Ten przewodnik zawiera zebrane informacje na temat zarządzania odbiorcami i przesyłania im dokumentów. Opisuje on działania możliwe do wykonania w poprzednim (jeszcze dostępnym) interfejsie Pagero Network. W nowym interfejsie zarządzanie połączeniami odbywa się w dziale Network.
Spis treści
1. Zarządzaj katalogiem klientów
2. Otwarty i zamknięty katalog klientów
3. Otwarty i zamknięty katalog dostawców
4. Sprawdzanie e-adresu i dostawcy usług odbiorcy
1. Zarządzanie katalogiem klientów
Zarządzanie katalogiem klientów w Pagero Online jest całkiem proste. Korzystanie z Katalogu klientów umożliwia lepszą kontrolę nad tym, gdzie trafiają twoje faktury. Jeśli połączysz numer klienta z konkretnym adresem elektronicznym w Pagero Network, jakiekolwiek inne adresy lub identyfikatory elektroniczne na twoich fakturach nie będą już potrzebne.
Dodawanie nowych klientów
1. Kliknij albo opcję Katalog klientów - Wyszukaj i dodaj klientów/Customer directory – Search & add customers w menu po lewej albo skrót Dodaj klienta / Add customer na stronie startowej.
2. W polu wyszukiwania możesz odszukać odbiorcę za pomocą nazwy firmy, jej ID, numeru VAT lub kodu EAN. Zalecamy wyszukiwanie klientów za pomocą ID, by upewnić się, że dodany zostanie właściwy klient, ponieważ w katalogu może znajdować się więcej klientów o tej samej nazwie.
3. Jeśli nie masz pewności, czy wyszukana firma jest tą, którą chcesz dodać, kliknij jej nazwę na liście, by zapoznać się ze szczegółami.
4. Kiedy odnajdziesz właściwego odbiorcę, kliknij opcję Dodaj/Add, by dodać klienta do twojego katalogu.
5. Podczas dodawania klienta do katalogu możesz również nadać mu numer klienta, po którym go identyfikujesz. Następnie kliknij przycisk Dalej/Next, by zatwierdzić wprowadzone dane. Numer klienta możesz także dodać później lub pozostawić to pole puste.
6. Jeśli dany klient musi najperw zaakceptować twoje zapytanie, otrzymasz wiadomość od Pagero Online, gdy będzie on gotowy do otrzymywanie od ciebie faktur. Status dodanych odbiorców korzystających z Pagero możesz zawsze sprawdzić w Pagero Online w widoku Katalog klientów - Zobacz zapytania - Wysłane zapytania/Customer directory - View requests - Sent requests.
Niektórzy odbiorcy faktury korzystający z innego dostawcy usług muszą skonfigurować routing po swojej stronie, zanim zaczniesz wysyłać im faktury. W takim przypadku musisz wysłać im zapytanie, a po otrzymaniu odpowiedzi aktywować routing ręcznie.
Zwykle to po stronie dostawcy usług obiorcy leży decyzja, czy konfiguracja routingu jest konieczna. Jeśli tak, sprawdź jak aktywować routing tutaj.
Edytowanie i usuwanie klientów
1. Przejdź do widoku Katalog klientów - Moi klienci/Customer Directory - My Customers
2. Wyszukaj klienta, którego chcesz edytować za pomocą pola wyszukiwania u góry strony. Wyszukiwać możesz po nazwie firmy, numerze organizacji/VAT/GLN/OVT/IBAN, elektonicznym ID lub dostawcy usług. Jeśli wyszukujesz za pomocą nazwy firmy, możesz także umieścić część lub całą nazwę pomiędzy gwiazdkami (*), żeby wyświetlić także nazwy podobne. Pole wyszukiwania rozróżnia także duże i małe litery
3. Po uzyskaniu oczekiwanych wyników kliknij nazwę firmy, by wyświetlić jej szczegóły. Od razu zobaczysz także, z usług jakiego dostawcy wyszukana firma aktualnie korzysta i jaki jest przypisany jej przez ciebie numer klienta. Jeśli przy nazwie użytkownika widoczny jest czerwony tekst Nie istnieje/Non existing, oznacza to, że klient został dezaktywowany w naszej sieci. W tym przypadku skontaktuj się bezpośrednio z danym klientem, by zapytać o aktualny adres elektroniczny.
4. Edytowanie klientów odbywa się za pomocą przycisku Ustawienia/Settings. Otwiera on nowe okno zawierające ustawienia Podstawowe/Basic settings oraz Zaawansowane/Advanced. W ustawieniach podstawowych dostępna jest opcja Edytuj numer klienta/Edit customer number. Możesz też po prostu wpisać nowy numer w dostępne pole i kliknąć przycisk Zapisz/Save. Numerów klienta może być więcej, jeśli zostaną oddzielone przecinkiem. Jeśli jednak dodajesz więcej niż jeden numer klienta, zalecamy skorzystanie z bardziej przejrzystej opcji Edytuj numer klienta/Edit customer number.
W niektórych przypadkach odbiorca w Pagero Network korzysta z usług więcej niż jednego dostawcy. Przy dodawaniu takiego klienta pojawi się wtedy dla ciebie opcja Wybierz dostawcę usług/Select service provider pod przyciskiem w prawym dolnym rogu.
Więcej ustawień znajdziesz w zakładce Zaawansowane/Advanced. Tutaj możesz także, aktywować, deaktywować lub usunąć klienta w swoim katalogu. Deaktywacja klienta różni się od jego usunięcia tym, żę pozostaje on w katalogu na wypadek ponownej aktywacji w przyszłości. Ustawienia zaawansowane rzadko są potrzebne, jednak jeśli masz w ich kwestii jakiekolwiek pytania, skontaktuj się ze wsparciem technicznym Pagero, korzystając z opcji Prześlij zgłoszenie w górnej części Centrum Wsparcia.
Jeśli chcesz nadać istniejący już numer klienta innemu odbiorcy, musisz najpierw usunąć numer z ustawień poprzedniego odbiorcy. Dopiero wtedy taki numer będzie możliwy do ponownego nadania.
Przykładowe problemy
Twoja faktura została zatrzymana z błędem jak poniżej, ale widzisz jej odbiorcę w publicznym katalogu Pagero:
"Odbiorca dokumentu X nie został znaleziony w publicznym katalogu klientów Pagero ani w twoim katalogu klientów. Upewnij się, że odbiorca jest dodany do twojego katalogu klientów."
"Recipient of document X did not match any recipient in Pagero public customer registry or in your customer directory. Verify that the recipient is added to your customer directory."
W takim przypadku sprawdź, czy numer klienta na fakturze zgadza się z numerem klienta w twoim katalogu klientów. Po weryfikacji możesz ponownie przesłać fakturę.
2. Otwarty i zamknięty katalog klientów
W Pagero Online możesz wybrać, czy chcesz mieć otwarty czy zamknięty katalog klientów. Jeśli twój katalog jest zamknięty, wszyscy odbiorcy, do których chcesz przesyłąć faktury muszą najpierw zostać do niego dodani.
Jeśli natomiast nie chcesz dodawać każdego odbiorcy faktur do swojego katalogu klientów, możesz wybrać otwarty katalog, a wtedy system wyszuka odbiorcę bezpośrednio w naszym publicznym katalogu. Zauważ, że zmian tych może dokonać wyłącznie użytkownik o uprawnieniach administratora. Jeśli nie masz uprawnień administratora firmowego konta, poproś swojego administratora w firmie o dokonanie potrzebnych zmian.
Opcja zmiany katalogu z otwartego na zamknięty dostępna jest poprzez ustawienie Używaj do routingu dostępnych informacji/Use provided routing information.
Aktywuj otwarty/zamknięty katalog klientów
1. Przejdź do widoku Ustawienia - Ustawienia - Ustawienia firmy/Settings - Settings - Company level settings i kliknij zakładkę Wychodzące/Outbound:
2. Przewiń w dół do opcji Routing i sekcji Używaj do routingu dostępnych informacji/Use provided routing information.
3. Kiedy ta sekcja jest w pozycji Wył/Off, katalog klientów jest zamknięty, kiedy natomiast Wł/On, katalog klientów jest otwarty:
W razie dodatkowych pytań skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym, korzystając z opcji Prześlij zgłoszenie z menu u góry Centrum Wsparcia.
3. Otwarty i zamknięty katalog dostawców/Open and closed supplier directory
W Pagero Online możesz wybrać, czy chcesz mieć otwarty czy zamknięty katalog dostawców. Jeśli twój katalog jest zamknięty, oznacza to dla ciebie konieczność ręcznego akceptowania każdego dostawcy, który chce przesyłać ci faktury poprzed dodanie go do swojego katalogu.
Jeśli natomiast nie chcesz dodawać każdego dostawcy faktur do swojego katalogu klientów, możesz wybrać otwarty katalog, a wtedy system wyszuka odbiorcę bezpośrednio w naszym publicznym katalogu. Zauważ, że zmian tych może dokonać wyłącznie użytkownik o uprawnieniach administratora. Jeśli nie masz uprawnień administratora firmowego konta, poproś swojego administratora w firmie o dokonanie potrzebnych zmian.
Opcja zmiany katalogu dostawców z otwartego na zamknięty dostępna jest poprzez ustawienie opcji Autoryzuj wystawców ręcznie/Authorize issuers manually jako Wył/Off.
Aktywuj otwarty/zamknięty katalog dostawców
1. Przejdź do widoku Ustawienia- Ustawienia - Ustawienia firmy/Settings - Settings - Company level settings i kliknij zakładkę Ogólne/General:
2. Przewiń do opcji Autoryzacja wystawcy dokumentu/Document issuer authorization i sekcji Autoryzuj wystawców ręcznie/Authorize issuers manually:
3. Kiedy to ustawienie jest Wł/On, twój katalog dostawców jest zamknięty, natomiast Wył/Off oznacza, że katalog dostawców jest otwarty.
W razie dodatkowych pytań skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym, korzystając z opcji Prześlij zgłoszenie z menu u góry Centrum Wsparcia.
4. Sprawdzanie e-adresu i dostawcy usług odbiorcy
Jeśli nie masz pewności co do e-adresu i dostawcy usług twojego klienta, albo czy w ogóle istnieje on w Pagero Network, możesz to sprawdzić w następujący sposób:
Sprawdzanie danych odbiorcy/Checking recipient's information
1. Zaloguj się do Pagero Online
2. Przejdź do widoku Katalog klientów - Wyszukaj i dodaj klientów
3. Wyszukanie możliwych odbiorców połączonych z Pagero Network możliwe jest na trzy sposoby. Możesz szukać za pomocą nazwy klienta, elektronicznych ID (takich jak numer organizacji lub VAT) lub też konkretnego dostawcy usług. Zalecaną metodą jest korzystanie z elektronicznych ID. Jeśli natomiast chcesz wyszukać klienta za pomocą jego nazwy firmy, możęsz umieścić ją pomiędzy gwiazdkami (*), by wyszukać także podobne nazwy. Pole Nazwa firmy/Company name rozróżnia duże i małe litery.
4. Naciśnięcie przycisku Wyszukaj/Search spowoduje wyświetlenie wszystkich istniejących w Pagero Network firm, które pasują do twoich wyników wyszukiania. Kiedy klikniesz nazwę wybranego klienta, otworzy się okno z większą liczbą informacji, takich jak jego numer organizacji, numer VAT, e-adres oraz dostawca usług. Pagero wykorzystuje te pola, by przesłać twoje faktury we właściwe miejsce.
Jeśli chcesz dodać tego klienta do swojego katalogu klientów, skorzystaj z przycisku Dodaj/Add przy jego nazwie na liście.
5. Jeśli natomiast nie udało ci się wyszukać potrzebnego klienta, możliwe że nie ma go jeszcze w naszej sieci. Możesz zasugerować nowego odbiorcę w widoku Katalog klientów - Zasugeruj nowych klientów/Customer directory - Suggest new customers.