La solution Pagero eArchive est un produit à valeur ajoutée offert par Pagero Online, qui vous aide à assurer l'archivage légal de vos documents fiscaux et commerciaux transportés via le réseau Pagero. La solution s'adapte à diverses exigences législatives et est conçue pour répondre aux exigences spécifiques de chaque pays avec une configuration minimale de votre part en tant que client. Sans la solution e-archive, vos documents seront conservés dans Pagero Online pendant 90 jours.
Qu'est-ce que la Durée de Conservation?
La Durée de Conservation est la période pendant laquelle les réglementations locales exigent que certains documents fiscaux ou comptables, par exemple les factures, soient archivés. Une juridiction unique peut cependant exiger des durées de conservation différentes pour le même type de document, comme une facture, en fonction de la nature de la transaction sous-jacente. Nous appelons cela le Type de Conservation.
Que signifient les différents Types de Conservation?
Comme Pagero offre une solution d'archivage mondiale, nous avons adapté et regroupé divers Types de Conservation de différentes juridictions en catégories suivantes:
- Standard – Durée de conservation par défaut principale pour laquelle les documents, tels que les factures, doivent être archivés. La plupart des documents transactionnels fiscaux émis, échangés et reçus par les entreprises suivent le type de conservation standard, sauf si l'une des exigences de conservation dérogatoire s'applique.
- Actifs de capital / investissement – Règle d'exception qui définit la durée de conservation pour les transactions relatives à la vente et à l'achat d'actifs de capital et d'investissement, tel que défini dans la juridiction respective.
- Propriété immobilière / biens immobiliers – Règle d'exception qui définit la durée de conservation pour les transactions relatives à la vente et à l'achat de biens immobiliers, tel que défini dans la juridiction respective
- Schémas d'ajustement et autres cas spéciaux – Règle d'exception qui définit la durée de conservation pour les transactions sous schémas d'ajustement (par exemple en raison de l'application d'un schéma d'amortissement spécial ou sous schéma OSS/IOSS) ou autres actifs spéciaux (par exemple équipement de forage pétrolier), tel que défini dans la juridiction respective.
Plus d'informations sur les exigences d'archivage spécifiques à chaque pays et les durées de conservation établies par Pagero peuvent être trouvées dans la section 8 Rétention des Documents du rapport de conformité de chaque pays (CCR). Les CCR pour votre/vos pays peuvent être demandés à votre gestionnaire de compte ou de livraison, ou vous pouvez les télécharger vous-même si vous avez acheté la bibliothèque de conformité de Pagero..
Comment la Durée de Conservation est-elle calculée?
Comme le moment à partir duquel la Durée de Conservation doit être calculée diffère entre les juridictions (par exemple à partir du moment de la transaction,à partir du début de l'année civile suivante, à partir de la fin de l'année fiscale, etc.), la règle appliquée par Pagero équivaut au Type de Conservation sélectionné X années +. Une fois ce délai écoulé, la solution d'archivage Pagero supprimera automatiquement ces documents et toutes les métadonnées associées.
Si vous avez choisi de configurer votre propre durée de conservation personnalisée, la règle appliquée équivaut à la Durée de Conservation configurée X années + 1 an.
Pourquoi Pagero recommande-t-il de sélectionner un Type de Conservation prédéfini plutôt que de personnaliser le vôtre?
Sélectionner un Type de Conservation prédéfini permettra à Pagero de mettre à jour automatiquement la Durée de Conservation sous-jacente sans aucune intervention de votre part, en cas de changement de la période de conservation légalement définie. Si les périodes de conservation changent, vous serez informé via le service d'alerte de conformité de Pagero auquel vous êtes abonné.
Les Types de Conservation prédéfinis sont basés sur une enquête législative réalisée par l'équipe des Affaires Réglementaires de Pagero. Les options qui vous sont données sont déterminées par le pays que vous avez sélectionné dans le paramètre Sélectionner la juridiction et chaque Type est configuré en fonction des exigences spécifiques de votre pays.
Si vous choisissez de personnaliser la durée de conservation, Pagero ne pourra pas appliquer ces mises à jour automatiquement en votre nom. Vous serez donc tenu de suivre les réglementations et de mettre en œuvre les modifications nécessaires par vous-même.
Je ne connais pas la Durée de Conservation nécessaire pour mes documents, à qui dois-je m'adresser au sein de mon organisation?
Les règles d'archivage et les durées de conservation sont régies par des réglementations, généralement fiscales, comptables ou commerciales. Pour connaître les règles applicables spécifiquement à votre cas, vous pouvez demander conseil à votre service fiscal, comptable ou financier, ou à un consultant fiscal externe. Vous pouvez également consulter Rapports de Conformité Pays de Pagero pour obtenir certaines indications, mais vous devez garder à l'esprit qu'ils incluent des informations générales et ne tiennent pas compte des circonstances spécifiques à vos opérations.
Pour plus d'informations sur la configuration des paramètres de votre archive, consultez l'article sur la configuration des préférences de conservation: Comment configurer la préférence de conservation