Pierwsze kroki w Pagero Online

1. Gdy twoja firma się zarejestruje, e-mail aktywacyjny zostanie wysłany na adres e-mail użyty podczas rejestracji. W e-mailu znajdziesz link do aktywacji konta użytkownika w Pagero Online.
2. Kliknij w link, przeczytaj i zaakceptuj umowę użytkownika, a następnie wybierz hasło i przejdź do Pagero Online.
3. Zaloguj się do Pagero Online za pomocą swojej nazwy użytkownika i wybranego hasła. Do swoich danych użytkownika możesz uzyskać dostęp ze strony głównej, klikając opcję Edytuj konto/Edit account obok swojej nazwy użytkownika po lewej stronie.
   
   
   
   
4. Tutaj możesz edytować swój adres e-mail i hasło. Pamiętaj, aby zawsze nacisnąć przycisk Zapisz zmiany/Save changes w odpowiednich polach.
   
   Użytkownicy o uprawnieniach administratora mogą dodatkowo edytować role użytkowników w firmie.
   
5. Administratorzy mogą również edytować ustawienia obejmujące całą firmę, klikając opcję Edytuj konto/Edit account na stronie głównej, obok logo firmy.
   

1. Gdy twoja firma się zarejestruje, e-mail aktywacyjny zostanie wysłany na adres e-mail użyty podczas rejestracji. W e-mailu znajdziesz link do aktywacji konta użytkownika w Pagero Online.
2. Kliknij w link, przeczytaj i zaakceptuj umowę użytkownika, a następnie wybierz hasło i przejdź do    Pagero Online
3. Zaloguj się do Pagero Online za pomocą swojej nazwy użytkownika i wybranego hasła. Możesz uzyskać dostęp do swoich danych użytkownika w widoku  Ustawienia - Dane użytkownika/Settings - User information.
   
   
4. Aby edytować ustawienia swojej firmy, przejdź do widoku Ustawienia - Dane firmy/Settings - Company information. Zalecamy dodanie jak największej ilości informacji. Do edycji ustawień dla całej firmy potrzebne są uprawnienia administratora.
   
   
   

1. Kliknij opcję Edytuj konto/Edit account obok logo swojej firmy. Spowoduje to przejście na stronę konta twojej firmy, gdzie możesz edytować ustawienia i zarządzać swoją bazą użytkowników.
   
   
2. Przejdź do zakładki Użytkownicy/Users, a następnie kliknij przycisk Dodaj nowego użytkownika/Add new user.
3. Spowoduje to otwarcie nowego okna po prawej stronie, w którym możesz wypełnić informacje o użytkowniku. Przycisk Utwórz użytkownika/Create user wyśle ​​link aktywacyjny na adres e-mail nowego użytkownika.
   
4. Aby edytować uprawnienia, wystarczy kliknąć nazwę użytkownika i zobaczyć Role użytkownika/User Roles.
   

Jeśli nie posiadasz wystarczającej liczby licencji użytkownika, skontaktuj się ze sprzedawcą Pagero lub kup dodatkową licencję użytkownika w sklepie Pagero Store, klikając opcję Store na górnym pasku menu.    

Następnie kliknij opcję Dodatkowy użytkownik Pagero Network/Additional Pagero Network User i Zamów wycenę/Request Quote.

1. Kliknij Edytuj konto/Edit account obok logo firmy. Przeniesie cię ono do widoku strony twojej firmy, gdzie możesz edytować ustawienia i zarządzać swoją bazą użytkowników.
   
   
   
2. Przejdź do zakładki Użytkownicy/Users i kliknij użytkownika, którego chcesz edytować.
   
3. Otworzy się nowe okno po prawej, gdzie możesz edytować nazwę użytkownika i adres e-mail, a także jego uprawnienia w Pagero Online. Możesz tutaj także nadać uprawnienia administratora.
   
4. Nie zapomnij kliknąć Zapisz zmiany/Save changes.
5. Możesz tu także usunąć użytkownika, klikając przycisk Usuń/Delete button. Na wszelki wypadek pojawi się wtedy okno potwierdzenia, gdzie musisz kliknąć Usuń/Delete ponownie.
   

1. Przejdź do widoku  Ustawienia - Użytkownicy/Settings - Users. Zobaczysz tu listę wszystkich użytkowników dla twojej firmy.
2. Z panelu po lewej wybierz opcję Nowy użytkownik/New user. Otworzy się nowe okno, gdzie możesz dodać informacje o użytkowniku. Wymagane pola oznaczone są czerwoną gwiazdką (*). Nazwa użytkownika/Username musi być unikatowa, ale ten sam e-mail może należeć do więcej niż jednego konta użytkownika w Pagero Online. Adres e-mail może także być nazwą użytkownika.

* Jeśli nie posiadasz wystarczającej liczby licencji użytkownika, skontaktuj się ze sprzedawcą Pagero lub kup dodatkową licencję użytkownika w sklepie Pagero Store, klikając opcję Store na górnym pasku menu.

Następnie kliknij opcję Dodatkowy użytkownik Pagero Network/Additional Pagero Network User i Zamów wycenę/Request Quote.

1. Przejdź do widoku Ustawienia - Użytkownicy/Settings - Users. Zobaczysz tu listę wszystkich użytkowników dla twojej firmy.
2. Kliknij wybranego użytkownika, by otworzyć nowe okno z jego danymi. Możesz tu edytować nazwę użytkownika lub e-mail, a także nadać tu dostępne przywilieje (w tym uprawnienia administatora). Pamiętaj, by nacisnąć przycisk Zapisz/Save po zakończeniu wprowadzania zmian. 

   

3. Możesz tutaj także usunąć wybranego użytkownika za pomocą przycisku Usuń/Delete. Po jego naciśnięciu użytkownik zostanie usunięty natychmiast, bez dodatkowego okna potwierdzającego. Jeśli usuniesz użytkownika przez przypadek, odczekaj chwilę, a następnie stwórz nowego użytkownika z takimi samymi danymi, by przywrócić konto. 
   

1. Przejdź do widoku Sieć - Wyszukaj/Network - Search. Wyszukać klienta możesz po nazwie firmy, numerze identyfikacyjnym lub numerze NIP/VAT, a także kodzie EAN. Wyświetli się wtedy lista wyników dopasowanych do wyszukiwanej frazy.

2. Aby dodać nowego klienta, kliknij wybrany wynik i wybierz Połącz/Connect.

3. Strona, która otworzy się po kliknięciu przycisku zawierać będzie informacje o możliwościach odbiorcy i dostępne połączenia do wyboru.

Jeśli odbiorca posiada specyficzne wymagania lub nie akceptuje dostawców automatycznie, pojawi się nowe okno, z którego możesz przesłać wiadomość z prośbą o zaakceptowanie połączenia.

Po wysłaniu wiadomości oczekujące prośby znajdziesz w widoku Sieć - Prośby /Network - Requests. Faktury możesz zacząć przesyłać, jak tylko klient zaakceptuje połączenie.

1. Przejdź do dodawania nowych klientów poprez  Katalog klientów - Wyszukaj i dodaj/Customer directory - Search & add w menu po lewej lub skrót Dodaj klienta/Add customer na stronie głównej. 

Wyszukać klienta możesz po nazwie firmy, numerze identyfikacyjnym lub numerze NIP/VAT, a także kodzie EAN. Zalecamy korzystanie głównie z pola ID, aby upewnić się, że dodany zostanie właściwy użytkownik, jako że więcej niż jedna firma w globalnej sieci może występować pod tą samą nazwą.

3. Jeśli nie masz pewności, że wyszukana firma lub organizacja jest tym właściwym odbiorcą, kliknij ich nazwę na liście i przyjrzyj się dodatkowym dostępnym informacjom.

4. Kiedy już odnajdziesz właściwego odbiorcę, kliknij Dodaj/Add, by dodać fo do swojego katalogu klientów.

5. Podczas dodawania odbiorcy do katalogu możesz take nadać mu numer klienta, na podstawie którego będziesz identyfikować tego odbiorcę. Następnie kliknij Dalej/Next i zatwierdź. Numer klienta możesz także dodać później lub w ogóle.

Osobny przewodnik o zarządzaniu katalogiem klientów znajdziesz tutaj. 

6. Niektórzy odbiorcy e-faktur posiadający innego dostawcę usług wymagają konfiguracji routingu po swojej stronie, zanim będą mogli odbierać od ciebie faktury. W takim przypadku musisz przesłąć do nich prośbę, a po otrzymaniu odpowiedzi aktywować routing ręcznie.

Zwykle decyzja o konieczności dodatkowej konfiguracji leży po stronie dostawcy usług odbiorcy. W takim przypadku zobacz jak aktywować routing w tym przewodniku.

Jeśli twój klient musi najpierw zaakceptować prośbę, otrzymasz wiadomość w Pagero Online, kiedy będzie on gotowy do odbierania e-faktur. Jeśli także korzystają oni z Pagero, status dodanych odbiorców możesz zawsze zobaczyć w Pagero Online, w widoku Katalog klientów - Zobacz prośby - Przesłane prośby/Customer directory - View requests - Sent requests. 

Jeśli chcesz dodać do swojego katalogu klientów odbiorcą, który wymaga konfiguracji routingu, skorzystaj ze standardowej ścieżki dodawania odbiorców do katalogu klientów, dostępnej tutaj.

Jeśli klient wymaga konfiguracji routingu, przy jego dodawaniu pojawi się dodatkowa zakładka Routing. Możes w niej take wysłać wiadomość e-mail zawierającą informacje o nadawcy i odbiorcy w Pagero Online. Przesłanie wiadomości e-mail poprzez Pagero Online nie jest obowiązkowe. 

Po otrzymaniu odpowiedzi od klienta, że routing został skonfugurowany, musisz aktywować do ręcznie w Pagero Online. Poniżej przeczytasz, jak aktywować routing dla odbiorcy.

1. W Pagero Online przejdź do widoku Katalog odbiorców - Zobacz prośby - Prośby o routing/Customer directory - View requests - Routing requests.

2. Na liście możesz zobaczyć wszystkie prośby o routing o statusie Oczekuje na odpowiedź/Awaiting response lub wyszukać konkretną firmę. Po kliknięciu wybranego wyniku możesz anulować lub zatwierdzić prośbę.

Uwaga! Status Oczekuje na odpowiedź/Awaiting response w Pagero Online nie zaktualizuje się automatycznie. Tylko ty możesz dokonać aktywacji.

1. Aby uzyskać dostęp do portalu, zaloguj się do Pagero Online swoimi danymi użytkownika, a następnie wybierz opcję Utwórz fakturę/Create invoice:

2. Wybierz odbiorcę (recipient) i typ faktury (invoice type), którą chcesz wystawić:

• Debetowa: Faktura debetowa to dokument służący sprzedawcy do poinformowania nabywcy o bieżących zobowiązaniach. Można uznać go za domyślny typ faktury.
• Kredytowa: Faktura/nota kredytowa to dokument służący m.in. do anulowania lub skorygowania faktury, która została już przetworzona i przesłana. 

Jeśli w menu rozwijanym nie ma odbiorcy, którego szukasz, oznacza to, że musisz najpierw dodać go do swojego katalogu klientów. Instrukcję, jak to zrobić, znajdziesz tutaj. 

Następnie kliknij Dodaj fakturę/Create invoice:

Po utworzeniu faktury pojawi się opcja zapisania jej jako Wzór. W ten sposób następnym razem możliwe będzie wybranie go i zmiana tylko tych danych, które różnią się od Wzoru. Nie jest możliwe korzystanie z tego samego Wzoru dla różnych odbiorców.

Jeśli pojawi się taka możliwość, możesz kliknąć Wzór, z którego chcesz skorzystać, a następnie przyciskUtwórz fakturę ze wzoru/Create invoice from template.Więcej informacji o zapisywaniu Wzorów znajdziesz w punkcie 11.

3. Informacje o odbiorcy zostaną wstępnie uzupełnione na podstawie danych dostępnych w twoim katalogu. Niektóre dane (numer klienta, adres dostawy i adres faktury) można w razie potrzeby zaktualizować, wybierając Edytuj/Edit.

4. Wypełnij Dane faktury/Invoice Details. W razie potrzeby możesz wstawić dodatkowe pola, klikając Dodaj pola/Add fields i wybrać spośród pól, które pojawią się po prawej stronie ekranu (Szczegóły faktury/Invoice Details). 

Wszystkie pola obowiązkowe oznaczone są czerwoną gwiazdką (*). Bez tych danych przetworzenie i przesłanie faktury nie będzie możliwe.

5. Produkty i usługi/Articles – Dodaj do faktury informacje o produktach i/lub usługach.
  a. Dodaj więcej wierszy za pomocą przycisku Dodaj wiersz/Add Row
  b. W razie potrzeby możesz też dodać do wszystkich wierszy dodatkowe pola. W tym celu kliknij przycisk Dodaj pole do wierszy/Add field to all rows na dole po lewej. Jeśli chcesz dodać pole do tylko jednego konkretnego wiersza, skorzystaj ze znaku plusa w tym wierszu. Dodatkowe pola możesz wybrać z menu z listy po prawej stronie.
  c. Aby zobaczyć wszystkie dodane pola, wybierz opcję Rozwiń wszystkie/Expand All. Z powrotem ukryjesz je za pomocą opcji Zwiń wszystkie/Collapse All (pola pozostaną dodane do faktury).

Niektórzy klienci mogą mieć dodatkowe wymagania co do zawartości faktury lub zakresu wartości dla konkretnych pól, których opisu nie ma w tym przewodniku. Jeśli został ci przesłąny link rejestracyjny dla Pagero bezpośrednio od twojego klienta, możesz sprawdzić wszystkie jego wymagania na jego stronie projektu (link do tej strony powinien być zawarty w wiadomości rejestracyjnej, ale możesz także poprosić o niego nasz zespół Wsparcia).

Jeśli twoja faktura powinna być zwolniona z VAT, czytaj dalej. W przeciwnym wypadku możesz przejść bezpośrednio do kroku 6.

W powyższym przypadku konieczne jest wybranie pola Zwolnienie z VAT dla wszystkich wierszy poprzez skorzystanie z przycisku Dodaj pole do wierszy/Add field to all rows, a następnie zaznaczenie pola przy opcji Zwolnienie z VAT/VAT Exemption.

Następnie z rozwijanej listy Typ VAT/VAT Type możesz wybrać konkretny powód zwolnienia:

Po wybraniu Typu VAT możesz także dodać powód zwolnienia w polu Zwolnienie z VAT/VAT Exemption.

Pamiętaj o wpisaniu zera w pole VAT % zwolnionego artykułu, ponieważ jest to pole wymagane. Samo wybranie opcjo Zwolnione z VAT nie będzie tu wystarczające.

6. Jeśli jest taka potrzeba, możesz dodać rabat lub opłatę, korzystając z przycisków Dodaj rabat/Add Discount i Dodaj opłatę/Add Charge i wypełniając potrzebne informacje.

7. Jeśli rabat lub opłata powinny być wyłączone z podatku, skorzystaj z plusa, by dodać taką informację.

8. Jeśli konieczna jest zmiana waluty faktury lub podatku VAT, również możesz skorzystać z przycisku Dodaj pola/Add fields, a następnie dodatkowo wybrać, czy kwota do zapłaty powinna zostać zaokrąglona.

9. Dodaj lub zmień metodę płatności, wybierając z rozwijanej listy.

Możesz dodać kilka metod płatności, korzystając z przycisku Dodaj konto/Add Account i wybierając typ konta, które chcesz dodać z rozwijanej listy.

This information can be automatically added to all invoices by navigating to Settings - Accounts - Add Account.

10. Dodatkowe pliki możesz dodać do faktury za pomocą opcji Wybierz plik/Choose file. Jeśli chcesz dodać kolejne załączniki, skorzystaj z przycisku Dodaj załącznik/Add Attachement, a następnie określ typ załącznika w rubryce Typ/Type. 

11. Kiedy zakończysz tworzenie faktury, pozostanie ci już tylko wybranie trybu wysyłki poprzez strzałkę przy zielonym przycisku Prześlij fakturę/Send invoice. Dostępne są tutaj trzy opcje:

• Production - Zwykły tryb produkcji i wysyłki, gdzie dokument zostanie przetworzony i przesłany do klienta. To najczęściej używany tryb wysyłki, gdzie dokument zostanie przetworzony zgodnie z ustawieniami.
• Certification - Tryb certyfikacji, służący do potwierdzenia ustawień technicznych, testowania formatów, umów, połączeń routingu, problemów i innych elementów. Faktury przesłane w tym trybie nie zostaną dostarczone do klienta, ale przejdą wszystkie etapy przetwarzania w obiegu dokumentów Pagero Online, co daje dodatkową elastyczność. Jest to po prostu sposób przesłania faktury testowej, która nie trafi jeszcze do odbiorcy
• Test - W trybie testowym dokument zostanie przetworzony w taki sposób, że nie będzie to miało wpływu na środowisko produkcyjne, a więc dokument nie będzie uznawany za prawnie wiążący. Nie wszyscy odbiorcy mają możliwość otrzymywania faktur testowych, a tryb ten jest najczęściej wykorzystywany do sprawdzenia, czy obieg dokumentu działa jeszcze przed wprowadzeniem go do do produkcji.

To tutaj możesz także zapisać swoją fakturę jako Wzór. Z takiego Wzoru możesz skorzystać następnym razem, kiedy będziesz wysyłać fakturę do tego odbiorcy. Wszystkie informacje zapisane w fakturze zostaną dodane do formularza, kiedy wybierzesz taki wzór z listy dostępnej na początku tworzenia faktury, kiedy wybierasz także odbiorcę. Zobaczysz wtedy wszystkie zapisane Wzory.

Dodatkowo, możesz tutaj podejrzeć fakturę przed jej wysłaniem, korzystając z przycisku Podgląd/Preview. Upewnisz się w ten sposób, że wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione.