous peu.

Paramètres d'E-mail 

Cette section passe en revue les différents paramètres du service de messagerie. Ceux-ci peuvent être utilisés pour modifier la présentation des e-mails, comme l'objet et l'adresse e-mail à partir desquels ils sont envoyés. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur l'onglet Paramètres en haut de la page.

Paramètres généraux

Ces paramètres permettent d'activer les différents types de distribution par courrier électronique. Vous pouvez ici activer la distribution par courrier électronique et également activer le paramètre permettant d'envoyer des documents aux destinataires à l'aide d'une adresse électronique intégrée dans vos fichiers de documents.

  • L'activation de la distribution par e-mail permet à votre entreprise d'envoyer des documents par e-mail aux clients que vous maintenez dans votre répertoire de destinataires.
  • Envoyer à l'adresse e-mail dans le document permet de router le message vers l'adresse e-mail du destinataire identifiée directement dans le fichier du document lui-même.

 

2. Distribution par e-mail (ancien site Web)

Avant de pouvoir envoyer des documents, vous devez d'abord vous assurer que le paramètre de distribution par e-mail de votre entreprise est activé dans Pagero Online. Pour vérifier cela, connectez-vous à Pagero Online et accédez à Paramètres - Paramètres - Paramètres de la société - Distribution par e-mail, puis assurez-vous que le paramètre Distribution par e-mail est activé. Si ce paramètre n'est pas activé, vos documents ne parviendront pas à vos clients par e-mail. L'autre paramètre Envoyer à l'adresse e-mail dans le document sera abordé ci-dessous.

Il existe deux façons d'envoyer des documents par courrier électronique.

Envoyer à l'adresse e-mail dans le document : lorsque ce paramètre est activé, le système de Pagero recherche l'adresse e-mail du destinataire dans le document que vous envoyez. Si vous avez activé ce paramètre, vous n'avez pas besoin d'ajouter des destinataires séparément dans votre liste de distribution par e-mail.

Utiliser le répertoire des destinataires de courrier électronique pour envoyer des documents : la deuxième option pour envoyer des documents par courrier électronique à vos clients consiste à utiliser le répertoire des destinataires dans Pagero Online. Cela s'utilise de la même manière que l'envoi normal de documents, en utilisant un numéro de client dans votre fichier de document et en le faisant correspondre à l'adresse e-mail d'un destinataire dans votre répertoire client. Cela peut être fait manuellement un par un ou avec une liste importée. Pour voir vos destinataires de courrier électronique actuels, accédez à Répertoire client - Distribution par e-mail.

Ajouter un destinataire manuellement

Accédez à Répertoire client - Distribution par e-mail et cliquez sur Ajouter une adresse e-mail.

  • Numéro de client - Il permet de faire correspondre les documents au bon destinataire. Ce numéro doit donc également être inclus dans votre dossier de documents.
  • E-mail - C'est ici que vous indiquez l'adresse e-mail à laquelle les documents doivent être envoyés.
  • CC - Vous pouvez ici ajouter des adresses supplémentaires auxquelles les documents doivent être envoyés en CC (copie carbone).

Vous pouvez maintenant constater que le numéro de client et l'adresse e-mail ont été enregistrés dans votre liste. Vous pouvez désormais modifier ou supprimer le client existant.

 

Ajouter des destinataires avec une liste Excel

Si vous devez ajouter ou modifier plusieurs destinataires, le moyen le plus rapide consiste à télécharger une liste Excel contenant les informations de vos clients. Commencez par accéder à Répertoire clients - Distribution des e-mails - Importer des adresses e-mail.

Cliquez sur le bouton Aide pour ouvrir une nouvelle fenêtre contenant des instructions et un exemple de fichier que vous pouvez utiliser pour créer votre liste de clients. Appuyez sur exampleFileXlsx pour télécharger le modèle.

La liste sera composée de colonnes pour les numéros de clients et l'adresse e-mail du destinataire. La colonne C doit être supprimée avant de télécharger le fichier sur Pagero Online.

Une fois votre liste prête, revenez à Distribution par e-mail et choisissez Importer les adresses e-mail. Choisissez votre liste de clients avec Choisir un fichier et appuyez sur Télécharger le fichier. Si votre fichier contient des erreurs, le système vous enverra un avertissement, sinon la liste des clients sera ajoutée.

 

3. Distribution par e-mail Avancé

La fonction avancée de distribution par courrier électronique permet de distribuer vos documents électroniques par courrier électronique à vos partenaires commerciaux. Elle est particulièrement utile si vous avez des partenaires commerciaux qui ne disposent pas de capacités électroniques. La fonction de distribution par courrier électronique de base permet uniquement l'échange de fichiers PDF, qui ne sont pas considérés comme des documents électroniques, car ils ne sont pas dans un format standardisé avec des données structurées pouvant être transmises électroniquement entre les systèmes.

Avec la distribution avancée des e-mails, vous serez capable de :

  • Sélection d'un format structuré (parmi toute notre gamme de formats publics) par type de document, de sorte que toutes les transactions distribuées par courrier électronique liées à un type de document spécifique seront livrées dans le format choisi.
  • En sélectionnant un format par type de document et par destinataire, vous pouvez répondre aux exigences de vos différents partenaires commerciaux.
  • Modifiez le préfixe de l'adresse e-mail de l'expéditeur par défaut et d'autres paramètres de l'expéditeur.
Paramètres d'envoi

En cliquant sur l'onglet de gauche intitulé Envoi, vous pouvez accéder aux paramètres supplémentaires pour l'envoi de vos documents par courrier électronique. Notez que vous devez disposer de la fonction de distribution par courrier électronique avancée pour pouvoir modifier ces paramètres.

  • Préfixe de l'e-mail de l'expéditeur - Ce paramètre vous permet d'ajouter un texte unique qui fera partie de l'adresse d'envoi. Pour des raisons de sécurité du domaine, nous autorisons uniquement l'utilisation du domaine @pageroonline.com.
  • Adresse de réponse - Ce paramètre modifie l'adresse de réponse par défaut. Il est utilisé lorsque vous souhaitez que les clients de messagerie répondent à une adresse différente de celle de l'expéditeur.

  • Configuration spécifique par document - Gérer la configuration spécifique par document  Vous pouvez sélectionner ici les paramètres par défaut par type de document. Sous Format, vous pouvez sélectionner le format qui doit être appliqué comme format par défaut sur la ligne pour le type de document correspondant.

 

Veuillez noter que la distribution avancée des e-mails entraîne des frais supplémentaires. Vous trouverez les détails spécifiques dans notre Pagero Store.

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