Ten artykuł wyjaśnia, jak zarządzać dokumentami przesłanymi do odbiorców poprzez Pagero Online. Dowiesz się z niego, jakie działania możesz wykonać w poprzednim, starszym interfejsie.
1. Jak sprawdzić, czy dokumenty zostały przesłane poprawnie
2. Co oznacza status dokumentu w Pagero Online
3. Co zrobić w przypadku dokumentów z błędami
4. Jak wyświetlić otrzymane dokumenty
5. Jak eksportować dokumenty z Pagero Online
1. Jak sprawdzić, czy dokumenty zostały przesłane poprawnie
1. Po przesłaniu faktury możesz sprawdzić status swoich faktur w Pagero Online, wybierając widok Moje dokumenty/My documents z menu po lewej, a następnie Wysłane dokumenty/Sent dokuments. Możesz wyszukać fakturę za pomocą dowolnego z pól, nie ma konieczności wypełniania wszystkich. Następnie kliknij przycisk Wyszukaj/Search, aby zobaczyć faktury z ostatnich 90 dni.
Pamiętaj, że Pagero przechowuje dokumenty tylko przez 90 dni.
Możesz również zobaczyć prezentację PDF swojej faktury, dzięki opcji Zobacz prezentację/View presentation.
Aby sprawdzić załączniki, możesz wybrać przesłąny dokument z listy, a poniżej po prawej wyświetlą się Załączniki/Attachments. Kliknięcie tej opcji rozwinie także dodatkowy widok Nieprzesłane załączniki/Undistributed attachments. Będą to twój źródłowy XML oraz oryginalnie dołączony PDF.
Oamiętaj także, że odbiorca może odrzucić fakturę, jeśli stwierdzi jej nieprawidłową wartość lub inny problem. Otrzymasz wtedy wiadomość, a opis problemu znajdziesz w widoku Moje dokumenty - Zarządzaj dokumentami z błędem/My documents - Handle documents with errors.
2. Co oznacza status dokumentu w Pagero Online
Dostarczono/Done
Dokument został dostarczony - jest to końcowy status dokumentu.
Dostarczono (Odebrano)/Done (Fetched)
Dokument został dostarczony w Pagero Online i został także odebrany z Pagero Online poprzez wybraną drogę komunikacji. Ten status może również pojawić się przy dokumentach pobieranych przez odbiorcę bezpośrednio z Pagero.
Oczekuje na dostarczenie/Waiting to be delivered
Ten dokument czeka na przesłanie. Nie trzeba nic robić. Taki status może również pojawić się, kiedy dokument został już wysłany, ale dostawca usług odbiorcy nie przesłał jeszcze technicznego potwierdzenia otrzymania dokumentu do Pagero.
Błąd u odbiorcy/Error at Receiver
Podczas dostarczania dokumentu wystąpił błąd po stronie albo dostawcy usług odbiorcy, albo samego odbiorcy. W tym przypadku status procesu wyświetli się jako Rozwiązywany przez Pagero/Handled by Pagero i zostanie rozwiązany przez nasze wsparcie techniczne.
Nie dostarczono/Odrzucono/Undeliverable/Rejected
Ten dokument nie mógł zostać dostarczony do odbiorcy lub został odrzucony - jest to końcowy status dokumentu. Status procesu wyświetli się jako Wymaga działania użytkownika/Awaiting interaction by user. Zależnie od ustawień użytkownika, może on także zostać powiadomiony o powodzie odrzucenia dokumentu.
W interfejsie użytkownika (UI) możemy również wyświetlić status Anulowano/Cancelled, który jest mapowany poprzez status procesu (w tym przypadku status dostarczenia nie jest już brany pod uwagę, jako że dokument został anulowany lub usunięty).
3. Co zrobić w przypadku dokumentów z błędami
Nie wszystkie przesłane faktury trafiają do celu. Powodów może być wiele, ale zwykle należą one do dwóch kategorii: Odrzucone przez dostawcę usług odbiorcy lub Błędy wewnętrzne w systemie Pagero. Jeśli otrzymasz informację, że twój dokument nie został poprawnie przetworzony, ale zatrzymał się z powodu błędu, w Pagero Online znajdziesz zarówno dokument, jak i informacje na temat wykrytego problemu.
Wiadomości Pagero
Kiedy faktura napotka na problem wymagający twojego działania, otrzymasz wiadomość na adres mailowy podany w ustawieniach twojej firmy. Wiadomości przesyłane w ten sposób mogą mieć kilka różnych formatów lub języków, w zależności od twoich ustawień. Nie wskazują one, które dokładnie faktury zawierają błąd, ale powiadamiają cię, że konieczne jest sprawdzenie sytuacji w Pagero Online. Poniżej dowiesz się, jak znaleźć wiadomości o błędach:
1.Zaloguj się do Pagero Online.
2. Przejdź do widoku Wiadomości - Odebrane/Messages - Inbox
Rozwiązywanie problemów
1. Przejdź do widoku Moje dokumenty - Zarządzaj dokumentami z błędami lub Zarządzaj plikami z błędami/My Documents - Handle documents with errors lub Handle files with errors. Możesz albo wyszukać konkretny dokument po jego numerze lub datach, albo też po prostu kliknąć przycisk Wyszukaj/Search i wybrać dokument z listy.
2. O dokumentach z błędami na liście wyświetlą się następujące informacje: Nr dokumentu/Document number, Odbiorca/Receiver, Sposób przesłania/Distribution, Data utworzenia/Created, Typ dokumentu/Document type i Tryb wysyłki/Send mode.
3. Kliknij fakturę, której chcesz się przyjrzeć, by zobaczyć komunikat o błędzie.
Możesz także skorzystać z opcji Pobierz dokument źródłowy/Download source document, a także Ponów/Resend lub Usuń/Delete.
Jeśli wiadomość o błędzie nie jest dla ciebie czytelna, lub nie wiesz, co dokładnie oznacza, możesz sprawdzić informacje w artykułach FAQ w naszym Centrum Wsparcia lub przesłać zgłoszenie do naszego wsparcia technicznego za pomocą linku u góry strony.
W przypadku niektórych błędów nieprawidłowe wartości mogą zostać edytowane bezpośrednio w tym widoku - np. informacje takie jak błędny adres e-mail lub numer referencyjny. Wtedy możesz po prostu wpisać nową wartość i kliknąć przycisk Ponów dokument/Resend document.
Błędy dotyczące danych faktury muszą zostać edytowane w twoim systemie wystawiania faktur, a następnie poprawiona faktura powinna zostać ponownie przesłana do Pagero. Przed przesłaniem nowego dokumentu nie zapomnij również o usunięciu dokumentu z błędami w tym widoku, by uniknąć powstania duplikatów tej samej faktury.
Czasami twój dokument może mieć status Rozwiązywany przez Pagero/Handled by Pagero i oznacza to, że dokument ten czeka na ręczne działanie naszego wsparcia technicznego. Wystarczy, że poczekasz na informację, czy taki dokument udało się przesłać, czy też został ostatecznie odrzuconymy. Jeśli zostanie odrzucony, znajdziesz go w widoku Zarządzaj dokumentami z błędami/Handle documents with errors, jeśli poprawienie błędu jest dla ciebie możliwe bezpośrednio w Pagero, lub też w Dokumenty wysłane/Sent documents ze statusem Nie dostarczono/Odrzucono/Undeliverable/Rejected, jeśli dokument musi zostać poprawiony i ponownie przesłany do Pagero Online.
4. Jak wyśwetlić otrzymane dokumenty
1. Otrzymane dokumenty znajdziesz w Pagero Online po kliknięciu opcji Moje dokumenty/My documents w menu po lewej, a następnie wybraniu Odebrane dokumenty/Received documents. Wyszukiwanie ich z listy możesz ułatwić sobie poprzez dodanie informacji do dowolnych dostępnych pól, jednak nie jest to wymagane. Po kliknięciu przycisku Wyszukaj/Search wyświetlą się faktury przesłane przez ostatnie 90 dni.
Kiedy klikniesz wybraną fakturę na liście odebranych dokumentów, wyświetli się jej status, możliwość pobrania samej faktury lub jej prezentacji, a także załączników.
5. Jak eksportować dokumenty z Pagero Online
Pagero Online umożliwia eksport listy odebranych lub wysłanych dokumentów to pliku Excel lub CSV.
Wyeksportowana lista będzie zawierać podstawowe informacje o zawartych na niej dokumentach, takie jak typ dokumentu, dane nadawcy i odbiorcy, numery zamówień, sumy, waluty, daty płatności i status dostawy.
Dokumenty z Pagero Online możesz wyeksportować w następujący sposób:
1. Zaloguj się do Pagero Online.
2. Przejdź do widoku Moje dokumenty - Wysłane dokumenty lub Odebrane dokumenty/My documents - Sent documents or Received documents, zależnie od tego, którez nich chcesz wyeksportować.
3. Skorzystaj z pól wyszukiwania, by zmniejszyć listę dokumentów do eksportu. Będzie on wtedy zawierał tylko wyświetlone dokumenty. W przypadku braku filtrowania poprzez pola wyszukiwania wyeksportowane zostaną wszystkie dostępne dokumenty.
4. Kiedy wyniki wyszukiwania wyświetlą dokumenty, które chcesz wyeksportować, kliknij link Excel lub CSV na dole listy, aby rozpocząć proces pobierania pliku. Znajdą się w nim wszyskie wyniki wyszukiwania z listy, nie tylko te wyświetlone na aktualnej stronie.
Eksport dokumentów z archiwum
Jeśli posiadasz usługę archiwum w Pagero Online, możesz także wyeksportować zarchiwizowane dokumenty. Muszą one być jednak eksportowane osobno.
1. Skorzystaj z pól filtrowania tak samo jak wcześniej przy wyszukiwaniu dokumentów, jednak tym razem zaznacz opcję Wyszukaj także w archiwum/Extend search to include the archive.
2. Przejdź do zakładki Dokumenty zarchiwizowane/Archived documents i kliknij opcję Excel lub CSV na dole listy. Rozpocznie się pobieranie pliku zawierającego dokumenty zarchiwizowane.