Każdy przesyłany dokument może zawierać wiele identyfikatorów odbiorcy pliku. Jak więc Pagero wybiera, które informacje powinny być brane pod uwagę przy wysyłaniu faktur. Ten artykuł wyjaśnia, jak przebiega routing dokumentu do odbiorcy.
Jak Pagero przekierowuje fakturę zawierającą wiele numerów ID?
Po przesłaniu dokumentu Pagero zawsze najpierw spróbuje odnaleźć ID w twoim formacie źródłowym, które pozwoli nam potwierdzić, że dany odbiorca jest już w twoim katalogu firm. Kolejność sprawdzania to:
-
Numer klienta/Customer number
-
ID e-faktury/E-Invoice ID
-
Numer OVT/OVT number
-
Numer IBAN/IBAN number
-
GLN
-
Numer organizacji/Organization number
-
Numer VAT/VAT number
Jeśli odbiorca zostanie zidentyfikowany na jednym z wcześniejszych kroków, to ID o niższym priorytecie nie będą już brane pod uwagę, a faktura zostanie przesłana elektronicznie do dostawcy usług zidentyfikowanego odbiorcy.
Dlatego bardzo ważne jest, by upewnić się, że wszystkie numery identyfikacyjne na fakturze są poprawne, aby faktura nie została przesłana do niewłaściwej firmy.
Pamiętaj, że dystrybucja e-mail oraz za pomocą poczty tradycyjnej to opcje awaryjne. Oznacza to, że dokumenty będą zawsze najpierw przeszukiwane pod kątem znalezienia odbiorcy e-dokumentu, zanim trafią do usługi e-mail lub druku.
Co się stanie, jeśli odbiorca nie zostanie zidentyfikowany na podstawie żadnego z ID w dokumencie?
- Jeśli twoja firma ma aktywną umowę na Dystrybucję e-mail i odpowiednią konfigurację - o której więcej przeczytasz tutaj - sprawdzimy, czy dla odbiorcy istnieje adres e-mail lub numer klienta do dystrybucji. Jeśli odbiorca zostanie w ten sposób zidentyfikowany, faktura zostanie przesłana na odnaleziony adres e-mail.
- W wiadomości e-mail przesyłana jest jedynie prezentacja faktury w formacie PDF, co oznacza, że twój klient nie otrzyma w ten sposób pliku XML powiązanego z dokumentem.
- Numer klienta dla dystrybucji e-mail różni się od numeru klienta w katalog klientów twojej firmy. Dystrybucja e-mail jest sprawdzana wyłącznie wtedy, gdy odbiorca nie został znaleziony na podstawie żadnego innego ID.
- Jeśli twoja firma nie posiada umowy na dystrybucję e-mail, albo nie dostarczyła danych do aktywacji tej usługi, sprawdzimy następnie, czy istnieje umowa na Drukowanie zewnętrzne. Jeśli tak, spróbujemy wysłać twoją fakturę do naszego partnera druku, skąd zostanie dostarczona twojemu klientowi w formie papierowej.
- Jeśli przesłanie dokumentu poprzez Dystrybucję e-mail/Drukowanie zewnętrzne nie będzie możliwe, albo z uwagi na brak umów albo ponieważ informacje dla tych dokumentów nie są wystarczające, faktura zatrzyma się z komunikatem o błędzie i nie zostanie dostarczona.
Jak mogę upewnić się, że do identyfikacji używane jest właściwe ID?
Jak opisaliśmy powyżej, bardzo ważne jest, by w dokumentach nie pozostawały błędne dane. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, które ID odnosi się do firmy, której wysyłasz fakturę, możesz zawsze sprawdzić jej dane w swoim katalogu klientów.
Jeśli brakuje ci jakichkolwiek informacji, które pomogłyby w prawidłowym routingu dokumentów, najpierw sprawdź identyfikatory dostępne w swoim katalogu klientów. Jeśli nadal nie możesz ich odnaleźć, lepiej nie zawierać w dokumencie tych danych niż wpisywać dowolną zawartość (np. N/A albo losowy numer), ponieważ wtedy możemy spróbować przetworzyć dokument innymi sposobami.