C'est ici que vous commencez votre parcours à travers la nouvelle interface. Vous devez vérifier chaque onglet (en commençant par le Profil) et ajouter autant d'informations que possible pour garantir le bon fonctionnement de votre compte par la suite. Ici, vous gérerez non seulement votre propre profil, mais aussi toutes les connexions avec vos clients et fournisseurs.
Cette fonctionnalité remplace les catalogues de clients et de fournisseurs ainsi que toutes leurs options que vous pourriez avoir connues de l'ancienne interface.
Table des matières
1. Rechercher
2. Connexions
3. Demandes
4. Profil
5. Monitorer
6. Identified
7. Inviter
1. Rechercher
Cette fonctionnalité vous aide à trouver des partenaires commerciaux avec lesquels vous connecter. Vous pouvez trouver des entreprises ici par leur nom ou leur identifiant d'entreprise. C'est la meilleure option pour trouver des partenaires présents dans notre réseau.
Voici les étapes à suivre pour entrer en contact avec un partenaire commercial
- Ajoutez un nom d'entreprise ou son identifiant commercial dans la section Rechercher dans le Network dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez également filtrer en fonction du type de document ou du sens d'envoi. Appuyez ensuite sur l'icône de recherche.
- Une liste des entreprises correspondant à votre recherche apparaîtra ci-dessous. Cliquez sur l'entreprise à laquelle vous souhaitez vous connecter, puis sur le bouton Voir le profil pour voir le profil de l'entreprise. Si c'est l'entreprise que vous recherchez, appuyez sur le bouton Connecter à droite.
- Choisissez si vous souhaitez recevoir ou envoyer des documents à cette entreprise ainsi que les types de documents disponibles. Chacune des options ouvrira une section supplémentaire:
- Pour vos coordonnées et l'envoi d'un message au partenaire commercial - remplissez les informations nécessaires et appuyez sur le bouton Envoyer une demande
- Si on vous demande de fournir un identifiant chez le fournisseur de services (par exemple Peppol) - ajoutez votre identifiant et appuyez sur le bouton Soumettre, et puis sur le bouton Envoyer une demande.
- Si on vous informe que la connexion sera établie immédiatement - appuyez sur Envoyer une demande
Le statut de vos demandes sera disponible dans la section Demandes.
2. Connexions
Cette fonctionnalité vous offre une bonne vue d'ensemble de toutes vos connexions. Vous pouvez rechercher une entreprise connectée en utilisant la barre de recherche en haut et filtrer les résultats en choisissant le type de document et la direction de l'envoi.
S'il existe des types de connexion supplémentaires disponibles pour les partenaires commerciaux auxquels vous êtes déjà connecté, le bouton Connecter dans le menu de droite après avoir cliqué sur l'entreprise sera actif et vous pourrez procéder aux étapes décrites dans la section Rechercher.
3. Demandes
Dans cette fonctionnalité, vous pouvez suivre les demandes entrantes et sortantes de vos partenaires commerciaux. La liste peut être recherchée et filtrée en utilisant la barre de recherche ainsi que des filtres supplémentaires pour le statut, le type de document et la direction.
- Statut: Cette colonne vous montrera l'étape actuelle de la demande.
- Dernière mise à jour: Cette colonne vous informera depuis combien de temps cela a changé.
- Type de document: Cette colonne vous informera à la fois la direction demandée (Envoyer/Recevoir) et le type de document qui nécessite une approbation pour être envoyé.
En cliquant sur le nom d'une entreprise une fenêtre sur le côté droit avec les coordonnées de l'entreprise et le journal d'activités s'affichera.
4. Profil
La fonctionnalité à mettre à jour lorsque vous commencez à utiliser la fonctionnalité Network.
En haut de la vue, vous pouvez modifier et ajouter le logo de votre entreprise et une image de fond en cliquant sur les icônes de crayon dans leurs coins inférieurs droits.
À partir des cases ci-dessous ou des raccourcis à gauche des images, vous pouvez modifier les informations. Cliquez sur l'option Modifier dans le coin supérieur droit de la case concernée pour démarrer les modifications, puis sur l'option Save au même endroit lorsque vous avez terminé, ou Annuler si vous ne souhaitez pas que les modifications soient enregistrées.
- Prise en charge des documents - dans la colonne Statut, cliquez sur les cases à côté de tous les types de documents que vous supportez pour l'envoi et la réception.
- Identifiants chez les fournisseurs de services - ajoutez vos identifiants de réception et d'envoi à côté des fournisseurs disponibles ou cliquez sur le bouton Ajouter + pour choisir un nouveau fournisseur de la liste, puis remplissez les deux identifiants pour eux.
- Conditions - ici vous pouvez ajouter des exigences spécifiques en matière de documents.
- Approuver automatiquement - lorsque ce paramètre est activé (en vert), il permettra d'approuver toutes les demandes entrantes pour l'envoi de documents.
- À propos - vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ici, telles que votre adresse, vos coordonnés et des identifiants pertinents qui peuvent être consultés par vos partenaires commerciaux.
5. Monitorer
La fonction Monitorer vous permet de télécharger votre liste de fournisseurs et de clients et de la comparer à notre réseau. Sous la section Importer vous pouvez trouver un modèle pour votre liste. Ajoutez les données nécessaires et téléchargez-le ici. Cela vous aidera principalement lors de la configuration initiale de votre compte et de vos connexions.
Voici un guide étape par étape sur la façon de télécharger votre liste
- Cliquez sur le bouton Importer dans le coin supérieur gauche de la vue.
- Si vous devez créer le fichier, il est recommandé de télécharger d'abord le modèle au format Excel ou CSV et de le créer sur la base de ce fichier. Les champs obligatoires sont Nom de la société, Code du pays et un ou plusieurs des identifiants électroniques (Numéro d'organisation, Numéro GLN, EID, Numéro d'IBAN, Numéro TVA, nombre OVT) qui sont ensuite utilisés pour rechercher une correspondance dans le réseau Pagero.
- Choisissez le type de votre liste et cliquez sur le bouton Télécharger , choisissez le fichier prêt sur votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
- Le fichier sera téléchargé et l'état du téléchargement sera affiché dans la section Progression de l'importation du menu de droite.
Tous les fichiers téléchargés seront alors répertoriés dans Sources.
Vous pouvez également télécharger les partenaires commerciaux individuellement, en utilisant le bouton Ajouter en haut du tableau.
Vous êtes en mesure de suivre vos partenaires commerciaux. Le tableau vous montrera toutes les correspondances trouvées dans notre réseau.
Lorsqu'une correspondance est trouvée, vous pouvez cliquer sur un partenaire commercial et poursuivre avec les étapes de connexion comme décrit dans la section Rechercher.
Si aucune correspondance n'est trouvée, dans ce cas vous pouvez inviter le partenaire commercial à rejoindre notre réseau. Cette action est disponible dans la section Inviter que vous pouvez choisir dans le menu supérieur de Network.
6. Identified
Identified est une fonctionnalité intelligente qui utilise les entrées disponibles dans la vue Monitorer , comme les données transactionnelles historiques et les listes de partenaires commerciaux téléchargées, pour vous informer si des entreprises potentielles pourraient être connectées. De nouvelles entreprises commerciales apparaîtront ici lorsqu'elles rejoindront également le réseau Pagero - elles deviendront également visible dans la vue Monitorer .
Les correspondances les plus prometteuses s'affichent dans la section supérieure Connexions identifiées, où vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Connecter sous le partenaire commercial que vous reconnaissez. Toutes les autres connexions sont affichées dans un tableau ci-dessous, où vous pouvez également cliquer sur elles et voir leurs détails dans un menu qui apparaîtra à droite. Vous pouvez ensuite suivre les étapes de connexion comme décrit dans la section Rechercher.
7. Inviter
Cette fonctionnalité vous permet d'inviter de nouveaux partenaires dans notre réseau. Ce sont également les partenaires pour lesquels aucune correspondance n'a été trouvée lors de votre recherche dans la section Monitorer.
Voici comment inviter un nouveau partenaire commercial
- Cliquez sur Ajouter des destinataires. Une barre latérale apparaîtra à droite, où vous pourrez ajouter le nom de la société et l'adresse e-mail. Vous pouvez également télécharger un fichier contenant ces informations. Un modèle de message est disponible pour vous montrer à quoi le fichier devrait ressembler.
- Le destinataire sera ajouté et ses coordonnées seront affichées dans la vue principale. Vous pouvez ensuite créer ou sélectionner un modèle d'invitation existant et le modifier selon vos besoins. Un nouveau modèle peut être enregistré en lui donnant un Nom du modèle et appuyant sur le bouton Sauvegarder. Le bouton Réinitialiser supprimera toutes les modifications apportées a cette étape.
- Lorsque vous avez terminé d'ajouter toutes les informations requises et les modifications au modèle, appuyez sur Envoyer une invitation. Cela enverra l'invitation au destinataire.
Vous pouvez voir toutes vos invitations envoyées en affichant l'option Historique des invitations - il suffit de cliquer sur le bouton Historique dans le coin supérieur à gauche.