Ce guide décrit comment utiliser Pagero Online pour créer manuellement des factures à envoyer à vos clients. Pour y accéder, cliquez simplement sur « Créer un document » dans le menu supérieur. Vous pouvez également y accéder via la section raccourcis, située dans la partie inférieure gauche de la page d'accueil.
Table des matières
1. Créer une facture
Grâce à la fonction Créer un document, vous pouvez créer une nouvelle facture ou créer une facture à partir d'un modèle à envoyer à vos clients. Une fois que vous avez créé une facture, vous pouvez l'enregistrer comme modèle pour la réutiliser ultérieurement.
En utilisant un modèle déjà créé, vous pouvez ajuster uniquement les données qui diffèrent pour cette facture, plutôt que de saisir à nouveau tous les détails. Veuillez noter que les modèles sont spécifiques à chaque destinataire.
Pour utiliser un modèle, sélectionnez simplement le modèle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Créer une facture à partir du modèle.
Pour créer une nouvelle facture, vous devez d'abord sélectionner le destinataire et le type de facture. Utilisez les menus déroulants pour voir vos options. Si vous ne trouvez pas le destinataire souhaité dans le menu déroulant, vous devrez d'abord l'ajouter à votre répertoire client.
Vous verrez alors les différents champs disponibles pour votre facture. Certains champs seront automatiquement remplis en fonction des informations du système, tandis que d'autres devront être ajoutés par vous-même.
Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge, comme dans la capture d'écran ci-dessous. Vous devez les remplir pour enregistrer ou envoyer votre facture.
Tout champ non marqué d'un astérisque rouge est facultatif, bien que certains destinataires ou formats puissent avoir des exigences supplémentaires.
Dans la colonne de droite de la page, vous pouvez voir le récapitulatif de la facture. Celui-ci sera mis à jour au fur et à mesure que vous remplirez votre facture.
Détails du récepteur
Les informations relatives au destinataire sont automatiquement renseignées en fonction des informations figurant dans l'annuaire client. Vous pouvez modifier certaines de ces informations en cliquant sur le bouton Modifier à côté du champ numéro de client.
Veuillez noter que les modifications apportées ici ne s'appliquent qu'à la facture elle-même et ne seront pas reflétées dans la fiche client de votre réseau dans Pagero Online.
Détails de la facture
Ici, vous pouvez mettre à jour les détails de la facture. Cette section affiche par défaut certains champs, mais d'autres peuvent être ajoutés si nécessaire.
Les exigences générales ici sont que vous devez inclure un numéro de facture, une date de facture ainsi qu'une date d'échéance.
Pour ajouter des champs supplémentaires, vous pouvez cliquer sur Ajouter champs, ce qui ouvrira un menu dans la colonne de droite avec d'autres détails à ajouter. Cochez les champs que vous souhaitez inclure dans votre facture en cochant la case correspondante. Cela ajoutera un champ supplémentaire que vous pourrez modifier.
Articles
Ici, vous ajoutez les lignes de facture avec les informations sur l'article.
L'exigence générale pour cette section est que chaque facture doit inclure au moins une ligne de facture avec un nom d'article, une quantité, une unité, un prix unitaire et un taux de TVA. Le montant net sera ensuite calculé et ajouté automatiquement par Pagero Online.
Si votre article est exclu de la TVA, vous devez toujours inclure le taux de TVA ainsi qu'ajouter le champ d'exonération de TVA.
Pour ajouter d'autres lignes, cliquez simplement sur Ajouter une rangée autant souvent que nécessaire.
Pour supprimer une ligne, cliquez sur le symbole de la corbeille après la ligne.
Notez que pour traiter la facture, vous ne pouvez pas avoir une ligne d'article vide, donc si vous avez ajouté plus de lignes que nécessaire, vous devez supprimer le débordement.
Pour ajouter un champ supplémentaire à une seule ligne, vous pouvez appuyer sur le symbole + à la fin de la ligne.
Pour ajouter un champ supplémentaire à toutes les lignes, cliquez sur le bouton Ajouter champs pour toutes les rangées.
Cela fera alors apparaître les champs supplémentaires disponibles à droite.
Si vous avez ajouté des champs supplémentaires à vos lignes d'article, vous pouvez cliquer sur Élargir tous pour afficher tous les champs de chaque ligne ou sur Minimiser tous pour n'afficher que les champs par défaut. Vous pouvez également cliquer sur la flèche située à gauche de la ligne pour développer ou réduire une ligne spécifique.
Réductions et frais
Si votre document inclut des remises ou des frais au niveau du document, vous pouvez les ajouter ici en cliquant sur l'option correspondante.
Cela vous permettra ensuite de remplir d'autres champs en fonction de vos besoins. Ceux-ci fonctionnent de la même manière que les lignes d'article, vous permettant d'ajouter des champs ou des lignes supplémentaires selon vos besoins.
Total de la facture
Le total de la facture affiche le récapitulatif de la facture tel que calculé selon les informations ajoutées dans les sections précédentes.
Utilisez le menu déroulant des devises pour choisir la devise.
Cochez la case pour activer l'arrondi, le cas échéant.
Cliquez sur Ajouter champs pour inclure la TVA dans une autre devise si nécessaire.
Détails de l'expéditeur
Certaines informations sur l'expéditeur seront renseignées en fonction des informations figurant sur votre compte d'entreprise. Vous pouvez en modifier certaines en cliquant sur le bouton Modifier.
Pour envoyer votre facture, elle doit inclure au moins un compte dans les détails de l'expéditeur.
Cliquez sur Ajouter compte et remplissez les informations pertinentes. Pour ajouter d'autres comptes, cliquez simplement sur Ajouter compte aussi souvent que nécessaire.
Pour traiter la facture, chaque ligne de compte doit être renseignée. Si trop de lignes ont été ajoutées, supprimez simplement les lignes superflues en cliquant sur le symbole de la corbeille.
Pièces jointes
Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à votre facture, vous pouvez le faire ici.
Cliquez sur Ajouter pièce jointe pour télécharger un fichier depuis votre ordinateur. Vous ne pouvez télécharger qu'un seul fichier à la fois, mais vous pouvez ajouter plusieurs pièces jointes une par une.
Cliquez sur Choisir un fichier pour ouvrir votre explorateur de fichiers et choisissez le fichier à télécharger.
Notez que vous devez supprimer toutes les lignes superflues avant de pouvoir envoyer votre facture. Si vous avez ajouté trop de lignes, cliquez simplement sur le symbole de la corbeille pour les supprimer.
Une fois les informations de chaque section complétées, votre facture est prête. Utilisez le menu du bas pour choisir comment procéder.
Annuler la facture vous permet de supprimer le brouillon que vous avez créé.
Enregistrer comme modèle vous permet d'enregistrer cette facture comme modèle pour ce destinataire. Vous pourrez ensuite l'utiliser pour les factures futures et modifier uniquement les données qui ont changé au lieu de créer la facture à partir de zéro à chaque fois. Pour enregistrer comme modèle, vous serez invité à remplir une description de modèle.
L'aperçu vous permet de visualiser la présentation PDF comme un aperçu de cette facture. Le PDF sera ensuite téléchargé sur votre ordinateur.
Envoyer (Production) traitera votre facture et l'enverra au destinataire. Si vous souhaitez envoyer la facture à titre de test, vous pouvez cliquer sur le bouton fléché qui ouvrira un menu déroulant avec les différents modes et descriptions.
Si des informations obligatoires manquent sur votre facture lorsque vous cliquez sur Envoyer, une notification apparaîtra dans le coin inférieur droit de votre écran.
Tout champ manquant sera alors mis en évidence par une ligne rouge et un symbole x.
Une fois la facture envoyée, vous verrez une notification dans le coin inférieur droit de votre écran.
Vous pouvez ensuite consulter vos documents envoyés pour vérifier le statut de la facture. Consultez la section Documents pour plus d'informations.
Notez que les documents ne sont disponibles dans Pagero Online que pendant 90 jours, sauf si vous disposez d'un accord d'archivage.
2. Télécharger
Ici, vous pouvez télécharger manuellement un document de votre système vers Pagero Online pour traitement.
Cette fonctionnalité nécessite un accord supplémentaire avec Pagero Online, contactez votre contact commercial ou utilisez la boutique Pagero pour plus d'informations.
Cliquez sur Choisir des fichiers pour télécharger un fichier de votre ordinateur vers Pagero Online.
Utilisez le menu déroulant pour choisir le type de document approprié.
Pour envoyer le document, cliquez simplement sur le bouton Envoyer (Production). Pour voir d'abord les autres modes d'envoi et les informations, cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant.
3. Paramètres
Vous pouvez ici configurer les paramètres spécifiques au portail de facturation. Ces paramètres s'appliqueront ensuite à toutes les nouvelles factures que vous créez dans le portail. Veuillez toutefois noter que les modifications apportées ici ne seront pas appliquées aux modèles enregistrés.
Sous Général, vous pouvez définir une date d’échéance par défaut en saisissant une valeur numérique sous Jours jusqu’à l’échéance.
Sous Comptes, vous pouvez configurer vos comptes bancaires.
Cliquez sur Ajouter un compte pour ajouter un nouveau compte, puis remplissez les informations applicables.
Une fois qu'une modification a été effectuée, une barre apparaîtra en bas de votre écran vous invitant à enregistrer vos modifications.