Clearance

W modelach zatwierdzania (Clearance) dostawca ma obowiązek uzyskania zatwierdzenia swoich transakcji, by mogły zostać uznane za wiążące. Po otrzymaniu dokumentu odbiorca waliduje go za pomocą wymaganej infrastruktury, by sprawdzić, czy został on zatwierdzony przez sprzedawcę. Jeśli dokument jest fakturą, walidacja powinna nastąpić przed jej opłaceniem.

W Pagero cały proces rozpoczyna się, gdy faktura zostanie wprowadzona do Pagero Online. Wtedy wysyłamy ją do odpowiedniej instytucji odpowiedzialnej za proces Clearance, która dokonuje sprawdzenia i przesyła do Pagero odpowiedź aplikacji, zawierającą informację o przyjęciu lub odrzuceniu dokumentu. Następnie przyjęte dokumenty przesyłane są do ich odbiorcy.

Widok zatwierdzania (Clearance) w Pagero pozwala na łatwe śledzenie statusu wszystkich dokumentów przesłanych do instytucji zatwierdzających. Możesz zatem sprawdzić nie tylko samo przyjęcie dokumentu, ale też wszelkie ostrzeżenia lub błędy, które mogą się w nim pojawić.

Spis treści

1. Dostęp do widoku Clearance

Widok zatwierdzania (Clearance) dostępny jest w głównym menu po zalogowaniu się do Pagero Online. Na niektórych urządzeniach, z uwagi na rozmiar ekranu, będzie on znajdował się pod opcją Więcej/More.

Jeśli korzystasz z poprzedniego interfejsu, widok ten znajdziesz w zakładce Moje dokumenty - Zatwierdzania/My documents - Clearance.

2. Interfejs widoku Clearance

Po wyświetleniu widoku zatwierdzania (Clearance) zobaczysz następujące kolumny:

ID dokumentu/Document ID: numer faktury z twojego dokumentu.
Nadawca/Sender: nazwa twojej firmy.
Instytucja/Authority: instytucja zatwierdzająca, odpowiedzialna za przyjęcie lub odrzucenie dokumentu.
Status procesu/Process Status: aktualny etap procesu zatwierdzania.
- Nowy/New: dokument został przesłany do Pagero Online i niedługo zostanie przesłany do instytucji zatwierdzającej.
- Dostarczono/Delivered: dokument został dostarczony do odpowiedniej instytucji i oczekuje na odpowiedź aplikacji.
- Ostrzeżenie/Warning: dokument został zaakceptowany, ale zawiera drobne błędy. Zaleca się kliknięcie dokumentu i sprawdzenie wiadomości o błędach, by poprawić je w przyszłych dokumentach.
- Odrzucono/Rejected: dokument został odrzucony, ponieważ zawiera istotne błędy. Możesz kliknąć ten dokument, by sprawdzić wiadomość o błędach i poprawić je przed ponownym przesłaniem dokumentu.
- Zaakceptowano/Approved: dokument został zaakceptowany i nie zawiera błędów.

Tryb wysyłki/Send Type: tylko tryby Prod i Test otrzymują odpowiedź aplikacji z instytucji zatwierdzającej.
- Więcej informacji o trybach wysyłki znajdziesz w naszym przewodniku tworzenia faktur (punkt 11).
Typ/Type: model zatwierdzania u odpowiedniej instytucji (Clearance).
Utworzono/Created: data i czas powstania faktury w Pagero Online.
- Jeśli dokument pozostaje w statusie Dostarczono/Delivered przez co najmniej kilka godzin od czasu widocznego w kolumnie Utworzono/Created, najprawdopodobniej istnieje czasowy problem z przesłaniem dokumentów po stronie instytucji zatwierdzającej. Sprawdź naszą stronę statusu (Status Page) lub skontaktuj się ze wsparciem technicznym (formularz Prześlij zgłoszenie u góry strony) w celu uzyskania dodatkowych informacji.

3. Szczegóły dokumentu

W widoku Clearance możesz kliknąć każdy dokument, by wyświetlić jego szczegóły, takie jak typ dokumentu, daty faktury, suma oraz odbiorca.

Najważniejsze elementy tego widoku to:

Szczegóły statusu/Status details: więcej informacji możesz zobaczyć klikając ikonę strzałki po prawej stronie. Możliwość ta istotna jest zwłaszcza w przypadku dokumentów o statusie Ostrzeżenie/Warning oraz Odrzucono/Rejected, ponieważ to tutaj wyświetlona będzie treść błędu.

PDF faktury/Invoice PDF: klikając opcję Zobacz fakturę/View invoice możesz również pobrać ją w formacie PDF.
Historia dokumentu/Document history: klikając ikonę strzałki w dół po prawej stronie nagłówka Historia/History zobaczysz różne statusy, które otrzymuje dany dokument, jak również daty i godziny zmiany statusu. Możesz również pobrać Zapytanie/Request, czyli fakturę w formacie wymaganym przez instytucję zatwierdzającą, a także w razie potrzeby przesłaną przez nich Odpowiedź/Response.

4. Wyszukiwanie i filtry

Wyszukując konkretne dokumenty dotyczące zatwierdzania możesz skorzystać z filtrów dostępnych u góry listy dokumentów.

Pozwalają one na wyszukiwanie poprzez:

Numer faktury/Invoice number
- Możesz wyszukać wiele faktur naraz, oddzielając ich numery przecinkiem.
Status dokumentu/Document Status - Poza podstawowymi statusami (Zaakceptowano, Ostrzeżenie, Odrzucono, Dostarczono) dostępne są tu także dodatkowe opcje:
- Przetworzono/Processed: jest to status dla dokumentów przesłanych w trybie Cert i oznacza, że dotarły one do instytucji zatwierdzającej, ale nie otrzymają odpowiedzi. W celu uzyskania odpowiedzi należy skorzystać z trybu Test.
- Oczekuje/Pending: pokazuje wszystkie dokumenty ze statusem Nowe/New.
Instytucja zatwierdzająca/Clearance Authority.
Tryb wysyłki/Send Type
Data/Date. Zakres dat możesz wybrać ręcznie lub korzystając z predefiniowanych opcji (ten tydzień, ostatni miesiąc, etc.).

5. Tworzenie eksportów

Widok zatwierdzania (Clearance) pozwala również na eksport wszystkich widocznych dokumentów do pliku CSV lub EXCEL. Możesz to zrobić klikając na ikonę w prawym górnym rogu szczegółów dokumentu.

Pojawi się okno eksportu danych, zawierające dwie zakładki: Eksport/Export oraz Pobieranie/Download.

Eksport/Export pozwala ci wybrać format oraz nazwę docelowego pliku. Następnie kliknij przycisk Eksportuj/Export, by rozpocząć proces eksportowania pliku.

Wygenerowanie pliku zajmie kilka sekund. Po tym czasie możesz skorzystać z zakładki Pobieranie/Download i pobrać utworzony plik. Będzie on tu dostępny przez 40 godzin.

Zawartość wyeksportowanego pliku będzie zawierać te same informacje co kolumny w sekcji Clearance View Interface, jak również komunikaty o błędach, które dostępne są zwykle wyłącznie w szczegółach dokumentu, w kolumnie Opis/Description.